公司文件編號(hào)管理制度辦法

公司文件編號(hào)管理制度辦法為使公司文件管理合理化、制度化、規(guī)范化，應(yīng)制定規(guī)范的公司文件編號(hào)管理制度。下面小編為大家整理了有關(guān)公司文件編號(hào)管理制度的范文，希望對大家有幫助。公司文件編號(hào)管理制度篇11總則11制定目的使本公司文件編號(hào)管理合理化、制度化、規(guī)范化。12適用范圍本公司文件編號(hào)之管理，除另有規(guī)定外，悉依照本辦法處理。13權(quán)責(zé)單位1總務(wù)部負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之起草工作。2總經(jīng)理負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。14文件類別分外來文件、內(nèi)創(chuàng)文件兩種1外來文件包括公文、商務(wù)信函、傳真資料、EMAIL等。2內(nèi)創(chuàng)文件包括內(nèi)部聯(lián)絡(luò)文件、內(nèi)部業(yè)務(wù)文件等。2文件編號(hào)管理21編號(hào)原則本公司文件的分類編號(hào)管理分為五碼，前兩碼為大寫英文字母，后三碼為流水阿拉伯?dāng)?shù)字。211第一碼第一碼代表文件類別。1A代表外來文件。2B代表內(nèi)部文件。212第二碼第二碼代表文件部門。1A代表有關(guān)總務(wù)部門之文件。2B代表有關(guān)人事部門之文件。3C代表有關(guān)會(huì)計(jì)部門之文件。4D代表有關(guān)財(cái)務(wù)部門之文件。5E代表有關(guān)營業(yè)部門之文件。6F代表有關(guān)生產(chǎn)部門之文件。7G代表有關(guān)技術(shù)部門之文件。8H代表有關(guān)品質(zhì)部門之文件。213第三碼第三碼代表年度別09。214第四碼第四碼代表月別0112。215第五碼第五碼代表序號(hào)流水碼001999。22編號(hào)管理總務(wù)部收文件后，對文件進(jìn)行統(tǒng)一登記編號(hào)管理后，始得處理。公司文件編號(hào)管理制度篇21目的為了加強(qiáng)公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于文件的識(shí)別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號(hào)，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。2適用范圍適用于公司文件的編號(hào)管理和控制。A技術(shù)類文件是指在公司的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)中與技術(shù)有關(guān)的各類文件和資料。B其他文件包括公司規(guī)章制度、管理文件、合同協(xié)議、傳真等C編號(hào)文件包括紙介文件以及電子文件。3編號(hào)辦法31技術(shù)文件編號(hào)YSAAYYMMZZNNYS公司名稱縮寫AA部門名稱YYMMZZ年月日NN流水號(hào)32其他文件的編號(hào)321公司規(guī)章制度和管理文件公司規(guī)章制度和管理文件的編號(hào)格式為YSAATTYYMMZZNNAA大寫英文字母，部門代號(hào)，如該制度是公司級文件，適用于公司全體人員，該部分編碼省略如該文件是部門內(nèi)部管理制度，則應(yīng)標(biāo)記部門編號(hào)，表示該制度由部門內(nèi)部使用。相應(yīng)的部門代號(hào)如下行政部XZ預(yù)算部YS設(shè)計(jì)部SJ采購部CG工程部GC資料部ZL財(cái)務(wù)部CWTT文件類型1規(guī)章制度RR，指公司頒布執(zhí)行的各種規(guī)章制度2質(zhì)量管理文件QS，公司運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的各類文件和記錄。YYMMZZ年月日NN流水號(hào)例如考勤管理制度的文件編號(hào)為YSXZRR13120901，表示2013年12月9日發(fā)布的考勤管理制度，適用于公司全體人員的規(guī)章制度。322合同協(xié)議合同協(xié)議的編號(hào)格式為YSHTTTYYMMZZNNTT合同類型CG采購合同HZ合作協(xié)議LD勞動(dòng)合同GC工程合同QT其它合同YYMMZZ簽訂合同的年月日NN合同流水號(hào)323傳真發(fā)出的傳真編號(hào)結(jié)構(gòu)為YSAAR/SYYMMZZNNAA部門名稱R表示收到傳真，S表示發(fā)出傳真YYMMZZ表示日期NN傳真流水號(hào)傳真屬于臨時(shí)文件，一般不做長期保存，如需要保存，則應(yīng)對其復(fù)印，并以外來文件的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并且與外來文件一起管理。例如YSGCR2013120901表示在2012年10月12日收到的第一份工程文件傳真。4編號(hào)管理所有文件由資料部統(tǒng)一管理。除附件流水號(hào)起始值為1外，其余文件流水號(hào)起始值均為01。所有文件流水號(hào)在每年1月1日自動(dòng)歸零。公司文件編號(hào)管理制度篇3第一章總則第一條為使我公司體系文件管理合理化、制度化、規(guī)范化，制定本規(guī)定。第二條公司各部室體系文件編號(hào)，除另有規(guī)定外，均依本規(guī)定執(zhí)行。第三條辦公室負(fù)責(zé)本規(guī)定制定、修改、廢止的起草工作。第二章管理內(nèi)容第四條本公司的體系文件按四層體系文件進(jìn)行編號(hào)，即規(guī)章制度、崗位職責(zé)、操作流程和表格。編號(hào)由五碼組成前兩碼為英文字母，第三碼為羅馬序號(hào)，后兩碼為阿拉伯?dāng)?shù)字。第五條編號(hào)說明1第一碼代表物業(yè)公司即JBWY2第二碼代表文件部門即A代表辦公室B代表人事培訓(xùn)部C代表督導(dǎo)室D代表服務(wù)中心E代表工程部F代表經(jīng)營部G代表保安部H代表環(huán)衛(wèi)部I代表園藝部3第三碼代表文件類別代表規(guī)章制度類代表崗位職責(zé)類代表操作流程類代表表格類4第四碼代表流水號(hào)0019995第五碼代表文件下發(fā)年度如2003第六條由辦公室確定文件編號(hào)辦法，各部門按確定編號(hào)辦法進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、整理后由辦公室統(tǒng)一裝訂成冊。第七條各部門體系文件均按此規(guī)定編號(hào)，如有未按此規(guī)定編號(hào)或編號(hào)錯(cuò)誤，每處罰款50元。第八條以上條款執(zhí)行情況由督導(dǎo)室負(fù)責(zé)跟蹤檢查，檢查周期為每季度一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)后由人事培訓(xùn)部按規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)