Excel在人力資源管理的應用

1、Excel在人力資源管理中的應用,用好工具，高效工作,數據錄入 單元格的引用 數據有效性 條件格式 認識Excel函數 Excel函數的結構 常見的幾類函數 應用實例 認識數據透視表 數據透視表是什么 數據透視表的幾個簡單應用實例,課程大綱,1-1 單元格的引用,1.相對引用 相對引用指公式中的單元格位置將隨著公式單元格的位置而改變 2. 絕對引用 絕對引用是指公式和函數中的位置是固定不變的. 絕對引用是在列字母和行數字之前都加上美元符號”$”,如$A$4,$C$6 3. 混合引用GO 混合引用是指在一個單元格引用中,既有絕對引用,也有相對引用. 例: 行變列不變: $A4 列變行不變:A$4

2、,1-2 數據的有效性,控制單元格輸入文本長度 GO 選中區(qū)域-數據-數據有效性-允許-文本長度 可防止身份證/銀行卡號/手機號碼輸入多一位或者少一位數 序列 選中區(qū)域-數據-數據有效性-序列-在“來源”輸入（A,B,C,D) 注意逗號要半角格式 禁止輸入重復數據 =countif(區(qū)域,起始單元格)=1 選中區(qū)域-數據-數據有效性- 允許（自定義) - 公式填寫=COUNTIF(A:A,A1)=1,1-2 數據的有效性,如何取消對于“數據有效性”的設置？ 選中區(qū)域-數據-數據有效性-允許-任何值 GO,1-3 條件格式,利用突出的格式，經常能起到提醒的功能 如：突出不滿勤的人GO 突出年齡大

3、于30的人等,如何取消條件格式？,認識Excel函數,2-1 EXCEL函數的結構,Excel 函數即是預先定義，執(zhí)行計算、分析等處理數據任務的特殊公式。,Excel 函數結構:,也有一些函數是沒有參數的,如NOW(),左右括號成對出現,單一結構,嵌套結構,參數與參數之間使用半角逗號進行分隔,應用實例 從身份證號碼提取出生日期 在C2單元格中輸入 =MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2) 公式解析：MID(B2,7,4)表示提取B2單元格中從第7位開始連續(xù)4位的字符，即出生年；MID(B2,11,2)表示提取B2單元格中從第11位開始連續(xù)2位的字符，

4、即出生月； MID(B2,11,2)表示提取B2單元格中從第13位開始連續(xù)2位的字符，即出生日； 在公式中加入&可以用來連接兩個文本字符串。,常用函數之查找類函數,函數VOOKUP =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) (以從8月工資表導入考勤到8月考核表為例） GO,常用函數之查找類函數,函數VOOKUP 選擇區(qū)域里最好不要有合并的單元格（先“取消單元格合并”） 如果單元格里有空格，有可能導不出來 （提示：函數TRIM（A1)可以去除字符串首部和尾部的空格） 注意重復的名字 查找區(qū)域首列必須含有查找的內容（

5、第一個參數） 介紹vookup函數與IFERROR函數組合使用 (以從8月工資表導入考勤到8月考核表為例）GO =IFERROR(VLOOKUP(A4,8月工資!B:F,5,0),0) 如果VOOKUP函數運行后找不到對應的數據，就會顯示為#N/A，IFERROR的作用就是把這些#N/A都變?yōu)榈?個參數。,應用實例 在C1輸入=A1&+&B1 如何根據A1得出B1和C1？ 在B1輸入=LEFT(A1,FIND(+,A1)-1) 分析：思路是從左邊開始，截取“+”號前的位數。 在C1輸入=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(+,A1) 分析：思路是截取“+”號后的位數。,如何根據A1、B

6、1得出C1？,IF函數的應用實例,區(qū)域段自動算出對應等級 =IF(K4=90,A,IF(K4=80,B,IF(K4=70,C,D) 嵌套了兩個IF函數,應用實例 從身份證號碼中提取性別 （身份證倒數第2位若為偶數為女性，奇數為男性） 在C2單元格中輸入=IF(MOD(MID(B2,17,1),2)=1,男,女) 公式分析： MID(B2,17,1)是從身份證第17位起取1位字符；在本例即為數字5，MOD函數就是取余數的函數，在本例中就是MOD(5，2),5除以2的余數，最外面是一個IF函數，當這個余數為1時，即為奇數，奇數就是男性，否則為女性。,常用函數之日期類函數,DATEDIF函數 常用于

7、計算兩日期的時間差 =DATEDIF(較早的日期，較晚的日期，第三個參數） 第三個參數： “Y” -兩日期間共多少年。 “M” -兩日期間共多少個月。 “D” -兩日期間共多少天。 “MD” 是兩日期中天數的差。忽略日期中的月和年。 “YM” 是兩日期中月數的差。忽略日期中的年。 “YD” 是兩日期中天數的差。忽略日期中的年。,常用函數之日期類函數,舉例:算兩個日期間差幾年、幾月、幾日 開始時間是2012-2-21 結束時間是2014-2-19 C2=DATEDIF(A2,B2,Y) D2=DATEDIF(A2,B2,YM) E2=DATEDIF(A2,B2,MD) F2=DATEDIF(A2

8、,B2,D) G2=DATEDIF(A2,B2,M) H2=DATEDIF(A2,B2,“YD) I2=C2&年&D2&個月 I2=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“個月,常用函數之日期類函數,應用實例3 從出生日得出年齡 在D2單元格中輸入=DATEDIF(C2,NOW(),“y”) 因為從身份證提取出生日的C2 =MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2) 所以若直接從身份證得出年齡 D2= DATEDIF(MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2),NOW

9、(),y),應用實例 培訓協議服務期限完成提醒 思路：過期了可以顯示“協議期限完成” 沒過期的，顯示“沒過期” =IFERROR(IF(DATEDIF(B2,TODAY(),d)=0, 協議期限完成, ),沒過期) 分析：DATEDIF(B2,TODAY(),“d”)可以 求出今天到B2的日期共多少天，如果“今天” 在B2之前，就會產生錯誤值，如果“今天”在 B2之后，這個函數就會算出B2距離“今天”有 多少天。當這個天數0時，就會執(zhí)行IF函數， 顯示“協議期限完成”，當DATEDIF運行是一 個錯誤值時，這時候就執(zhí)行IFERROR函數， 顯示“沒過期”。,如果我想到期前一個月就提醒呢？,思路

10、： =IFERROR(IF(DATEDIF(TODAY(),B2,D)=31,少于31天后就會過期,多于31天),已過期),DATEDIF函數,能運行，說明B2晚于今天,能執(zhí)行IF函數,當B2晚于今天31天,顯示“少于31天后就會過期”,當B2晚于今天31天,顯示“多于31天”,不能運行，B2早于今天（培訓期限過期了）,DATEDIF函數會產生錯誤值,IF函數也會產生錯誤值,執(zhí)行IFERROR函數,顯示“已過期”,常用函數之計數類函數,COUNTIF函數 COUNTIF(range,criteria) 區(qū)域 條件標準 是一個數數的函數，可以用于數出參數1區(qū)域內，符合參數2的條件的單元格個數。

11、如：=countif(F3:F10, “女”) 統計F3:F10中女的個數。,COUNTIF函數的應用實例,應用實例 在9月流動表中找出有相同名字的人 步驟1：打開9月流動表，找出9月在職的工作表，在姓名右邊新建一列，插入函數，找到COUNTIF函數，選擇“確定”。,COUNTIF函數的應用實例,步驟2：點擊Range的框格，選中E列，點擊Criteria的框格，點擊E2單元格，點擊“確定”。 步驟3：點擊F2單元格，把鼠標移到F2右下角，鼠標箭頭變?yōu)楹谏值臅r候雙擊。,這個的意思就是在9月在職的人中只有一個叫嚴邦平的,COUNTIF函數的應用實例,步驟4：選中F列-排序與篩序-篩選-點擊F

12、1左上角小箭頭-去掉1前的小勾-確定GO,COUNTIF函數的應用實例,統計一定區(qū)間的個數 如：統計9月流動表“9月在職”工作表中， 50歲以上的人數： =COUNTIF(F:F,=50) 20歲年齡40歲的人數： =COUNTIF(F:F,=20)-COUNTIF(F:F,=40) （注意：如果要統計的數據是有一個綠色的左角的， 要先選擇要統計的數據，點擊 符號，選擇 “轉換為數字”，不然是統計不了個數的）GO,認識數據透視表,認識數據透視表,數據透視表是一種交互，交叉制作的報表，一組具有多個字段的數據進行多立體的分析匯總，用于對多種來源的數據進行匯總和分析，從而可以快速合并和比較大量數據。

13、當數據規(guī)模比較大時，這種分析的意義就顯得尤為突出。,說人話,一種快速分析數據的工具,前提 這些數據使用數段表進行管理,統計9月入職的招聘來源分布,統計離職原因分布個數,統計各部門平均工資,數據透視表可以快速解決這些事情,統計各部門學歷分布情況,認識數據透視表,統計9月入職的招聘來源分布 步驟1：打開工作表-選擇數據來源區(qū)域（A1：i79）-插入-數據透視表-確定 統計9月入職的招聘來源分布,步驟2：把招聘來源拖到下面的“行標簽”框，把序號拖到下面的“數值”框，就能快速生成下圖。,統計離職原因分布個數,同理，可根據前面介紹的步驟在辭工名單的表格中快速做出離職原因分布的表格GO 拖“離職原因”到“行標簽”框，拖“序號”到“數值”框 注意：要留意“數值”框，