文件管理制度模板(直接套用)

1、.*有限責(zé)任公司文件管理制度為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。一、 文件的收集公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片、電子文檔等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：1. 上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件； 2. 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料； 3. 公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單

2、位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。4. 會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等； 5. 公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)； 6. 公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件、7. 公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；8. 公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤(pán)片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；9. 公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；10. 公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等； 11. 公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料； 12. 公司成立、合并、

3、撤銷(xiāo)、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料； 13. 公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；14. 公司制定的章程、制度等文件材料； 15. 公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；16. 公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根； 17. 公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)； 18. 公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、

4、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等； 19. 公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件20. 各項(xiàng)目完成后最終版本電子版，最終定稿、批復(fù)稿件二、 文件歸檔文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。1. 各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的文件、圖書(shū)等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。2. 歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號(hào)類(lèi)別。3. 文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。4. 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正

5、件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。三、 文件保管1. 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2. 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。3. 底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。4. 電子文檔需整理分類(lèi)，上傳至指定位置。5. 歷史檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。四、 文件借閱1. 凡需借閱、抄錄公司秘密等重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司董事批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。2. 借出的檔案要注意保密，并在借閱簿上登記，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。五、 文件銷(xiāo)毀經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由文件管理人員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。