公司參觀接待流程和指引(通用版本)

1、xxx參觀接待流程和指引前言 適用范圍 ：公司各部門 規(guī)范目的 ：為規(guī)范公司對(duì)外接待的管理程序， 提高接待管理水平， 做好公司對(duì)外來賓接待，展示公司禮儀好客的形象，特制定本規(guī)定。xxx 參觀接待流程和指引 ( 流程圖參見附件一 )1、接待來訪前期確認(rèn)工作1.1 、來訪時(shí)間及賓客信息確認(rèn)1.1.1 預(yù)約到客人后，盡快確認(rèn)賓客來訪時(shí)間（年/ 月/ 日/ 時(shí)）。1.1.2 需要盡快確認(rèn)賓客的隨行人數(shù)。1.1.3 需要確認(rèn)接待的地點(diǎn)。1.1.4 需要確認(rèn)賓客信息，確認(rèn)接待級(jí)別。 （姓名、單位、職位、頭銜等）1.1.5 需要了解客戶公司經(jīng)營性質(zhì)。1.2 、接待活動(dòng)主題以及來訪情況確認(rèn)1.2.1 確認(rèn)賓客

2、的來訪目的以及合作誠意。1.2.2 客戶預(yù)期談判的內(nèi)容。1.2.3 明確此次來訪帶來的深遠(yuǎn)影響。1.2.4 根據(jù)上述確認(rèn)此行活動(dòng)的主題。1.3 、來訪安排1.3.1 制作客戶接待安排表、一式三份，于客戶到訪前一星期呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門負(fù)責(zé)。1.3.2 接待安排（接送、住宿、餐飲、禮品等具體安排）。1.3.3 會(huì)議安排客戶來訪前應(yīng)根據(jù)客戶級(jí)別相應(yīng)知會(huì)部門負(fù)責(zé)人、 總經(jīng)理或副總經(jīng)理， 以確定參與洽談的人員。如需要總裁參加，必須提前 2 天通知總經(jīng)辦，以便確認(rèn)。1.4 、資料稿件準(zhǔn)備確認(rèn)1.4.1 根據(jù)每次接待的不同以及需要準(zhǔn)備：匯報(bào)演講 ppt、匯報(bào)演講稿件、公司品牌宣片、公司品牌傳冊(cè)、產(chǎn)品彩

3、頁等。1.4.2 辦公室負(fù)責(zé)準(zhǔn)備國旗、姓名牌、公司介紹、市場(chǎng)版產(chǎn)品目錄、公司介紹投影設(shè)備等。1.4.3 產(chǎn)品參數(shù)表、樣品等，應(yīng)事先與相關(guān)人員聯(lián)系以確保無誤。1.4.4 重要客戶來訪，必須制定詳細(xì)的接待方案，呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理及市場(chǎng)部經(jīng)理。1.5 、成立接待小組（詳情參見附件二）根據(jù)每次接待情況的不同，組建接待小組。1.5.1 接待接口人：統(tǒng)一受理來訪需求，并協(xié)調(diào)確定接待負(fù)責(zé)人，接待結(jié)束后負(fù)責(zé)接待信息歸檔、傳遞。1.5.2 接待助理：制定接待計(jì)劃、 進(jìn)行接待準(zhǔn)備工作， 協(xié)助填寫客人來訪記錄，可參與實(shí)施接待。1.5.3 接待負(fù)責(zé)人：對(duì)此次接待效果負(fù)責(zé)； 需積極配合文件投入處的協(xié)調(diào)安排，承擔(dān)接待工作

4、。1 / 141.5.4 各環(huán)節(jié)具體負(fù)責(zé)人（例如：賓客車輛接送、酒店住宿、會(huì)場(chǎng)布置行政部；講解人員技術(shù)支持部；等等。）2、接待來訪前期準(zhǔn)備工作2.1 、吃、住、行安排（詳情參見附件三）根據(jù)實(shí)際情況安排接送（飛機(jī)、船舶、火車）。2.2 、制定參觀路線2.2.1根據(jù)來訪前確認(rèn)的相關(guān)信息，制定參觀路線。2.2.2根據(jù)我方希望展示的方向，制定參觀路線。2.2.3根據(jù)來賓要求制定相關(guān)參觀路線。2.2.4繪制參觀路線圖 / 參觀路線流程。2.3 、公司整體布置（詳情參見附表二）2.3.1 外部：歡迎橫幅指示水牌（大堂、電梯出口、樓梯間等）花籃 / 植物綠化 kt版簽名墻紅地毯（以上信息可以根據(jù)每次具體來訪

5、而定）2.3.2 內(nèi)部：紅地毯（按照參觀區(qū)域布置紅毯）植物 / 花盆裝飾果盤 / 茶水 / 咖啡2.3.3 特殊：展廳產(chǎn)品展示、調(diào)試、演示、講解。會(huì)議室公司宣傳冊(cè)、產(chǎn)品彩頁、投影設(shè)備、演示樣品。會(huì)客室果盤、茶水 / 咖啡 / 飲料、香煙（煙缸）、打火機(jī)等。（以上信息可以根據(jù)每次具體情況而定）2.4 、采購接待所需物品（詳情參見附表二）根據(jù)每次接待活動(dòng)的實(shí)際情況而定。操作流程：接待小組提出一定訴求；行政部門制作預(yù)算報(bào)價(jià)呈批；行政部獲批后進(jìn)行采購；根據(jù)要求進(jìn)行布置 / 裝飾。* 消耗用品（果盤、茶包、咖啡、飲料、香煙、一次性紙杯、鮮花等）* 循環(huán)用品（套裝茶具、咖啡機(jī)、裝飾擺件等）* 特殊用品（機(jī)

6、器設(shè)備等）2.5 、員工面貌整理（詳情參見附件四）統(tǒng)一要求全體員工職業(yè)裝接待。2.6 、人員安排（詳情參見附表二）2.6.1 調(diào)配人員（整體調(diào)控各項(xiàng)事物的順利進(jìn)行，例：總經(jīng)理助理、接待助理、接待配合部門經(jīng)理等。）2.6.2 各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人2.6.3 禮儀人員2.6.4 其他人員2 / 143、接待來訪當(dāng)日具體工作3.1 、車輛待命根據(jù)前期確認(rèn)信息具體制定車輛安排計(jì)劃表（具體方案由行政部主要策劃）。3.1.1 車輛等級(jí)：一級(jí)高級(jí)接待* 高級(jí)商務(wù)車（豐田三花、奔馳商務(wù)等） 。* 高級(jí)轎車（奔馳、寶馬等） 。二級(jí)中級(jí)接待* 中級(jí)商務(wù)車（別克商務(wù)、日產(chǎn)商務(wù)等） 。* 中級(jí)轎車（雷克薩斯、大眾等） 。三級(jí)

7、普通接待* 普通商務(wù)車（東風(fēng)商務(wù)車、江淮商務(wù)車等） 。* 普通轎車 / 打車。3.1.2 機(jī)動(dòng)車輛：安排一到二輛隨即車輛，應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況。3.2 、設(shè)備調(diào)試產(chǎn)品設(shè)備調(diào)試：第一階段： 定下來訪計(jì)劃后， 根據(jù)計(jì)劃所需展示的產(chǎn)品，進(jìn)行調(diào)動(dòng)與調(diào)配。第二階段：來訪前一天，最終設(shè)備調(diào)試。第三階段：來訪當(dāng)天，進(jìn)行最終設(shè)備確認(rèn)。3.3 、工作人員到位接待前一日開會(huì)，最終確認(rèn)審核各項(xiàng)事物的安排情況。接待當(dāng)日，所有參與接待人員提前到崗。最終確認(rèn)每項(xiàng)環(huán)節(jié)的安排，防止出現(xiàn)紕漏。3.4 、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤陪同人員參與會(huì)晤（接待主負(fù)責(zé)人、副總、經(jīng)理、總助、會(huì)議速記等）。會(huì)晤期間，所有接待人員待命。3.5 、結(jié)束送行根據(jù)身份確定規(guī)格

8、而定。（一級(jí)客戶送至公司門口、汽車旁。二級(jí)三級(jí)客戶送至公司門口等）送行至門口或車旁揮手致意，方可離開。4、接待來訪后期總結(jié)工作4.1 、電話回訪、后期跟進(jìn)接待小組 / 具體項(xiàng)目組執(zhí)行：4.1.1 接待活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)星期內(nèi)，給予對(duì)方電話回訪，查看此次接待的反響，以及客人的意見。4.1.2對(duì)于會(huì)議上提出的相關(guān)問題進(jìn)行跟進(jìn)并執(zhí)行。4.2 、總結(jié)會(huì)議4.2.1接待活動(dòng)結(jié)束后，所有參與此次活動(dòng)的重要職能部門參與總結(jié)會(huì)議。4.2.2總結(jié)并記錄此次接待活動(dòng)的利弊。4.2.3成員們提出，對(duì)于日后接待活動(dòng)的意見， 并逐漸修正完成各項(xiàng)具體流程。4.3 、總結(jié)整理資料留檔4.3.1接待小組收集每次接待的相關(guān)資料以及

9、圖片，整理歸檔。4.3.2相關(guān)部門收集整理接待相關(guān)資料以及圖片，便于后期業(yè)務(wù)跟進(jìn)。5、特別注意事項(xiàng)（詳情參見附件三）3 / 146、保密原則特別申明接待中涉及機(jī)要事務(wù)、 秘密文電、 重要會(huì)議，要特別注意保密， 接待中既要熟練介紹公司情況， 又要內(nèi)外有別， 嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密， 對(duì)不宜對(duì)方攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員說明?！窘Y(jié)束語】茲為促進(jìn)公共關(guān)系擴(kuò)大宣傳效果兼顧公司機(jī)密特制訂本規(guī)定， 此規(guī)定從頒布之日起執(zhí)行，請(qǐng)各部門員工嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行公司接待事務(wù)。附件一xxx 客戶來訪接待流程圖了解到訪時(shí)間、接送要求、預(yù)訂酒店、預(yù)定返程票等預(yù)訂酒店預(yù)定返程票駕駛員準(zhǔn)時(shí)接送接待部門或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按領(lǐng)導(dǎo)安排訂餐接待

10、部門領(lǐng)取參觀牌了解來訪單位、領(lǐng)隊(duì)、接收來賓信息人數(shù)、目的、時(shí)間實(shí)施接待前的準(zhǔn)備申請(qǐng)部門填寫新客成立接待小組戶來訪接待通知單接待前會(huì)議準(zhǔn)備歡迎橫幅投影儀調(diào)試安排會(huì)議室賓客接送會(huì)議室整理辦公樓門前迎賓茶水等準(zhǔn)備參加人員通知會(huì)議中接待服務(wù)打開空調(diào)或燈光斟茶倒水服務(wù)參觀工廠會(huì)議結(jié)束收拾會(huì)談結(jié)束送賓客就餐接待部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)陪同4 / 14酒店住宿送往酒店協(xié)助辦理登記交接預(yù)訂票務(wù)送客人返程送客人到機(jī)場(chǎng)車站注： 1、為接待部門執(zhí)行，為接待小組執(zhí)行。2、為需要才執(zhí)行的流程，為必須執(zhí)行的流程附件二xxx 客戶來訪接待人員職責(zé)說明一、接待接口人1、處理接待信息一般有兩個(gè)來源：一是客人直接向管理工程部提出；二是對(duì)接

11、客戶人員提出的接待需求。并要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并對(duì)其要求參觀交流的內(nèi)容進(jìn)行審查控制。2、確定接待負(fù)責(zé)人根據(jù)來訪內(nèi)容協(xié)調(diào)確定接待負(fù)責(zé)人及接待助理， 并向接待負(fù)責(zé)人及接待助理提供申請(qǐng)方的基本信息及聯(lián)系方式。3、歸檔保存接待記錄接待接口人歸檔，建立客戶接待信息庫，對(duì)其中有價(jià)值的信息知會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。每月向干部處及相關(guān)主管提交接待人員的表現(xiàn)情況，作為工作考核參考。4、資料維護(hù)負(fù)責(zé)組織對(duì)交流資料的維護(hù)。 每半年檢查更新一次， 督促各資料編寫人更新內(nèi)容。要符合公司宣傳策略，把好信息保密關(guān)。二、接待助理人1、進(jìn)行接待安排制定詳細(xì)接待計(jì)劃。確定來訪的議題及來訪時(shí)間、地點(diǎn)。明確雙方與會(huì)人數(shù)、人員姓名、職位。作好接待日

12、程安排及議程安排。與接待負(fù)責(zé)人確認(rèn)此接待計(jì)劃。禮品資料準(zhǔn)備。會(huì)議準(zhǔn)備。填寫任務(wù)令及工作聯(lián)絡(luò)單聯(lián)系相關(guān)部門準(zhǔn)備。2、接待工作記錄 / 意見反饋填寫接待記錄，記錄會(huì)談的內(nèi)容、來訪人員的信息資料等。接待后組織會(huì)議，收集意見。三、接待負(fù)責(zé)人實(shí)施接待：主持接待，按接待議程陪同客人參觀，為客人講解與客人交流。附件三xxx 客戶來訪接待注意事項(xiàng)5 / 14一、接待注意事項(xiàng)：1、接機(jī)舉的牌子應(yīng)該有公司名、人名和歡迎辭?？腿藖砹艘鲃?dòng)接行李，而且要挑最重的，就算推辭也要接過來。接機(jī)的車子要按生意情況和來人官階來定。2、吃飯（根據(jù)情況選定餐廳）飯桌上談生意是中國的特色。 顧客定方向， 主人定消費(fèi)額度。 菜的個(gè)數(shù)應(yīng)

13、該比人數(shù)多一道，酒水占總金額的 40%。問過客人之后再定餐廳，菜可以先點(diǎn)好，依照客戶進(jìn)行小改動(dòng)。3、酒店根據(jù)客人需求和級(jí)別來訂酒店。（三星五星）具體方案由行政部制定。二、特別注意事項(xiàng)4、送禮送禮；酒店是最好的地方。 1. 一二級(jí)客人可以旁敲側(cè)擊詢問他家里的情況， 談到最多的人就是送禮對(duì)象。 2. 三級(jí)客人應(yīng)先用小禮物試探一下， 再用大概兩倍于它的工資的錢活動(dòng)。5、合影這是大部分民營企業(yè)忽略的一點(diǎn)。 即拍即印，再配上高檔相框的合影也許會(huì)讓客戶收藏一輩子。6、必要擺放在客戶座位前應(yīng)該有名牌， 包括公司和姓名， 如果官位比較大也要寫上職位。 還要筆記本，有關(guān)公司的書面資料等。7、幻燈片對(duì)于公司的歷史

14、要簡明扼要， 而關(guān)于兩公司的合作歷史要詳之又詳。 對(duì)于自己滿足客戶的能力要著重介紹，一定要真實(shí)，但不用什么都說。8、參觀廠房在顧客來之前就要準(zhǔn)備演示， 需要有人通知客人即將參觀的車間， 而且要專人展示（只展示基礎(chǔ)的東西）。但核心技術(shù)要說的比較深?yuàn)W，而且沒必要展示。9、反饋在最末一次餐飯上， 一定要問一下賓客他們的感受， 一個(gè)為了改善自我， 另外也為了了解情況。附件四xxx 客戶來訪接待人員著裝要求事項(xiàng)6 / 14一、男士：1 、襯衫、領(lǐng)帶、西裝（成套） 、皮鞋。2 、不需留長發(fā)、蓄長須，留長指甲；整體儀表干凈整潔。二、女士：1 、職業(yè)套裝 / 套裙、正裝連衣裙、襯衫一步裙 / 西褲、絲襪（肉色

15、 / 黑色）高跟鞋（ 35公分適宜）。2 、換淡妝、頭發(fā)整潔（盡量要求扎發(fā)或者盤發(fā)） 。三、禁忌：怪異造型 / 發(fā)型、夸張首飾、濃妝艷抹、松糕鞋、衣著暴露等。附件五xxx 客戶來訪接待參觀指引一、禮儀規(guī)范1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候與公司門口或車站機(jī)場(chǎng)，接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序。6、接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意。8、進(jìn)電梯時(shí)：要告訴客人上

16、幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。9、座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，送至公司門口、汽車旁。二、商務(wù)接待中的座次安排1、關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排1.1 主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。1.2 主席臺(tái)座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、 2 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。1.3 幾個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時(shí)上主席臺(tái)， 通常按機(jī)關(guān)排列次序排列。 可靈活掌握。如對(duì)一

17、些德高望重的老同志， 也可適當(dāng)往前排。 另外，對(duì)邀請(qǐng)的上級(jí)單位或平級(jí)單位的來賓， 也不一定非得按職務(wù)高低來排， 通常掌握的原則是： 上級(jí)單位或同級(jí)單位的來賓， 其實(shí)際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的， 可安排在主席臺(tái)適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對(duì)客人的尊重，又使主客都感到較為得體。1.4 對(duì)上主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時(shí)出席會(huì)議，在開會(huì)前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)場(chǎng)后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺(tái)后所坐方位。如主席臺(tái)人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺(tái)上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽， 謹(jǐn)防錯(cuò)別字出現(xiàn)1.4.1 主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)7 / 14

18、1.4.2 主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)2、關(guān)于宴席座次的安排宴請(qǐng)客人，一般主陪在面對(duì)房門的位置，副主陪在主陪的對(duì)面， 1 號(hào)客人在主陪的右手， 2 號(hào)客人在主陪的左手， 3 號(hào)客人在副主陪的右手， 4 號(hào)客人在副主陪的左手， 其他可以隨意。 以上主陪的位置是按普通宴席掌握， 如果場(chǎng)景有特殊因素，應(yīng)視情而定。2.1 中餐桌2.2 西餐桌3、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊， 客人在主人的右邊。 雙方其他人數(shù)一般對(duì)等， 按主客左右排列。4、關(guān)于乘車的座次安排小轎車 1 號(hào)座位在司機(jī)的右后邊， 2 號(hào)座位在司機(jī)的正后邊， 3 號(hào)座位在司機(jī)的旁邊。（如果后排乘坐三人， 則 3 號(hào)座位在后排的中間） 。中轎主座

19、在司機(jī)后邊的第一排， 1 號(hào)座位在臨窗的位置。乘車座次安排8 / 145、合影座次安排與主席臺(tái)安排相同附：會(huì)議座位安排長條桌注： a為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)， b 為主方席沙發(fā)室與外賓會(huì)談9 / 14注： a 為主方， b 為客方與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)座談注： a 為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)， b 為主方領(lǐng)導(dǎo)附表一xxx 客戶來訪接待通知單（一）來客基本信息姓名性別年齡單位職務(wù)地址電話郵編（二）、重要來賓個(gè)人信息：1、背景：2、在項(xiàng)目中的具體作用：3、對(duì)公司技術(shù)、文化管理的認(rèn)可度：4、來訪公司、會(huì)見領(lǐng)導(dǎo)歷史記錄：5、個(gè)人愛好、忌諱等：（三）、來訪目的：選型參觀簽合同合作10 / 14順訪游玩其它（四）接待級(jí)別 a 省級(jí) b地市級(jí) c普

20、通級(jí)其他特殊客戶接口部門：接待日期：接待負(fù)責(zé)人：手機(jī)及電話：責(zé)任部門：責(zé)任款項(xiàng)：配合部門：配合款項(xiàng)：（五）來訪時(shí)間及安排到達(dá)日期航班號(hào)（車、船次） ：從至月日出發(fā)時(shí)刻到達(dá)時(shí)刻預(yù)計(jì)離開日期返程票：已訂月日時(shí)分從至月日 待定月日時(shí)分從至（六）接待要求：1、迎接迎接地點(diǎn)：機(jī)場(chǎng)火車站 其它接待人員：司機(jī)指定人員其它要求：需持鮮花迎接需在迎接地點(diǎn)打歡迎車型有特殊要求2、住宿入住酒店：一類：五星二類：四星 三類：三星（快捷類）其它房間類型：標(biāo)準(zhǔn)間間 豪華間間 套房間費(fèi)用承擔(dān)：公司全部承擔(dān)客人完全自付公司只承擔(dān)房費(fèi)，其它費(fèi)用自理其它要求：提前辦好入住手續(xù)開通國內(nèi)長話費(fèi)酒店包早餐擺放水果擺放鮮花擺放公司宣傳資料擺放公司歡迎牌3、就餐費(fèi)用承擔(dān)：公司全部承擔(dān)公司承擔(dān)接風(fēng)、送行，其余客人自理客人完全自理 其它接風(fēng)、送行宴建議陪同領(lǐng)導(dǎo)：總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理指定人員4、游覽5、禮品禮品類別：電