企業(yè)辦公用品分類管理

1、辦公用品管理制度為了加強(qiáng)辦公用品的管理，控制費(fèi)用開支，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)與領(lǐng)用，本著節(jié)約和有利于工作的原則，根據(jù)我公司實(shí)際情況，特制定本制度。一、辦公用品的分類按使用的性質(zhì)分為一般消耗品和耐用消耗品兩類一般消耗品包括：筆芯、鉛筆、筆記本、記事本、固體膠、液體膠、膠帶、回形針、大頭針、訂書針、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、便條紙、稿紙、封皮紙、易事貼、檔案袋、透明袋、檔案盒、印油、印泥、工具刀、拉桿夾、文件夾、文件框、裝訂夾、裝訂簽、裝訂膠片、記號(hào)筆墨水、白板筆墨水、橡皮、雙面膠、口取紙、創(chuàng)可貼耐用消耗品包括：圓珠筆、中性筆、記號(hào)筆、白板筆、熒光筆、卷筆刀、筆筒、修正液、計(jì)算器、訂書機(jī)、打孔器、起釘器、直尺、

2、長(zhǎng)尾票夾、票據(jù)夾、山形票夾、剪刀、電池、印臺(tái)、黑板擦、名片夾、U盤 二、辦公用品管理部門（一）公司辦公用品統(tǒng)一歸口管理部門為人事行政部。人事行政部于每月月末的25號(hào)-30號(hào)完成公司下月辦公用品購(gòu)置計(jì)劃，上交公司常務(wù)副總審批后由后勤中心采購(gòu)。（二）人事行政部負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃、驗(yàn)收入庫(kù)、保管、發(fā)放與統(tǒng)計(jì)等管理工作，同時(shí)各部門設(shè)立專門的辦公用品管理員負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用及保管，各部門經(jīng)理對(duì)本部門的辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。（附件：表1各部門辦公用品管理員名單）三、辦公用品管理流程各部門辦公用品管理員每月25日前填寫部門辦公用品申領(lǐng)單表2部門經(jīng)理審批后勤中心每月5日前采購(gòu)，臨時(shí)急需

3、的辦公用品3日內(nèi)采購(gòu)人事行政部每月30日前填寫 辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃表表3臨時(shí)急需的辦公用品由申請(qǐng)部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)單常務(wù)副總審批人事行政部登記入庫(kù)各部門辦公用品管理員領(lǐng)取辦公用品，人事部發(fā)放新員工、公司副總級(jí)別以上人員辦公用品，由人事行政部填寫個(gè)人辦公用品領(lǐng)取登記表表4，經(jīng)登記后發(fā)放。（一）后勤中心根據(jù)辦公用品購(gòu)置計(jì)劃明細(xì)、規(guī)格以及數(shù)量購(gòu)買，在每月5日前將辦公用品采購(gòu)入庫(kù)。辦公用品入庫(kù)時(shí)，人事行政部查看是有否有遺漏或與購(gòu)置計(jì)劃規(guī)格、數(shù)量不符時(shí)，人事行政部應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員聯(lián)系更換或補(bǔ)充。（二）臨時(shí)急需的辦公用品（價(jià)值大于200元），由所需部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，常務(wù)副總批準(zhǔn)后購(gòu)置。（三）各部門辦公用

4、品管理員據(jù)表單如實(shí)發(fā)放所領(lǐng)取的辦公用品，并將使用情況登記在冊(cè)，人事行政部將進(jìn)行不定期檢查辦公用品使用記錄。四、辦公用品的發(fā)放及領(lǐng)用（一）個(gè)人辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放1、新員工入職每人按崗位工作需要由人事行政部填寫個(gè)人辦公用品領(lǐng)取登記表表4，經(jīng)登記后發(fā)放。2、公司副總級(jí)別以上人員辦公用品，由人事行政部填寫個(gè)人辦公用品領(lǐng)取登記表，經(jīng)登記后發(fā)放。3、除以上情況以外，其他人員不得以個(gè)人名義領(lǐng)用辦公用品。（二）部門辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放每月各部門辦公用品管理員根據(jù)本部門已簽批的部門辦公用品申領(lǐng)單及上月使用記錄在人事行政部領(lǐng)取辦公用品。當(dāng)月申領(lǐng)辦公用品三次以上，需報(bào)各分管副總審批。（三）辦公用品的領(lǐng)用規(guī)定1）耐

5、用消耗品，重新領(lǐng)用時(shí)以舊換新，需攜帶原物品方可領(lǐng)取新辦公用品，以舊換新的辦公用品交各部門辦公用品管理員處匯總，在新領(lǐng)取時(shí)統(tǒng)一交人事行政部。2）一般消耗品則不用依舊換新，可直接領(lǐng)取。3）按崗位工作需要需配備辦公用品的新員工，每人限領(lǐng)簽字筆一支、筆記本一本等必備辦公用品。五、辦公用品的使用及保管（一）辦公用品保管1）辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門自行負(fù)責(zé)，人事行政部將進(jìn)行不定期檢查，不得故意破壞辦公用品。個(gè)人領(lǐng)用的辦公品必須認(rèn)真保管，因人為保管不當(dāng)造成辦公用品損壞需自行購(gòu)買。2）凡離職人員在辦理離職交接手續(xù)，填寫離職交接單時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還，人事行政專員負(fù)責(zé)登記入庫(kù)

6、，如有缺失的應(yīng)照價(jià)賠償，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。3）備用辦公用品由人事行政部統(tǒng)一管理，實(shí)行定期盤存制。盤存頻率為每月一次，人事行政部每月10前抽出時(shí)間進(jìn)行備用辦公品的盤存。要求月初庫(kù)存與期間采購(gòu)、領(lǐng)用、月尾結(jié)余在數(shù)量上一致，若不一致必須查找原因及問(wèn)題環(huán)節(jié)。人事行政部應(yīng)定期檢查辦公用品的庫(kù)存量，對(duì)日常必需品、不易采購(gòu)品或用量大的用品應(yīng)酌量庫(kù)存，以備不時(shí)之需。（三）復(fù)印紙管理1）凡需復(fù)印/打印的各種文件、資料，一次性復(fù)印/打印超過(guò)10頁(yè)的，在人事行政部登記后方可復(fù)印/打印。（登記的內(nèi)容有：復(fù)印/打印日期、復(fù)印/打印內(nèi)容、張數(shù)、經(jīng)辦人、使用用途等。）2）若復(fù)印數(shù)量較多時(shí)，應(yīng)先復(fù)印一份，確認(rèn)復(fù)印效果合格

7、再輸入余數(shù)，以免浪費(fèi)。如非特殊要求，盡可能使用二次紙，節(jié)約用紙，降低成本。3）人事行政部對(duì)復(fù)印紙進(jìn)行統(tǒng)一管理，個(gè)人不得復(fù)印/打印與公司公務(wù)無(wú)關(guān)的私人資料，違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)罰款50元/次。（三）傳真機(jī)的管理1）公司保留兩臺(tái)傳真機(jī)，由人事行政部統(tǒng)一管理，其他無(wú)關(guān)部門不得私自保留傳真機(jī)。 2）傳真統(tǒng)一由人事行政部存放的傳真機(jī)接收。所有傳真由行政專員填寫收件登記簿，并將接收到的傳真及時(shí)分發(fā)給收件部門和人員。3）重要傳真接收可通知行政專員加急處理，無(wú)明確收件人和垃圾傳真件，不予接收。涉及公司事務(wù)的原件在行政部留存，接受部門留復(fù)印件。 13 / 13文檔可自由編輯表1：各部門辦公用品管理員名單 序號(hào)部門崗位辦

8、公用品管理員備注123456789101112表2：部門辦公用品申領(lǐng)單 申請(qǐng)部門： 經(jīng)辦人： 年 月 日編號(hào)名稱規(guī)格單位數(shù)量是否領(lǐng)取實(shí)際領(lǐng)取量備注部門經(jīng)理 簽字人事行政部經(jīng)理 簽字注：辦公用品管理員填寫部門經(jīng)理簽批人事部經(jīng)理簽批人事部如實(shí)發(fā)放管理員簽字確認(rèn)表3：辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃單 日期： 年 月 日申請(qǐng)部門預(yù)計(jì)購(gòu)置時(shí)間編號(hào)品 名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度實(shí)際金額備 注人事行政部經(jīng)理 簽字申請(qǐng)人常務(wù)副總簽字 采購(gòu)人注：人事行政部編制購(gòu)買清單部門經(jīng)理審核簽字常務(wù)副總簽批后勤中心采購(gòu)。表4：個(gè)人辦公用品領(lǐng)取登記表所在部門登記人領(lǐng)取時(shí)間物品名稱規(guī)格單位數(shù)量領(lǐng)取人備注 注：此表由人事行政部負(fù)責(zé)登記、建檔。

9、一、 文件管理用品 桌面文件柜或多聯(lián)文件框、文件夾、檔案盒、紐扣文件袋、拉桿夾、按扣袋、標(biāo)簽紙、風(fēng)琴包、大小夾子等；二、 桌面辦公文具 臺(tái)歷、名片冊(cè)（盒）、計(jì)算器、訂書機(jī)、訂書釘、取釘器、回形針、圖釘、剪刀、美工刀、筆筒、書立、電話機(jī)、尺規(guī)、雙面膠、固體膠（液體膠）等；三、 書寫工具 圓珠筆、中性筆、中性筆芯、鋼筆、白板筆、記號(hào)筆、POP筆、毛筆、修正液、橡皮、鉛筆（繪圖筆）、削筆刀、墨水等；四、 紙制品 復(fù)（打）印紙、彩色復(fù)印紙、復(fù)寫紙、便箋本、筆記本（軟面抄）等；5、 金融用品 點(diǎn)驗(yàn)鈔機(jī)、印章墊、印泥（油）、賬本、單據(jù)（費(fèi)用報(bào)銷單）六、 辦公機(jī)械 碎紙機(jī)、考勤機(jī)（考勤卡）、電腦、打印傳真機(jī)掃描復(fù)印一體機(jī)