工程檔案管理(福建)

1、1,建設(shè)工程檔案管理,福建省檔案局 顏梓森,2,第一節(jié) 建設(shè)工程檔案概述,一、建設(shè)工程相關(guān)術(shù)語 1、建設(shè)項目：指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動中，按照一個總體設(shè)計進(jìn)行施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實行統(tǒng)一管理的單位。 2、單位工程：指建設(shè)項目中具有獨(dú)立設(shè)計文件、可獨(dú)立施工，建成后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。,3,規(guī)模較大的單位工程，可將其能形成獨(dú)立使用協(xié)能的部分分為子單位工程。 3、分部工程：指單位工程中獨(dú)立組織施工的工程。單位工程中一般按專業(yè)性質(zhì)和工程建設(shè)部位劃分和確定分部工程的。 4、分項工程：是分部工程的組成部分，由一個或若干個檢驗批組成的基本單元工

2、程。一般按主要工種、材料、施工工藝、設(shè)備類型等劃分。,4,二、建設(shè)工程工作程序及其文件材料的形成 1、項目建設(shè)議（立項階段） 2、可行性研究階段 3、設(shè)計（初步設(shè)計）階段 4、建設(shè)（開工）準(zhǔn)備階段 5、建設(shè)實施階段 6、竣工驗收階段,5,三、建設(shè)工程檔案的概念 建設(shè)工程檔案（又稱建設(shè)項目檔案、基建檔案）是指在工程建設(shè)過程中形成的應(yīng)歸檔保存的各種形式和載體的文件材料。 四、建設(shè)工程檔案的特點 成果的成套性、形成領(lǐng)域的廣泛性、內(nèi)容的專業(yè)性、利用的時效性、管理的動態(tài)性、記錄形式的多樣性，等等,6,第二節(jié) 工程文件材料管理,一、工程文件、檔案管理的措施 1、將項目檔案納入“項目法人制”、“招投標(biāo)制”、

3、“工程合同制”、“工程監(jiān)理制”中； 2、堅持項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行； “四同步”：下達(dá)工程計劃任務(wù)與提出文件材料歸檔要求同步；檢查計劃進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步；工程竣工驗收與驗收工程竣工檔案同步；項目申報評優(yōu)及項目有關(guān)人員晉職評優(yōu)時，檔案部門同步出具專題歸檔證明材料同步。,7,3、建立健全項目檔案管理制度 檔案管理制度、匯總制度、保密制度、利用制度、圖紙更改制度、竣工圖編制辦法、項目文件歸檔范圍、文件收發(fā)文登記制度、文件流程控制制度等 4、采取經(jīng)濟(jì)制約措施，實行工程檔案質(zhì)量保證金制度（僅適用于建設(shè)單位與施工、監(jiān)理等單位的合同要約，任何國家部門均不得收取工程檔案保證金）,8,二、各

4、參建單位文件、檔案管理的職責(zé) 1、建設(shè)單位的職責(zé) 建立健全檔案管理規(guī)章制度；對設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位檔案工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)；做好本單位形成檔案的收集、整理；接收和匯總各參建單位檔案；提交工程檔案預(yù)驗收和專項驗收；向有關(guān)國家部門移交檔案。 2、勘察、設(shè)計單位 收集、整理勘察、設(shè)計基礎(chǔ)材料和有關(guān)的設(shè)計文件；參與編制竣工圖；向建設(shè)單位移交檔案。,9,3、施工單位 收集、整理所承擔(dān)工程施工過程中形成的檔案；編制竣工圖；向建設(shè)單位移交檔案。 4、監(jiān)理單位 收集、整理監(jiān)理工作中形成的文件；對施工檔案特別是竣工圖進(jìn)行審查；向建設(shè)單位移交檔案。 5、科研單位 收集、整理所承擔(dān)科研課題工作中形成的文件；向建設(shè)單

5、位移交檔案。,10,三、文件的收集 （一）收集范圍 建設(shè)工程的收集要根據(jù)國家重大建設(shè)項目文件材料歸檔范圍及行業(yè)頒布的有關(guān)歸檔范圍，并結(jié)合本項目的實際情況，制定該項目文件的歸檔范圍。,11,（二）收集方法 1、依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)范圍收集 2、根據(jù)工程性質(zhì)收集 3、采取有效措施收集 “四列入” ：將文件材料的形成列入計劃管理，列入施工管理及考核范圍，列入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員崗位職責(zé)，列入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制建立檔案工作機(jī)構(gòu)及網(wǎng)絡(luò)?！叭齾⒓印保簷n案人員參加設(shè)備開箱、參加各單位驗收和項目總驗收、參加項目技改鑒定； 實行文件登記，對文件流程進(jìn)行控制。,12,4、抓住重要環(huán)節(jié)收集 工程設(shè)計檔案：主要抓住初步設(shè)計完成階段、設(shè)計結(jié)

6、束和總結(jié)階段； 工程施工和竣工檔案：關(guān)鍵抓住交工和竣工驗收階段； 設(shè)備檔案：與土建工程連在一起的設(shè)備在工程竣工驗收階段進(jìn)行收集；自制設(shè)備在設(shè)備鑒定時進(jìn)行收集；外購設(shè)備在設(shè)備開箱驗收時進(jìn)行收集； 科研檔案：抓住年終總結(jié)、成果鑒定階段。,13,5、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò),建 設(shè) 單 位,分 管 領(lǐng) 導(dǎo),檔 案 員,勘察單位,設(shè)計單位,監(jiān)理單位,領(lǐng)導(dǎo)及檔案員,領(lǐng)導(dǎo)及檔案員,領(lǐng)導(dǎo)及檔案員,領(lǐng)導(dǎo)及檔案員,各部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案員,施工單位,14,（三）合理確定文件歸檔的時間 1、按工程結(jié)束時間歸檔 2、按項目建設(shè)程序或階段歸檔 3、按單位、分部、分項工程結(jié)束時間歸檔 4、按年度歸檔 5、隨時歸檔 （四）保證文件歸檔

7、的質(zhì)量 1、對文件齊全、完整的要求 應(yīng)保證歸檔文件的齊全、完整，真實反映工程建設(shè)的全過程。,15,對照歸檔范圍，查該歸檔的文件材料是否歸檔完整； 各單位（子單位）工程的文件材料是否歸檔完整； 各工序、階段的文件材料是否歸檔完整； 從文件的前后聯(lián)系查是否歸檔完整，如：請示與批復(fù)，正文與附件，原材料出廠證明與試驗報告、臺帳、使用清單，監(jiān)理通知與反饋，監(jiān)理例會、月報是否連續(xù)，圖紙是否與圖紙目錄對應(yīng)，設(shè)備材料是否與清單對應(yīng)，現(xiàn)場的口頭變更是否及時補(bǔ)全，等等。,16,2、對文件內(nèi)在質(zhì)量的要求 歸檔的文件應(yīng)為原件，原則上不得出現(xiàn)復(fù)制件； 文件內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確且填寫完整；竣工圖應(yīng)真實地反映工程建設(shè)實際情況；

8、 文件中數(shù)據(jù)不得隨意涂改； 簽字蓋章手續(xù)完備； 字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔。 3、對文件材質(zhì)的要求 紙張材料：紙張的強(qiáng)度、厚度及規(guī)格應(yīng)符合有關(guān)要求；,17,書寫材料：文件的書寫、繪圖和簽字要采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，禁止用易褪色的書寫材料；打印、復(fù)印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。 特殊材料：電子、錄音、錄像文件的材質(zhì)及存儲格式應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求，并保證載體的有效性；長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。,18,4、對文件屬性的區(qū)分 科技文件與政務(wù)文件； 科技文件與科技資料。 5、對文件價值及密級的區(qū)分 保管期限：永久、長期、短期 密級：根據(jù)國家有關(guān)文件

9、密級規(guī)定執(zhí)行,19,第三節(jié) 工程竣工圖的編制,一、編制形式 1、按圖施工沒有變更的，直接蓋竣工圖章，即可作為竣工圖； 2、 一般變更的，在原施工圖上修改，蓋竣工圖章后，即可作為竣工圖； 3、重大變更的，或圖面變更面積超過35的，應(yīng)重新繪制竣工圖，蓋竣工圖章后，方可作為竣工圖。,20,二、對竣工圖進(jìn)行四方會審 由建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位對竣工圖編制的準(zhǔn)確情況進(jìn)行會審，以保證竣工圖能真實地反映工程建設(shè)實際狀況。 三、蓋竣工圖章 所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張蓋竣工圖章，竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，不得代簽； 竣工圖章蓋在標(biāo)題欄附近空白處，若正面無空白處，則蓋在對應(yīng)圖紙的背面左上角； 蓋竣

10、工圖章時應(yīng)使用不易褪色印泥。,21,竣工圖章格式：,22,四、竣工圖的折疊 折疊后圖紙幅面一般應(yīng)有A3或A4的規(guī)格； 無論采用哪種折疊方法，折疊后圖紙的標(biāo)準(zhǔn)欄應(yīng)露在外面； （參照GB1060989技術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方法）,23,第四節(jié) 工程檔案的整理,一、分類 建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)本工程項目檔案數(shù)量的多少，來確定檔案設(shè)置的類目層次。對于大型項目，要以整個項目為分類對象，在分類時，首先以工程項目的建設(shè)程序和性質(zhì)來區(qū)分，然后在每個大類里，再按單位工程或?qū)I(yè)、階段等進(jìn)行分類。如施工檔案可以再按各單位工程進(jìn)行分類。對于小型項目，形成的檔案數(shù)量較少，可以不設(shè)二、三級類目，直接按建設(shè)程序?qū)n案進(jìn)行組卷整理后

11、依次排列即可。,24,25,二、組卷 （一）組卷要求 案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件；案卷內(nèi)文件的數(shù)量要適度；案卷內(nèi)文件的保存價值和密級應(yīng)基本一致；案卷應(yīng)力求整齊美觀，便于管理和使用。,26,(三）組卷方法 1、按結(jié)構(gòu)組卷； 2、按單位（單項）工程組卷； 3、按工序或階段組卷； 4、按專業(yè)組卷； 5、按問題組卷； 6、按名稱或文件性質(zhì)組卷； 7、按地區(qū)組卷； 8、按時間組卷。,27,三、卷內(nèi)文件排列 1、圖樣的排列 在形成時編制了圖樣目錄，按已編制的圖樣目錄順序進(jìn)行排列；在形成時沒有編制圖樣目錄，一般按總體和局部關(guān)系排列，即總體性、綜合性的圖樣在前，局部的居中，細(xì)部的排后。 2、文字材料的排

12、列 （1） 按重要程度排列； （2）按工序排列；,28,（3）按地區(qū)排列； （4）按時間排列； （5）按習(xí)慣排列。 3、圖文混合文件的排列 有的案卷是由圖樣和文字材料混合組成的，其排列一般是文字材料在前，圖樣在后。,29,四、案卷編目 1、編頁號 2、編卷內(nèi)目錄,30,卷 內(nèi) 目 錄,31,卷 內(nèi) 目 錄,32,3、填寫卷內(nèi)備考表,33,卷內(nèi)備考表 互見號：JZ101（照片）,34,4、案卷裝訂 案卷采用整卷裝訂、不裝訂（圖紙可不裝訂）二種形式；不裝訂時，應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號章，文件要按目錄編排次序排列；,35,5、填寫案卷封面和脊背 （1）案卷題名：案卷題名在結(jié)構(gòu)上由3個部分組成，字

13、數(shù)一般不超過50個字； 案卷題名=項目名稱+內(nèi)容特征+文件名稱 如：某高速公路工程開工報告及施工組織設(shè)計 某高速公路工程勘察、設(shè)計、土建施工等合同 某高速公路工程G1標(biāo)西福管理區(qū)收費(fèi)管理樓竣工圖,36,不規(guī)范的案卷題名，如： 某某工程文件材料1 某某工程文件材料2 變更文件 施工文件 竣工圖 合同文件,37,某某工程鋼筋、水泥、屋面板、天溝板構(gòu)件、防水卷材、水泥漆、減水劑、砂漿外加劑等原材料合格證以及鋼筋性能試驗、水泥、細(xì)集料、碎石、磚、土壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂漿試塊強(qiáng)度報告和試驗報告,38,（2）立卷單位； （3）起止日期； （4）保管期限； （5）密級； （6）檔號； （7）案卷脊

14、背：填寫保管期限、檔號和案卷題名。,39,案卷封面填寫示意表,40,6、編寫案卷目錄（科技檔案分類目錄）,41,科技檔案分類目錄 類別,42,第五節(jié) 工程檔案的驗收,一、有關(guān)依據(jù)文件 1、福建省人民政府辦公廳關(guān)于公布省建設(shè)廳29個部門行政審批項目的通知（閩政200645號）：第163項“建設(shè)工程檔案的專項驗收或簽證”（省檔案局） 2、國家檔案局、國家發(fā)展和委員會“重大建設(shè)項目檔案驗收辦法”（檔發(fā)20062號） 3、福建省檔案局、省建委“福建省建設(shè)項目（工程）竣工檔案驗收細(xì)則”（閩檔199360號）（年內(nèi)將作修改）,43,二、驗收的組織和程序 三、驗收的內(nèi)容 1、項目檔案的基礎(chǔ)管理工作； 2、項

15、目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況； 3、項目檔案的安全。,44,第六節(jié) 工程檔案的移交,一、有關(guān)依據(jù)文件 1、2002年12月省人大九屆常委會“福建省檔案條例”：第十條“在重點建設(shè)項目竣工驗收和重大科研項目成果鑒定后三個月內(nèi)，建設(shè)單位或承擔(dān)單位應(yīng)當(dāng)將檔案的整理保管情況報同級人民政府檔案行政管理機(jī)構(gòu)備案，并按照國家規(guī)定將檔案移交有關(guān)國家檔案館保存。省級以上重點建設(shè)項目和重大科研項目的檔案資料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定送省級國家綜合檔案館保存。”,45,2、福建省人民政府辦公廳關(guān)于公布省建設(shè)廳29個部門行政審批項目的通知（閩政200645號）：第161項“城市建設(shè)檔案館接收規(guī)定范圍以外檔案審批”（省檔案局） 3、國家檔案局“城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法”（檔發(fā)字199720號） 4、福建省檔案局“福建省重點建設(shè)項目檔案移交辦法（暫行）”（閩檔200378號）,46,二、移交的單位及內(nèi)容 1、向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位移交全部檔案； 2、向有關(guān)行業(yè)主管部門移交的檔案，按行業(yè)規(guī)定辦理；