公司財務檔案管理制度條則

1、公司財務檔案管理制度條則 真實的財務信息是我國經濟健康協(xié)調發(fā)展的首要條件。目前,由于種種原因,我國在財務檔案過程中,收錄了一定比例的虛假信息,這對檔案管理的質量造成了很大程度上的不良影響。下面愛匯的公司財務檔案管理條則，供你參考。 一、會計檔案管理的定義 會計檔案管理是指對會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料， 記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料、證據(jù)建立會計檔案的立卷、歸檔、 保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便 查閱，嚴防毀損、散失和泄密。 二、會計檔案的范圍 會計檔案的范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料， 記錄和反映各公司經濟業(yè)務的

2、重要史料和證據(jù)。 具體包括： 1 會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。 2 會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片(以記賬憑證和原始 發(fā)票代替)、輔助賬薄和其他會計賬薄。 3 財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及 文字說明，其他財務報告。 4 發(fā)票類：增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、收據(jù)、服務業(yè)發(fā)票等其他發(fā)票。 5 其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，發(fā)票領用登記簿，會計檔案 、保管、銷毀清冊，會計檔案借閱登記本，各類財務證件以及其他應 當保存的會計核算專業(yè)資料。 三、會計檔案的立卷 各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個

3、類型的案 卷，將各卷按順序編號。 (一)會計憑證(案卷號：1-連續(xù)流水號，連續(xù)流水號每年從 1 開始連續(xù)) 1、記賬憑證于每月結賬日(2 月為最后一天，12 月或春節(jié)月份根據(jù)通知 要求，其他月均為 30 日)后一周內打印完畢，匯總打印到二級科目;每月 20 日前完成上月會計憑證裝訂工作，按年、分月妥善保管歸檔; 2、憑證，按編號順序排列，檢查日期、編號、附件張數(shù)、收訖、付 訖章及有關部門人員印章是否齊全; 3、摘除憑證內的金屬物(如釘書釘、大頭針、回形針)，將大的附件按憑 證大小折疊好，避開左上角裝訂位臵，便于翻閱; 4、在每本憑證上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉線裝訂，并將裝訂 處粘貼覆蓋

4、; 5、憑證封皮上填寫憑證種類、本月總冊數(shù)、本冊編號、起止日期、號碼， 會計主管人員、憑證審核人員和裝訂人員(騎縫處)簽章; 6、每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記目錄，按編號順序入柜 保存; 7、出納不得裝訂憑證。 (二)會計賬簿(案卷號：2-連續(xù)流水號) 1、會計賬簿每年打印一次，在第二年的 3 月底前必須將所有明細賬打印 完畢，并歸檔; 2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬科目需打印至最底層科目;資產、負債 類科目輔助賬類型按客戶、職員、供應商核算的需分別按照每一個客戶、 職員、供應商打印核算項目明細賬，除上述科目以外的其他科目明細賬打 印至二級; 3、賬簿：賬簿啟用表填寫齊全，內容與各個賬戶相

5、符，賬頁數(shù)齊全， 序號排列連續(xù); 4、會計賬簿的裝訂順序 (1) 會計賬簿裝訂封面 (2)賬簿啟用表 (3)賬戶目錄、備考表 (4)按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁 (5)會計賬簿裝訂封底 5、會計賬簿裝訂后應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象，賬簿裝訂的 封口處，應加蓋裝訂人印章，裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所 屬年度及賬簿名稱和編號; 6、賬簿封面上標明賬簿名稱、所屬年度、編號，編號一年一編，順序為： 現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細賬、核算項目明細賬、固定資 產卡片。 (三)會計報表(案卷號：3-連續(xù)流水號) 獨立核算體次年 1 月份將上年 12 個月月度會計報表按照資產負債表、損

6、益 表、費用明細表、應交稅金明細表、現(xiàn)金流量表等報表的順序，加裝報表 封皮，填寫報表目錄，加蓋企業(yè)負責人、會計主管人員、制表人印章后， 入柜保存。 合并報表及各核算體年報需在次年 2 月份按上述要求裝訂完成。 (四)其他會計檔案立卷 1、發(fā)票類： 增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)每月按認證的先后順序，附“認證結果通知書”、 “認證結果清單”并加“征稅/扣稅單證匯總封面”后裝訂成冊，具體裝訂 要求同記賬憑證; 除增值稅專用發(fā)票以外的其他發(fā)票、收據(jù)存根聯(lián)(或記賬聯(lián))均按 25 份/ 本、100 本/捆打包，并在包外易見處注明開票期間、發(fā)票(或收據(jù))號碼 段。 2、其他類： 銀行余額調節(jié)表須每月打印后簽字(獨立

7、核算體由主辦會計簽字，公司由 財務負責人指定的專人簽字); 銀行余額調節(jié)表與銀行對賬單分銀行，按 1-12 月順序裝訂成冊; 其他會計檔案按類分別裝訂成冊，并具名編制人、保管人。 四、會計檔案的歸檔保管 1、獨立核算體的會計檔案管理員為主辦會計，公司設立專職會計檔案管 理員。 會計檔案管理員負責全部會計檔案的、裝箱、保管、調閱、銷 毀等一系列工作。 2、出納人員不得兼管會計檔案。 3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 會計檔案的保管期限，從 會計年度終了后的第一天算起，定期保管期限分為 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 類，且以下會計檔案保管期限為最低保管期限，如需增加細

8、化 檔案名稱的，可比照類似檔案的保管期限。 (詳見附表)。 (1)保管期限為3年的：月/季度財務報告、內部往來對賬表、會計檔案 借閱登記清冊。 (2)保管期限為 5 年的：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單。 (3)保管期限為 10 年的：月度納稅申報表。 (4)保管期限為 15 年的：會計憑證類、除現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬 以外的其他賬薄、會計移交清冊。 (5)保管期限為 25 年的：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。 (6)保管期限為永久的：固定資產卡片(以記賬憑證和原始發(fā)票代替)、 年度財務報告、年度納稅申報表、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。 五、 會計檔案保管清冊的建立 1、根據(jù)會計檔案

9、立卷編號，按年分月順序登記會計檔案的保管清冊。 2、會計檔案保管清冊以書面形式建立，次年裝訂成冊。 六、 會計檔案的借閱使用規(guī)定 1 借閱對象:財務人員、法務部、審計部、外審機構等。 2 借閱地點：除國家行政執(zhí)法部門以外的借閱人，借閱地點只能在公司及所屬門 店的辦公區(qū)域內，不得將會計檔案攜帶外出;如遇特殊情況，須經財務經理批準 后方可攜帶外出。 3 借閱時間：借閱檔案必須在借閱日起兩天內歸還，如需延期使用，須再次辦理 借閱手續(xù)，行政執(zhí)法部門的除外。 4 借閱要求:借閱會計檔案人員，不得轉借他人，不準在案卷中標畫，不得拆散 原卷冊，更不得抽換。 不準刪改、圈點或勾畫檔案內容，不準泄密、失密，做到

10、 歸還檔案完好無損。 需要復制會計檔案的，也應經財務經理批準后，由檔案管理 人員負責辦理。 5 借閱登記:建立會計檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、部門、日期、內容、用 途、審批人、歸還時間等情況逐項登記清楚。 借閱登記清冊歸檔保管。 6 借閱審批管理: 6.1 公司財務及內審人員借閱會計檔案的審批規(guī)定 6.1.1 除出納外財務及內審人員借閱當年憑證、賬簿等紙質會計檔案：需報檔案 保管員登記備查。 6.1.2 除出納外財務及內審人員借閱以前年度憑證、賬簿等紙質會計檔案：需到 檔案保管員處登記，經財務經理審批同意后方可借閱。 6.1.3 出納人員一律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案。 6.2 獨立核算門

11、店財務人員借閱會計檔案的審批規(guī)定 6.2.1 除出納外財務人員如需借閱憑證、賬簿等紙質會計檔案均需經主辦會計審 批，由檔案保管員登記，如無檔案保管員的由主辦會計負責登記。 6.2.2 出納與主辦會計在同一地點辦公的，則出納人員一律不得借閱憑證、賬簿 等會計檔案; 出納與主辦會計不在同一地點辦公的，如有其他財務人員則出納人 員一律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案; 出納與主辦會計不在同一地點辦公的， 且無其他財務人員的則需將借閱用途由主 辦會計報財務經理審批后方可。 6.3 非財務人員借閱會計檔案的審批規(guī)定 6.3.1 一律憑內部工作聯(lián)系單經所屬部門負責人審批后，到檔案保管員處登記， 經財務經理審批

12、同意后方可借閱。 6.3.2 為確保公司財務信息安全，除財務人員及公司內審人員外不得開通 30 天 (含)以上的財務核算軟件(EAS)操作權限。 如確有工作需要的，需經分管 財務副總審批后， 僅開通工作期內與工作內容相關的賬套查詢權限，該工作期不 得超過 30 天。 七、會計檔案的交接 1、財務負責人調動時，應辦理會計檔案移交手續(xù)。 2、單位機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制 會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔 案編號、應保管期限、已保管期限等內容，并將全部裝箱逐一點交，接管人員逐 一接收。 3、 單位機構變動如公司終止的，在終止

13、和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔 案，應當由終止單位的上級財務負責人安排落實檔案存放地點及相關人員代管; 如公司之間合并的， 原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管，單位合 并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。 4、會計檔案交接時由財務負責人及上級財務指定人員負責監(jiān)交。 交接完畢后， 交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。 5、 會計檔案交接時由于未按照規(guī)定及時辦理交接手續(xù)進行檔案移交導致責任不 清的，一律由接替人承擔。 八、會計檔案的銷毀 保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀： 1、由會計檔案管理人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷

14、毀會計 檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷 毀時間等內容。 2、財務負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 3、銷毀會計檔案時，應當會同會計機構、審計部門、保安部門共同監(jiān)銷。 4、 監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前， 應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所 要銷毀的會計檔案，報上一級財務部門審批;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊 上簽名蓋章。 5、保管期限已滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑 證，產權憑證、注冊資本入賬憑證、股權轉讓憑證等，不得銷毀，應當單獨抽出 立卷，保管到未了事項完結時為止。 單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案 銷毀清冊和會

15、計檔案保管清冊中列明。 九、會計檔案的檢查 1、公司、門店會計檔案保管人員應按規(guī)定嚴格進行會計檔案管理，不定期進行 自查，如因個人主觀原因造成會計檔案的散失、損壞、被竊取，則按公司手 冊規(guī)定給予處理;如給企業(yè)帶來經濟損失，則全額賠償損失。 2、財務核算主管或內控督導(或以財務核算輔導小組自查、互查的形式)需每 年對下屬每家核算體的會計檔案進行不少于 1 次檢查，檢查后需做好檢查記錄， 對不符合規(guī)定的，責令限期整改。 第一章 總則 第一條 為了加強財務檔案的科學管理，建立財務檔案的立卷、歸檔保管、調閱和銷毀等管 理制度，保證財務檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，使 其規(guī)范化

16、、系統(tǒng)化，特制定本制度。 第二條 財務部門是財務檔案的具體負責部門，財務檔案管理工作分為六大類，包括會計檔 案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來文件、決議檔 案管理、檔案管理。 其中每部分需依據(jù)具體情況進行詳細分類。 第二章 會計檔案管理 第三條 會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業(yè)資料，是記錄 和反映公司經濟業(yè)務的重要史料。 具體包括： 1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計憑證。 2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。 3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表及附表、

17、附注和文字說明，其它 財務報告。 4.其它類：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行余額調節(jié)表、 其它應保存的會計核算專業(yè)資料。 第四條 每月形成的會計檔案，應由專人按照歸檔要求，負責立卷、裝訂成冊、編制會 計檔案保管清冊，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月保存，次年初將本年賬簿存檔。 第五條 應指定專人負責會計檔案的保管工作，檔案柜由專人負責分類，檔案柜鑰匙由 專人負責保管。 第六條 保存的會計檔案不得外借。 如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經批準后，可以 提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。 查閱或者復制會計檔案的人員，不得在會計憑證上涂 畫，不得拆封、抽換會計檔案。 第

18、七條 財務部門負責設置會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復制人的姓名、部 門、日期、查閱內容、歸還日期等。 第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 定期保管期限分為 3 年、5 年、15 年、25 年、永久 5 類。 第九條 會計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。 第十條 對會計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會批準。 1/ 4 第十一條 保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀： 1.編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計檔案名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管 期限、已保管期限、銷毀時間等內容。 2.集團總裁、財務總監(jiān)在會計檔案銷毀冊上簽署意見。 3.集團財務管理

19、部負責銷毀會計檔案，財務總監(jiān)與董事長辦公室人員共同監(jiān)銷。 4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計 檔案;銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總裁。 第十二條 保管期滿但未結清債權債務的原始憑證，不得銷毀。 應獨立抽出立卷，保管到結 清債權債務為止。 第十三條 計算機電子財務文檔，原則上應當打印出書面會計檔案進行保存，同時刻錄成光 盤進行備份保管。 第十四條 公司分立，會計檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復制與其業(yè)務有 關的會計檔案。 對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出，移交業(yè)務相關 方保存，并按規(guī)定

20、辦法交接手續(xù)。 第十五條 公司合并，原單位形成的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。 第十六條 公司之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。 第十七條 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由 交接雙方的財務負責人負責監(jiān)交。 交接完畢后， 交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移 交清冊上簽名或蓋章。 第三章 年度會計報告及審計資料管理 第十八條 年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應依據(jù)時間、 類別分別由專人保管。 第十九條 年終報告、審計、驗資報告應長期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。 如公司內部單位或股東等需要查閱或復制，

21、 第二十條 年度報告及審計資料原則上不予外借。 需經公司借閱審批流程批準，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、部門、數(shù)量等，并 由接收人簽字或蓋章。 第四章 資金類檔案管理 第二十一條 資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃，資金計劃執(zhí)行情況分析報告、 資金臺賬、融資臺賬、員工信息等方面。 第二十二條 資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。 2/ 4 第二十三條 融資臺賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務而簽定的合同及協(xié)議必須將原件歸 檔。 第二十四條 資金類檔案的管理應執(zhí)行公司保密制度。 第五章 預算檔案管理 第二十五條 預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案，預算調整方案，預算執(zhí)

22、 行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。 第二十六條 預算檔案按年度分類保管。 年度預算應永久保存。 日常往來財務文件、 第六章 日常往來財務文件、決議檔案管理 第二十七條 日常往來財務文件分為內部往來財務文件及外部財務文件兩大類。 其中內部往 來財務文件包括各子公司、各部門之間以及部門內部發(fā)放的文件，包括“內部請示報告” 、 “內部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國 、 、 內外往來文件。 第二十八條 日常往來財務文件應依據(jù)內容進行分類保存，如內部規(guī)章制度，審計往來文件 等等;外部往來財務文件應依據(jù)往來單位進行分類存檔。 第二十九條 公司內

23、部往來財務文件或外部財務文件亦需依據(jù)時間順序存檔，以年度為限， 以前年度檔案需另行存放。 第七章 合同檔案管理 第三十條 依據(jù)集團合同管理規(guī)定建立合同臺賬，進行合同檔案管理。 第三十一條 按合同性質進行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損， 要查明原因，及時處理。 第三十二條 合同原件無特殊情況不得外借。 可在財務部門查閱合同文檔，確因工作 需要借出查閱，須 按公司借閱審批流程，經批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記 手續(xù)，以影印件借出。 第三十三條 合同文檔須指派專人負責。 第八章 附則 第三十四條 本辦法由集團財務管理部負責解釋、修訂。 第三十五條 本辦法經董事長辦公

24、室批準后生效，自生效之日起開始實施。 1 目的 2 范圍 3 會計檔案的定義和分類 3.1 會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。會計檔案分為以下幾類： 3.1.1 會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調節(jié)表等。 3.1.2 會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。 3.1.3 財務報告：月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。 3.1.4 發(fā)票：增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票，收

25、款收據(jù)。 3.1.5 其他會計資料：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，領料單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，補助項目申報資料，工商年檢資料等。 4 會計檔案的 4.1 會計憑證： (1)每月完成會計結帳后，于次月下旬將會計憑證裝訂成冊，根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀，每本憑證2.0cm厚左右。 (2)會計憑證裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證起止號、憑證冊數(shù)、裝訂人簽章等。 4.2 會計賬簿： 各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需妥善保管。 (1)會計賬簿在辦理完年度結賬后，于次年3-4月份打印，分類裝訂存

26、放檔案室。 (2)會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面-按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁-會計賬簿裝訂封底。 (3)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。 (4)會計賬簿裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、賬簿名稱、加蓋裝訂人印章等。 4.3會計報表： (1)會計報表編制完成并按時報送后，按月留存報表，會計報表、稅務報表申報完成后于次年2月前按年裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。統(tǒng)計報表申報完成后于次年3月按年裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。 (2)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、報表名稱、加蓋裝訂人印章等。 4.4 財務報告：收到報告后，統(tǒng)一編號入檔，編號為簽發(fā)單位第

27、一位字母縮寫(XX)年度(XXXX)-月(XX)-流水號(XX),項目審計報告按補助項目申報資料。 4.5發(fā)票： (1)出口發(fā)票存根聯(lián)：每本開完后加封面裝訂成冊，封面內容填寫齊全：單位名稱、發(fā)票起止號、 開票起止日、開票人、裝訂人簽章。 (2)增值稅發(fā)票抵稅聯(lián)：按發(fā)票認證月份，于次月25日前每100份裝訂一冊，統(tǒng)一歸檔保管。按開票日期先后順序裝訂，裝訂順序：封面認證結果通知認證清單發(fā)票封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、發(fā)票認證所屬年月、份數(shù)、匯總金額(按同類稅率分類匯總)、冊數(shù)、裝訂人簽章。 (3)收款收據(jù)、作廢、紅沖發(fā)票：按年，于次年2月裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。按開票日期先后順序裝訂，裝訂順

28、序：封面目錄發(fā)票(收據(jù))封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年份、份數(shù)、裝訂人簽章。 4.6 其它會計資料： (1)銀行存款余額調節(jié)表、銀行對帳單：按年，年度對帳結束后，按月順序裝訂成冊歸檔保管，裝訂順序：封面銀行存款余額調節(jié)表、銀行對帳單封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年、資料名稱、裝訂人簽章。 (2)出口備案資料：正式申報后，按憑證多少裝訂成冊，每本憑證3cm厚左右，統(tǒng)一歸檔保管。裝訂順序：封面目錄備案資料封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。 (3)物資盤點表：按月裝訂，封面內容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。 (4)領料單：每月封箱存放檔案室。

29、(5)補助項目申報資料：按項目分類歸檔保管。 (6) 工商年檢資料：按年歸檔保管。 4.7 會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行。 5 會計檔案的歸檔保管 5.1 財務部設專人保管會計檔案，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案管理人員負責全部會計檔案的、保管、調閱、銷毀等一系列工作。 5.2 當年的會計檔案在會計年度終了后，由財務部按照歸檔要求，負責裝訂成冊，編制檔案管理臺帳，移交至財務部會計檔案管理人員。 5.3 保存期限15年以上的檔案。會計年度終了后，3年內存放在檔案柜(標識：年份、起止月份、檔案名稱)，3年滿后放入紙箱封存保管，封箱標識：年份、起止月份、檔案名稱。 5.4 會計檔案

30、管理人員調動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制文件(記錄)移交銷毀申請單，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。 6 各種會計檔案的保管期限 6.1 會計檔案保管期限：參見附表會計檔案保管期限表。 6.2 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 6.3 會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。 7 會計檔案的借閱使用 7.1 會計檔案不允許隨意借閱、復制，不得自行借出、復制，需經財務部經理批準后方可借閱，填寫文件借閱、復制記錄，且借閱資料不可轉借。 7.2 涉及司法案件需查閱、復印會計資料時，應事前由公司財務總監(jiān)批準。 7.3 借閱會計

31、檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，如有特殊需要，經財務總監(jiān)批準。 7.4 借閱會計檔案人員，不得在檔案中標畫，不得拆卸，更不得抽換，歸還時保證檔案資料完整無損。 7.5 歸還檔案時需經會計檔案管理人員審核無誤后才可入檔，并填寫歸還時間，保留備查。 8 會計檔案的銷毀 8.1 每年9月份，會計檔案保管人員對保管期滿會計檔案進行，提出提出文件(記錄)移交銷毀申請單報經財務總監(jiān)批準后，方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立檔，由檔案保管部門保管到結清債權、債務時為止。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。 8.2 監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照文件(記

32、錄)移交銷毀申請單所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。 8.3 銷毀會計檔案時，應當由行政部和財務部共同派員監(jiān)銷。銷毀后，應當在文件(記錄)移交銷毀申請單簽名蓋章，文件(記錄)移交銷毀申請單永久保存。 【公司財務檔案管理制度條則】相關文章： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 公司財務檔案管理制度條則 真實的財務信息是我國經濟健康協(xié)調發(fā)展的首要條件。目前,由于種種原因,我國在財務檔案過程中,收錄了一定比例的虛假信息,這對檔案管理的質量造成了很大程度上的不良影響。下面愛匯的公司財務檔案管理條則，供你參考。 一、會計檔案管理的定義 會計檔案管理是指對會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核

33、算專業(yè)材料， 記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料、證據(jù)建立會計檔案的立卷、歸檔、 保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便 查閱，嚴防毀損、散失和泄密。 二、會計檔案的范圍 會計檔案的范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料， 記錄和反映各公司經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。 具體包括： 1 會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。 2 會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片(以記賬憑證和原始 發(fā)票代替)、輔助賬薄和其他會計賬薄。 3 財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及 文字說明，其他財務報告。 4 發(fā)票類：增

34、值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、收據(jù)、服務業(yè)發(fā)票等其他發(fā)票。 5 其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，發(fā)票領用登記簿，會計檔案 、保管、銷毀清冊，會計檔案借閱登記本，各類財務證件以及其他應 當保存的會計核算專業(yè)資料。 三、會計檔案的立卷 各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案 卷，將各卷按順序編號。 (一)會計憑證(案卷號：1-連續(xù)流水號，連續(xù)流水號每年從 1 開始連續(xù)) 1、記賬憑證于每月結賬日(2 月為最后一天，12 月或春節(jié)月份根據(jù)通知 要求，其他月均為 30 日)后一周內打印完畢，匯總打印到二級科目;每月 20 日前完成上月會計憑證裝訂工作，按年、分月妥善保管歸檔

35、; 2、憑證，按編號順序排列，檢查日期、編號、附件張數(shù)、收訖、付 訖章及有關部門人員印章是否齊全; 3、摘除憑證內的金屬物(如釘書釘、大頭針、回形針)，將大的附件按憑 證大小折疊好，避開左上角裝訂位臵，便于翻閱; 4、在每本憑證上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉線裝訂，并將裝訂 處粘貼覆蓋; 5、憑證封皮上填寫憑證種類、本月總冊數(shù)、本冊編號、起止日期、號碼， 會計主管人員、憑證審核人員和裝訂人員(騎縫處)簽章; 6、每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記目錄，按編號順序入柜 保存; 7、出納不得裝訂憑證。 (二)會計賬簿(案卷號：2-連續(xù)流水號) 1、會計賬簿每年打印一次，在第二年的 3 月底前必須

36、將所有明細賬打印 完畢，并歸檔; 2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬科目需打印至最底層科目;資產、負債 類科目輔助賬類型按客戶、職員、供應商核算的需分別按照每一個客戶、 職員、供應商打印核算項目明細賬，除上述科目以外的其他科目明細賬打 印至二級; 3、賬簿：賬簿啟用表填寫齊全，內容與各個賬戶相符，賬頁數(shù)齊全， 序號排列連續(xù); 4、會計賬簿的裝訂順序 (1) 會計賬簿裝訂封面 (2)賬簿啟用表 (3)賬戶目錄、備考表 (4)按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁 (5)會計賬簿裝訂封底 5、會計賬簿裝訂后應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象，賬簿裝訂的 封口處，應加蓋裝訂人印章，裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注

37、明所 屬年度及賬簿名稱和編號; 6、賬簿封面上標明賬簿名稱、所屬年度、編號，編號一年一編，順序為： 現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細賬、核算項目明細賬、固定資 產卡片。 (三)會計報表(案卷號：3-連續(xù)流水號) 獨立核算體次年 1 月份將上年 12 個月月度會計報表按照資產負債表、損益 表、費用明細表、應交稅金明細表、現(xiàn)金流量表等報表的順序，加裝報表 封皮，填寫報表目錄，加蓋企業(yè)負責人、會計主管人員、制表人印章后， 入柜保存。 合并報表及各核算體年報需在次年 2 月份按上述要求裝訂完成。 (四)其他會計檔案立卷 1、發(fā)票類： 增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)每月按認證的先后順序，附“認證結果通知書”

38、、 “認證結果清單”并加“征稅/扣稅單證匯總封面”后裝訂成冊，具體裝訂 要求同記賬憑證; 除增值稅專用發(fā)票以外的其他發(fā)票、收據(jù)存根聯(lián)(或記賬聯(lián))均按 25 份/ 本、100 本/捆打包，并在包外易見處注明開票期間、發(fā)票(或收據(jù))號碼 段。 2、其他類： 銀行余額調節(jié)表須每月打印后簽字(獨立核算體由主辦會計簽字，公司由 財務負責人指定的專人簽字); 銀行余額調節(jié)表與銀行對賬單分銀行，按 1-12 月順序裝訂成冊; 其他會計檔案按類分別裝訂成冊，并具名編制人、保管人。 四、會計檔案的歸檔保管 1、獨立核算體的會計檔案管理員為主辦會計，公司設立專職會計檔案管 理員。 會計檔案管理員負責全部會計檔案的

39、、裝箱、保管、調閱、銷 毀等一系列工作。 2、出納人員不得兼管會計檔案。 3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 會計檔案的保管期限，從 會計年度終了后的第一天算起，定期保管期限分為 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 類，且以下會計檔案保管期限為最低保管期限，如需增加細化 檔案名稱的，可比照類似檔案的保管期限。 (詳見附表)。 (1)保管期限為3年的：月/季度財務報告、內部往來對賬表、會計檔案 借閱登記清冊。 (2)保管期限為 5 年的：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單。 (3)保管期限為 10 年的：月度納稅申報表。 (4)保管期限為 15 年的：會計憑證類、除現(xiàn)金日記賬和

40、銀行存款日記賬 以外的其他賬薄、會計移交清冊。 (5)保管期限為 25 年的：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。 (6)保管期限為永久的：固定資產卡片(以記賬憑證和原始發(fā)票代替)、 年度財務報告、年度納稅申報表、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。 五、 會計檔案保管清冊的建立 1、根據(jù)會計檔案立卷編號，按年分月順序登記會計檔案的保管清冊。 2、會計檔案保管清冊以書面形式建立，次年裝訂成冊。 六、 會計檔案的借閱使用規(guī)定 1 借閱對象:財務人員、法務部、審計部、外審機構等。 2 借閱地點：除國家行政執(zhí)法部門以外的借閱人，借閱地點只能在公司及所屬門 店的辦公區(qū)域內，不得將會計檔案攜帶外出;如遇特殊情況

41、，須經財務經理批準 后方可攜帶外出。 3 借閱時間：借閱檔案必須在借閱日起兩天內歸還，如需延期使用，須再次辦理 借閱手續(xù)，行政執(zhí)法部門的除外。 4 借閱要求:借閱會計檔案人員，不得轉借他人，不準在案卷中標畫，不得拆散 原卷冊，更不得抽換。 不準刪改、圈點或勾畫檔案內容，不準泄密、失密，做到 歸還檔案完好無損。 需要復制會計檔案的，也應經財務經理批準后，由檔案管理 人員負責辦理。 5 借閱登記:建立會計檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、部門、日期、內容、用 途、審批人、歸還時間等情況逐項登記清楚。 借閱登記清冊歸檔保管。 6 借閱審批管理: 6.1 公司財務及內審人員借閱會計檔案的審批規(guī)定 6.1.

42、1 除出納外財務及內審人員借閱當年憑證、賬簿等紙質會計檔案：需報檔案 保管員登記備查。 6.1.2 除出納外財務及內審人員借閱以前年度憑證、賬簿等紙質會計檔案：需到 檔案保管員處登記，經財務經理審批同意后方可借閱。 6.1.3 出納人員一律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案。 6.2 獨立核算門店財務人員借閱會計檔案的審批規(guī)定 6.2.1 除出納外財務人員如需借閱憑證、賬簿等紙質會計檔案均需經主辦會計審 批，由檔案保管員登記，如無檔案保管員的由主辦會計負責登記。 6.2.2 出納與主辦會計在同一地點辦公的，則出納人員一律不得借閱憑證、賬簿 等會計檔案; 出納與主辦會計不在同一地點辦公的，如有其他財務

43、人員則出納人 員一律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案; 出納與主辦會計不在同一地點辦公的， 且無其他財務人員的則需將借閱用途由主 辦會計報財務經理審批后方可。 6.3 非財務人員借閱會計檔案的審批規(guī)定 6.3.1 一律憑內部工作聯(lián)系單經所屬部門負責人審批后，到檔案保管員處登記， 經財務經理審批同意后方可借閱。 6.3.2 為確保公司財務信息安全，除財務人員及公司內審人員外不得開通 30 天 (含)以上的財務核算軟件(EAS)操作權限。 如確有工作需要的，需經分管 財務副總審批后， 僅開通工作期內與工作內容相關的賬套查詢權限，該工作期不 得超過 30 天。 七、會計檔案的交接 1、財務負責人調動時，

44、應辦理會計檔案移交手續(xù)。 2、單位機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制 會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔 案編號、應保管期限、已保管期限等內容，并將全部裝箱逐一點交，接管人員逐 一接收。 3、 單位機構變動如公司終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔 案，應當由終止單位的上級財務負責人安排落實檔案存放地點及相關人員代管; 如公司之間合并的， 原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管，單位合 并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。 4、會計檔案交接時由財務負責人及上級財務指定人員負責監(jiān)交。 交接完畢后，

45、交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。 5、 會計檔案交接時由于未按照規(guī)定及時辦理交接手續(xù)進行檔案移交導致責任不 清的，一律由接替人承擔。 八、會計檔案的銷毀 保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀： 1、由會計檔案管理人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計 檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷 毀時間等內容。 2、財務負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 3、銷毀會計檔案時，應當會同會計機構、審計部門、保安部門共同監(jiān)銷。 4、 監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前， 應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所 要銷毀的會計檔案，報上一

46、級財務部門審批;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊 上簽名蓋章。 5、保管期限已滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑 證，產權憑證、注冊資本入賬憑證、股權轉讓憑證等，不得銷毀，應當單獨抽出 立卷，保管到未了事項完結時為止。 單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案 銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 九、會計檔案的檢查 1、公司、門店會計檔案保管人員應按規(guī)定嚴格進行會計檔案管理，不定期進行 自查，如因個人主觀原因造成會計檔案的散失、損壞、被竊取，則按公司手 冊規(guī)定給予處理;如給企業(yè)帶來經濟損失，則全額賠償損失。 2、財務核算主管或內控督導(或以財務核算輔導小組自查、互查的形式)需每

47、 年對下屬每家核算體的會計檔案進行不少于 1 次檢查，檢查后需做好檢查記錄， 對不符合規(guī)定的，責令限期整改。 第一章 總則 第一條 為了加強財務檔案的科學管理，建立財務檔案的立卷、歸檔保管、調閱和銷毀等管 理制度，保證財務檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，使 其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。 第二條 財務部門是財務檔案的具體負責部門，財務檔案管理工作分為六大類，包括會計檔 案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來文件、決議檔 案管理、檔案管理。 其中每部分需依據(jù)具體情況進行詳細分類。 第二章 會計檔案管理 第三條 會計檔案管理包括會計憑證、會計

48、賬簿和財務報告等會計核算的專業(yè)資料，是記錄 和反映公司經濟業(yè)務的重要史料。 具體包括： 1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計憑證。 2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。 3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表及附表、附注和文字說明，其它 財務報告。 4.其它類：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行余額調節(jié)表、 其它應保存的會計核算專業(yè)資料。 第四條 每月形成的會計檔案，應由專人按照歸檔要求，負責立卷、裝訂成冊、編制會 計檔案保管清冊，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月保存，次年初將本年賬簿存檔。 第五

49、條 應指定專人負責會計檔案的保管工作，檔案柜由專人負責分類，檔案柜鑰匙由 專人負責保管。 第六條 保存的會計檔案不得外借。 如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經批準后，可以 提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。 查閱或者復制會計檔案的人員，不得在會計憑證上涂 畫，不得拆封、抽換會計檔案。 第七條 財務部門負責設置會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復制人的姓名、部 門、日期、查閱內容、歸還日期等。 第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 定期保管期限分為 3 年、5 年、15 年、25 年、永久 5 類。 第九條 會計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。 第十條 對會計檔案保管

50、期限有特殊要求的，可以報董事會批準。 1/ 4 第十一條 保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀： 1.編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計檔案名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管 期限、已保管期限、銷毀時間等內容。 2.集團總裁、財務總監(jiān)在會計檔案銷毀冊上簽署意見。 3.集團財務管理部負責銷毀會計檔案，財務總監(jiān)與董事長辦公室人員共同監(jiān)銷。 4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計 檔案;銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總裁。 第十二條 保管期滿但未結清債權債務的原始憑證，不得銷毀。 應獨立抽出立卷，保管到結 清債權債務

51、為止。 第十三條 計算機電子財務文檔，原則上應當打印出書面會計檔案進行保存，同時刻錄成光 盤進行備份保管。 第十四條 公司分立，會計檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復制與其業(yè)務有 關的會計檔案。 對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出，移交業(yè)務相關 方保存，并按規(guī)定辦法交接手續(xù)。 第十五條 公司合并，原單位形成的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。 第十六條 公司之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。 第十七條 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由 交接雙方的財務負責人負責監(jiān)交。 交接完畢后， 交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當

52、在會計檔案移 交清冊上簽名或蓋章。 第三章 年度會計報告及審計資料管理 第十八條 年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應依據(jù)時間、 類別分別由專人保管。 第十九條 年終報告、審計、驗資報告應長期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。 如公司內部單位或股東等需要查閱或復制， 第二十條 年度報告及審計資料原則上不予外借。 需經公司借閱審批流程批準，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、部門、數(shù)量等，并 由接收人簽字或蓋章。 第四章 資金類檔案管理 第二十一條 資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃，資金計劃執(zhí)行情況分析報告、 資金臺賬、融資臺賬、員工信息等方面。 第二十二條

53、資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。 2/ 4 第二十三條 融資臺賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務而簽定的合同及協(xié)議必須將原件歸 檔。 第二十四條 資金類檔案的管理應執(zhí)行公司保密制度。 第五章 預算檔案管理 第二十五條 預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案，預算調整方案，預算執(zhí) 行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。 第二十六條 預算檔案按年度分類保管。 年度預算應永久保存。 日常往來財務文件、 第六章 日常往來財務文件、決議檔案管理 第二十七條 日常往來財務文件分為內部往來財務文件及外部財務文件兩大類。 其中內部往 來財務文件包括各子公司、各部門之間以及部門內部發(fā)放的

54、文件，包括“內部請示報告” 、 “內部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國 、 、 內外往來文件。 第二十八條 日常往來財務文件應依據(jù)內容進行分類保存，如內部規(guī)章制度，審計往來文件 等等;外部往來財務文件應依據(jù)往來單位進行分類存檔。 第二十九條 公司內部往來財務文件或外部財務文件亦需依據(jù)時間順序存檔，以年度為限， 以前年度檔案需另行存放。 第七章 合同檔案管理 第三十條 依據(jù)集團合同管理規(guī)定建立合同臺賬，進行合同檔案管理。 第三十一條 按合同性質進行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損， 要查明原因，及時處理。 第三十二條 合同原件無特殊

55、情況不得外借。 可在財務部門查閱合同文檔，確因工作 需要借出查閱，須 按公司借閱審批流程，經批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記 手續(xù)，以影印件借出。 第三十三條 合同文檔須指派專人負責。 第八章 附則 第三十四條 本辦法由集團財務管理部負責解釋、修訂。 第三十五條 本辦法經董事長辦公室批準后生效，自生效之日起開始實施。 1 目的 2 范圍 3 會計檔案的定義和分類 3.1 會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。會計檔案分為以下幾類： 3.1.1 會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調節(jié)表等。 3.1.2 會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。 3.1.3 財務報告：月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。 3.1.4 發(fā)票：增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票，收款收據(jù)。 3.1.5 其他會計資料：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，領料單，其