蘇州XXX檔案分類(lèi)整理方案

1、蘇州市XXX檔案分類(lèi)整理方案為提高檔案管理水平，促進(jìn)本單位檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)歸檔文件整理規(guī)則，科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求，會(huì)計(jì)檔案管理辦法，照片檔案管理規(guī)范結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)本單位形成的各種門(mén)類(lèi)文件和載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，并按照其內(nèi)容和載體的不同，制定分類(lèi)方案如下：一、 分類(lèi)原則以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的科學(xué)管理和利用。二、全宗內(nèi)檔案門(mén)類(lèi)本單位所有門(mén)類(lèi)、載體檔案，共有文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、光盤(pán)檔案、專(zhuān)門(mén)(

2、業(yè)務(wù))檔案、設(shè)備檔案、基建檔案共8大類(lèi)。三、全宗內(nèi)各門(mén)類(lèi)檔案的分類(lèi)、編號(hào)（一）文書(shū)檔案1.19492001年，按保管期限年度機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)組卷，每個(gè)保管期限內(nèi)案卷號(hào)混年度編寫(xiě)大流水號(hào)。保管期限為：永久（目錄號(hào)1）、長(zhǎng)期（目錄號(hào)2）、短期（目錄號(hào)3）。機(jī)構(gòu)分類(lèi)類(lèi)目為：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。注：機(jī)構(gòu)分類(lèi)或問(wèn)題分類(lèi)選其一，不同時(shí)存在。文書(shū)檔案檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)。例： C80 01 0001 案卷號(hào) 目錄號(hào)（永久） 全宗號(hào)案卷標(biāo)簽采用以下式樣：全宗號(hào)紅色為永久保管期限、綠色為長(zhǎng)期保管期限 、藍(lán)色為短期保管期，字體是仿宋4號(hào)。背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊

3、3公分處粘貼。C80目錄號(hào)1年 度1949卷 號(hào)1 2.2002-2006年，采用保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法，按歸檔文件整理規(guī)則，以件為單位整理。保管期限為：永久、長(zhǎng)期、短期。2007年開(kāi)始，保管期限為：永久、30年、10年機(jī)構(gòu)分類(lèi)類(lèi)目為：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。文件件號(hào)編制為：按照保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分別編制流水號(hào)。3.歸檔章的使用：在每件文件首頁(yè)的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章，文件處理單隨同文件一道歸檔的可蓋文件處理單上。填寫(xiě)編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。歸檔章的項(xiàng)目為：全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、館編件號(hào)、總頁(yè)數(shù)（見(jiàn)

4、圖）。全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保管期限館編件號(hào)總頁(yè)數(shù)C8020021辦公室永久15全宗號(hào)：C80是由檔案館給各立檔單位編制的代號(hào)，沒(méi)有代號(hào)的暫時(shí)不填。檔案管理軟件中可用單位名稱的拼音字母代替。（以下各門(mén)類(lèi)的全宗號(hào)填寫(xiě)都按此規(guī)定）年度：以位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)歸檔文件的形成年度。如二二年表示為2002，不能簡(jiǎn)化為02。室編件號(hào)：檔案室在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目（即機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）內(nèi)，按文件的排列順序從開(kāi)始逐件編號(hào)，不同類(lèi)目不能混合編號(hào)。保管期限：歸檔文件保管期限統(tǒng)一為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）標(biāo)識(shí)。在2006年前的檔案保管期限是永久、長(zhǎng)期、短期；2007年開(kāi)始根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令保管期限是永久

5、、30年、10年。機(jī)構(gòu)或問(wèn)題：按機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，用中文填寫(xiě)分類(lèi)方案類(lèi)目的機(jī)構(gòu)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；例：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委。按問(wèn)題分類(lèi)的，用中文填寫(xiě)類(lèi)目名稱，例：黨群類(lèi)、行政類(lèi)。企業(yè)在歸章中的“問(wèn)題”可以填寫(xiě)原大類(lèi)代號(hào)。館編件號(hào)：到進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫(xiě)?？傢?yè)數(shù)：每件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁(yè)面統(tǒng)計(jì)，批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批文單的頁(yè)數(shù)?？傢?yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。4.檔案盒盒脊：在盒脊設(shè)置的項(xiàng)目有：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。全宗號(hào)用紅色耐久材料蓋章，其余用黑色耐久材料蓋章，其中起止件號(hào)僅填寫(xiě)室編件號(hào)，即盒內(nèi)第一件文件和

6、最后一件文件的件號(hào)。盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。館編起止件號(hào)、盒號(hào)在進(jìn)館時(shí)再按要求填寫(xiě)，平時(shí)用鉛筆填寫(xiě)，脊背上的字體是仿宋4號(hào)例：(下圖)全 宗 號(hào)C80年 度2002保 管 期 限永 久機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)辦公室起止件號(hào)124盒 號(hào)6.卷盒排列方法：以件為單位整理的檔案按保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）順序排列。（二）會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，以卷為保管單位。采用核算單位年度形式（名稱）分類(lèi)。核算單位按順序從1開(kāi)始編制流水號(hào)，每個(gè)核算單位對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄號(hào)。如：核算單位有3個(gè)，核算單位代號(hào)1為行政會(huì)計(jì)(目錄號(hào)4)，核算單位代號(hào)2為黨委會(huì)計(jì)(目錄號(hào)5)，核算單位代號(hào)3為工會(huì)會(huì)計(jì)(目錄號(hào)6)。(注：這里的樣本

7、目錄號(hào)是臨時(shí)的，各單位要根據(jù)你前面的文書(shū)檔案的目錄號(hào)確定目錄號(hào)，核算單位有幾個(gè)要給幾個(gè)目錄號(hào)) 案卷號(hào)編制方法：同一核算單位下按照憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、其他順序排列編年度小流水號(hào)。會(huì)計(jì)憑證裝盒，財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類(lèi)用硬卷皮裝訂，會(huì)計(jì)賬薄不另加裝具，加貼規(guī)定的封面。會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)目錄號(hào)年度案卷號(hào)。例：C80 0420090001 案卷號(hào) 年度 目錄號(hào)（行政會(huì)計(jì)） 全宗號(hào)標(biāo)簽式樣如下：用于報(bào)表 全宗號(hào)全宗號(hào)C80C80核算單位代號(hào)核算單位代號(hào)11目錄號(hào)用于憑證、帳冊(cè)目錄號(hào)44案卷號(hào)案卷號(hào)115年度年 度20092009憑證號(hào)保管期限1-32永久藍(lán)色標(biāo)簽代表定期保管期限，紅色標(biāo)簽代表永久保

8、管期限，全宗號(hào)、目錄號(hào)用紅色耐久字跡，其余用黑色耐久字跡。背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊2公分處粘貼。（三）照片檔案（目錄號(hào)7）按年度(內(nèi)容)分類(lèi)并組成案卷，以張為單位，按拍攝時(shí)間先后順序排列，編寫(xiě)卷內(nèi)照片小流水號(hào)。每一本照片冊(cè)為一個(gè)案卷號(hào)，混年度編寫(xiě)案卷大流水號(hào)，并編制案卷目錄。案卷封面不填寫(xiě)內(nèi)容，背脊采用標(biāo)簽。四線格標(biāo)簽(或者用文書(shū)檔案標(biāo)簽)。保管期限為永久。照片檔案檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)。例：C80 07 0012 案卷號(hào)目錄號(hào)（照片檔案） 全宗號(hào)標(biāo)簽：式樣如下。目錄號(hào)全宗號(hào) C80 7201112年度5、聲像案卷號(hào)全宗號(hào)紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號(hào)。背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3

9、公分處粘貼。C80目錄號(hào)7年 度2011卷 號(hào)12背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。照片的整理：題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由、背景、攝影者六要素盡可能齊全。（四）光盤(pán)檔案（目錄號(hào)8）光盤(pán)類(lèi)檔案以張為保管單位，每一張為一卷，按形成時(shí)間的先后順序排列。案卷號(hào)的編制按照混年編大流水號(hào)。保管期限為永久。檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)。例： C80 08 0012 案卷號(hào) 目錄號(hào)（光盤(pán)檔案） 全宗號(hào)標(biāo)簽：有二種式樣如下。多可以用。背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。目錄號(hào)全宗號(hào) C80 8201112-21年度案卷號(hào) 全宗號(hào)紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號(hào)。背

10、脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。C80目錄號(hào)8年 度2011卷 號(hào)12-21（五）實(shí)物檔案（目錄號(hào)9）實(shí)物類(lèi)檔案以件為保管單位，每一件為一卷，按形成時(shí)間的先后順序排列。案卷號(hào)的編制按混年編大流水號(hào)。保管期限為永久檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)。例： C80 09 0002 案卷號(hào) 目錄號(hào)（實(shí)物檔案） 本單位全宗號(hào)標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽在實(shí)物背面離底邊左邊(或者右邊)3公分處粘貼。(上下左右各單位自已統(tǒng)一)案卷號(hào)年度目錄號(hào)全宗號(hào) C80 9201125、聲像（六）專(zhuān)門(mén)(業(yè)務(wù))檔案業(yè)務(wù)檔案分為公交行政許可檔案、出租車(chē)行政許可檔案、出租車(chē)行政處罰檔案、三輪車(chē)從業(yè)人員管理檔案四種。專(zhuān)門(mén)(業(yè)務(wù))檔案

11、的檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)年度案卷號(hào)。分類(lèi)號(hào)一級(jí)類(lèi)目采用代號(hào)KG表示，二級(jí)類(lèi)目采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類(lèi)目之間用間隔符號(hào)“.”分開(kāi)，分類(lèi)號(hào)與案卷號(hào)之間用“”表示。案卷號(hào)在最低一級(jí)編年度小流水號(hào)。例： C80 KG120110002 案卷號(hào) 年度 分類(lèi)號(hào)（公交行政許可檔案） 本單位全宗號(hào)標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽的位子離底邊3公分處粘貼。案卷號(hào)年度分類(lèi)號(hào)全宗號(hào) C80 KG1201125、聲像專(zhuān)門(mén)(業(yè)務(wù))檔案分類(lèi)號(hào)附注表分類(lèi)號(hào)檔案內(nèi)容KG1公交行政許可檔案KG2出租車(chē)行政許可檔案KG3出租車(chē)行政處罰檔案KG4三輪車(chē)從業(yè)人員管理檔案（七）設(shè)備檔案設(shè)備檔案按各種設(shè)備型號(hào)分類(lèi)組卷。檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)(

12、設(shè)備代號(hào)民)案卷號(hào)。分類(lèi)號(hào)一級(jí)類(lèi)目采用代號(hào)S（設(shè)備）表示，二級(jí)類(lèi)目為設(shè)備代號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類(lèi)目之間用間隔符號(hào)“”分開(kāi)，分類(lèi)號(hào)與案卷號(hào)之間用“”表示。案卷號(hào)在最低一級(jí)類(lèi)目下編流水號(hào)。例： C80 S1 0002 案卷號(hào) 分類(lèi)號(hào)（S：設(shè)備檔案；1：設(shè)備代號(hào)）本單位全宗號(hào)標(biāo)簽：在科技檔案盒檔號(hào)位置粘貼。在檔號(hào)上面蓋期限圖章。式樣一如下。案卷號(hào)分類(lèi)號(hào)全宗號(hào) C80S125、聲像式樣二如下。全宗號(hào) C80S12分類(lèi)號(hào)設(shè)備代號(hào)5、聲像案卷號(hào)（八）基建檔案：基建檔案按建設(shè)工程項(xiàng)目分類(lèi)組卷。檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)(項(xiàng)目代號(hào))案卷號(hào)。分類(lèi)號(hào)一級(jí)類(lèi)目采用代號(hào)J（基建）表示，二級(jí)類(lèi)目為建設(shè)項(xiàng)目順序號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類(lèi)目之間用間隔符號(hào)“”分開(kāi)，分類(lèi)號(hào)與案卷號(hào)之間用“”表示。案卷號(hào)在