A公司文件編管理規(guī)定

1、 文件編號管理規(guī)定編號：SXKXR-GW-019-20141、目的為了規(guī)范公司各部門和各管理體系文件的編號及文件的日常管理工作，使文件在使用過程中不發(fā)生內(nèi)容重復(fù)、遺留，便于文件的檢索和存檔，特制定本辦法。2、適用范圍適用于公司所有文件和制度的編號。3、術(shù)語根據(jù)文件性質(zhì)分為質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件、合同文件、文書文件四類。3.1體系文件指質(zhì)量手冊、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、質(zhì)量記錄等與質(zhì)量體系有關(guān)的文件。3.2技術(shù)文件指產(chǎn)品技術(shù)文件、工藝技術(shù)文件、檢驗(yàn)技術(shù)文件、外來技術(shù)文件和其它技術(shù)文件五大類。3.3合同文件指除技術(shù)、質(zhì)量合同以外的配套協(xié)議、準(zhǔn)時(shí)供貨協(xié)議、各種供方行為規(guī)范承諾書、價(jià)格

2、協(xié)議等配套合同和營銷合同等。3.4文書文件指公司行政文件、行政規(guī)章、各種請示、一次性的通知等其它與質(zhì)量體系無直接關(guān)聯(lián)的文件，但以公司級文件頒布的列入公司行政文件類。4、職責(zé)4.1辦公室負(fù)責(zé)行政文書、各種文件的編號和歸口管理。4.2財(cái)務(wù)部、供銷部負(fù)責(zé)合同文件的編號和歸口管理。4.3生技部、研發(fā)部負(fù)責(zé)技術(shù)、工藝以及質(zhì)量體系文件的編號和歸口管理。5、正文5.1文件編號規(guī)則5.1.1外來文件執(zhí)行原編號。5.1.2體系文件編號管理5.1.2.1文件類別序號文件名稱代號序號文件名稱代號1質(zhì)量手冊QM2程序文件PM3管理文件GW4作業(yè)指導(dǎo)文件ZW5技術(shù)文件JW6記錄文件JL7表單BD8合同文件HW5.1.2

3、.2部門簡稱序號部門代號序號部門代號1總經(jīng)理012管理代表023辦公室034供銷部045生技部056財(cái)務(wù)部067設(shè)備部078研發(fā)質(zhì)檢部085.1.2.3質(zhì)量手冊編號（Q/SXKXR-QM9001-）Q/SXKXR-QM9001- 發(fā)布年號 質(zhì)量手冊代號 公司標(biāo)準(zhǔn)代號5.1.2.4程序文件編號（Q/SXKXR-QP-）Q/SXKXR QP - - 發(fā)布年號 順序號 程序文件代號 公司標(biāo)準(zhǔn)代號5.1.2.5管理文件編號（SXKXR-GW-）SXKXR-GW- - 發(fā)布年號 順序號 部門代號 管理文件代號 公司代號5.1.2.6作業(yè)文件編號（SXKXR-ZW-）SXKXR- ZW- 發(fā)布年號 順序號

4、 部門代號 作業(yè)文件代號 公司標(biāo)準(zhǔn)代號5.1.2.7管理通知編號（SXKXR-T-）SXKXR -T - 發(fā)布年號 順序號 部門代號 管理通知代號 公司標(biāo)準(zhǔn)代號5.1.2.8質(zhì)量記錄（SXKXR-JL-）JL- - 順序號 記錄文件順序號 質(zhì)量記錄代號5.1.2.9表單編號（SXKXR-BD-）SXKXR -BD - 發(fā)布年號 順序號 部門代號 管理通知代號 公司標(biāo)準(zhǔn)代號5.1.3文件分類：一階文件（質(zhì)量手冊）二階文件：（程序文件）三階文件：（體系支持文件、作業(yè)文件、技術(shù)文件、制度管理文件等）四階文件：（表單、記錄等）；一階、二階文件以及公司級通用文件無需注明部門代號，三階文件及各部門發(fā)布的內(nèi)

5、部文件需注明部門代號。5.1.4文書文件編號5.1.4.1一般文書類別簡稱表（如有文件類別未在此限定內(nèi)，可納入綜合類）行文類別簡稱行文類別簡稱計(jì)劃、規(guī)劃H方案、總結(jié)、報(bào)告Z會議紀(jì)要J通知、通報(bào)、通告T5.1.4.2紅頭文件編號（辦公室【】號） 辦公室【】號 順序號 發(fā)布年號 部門代號5.1.4.3一般文書編號（SXKXR-）如：SXKXR-03-J-2014-06-001表示辦公室2014年6月發(fā)出的第一份會議紀(jì)要SXKXR 03J201406001 順序號 月份代號 發(fā)布年號 文件類別代號 部門代號 公司代號5.2文件編寫規(guī)范5.2.1文件分為標(biāo)題編號目的適用范圍術(shù)語職責(zé)正文接口文件記錄附則

6、等十部分（嚴(yán)格執(zhí)行以上編寫順序），可依據(jù)文件性質(zhì)進(jìn)行適當(dāng)刪減。5.2.2體系文件編寫規(guī)范（見附件一）5.2.3技術(shù)文件根據(jù)技術(shù)文件編寫規(guī)范進(jìn)行編寫，技術(shù)文件簡稱JW，文件編號格式：SXKXR- JW - 年號 順序號 部門代號 技術(shù)文件代號 公司標(biāo)準(zhǔn)代號5.2.4合同文件根據(jù)合同文件編寫規(guī)范進(jìn)行編寫，合同文件簡稱HW。文件編號格式： SXKXR-HW- 發(fā)布年號 順序號 部門代號 合同文件代號 公司標(biāo)準(zhǔn)代號5.2.5文書文件編寫規(guī)范5.2.5.1紅頭文件編寫規(guī)范（見附件二）5.2.5.2報(bào)告/請示編寫規(guī)范（見附件三）5.2.5.3會議紀(jì)要編寫規(guī)范（見附件四）5.2.5.4一般性通知編寫規(guī)范（見

7、附件五）5.2.5.5通報(bào)編寫規(guī)范（見附件六）6、附則6.1本辦法從2014年6月1日開始執(zhí)行。6.2本辦法的解釋權(quán)歸公司辦公室。附件一：體系文件編寫規(guī)范頁邊距：上、下、左、右各2CM文件標(biāo)題黑體、二號、加粗、居中（文件編號）楷體_GB2312、Arial小四、加粗、右對齊齊1、目的黑體、Arial、小四、加粗、左對齊文書楷體_GB2312、Arial、小四、首行縮進(jìn)2字符1.1文書楷體_GB2312、Arial、小四、左對齊2、適用范圍文書2.1文書3、術(shù)語文書3.1文書4、職責(zé)附件二：紅頭文件編寫規(guī)范代碼份號山西凱希瑞科技股份有限公司文件辦公室【】號文件標(biāo)題黑體、二號、加粗、居中發(fā)文對象：

8、黑體、Arial、四號、加粗、左對齊文書楷體_GB2312、Arial、小四、首行縮進(jìn)2字符特此通知山西凱希瑞科技股份有限公司 辦公室 年月日主題詞： 報(bào)： 送： 發(fā)： 附件三：報(bào)告/請示編寫規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)批示：報(bào)告標(biāo)題黑體、二號、加粗、居中（報(bào)告編號）楷體_GB2312、Arial、小四、加粗、居中黑體、Arial、四號、加粗、左對齊報(bào)告對象：文書楷體_GB2312、Arial、小四、首行縮進(jìn)2字符請批復(fù)/指示山西凱希瑞科技股份有限公司 財(cái)務(wù)部 年月日附件四：會議紀(jì)要編寫規(guī)范會議紀(jì)要（紀(jì)要編號）簽發(fā)：時(shí) 間：年月日地 點(diǎn)：主 持 人：與會人員： 主 題：文書主題詞： 報(bào)： 送： 發(fā)： 附件五：一般性通知編寫規(guī)范一般性通知標(biāo)題楷體_GB2312、Arial、小四、加粗、居中楷體_GB2312、Arial、小四、首行縮進(jìn)2字符黑體、Arial、四號、加粗、左對齊黑體、二號、加粗、居中（紀(jì)要編號）發(fā)文對象：文書特此通知山西凱希瑞科技股份有限公司 生技部 年月日主題詞： 報(bào)： 送： 發(fā)： 附件六：通