奧藍學生管理信息系統(tǒng)軟件使用手冊Word版

1、傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！奧藍學生管理信息系統(tǒng)軟件(V1.0)使 用 手 冊基本功能 南京奧藍科技有限公司 NANJING AOLAN INFORMATION TECHNOLOGY CO.,LTD.傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！目 錄 1、前言 12、系統(tǒng)運行配置 23、系統(tǒng)運行 33、1 系統(tǒng)登錄33、2 系統(tǒng)首頁34、學生管理 44、1 信息分類44、2 信息種類44、3 功能按鈕44、4 狀態(tài)提示45、功能按鈕 55、1 樹鏈 55、2 單顯 65、3 瀏覽 75、4 選項 85、5 查找 95、6 批量 12 5、7 統(tǒng)計 145、8

2、 打印 165、9 套打 175、10 導入195、11 審核225、12 導出255、13 查權275、14 規(guī)則286、消息管理297、信息標準321、前言奧藍學生管理信息系統(tǒng)軟件V1.0是一套面向高等院校學生管理多層次的綜合管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)是基于微軟最新的.NET技術和Internet網絡技術，采用WEB方式作為系統(tǒng)操作平臺，避免普通局域網系統(tǒng)客戶端軟件安裝和使用物理區(qū)域的局限性，充分利用校園網的資源優(yōu)勢，擴展系統(tǒng)使用的區(qū)域和層面。開發(fā)背景奧藍學生管理信息系統(tǒng)V1.0的系統(tǒng)研發(fā)人員具有十多年研發(fā)省級及院校級畢業(yè)生就業(yè)管理信息系統(tǒng)的經驗，對高等院校學生管理工作以及現(xiàn)有的各類管理系統(tǒng)有

3、著深入的了解，洞察到目前院校各類管理系統(tǒng)在實際管理工作中顯現(xiàn)的問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：l 各類系統(tǒng)個性明顯，相互之間不能兼顧目前院校使用的各類管理軟件都是針對某些特定管理需要而研制的，如學籍系統(tǒng)是專用于管理學籍變動，就業(yè)系統(tǒng)專用于就業(yè)管理等等，幾套系統(tǒng)使用時產生數(shù)據(jù)和工作的重復，影響管理者的工作效率。l 信息標準體系繁多，系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不能直接通用由于各系統(tǒng)的標準體系不同，主要體現(xiàn)在代碼標準和數(shù)據(jù)結構上，造成數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)之間不能共享，需要進行特定的數(shù)據(jù)轉換，而且數(shù)據(jù)項目內容差異較大。l 多系統(tǒng)運行時相互之間的數(shù)據(jù)一致性得不到保障當系統(tǒng)數(shù)據(jù)發(fā)生變動時，特別是學生的基本信息發(fā)生變動，若其它相關系

4、統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不能及時更新變動，就會造成數(shù)據(jù)不一致，最明顯的是學生的學號姓名在各系統(tǒng)之間不一致。l 系統(tǒng)擴展性差，導致新的個性系統(tǒng)頻繁開發(fā)由于各系統(tǒng)都是針對某項職能開發(fā)的，當有新的管理需求時，又開發(fā)出相應的系統(tǒng)，長期以往系統(tǒng)越來越多，系統(tǒng)之間的矛盾就會激化。l 系統(tǒng)使用人員和地理范圍受到局限現(xiàn)有的系統(tǒng)基本都是在管理部門中的局域網上或者單機上使用，使用人員基本上是具體主管部門的工作人員，而往往很多信息是需要基層管理人員提供和使用的。一般情況下只有靠報盤或郵件方式解決，管理的及時性和有效性有待提高，院校校園網的資源被白白浪費。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！系統(tǒng)特點針對目前院校管

5、理系統(tǒng)使用的現(xiàn)狀， 在廣泛征求院校管理人員意見的基礎上，運用先進的技術，結合高效、開放的開發(fā)思路，打破原有系統(tǒng)的束縛，開發(fā)出全新的綜合的自身具有擴展性和較強生命力的新一代學生管理信息系統(tǒng)。新系統(tǒng)主要特點體現(xiàn)如下:l 充分利用校園網的資源，擴大系統(tǒng)的使用范圍系統(tǒng)服務器端是以網站形式運行，客戶端以WEB方式作為操作平臺， 所以在校園網上使用本系統(tǒng)就象訪問普通網站一樣簡單，無需安裝軟件。l 系統(tǒng)使用者層次多樣性，分為：最高管理層、院系層、年級及班級層使用者層次的多樣性是為了讓各個層面的學生管理工作人員，都集中在本系統(tǒng)上使用，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，系統(tǒng)對各個層面的使用者的權限有著嚴格的控制。l 系統(tǒng)的權

6、限設置嚴密合理，采用分級管理的辦法以往系統(tǒng)的權限設置過度集中在系統(tǒng)管理員身上，新系統(tǒng)采用由各項工作的主管人員分別管理院系年級或班級的操作權限的辦法，系統(tǒng)管理員只擁有系統(tǒng)維護相關的管理權限。l 系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)類型和項目是可以設置調整。系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)類型不僅包含現(xiàn)有管理需要的數(shù)據(jù)類型，而且可以增加管理數(shù)據(jù)類型。管理項目以及數(shù)據(jù)字段項目都可以自行設置，隨著管理的需要自行拓展。l 方便的數(shù)據(jù)導入導出功能，兼容異種類型的數(shù)據(jù)，保證與原有各系統(tǒng)的溝通系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)導入功能提高了數(shù)據(jù)采集的能力，以往各系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)的轉換，需要編制特定的程序才能完成，而現(xiàn)在的導入功能可以讓使用人員自由地進行數(shù)據(jù)對應，數(shù)據(jù)轉換

7、工作變得輕松簡單。l 系統(tǒng)的功能采用工具化的設計思路，方便用戶的個性設置系統(tǒng)的功能由于采用工具化的設計思路，從而提供給用戶更大的使用自主性和可變化性，查找、統(tǒng)計、打印、審核等等功能都變得異常靈活。l 系統(tǒng)提供日常辦公信息的傳遞系統(tǒng)的消息管理模塊提供辦公信息的發(fā)布和管理，日常辦公信息可及時方便地在系統(tǒng)上傳遞。感謝!奧藍學生管理信息系統(tǒng)軟件V1.0的研發(fā)過程中得到了廣大院校的關心和支持，在此特別感謝南京理工大學和南京財經大學學生處的工作人員，本系統(tǒng)首先在南京理工大學投入運行。2、系統(tǒng)運行配置2、1 硬件配置需求： 服務器：標準的專用服務器中央處理器：奔騰III400處理器以上內存：256兆以上硬盤

8、空間：20G以上客戶端：中央處理器：奔騰166處理器以上 內存：64兆以上顯示器：15寸以上，分辨率1024X7682、2 軟件配置需求： 服務器：數(shù)據(jù)庫服務器：SQL Server 2000操作系統(tǒng)：WINDOWS 2000/2003 SERVER瀏覽器：Internet Explorer 6.0以上.NET FRAMEWORK 1.1必須具有校園網中獨立的IP地址 客戶端：操作系統(tǒng)：Windows98/2000/ME/XP瀏覽器：Internet Explorer 6.0以上傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖 3-1 系統(tǒng)登錄圖 3-2 系統(tǒng)首頁3、系統(tǒng)運行3、1 系

9、統(tǒng)登錄打開瀏覽器，在地址欄中輸入系統(tǒng)專用的地址，進入系統(tǒng)登錄界面，如圖3-1所示。輸入正確的用戶名和密碼，點擊“登錄”進入系統(tǒng)主頁。注：用戶起始的密碼都為空，進入系統(tǒng)后應首先進行密碼設置。3、2 系統(tǒng)首頁3、2、1 首頁、登錄、設置、幫助這四個功能連接出現(xiàn)在頁面的右上端。在系統(tǒng)中他們的位置保持固定，用戶在任何頁面上都可點擊運行。他們的功能描述如下：首頁：用戶無論在某個頁面上點擊“首頁”，系統(tǒng)馬上切換頁面到系統(tǒng)首頁，常用在用戶需進入另外一個系統(tǒng)主功能時。登錄：點擊“登錄”，系統(tǒng)回到起始的登錄界面，原有登錄的用戶名及其權限全部清除。設置：這項功能是用來讓用戶進行密碼設置。 幫助：系統(tǒng)新開頁面顯示系

10、統(tǒng)的在線幫助文檔。3、2、2 公告、消息、就業(yè)信息、最新文檔公告：是由校級和學院用戶發(fā)出的讓所有系統(tǒng)用戶或本學院用戶看到公共訊息。消息：是指向某個群體或個人用戶發(fā)出的辦公訊息。就業(yè)信息：是專由校級就業(yè)主管部門發(fā)出的關于就業(yè)工作的各種信息。最新文檔：是校級和學院提供給所有用戶常用的文檔資料和表格。 公告、消息、就業(yè)信息功能使用的詳細說明見“消息管理”。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！最新文檔功能使用的詳細說明見“文檔資料”。3、2、3 系統(tǒng)主功能在系統(tǒng)首頁出現(xiàn)的“學生管理、用戶管理、消息管理、信息標準、系統(tǒng)管理、文檔資料”，是系統(tǒng)六個主功能模塊。用戶權限決定功能模塊的使用。

11、學生管理：是系統(tǒng)主要功能塊，主要處理學生、班級、宿舍、院系信息。 用戶管理：設置系統(tǒng)使用各類用戶類別、用戶名、管理范圍和權限。消息管理：具體操作公告、消息、就業(yè)信息和日程安排的模塊。 信息標準：管理系統(tǒng)使用的各類代碼標準庫。系統(tǒng)管理：完成系統(tǒng)的畢業(yè)年度、學期初始化以及學生管理模塊中的大類、小類以及代碼庫的設置工作。文檔資料：管理公共、單位、部門、個人文檔資料。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！4、學生管理 在系統(tǒng)首頁點擊“學生管理”，進入學生管理模塊，如圖4-1所示。 圖4-1 學生管理4、1 信息分類大類：系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)類型不僅包含現(xiàn)有管理需要的數(shù)據(jù)類型，而且可以增加管理數(shù)

12、據(jù)類型，已存在的數(shù)據(jù)類型還可以調整具體的數(shù)據(jù)項目，目前已運行的管理類型分為以下大類：基本信息、學籍管理、行政處分、勤工助學、貸困補、獎學金、評優(yōu)評獎、素質拓展、檔案管理、就業(yè)管理。小類：每個大類下又分別具有具體的小類。在大類欄下邊一行左邊出現(xiàn)是對應大類的小類，每個小類就對應系統(tǒng)的一個數(shù)據(jù)表。各大類所對應的小類如下所示：基本信息：生源基本、家庭成員、班級信息、宿舍信息學籍管理：學籍變動、學習成績行政處分：行政處分勤工助學：勤助申請、勤助學生記錄、勤助用工記錄、勤助發(fā)放(月)、勤助發(fā)放(總)、單位用工計劃貸 困 補：困難學生、欠費記錄、補助記錄、減免記錄、國家助貸獎 學 金：國家獎學金、省政府獎學

13、金、優(yōu)秀學生獎學金、董事會獎學金、社會獎學金評優(yōu)評獎：三好學生、三好標兵、優(yōu)秀干部、單項積極、學生評優(yōu)、品德考評、先進教學班、體育先進集體、文明宿舍素質拓展：社會工作、政治表現(xiàn)、學科競賽、體育競賽檔案管理：檔案記錄就業(yè)管理：畢業(yè)基本、畢業(yè)輔助點擊大類就會出現(xiàn)具體對應的小類，選擇小類則操作具體的信息數(shù)據(jù)。管理項目的大類和小類以及數(shù)據(jù)字段項目都可以自行設置，隨著管理的需要由系統(tǒng)使用人員自行拓展。4、2 信息種類這里所指的種類是按信息變動時間來分的，分為三種類型：基本型、學期型、年度型。基本型：是從學生入學一直到畢業(yè)離校，這段時間相對保持不變的數(shù)據(jù)信息，比如生源基本、家庭成員、班級信息、宿舍信息等。

14、學期型：這類數(shù)據(jù)信息隨著學期的變化而變動的，最明顯的是學生成績，每個學期都不同，還有獎學金、評優(yōu)評獎等。年度型：是針對畢業(yè)生而言的數(shù)據(jù)信息，與畢業(yè)年度密切相關，比如畢業(yè)基本、畢業(yè)輔助。理解信息種類的含義，就會明白系統(tǒng)提供的“學期”“畢業(yè)年度”選項功能。4、3 功能按鈕在小類下一行出現(xiàn)的是功能按鈕欄，功能按鈕含：瀏覽、查找、批量、統(tǒng)計、打印、套打、導入、審核、導出、查權、規(guī)則，以及最左右兩邊兩個沒有文字說明的按鈕，都是系統(tǒng)提供的關于數(shù)據(jù)處理的特定功能按鈕，也是本使用手冊需詳細說明的部分。詳細說明見“5、功能按鈕”。4、4 狀態(tài)提示在功能按鈕欄下一行左邊顯示的“生源基本： 范圍： ”表示兩個提示含

15、義：1) 目前系統(tǒng)操作的小類是生源基本：2) 目前操作數(shù)據(jù)的范圍是全部。這兩個含義的理解很關鍵，用戶必須清楚自己當前操作的對象和范圍，特別是進行“批量、統(tǒng)計、打印、套打、導入、審核、導出、查權”等操作時，一定要明確被操作數(shù)據(jù)的范圍，以免誤操作。在功能按鈕欄下一行右邊顯示的“權限：讀增改刪”，表示用戶對當前操作的小類所擁有的權限。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-1樹鏈 5、功能按鈕5、1 樹鏈“樹鏈”按鈕在功能按鈕欄的最左邊，主要用于數(shù)據(jù)的顯示?！皹滏湣保罕臼且粋€系統(tǒng)術語，在系統(tǒng)中對此功鈕無法準確地描述，所以此按鈕沒有文字提示，形狀如圖5-1左上角所示， 5、1、1

16、年級年級所指的下拉選擇框可以選擇不同的年級， 從而改變下面樹鏈的分布顯示，目前顯示的內容“全部”，是不分年級的。5、1、2 樹鏈點擊“樹鏈”按鈕出現(xiàn)如圖5-1左邊所示的“樹鏈”。此時樹鏈顯示的是學生在全校各院系的分布， 單擊院系會展開該院系的班級分布，在每個項目后面“( )”內顯示的是對應院系和班級中的人數(shù)。再次點擊“樹鏈”按鈕，則取消“樹鏈”顯示。單擊班級就將數(shù)據(jù)范圍定位該班級；雙擊院系就將數(shù)據(jù)范圍定位該院系。特例：如果用戶只有管理一個班級的權限，那么該功能按鈕不顯示。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-3 小類數(shù)據(jù)選擇圖5-2 單顯圖5-4 代碼字段編輯5、2 單顯

17、“單顯”按鈕在功能按鈕欄的最右邊，見圖4 - 1，點擊按鈕出現(xiàn)圖5-2所示界面。主要用于數(shù)據(jù)的編輯。 “單顯”這個名稱并不確切，它是整個系統(tǒng)中比較重要的部分。為了敘述方便，將左圖劃分為四個部分說明。 5、2、1 類型選擇 在頂層出現(xiàn)的“學生、班級、宿舍、院系”，是系統(tǒng)提供的四種單顯分類，顯示種類跟用戶的權限有關。5、2、2 身份確認 圖5-2顯示的“院系、班級、學號、姓名”，是四個確定學生身份的基本字段，輸入學號或姓名就能判定出學生是否存在。注意：當用姓名進行查找學生時，“學號”必須清空。顯示所有：點擊“顯示所有”按鈕可以將當前學生的所有在系統(tǒng)中存在的記錄數(shù)據(jù)全部顯示出來。 其右邊是顯示學生照

18、片的位置。學號后面的進退按鈕用來向前后選擇當前班級的學生。姓名后的下一個按鈕是用來查找重名的下一個學生5、2、3 小類選擇這塊區(qū)域有三塊內容：(1)左邊的下拉選擇框用來選擇小類，改變下邊數(shù)據(jù)的顯示內容，見圖5 3。(2)右邊的“權限：讀增改刪”表示用戶對當前小類擁有的權限，從而決定底部按鈕“增加記錄”、“保存修改”、“刪除記錄”顯示的可能性。(3)當前學生收過處分或者有過學籍變動，系統(tǒng)會在中間空白處提示出處分、學籍的字樣。5、2、4 編輯區(qū)域選擇小類項目后，按鼠標左鍵或回車鍵進行確定，顯示具體的分類數(shù)據(jù)信息。圖5 4所示的是學生的基本情況。 “藍字”: 系統(tǒng)中很多字段是屬于代碼型的，比如圖5

19、4中的“性別、學歷、專業(yè)”等，系統(tǒng)將他們顯示為藍色。編輯時，可以單擊它們，在彈出的選擇代碼窗口進行選擇，也可直接輸入代碼或名稱。同時，系統(tǒng)提供模糊查找功能。比如圖5 - 4 中，在專業(yè)框中輸入“設計”，系統(tǒng)會彈出所有名稱中含有“設計”的專業(yè)名稱，從而快速選擇專業(yè)。注：如“設計”前無空格則顯示所有以“設計”開頭的專業(yè)。數(shù)據(jù)編輯好后，不要忘記按“增加記錄”或“保存記錄”進行數(shù)據(jù)保存!傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-5瀏覽界面可以點擊列表的項目名稱進行按項目數(shù)據(jù)的增減排序5、3 瀏覽 通過點擊功能按鈕欄中的“瀏覽”按鈕，進入瀏覽操作。首次操作“瀏覽”功能時，選擇范圍，中間

20、區(qū)域就會出現(xiàn)學生數(shù)據(jù)的列表顯示，如圖5-5顯示的是“00011401”班級學生記錄。當中間區(qū)域顯示的不是學生記錄，比如是統(tǒng)計結果時，單擊“瀏覽”按鈕，又會回到學生記錄列表狀態(tài)。5、3、1 分頁記錄顯示的默認狀態(tài)是分頁的，這主要為了減少數(shù)據(jù)傳遞量。單擊底部的頁碼或“首頁、末頁、前頁、下頁”或者直接在編輯行中輸入頁碼，進行頁面切換。選中“不分頁”，記錄切換到全部顯示狀態(tài)，此時速度會受影響。5、3、2 顯示方式如圖5-5所示目前的顯示方式是:默認方式,用戶可以通過系統(tǒng)提供的“選項”功能,將常用的顯示項目進行保存,以便在顯示方式選擇框中進行快速切換,具體功能操作將在“選項”中詳細講解.特例:當顯示方式

21、前出現(xiàn)“口 基本+”時,表示如果選擇此項,那么數(shù)據(jù)列表顯示將把當前小類中實有的記錄數(shù)據(jù)與當前范圍的基本數(shù)據(jù)一起顯示出來.5、3、3 字段項由于有的小類數(shù)據(jù)字段項比較多，全部橫向顯示出來，因屏幕寬度有限而且必要性不大，此時有幾種方法控制顯示：(1) 調整“列數(shù)”值改變顯示項目數(shù)；(2) 利用“列數(shù)”右邊的快捷按鈕，向左、向右移動項目；(3) 通過系統(tǒng)提供的“選項”功能按鈕，選擇所需字段項目（詳見“5、4選項”）。5、3、4 瀏覽與編輯一般情況下，數(shù)據(jù)編輯是在功能按鈕欄中最右邊“單顯”窗口中操作的，對于批量性的數(shù)據(jù)編輯可以使用“導入”和“批量”功能，但有時會需要在列表狀態(tài)下直接進行數(shù)據(jù)編輯，系統(tǒng)有

22、個特例狀態(tài)需要在列表狀態(tài)下進行數(shù)據(jù)編輯：特例:當在生源基本中修改學生的“院系、班級、學號、姓名”時，必須在列表的編輯狀態(tài)下進行修改。如圖5-5中所示點擊“編輯狀態(tài)”，可進入列表編輯界面進行數(shù)據(jù)編輯，按“保存數(shù)據(jù)”按鈕進行保存。在編輯狀態(tài)時“編輯狀態(tài)”變成“瀏覽狀態(tài)”，點擊“瀏覽狀態(tài)”回到瀏覽狀態(tài)。5、3、5 選擇記錄在列表狀態(tài)下如想看某一學生的具體記錄，那么只需在該學生記錄上雙擊鼠標左鍵，右邊窗口馬上顯示該記錄的單顯窗口。關于每條記錄前面的“口”用途，將在“批量”功能中詳細講解。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-6 選項5、4 選項通過點擊功能按鈕欄中的“選項”按鈕，

23、進入選項操作。選項功能比較簡單，通過選擇當前小類或者相關小類中的數(shù)據(jù)的項目,從而改變“瀏覽”狀態(tài)中的列表顯示項目。注意:已選項目的順序決定列表顯示項目的順序，作為關鍵字段的項目如:班級、學號、姓名是默認顯示。5、4、1 固定選項固定選項是指將常用的選擇項目進行存儲,以便以后直接使用。公用選項：是由各小類主管人員設置成型的選項格式，讓所有用戶使用。自用選項：是由用戶自己設置成型，僅供自己使用的選項格式。5、4、2 項目設置(1) 已選項目在已選項目列表框中顯示的是已經選定的項目。已選項目的順序決定“瀏覽”狀態(tài)中的列表顯示項目順序。(2) 備選項目在備選項目列上有三項內容：小類選擇：默認顯示的是當

24、前工作操作的小類，用戶可以切換小類，從而選擇其他小類中的項目。小類項目選擇：在小類選擇下面是所選小類中所有項目的列表顯示，用戶從中選擇具體項目，存放到已選項目中。5、4、3 保存選項當選定好相應的數(shù)據(jù)項目后,可以選擇在名稱編輯框中填寫名稱,然后選擇“存為(自用) ”或“存為公用”,將此次選項進行保存,以便重復使用.注意:保存好的固定選項會在對應“瀏覽”中的顯示方式選擇中出現(xiàn),用戶可快速進入.5、4、4 聯(lián)接條件對于一些需要查詢條件的選項操作,系統(tǒng)提供了選項與查詢條件聯(lián)接的功能,用戶可從聯(lián)接下拉框中選擇成型的查詢條件進行組合,保存選項時可將聯(lián)接的查詢條件一起保存.關于如何設置成型的查詢條件,將在

25、“查找”功能中詳細說明.傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-7查找圖5-8 條件選擇 圖5-9 運算符5、5 查找通過點擊功能按鈕欄中的“查找”按鈕，進入查找操作。查找是為了查詢特定條件的一類記錄而設的。本系統(tǒng)的查找功能在滿足普通條件查找的同時，提供混合條件的查找。注意：如果知道某個學生的學號或者姓名，可直接在“單顯”窗口中進行查找，不必用“查找”功能。5、5、1 固定查找固定選項是指將常用的查找條件進行存儲,以便以后直接使用。公用查找：是由各小類主管人員設置成型的查找條件，讓所有用戶使用。自用選項：是由用戶自己設置成型，僅供自己使用的查詢條件。5、5、2 條件窗口在圖

26、5-7左中部區(qū)域是具體設置條件的界面，分為四列內容：(1) 字段名目前字段也是藍色顯示，表示可以通過單擊字段彈出提示選擇窗口如圖5-8所示，這種方式有兩個方面的優(yōu)點：l 提示顯示的可選信息是系統(tǒng)中存在的數(shù)據(jù)，避免用戶輸入系統(tǒng)中不存在的信息。 l 通過在“口”中單擊選擇，可以選擇多個條件，它們之間的關系是“或者”。如果只選擇一個數(shù)據(jù)項可以通過鼠標雙擊選定。(2) 運算符運算符是中間的一列，默認情況下是“等于”。當指針指向“等于”時，單擊鼠標左鍵，出現(xiàn)的運算符選擇窗口中選擇具體運算符。如圖5-9所示。包含：是指所查找的字段內容中包含表達式中的字符串?？罩担菏侵杆檎业淖侄蝺热轂榭?。非空：是指所查找

27、的字段內容一定有值。(3) 表達式第三列是表達式列，可以在表達式列直接輸入條件內容。注意：多條件時用“，”隔開。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-10 特別條件圖5-11 特別條件例子圖5-12條件篩選(4) 特別條件單擊表達式后面的“”彈出如圖5-10所示的窗口,從中可選擇對應小類中對應的項目,實現(xiàn)不同小類之間的項目數(shù)據(jù)的運算條件設置。比如:讓畢業(yè)基本中的畢業(yè)去向與畢業(yè)輔助中的畢業(yè)去向進行比較,那么選擇中畢業(yè)輔助中的畢業(yè)去向,再在運算符中選擇不等于,出現(xiàn)如圖5-11所示的條件設置,此時的條件是: “畢業(yè)基本.畢業(yè)去向代碼 不等于 畢業(yè)輔助.畢業(yè)去向代碼“。如要取消這

28、個特別條件,則點擊原先出現(xiàn)“”位置中的“X”,刪除此特別條件。5、5、3 特別說明如圖5-12，當在“畢業(yè)中學”表達式編輯框中輸入“鹽城”，再點擊“畢業(yè)中學”字段名后，系統(tǒng)彈出選擇提示窗口，如圖所示，提示項目中都包含“鹽城”這兩個字，從而進一步選擇具體條件。這種功能提供在設置查找條件時，可采用模糊查找的方法。但必須注意的是，當表達式中有內容，而又想重新通過彈出窗口選擇條件時，必須先清空表達式內容。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-13 小類選擇 圖5-14組條件設置圖5-15 查詢狀態(tài)5、5、4 小類選擇在圖5-7

29、的條件窗口右邊是小類選則區(qū)。一般情況下，用戶設置的查帳條件都是針對當前操作的小類的，有時可能需要組合幾個小類的條件進行查找，那么只需在小類中點擊相應的小類，增加條件窗口中的查找項目，設置好條件即可。 5、5、5 組條件設置圖5-14是組條件窗口，當前組條件的具體表達式顯示在編輯框中,組條件之間的關系是或“或”.單擊“X組”切換上面的條件窗口進行條件設置.“新建組”和“刪除組”進行組的新建和刪除.存為(自用):是將當前設置的查找條件按名稱保存下來以便自己重復使用,存為(公用):是由各小類主管人員將當前設置的查找條件按名稱保存下來以便所有用戶重復使用,清空：將設置的條件全部清除，重新設置條件。查詢

30、：當設置好查找條件后，有時可能只是為了知道有多少滿足條件的記錄，那么點擊“查詢”，系統(tǒng)會提示滿足條件的個數(shù)。5、5、6 顯示記錄傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！點擊“顯示記錄”，系統(tǒng)在有滿足條件的記錄的情況下，系統(tǒng)窗口左邊的樹鏈和列表窗口都會發(fā)生變化，如圖5-15所示：(1) 樹鏈各項反映的數(shù)字是滿足查詢條件的數(shù)字，從圖中反映出符合條件記錄的在各院系的分布情況，類似于統(tǒng)計功能。(2) 列表顯示是符合條件的記錄。(3) 在列表上方出現(xiàn)的“查詢狀態(tài)” ，表示數(shù)據(jù)顯示處于查詢篩選狀態(tài)。而且此時樹鏈和列表變成了綠顏色，提示用戶，此時操作相應的功能都是針對篩選出的記錄。若要取消“查

31、詢狀態(tài)”，只要點擊“查詢狀態(tài)”按鈕即可。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-16批量圖5-17 特別范圍5、6 批量通過點擊功能按鈕欄中的“批量”按鈕，進入批量操作。用系統(tǒng)提供的批量功能，可以簡化數(shù)據(jù)編輯的工作量。批量，顧名思義，是對一批數(shù)據(jù)進行相同操作的處理。由于操作范圍原因，批量操作是需要用戶謹慎操作的功能。5、6、1 批量對象在批量窗口的頂部首先顯示出批量對象， 如圖5-16所示， 當前批量對象是“生源基本”。用戶首先必須明確所要進行批量處理的小類。 5、6、2 批量范圍如圖5-16所示“范圍：班級：00011401”表示當前將要對班級：00011401的數(shù)據(jù)進行

32、批量處理，如果批量范圍只顯示：“范圍：”，表示將要進行批量處理的范圍是全部。所以批量范圍的確定是非常重要的。如果當前操作的數(shù)據(jù)狀態(tài)是查詢狀態(tài)，那么批量范圍還受查詢條件的限制。 5、6、3 特別范圍一般情況，批量范圍都是滿足具體條件的記錄，可以通過樹鏈項目的選擇，或者設置查找條件進行篩選。但有些情況下的批量范圍是無法表達出具體條件，例如在當前生源基本需要填寫學生的宿舍號碼時，哪些學生需填寫同一宿舍號碼，就不能明確設置出查找條件，所以系統(tǒng)提供了特別范圍選擇的功能。具體操作如下：在瀏覽狀態(tài)下，在數(shù)據(jù)列表中每條記錄前面的“口”中鼠標左鍵單擊，就會出現(xiàn)如圖5-17的顯示，此時批量范圍顯示為：已選學號個數(shù)

33、：3，批量窗口中的選擇框中出現(xiàn)三個具體的學號，通過“”和“”按鈕可以調整所選學號的個數(shù)。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-18批量表達式5、6、4 顯示記錄只有在進行特別范圍選擇的情況下，才能點擊“顯示記錄”按鈕，將把已選定的記錄在列表狀態(tài)下顯示出來，同時數(shù)據(jù)狀態(tài)處于查詢狀態(tài)，即篩選狀態(tài)。5、6、5 刪除記錄此功能是將選擇范圍內的記錄進行刪除，操作時需要仔細確認。5、6、6 批量表達式在批量窗口的下半部是具體設置批量表達式的區(qū)域，設置方式與“查找”功能的設置方式類似，運算符與“查找”功能中的運算符不同。等于：表示直接賦值；加、減、乘、除：是專門針對數(shù)字型字段的；清空：

34、字符型字段，則清除內容；數(shù)字型字段，則置零。 去空格：是將字段內的空格字符清除。設置好后按“保存修改”按鈕，執(zhí)行批量操作。注:批量功能中針對某些特定的工作需要，還包含一些特定的操作，將在后面介紹。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-19統(tǒng)計表圖5-20特別對應窗口5、7 統(tǒng)計通過點擊功能按鈕欄中的“統(tǒng)計”按鈕，進入統(tǒng)計操作。系統(tǒng)提供的統(tǒng)計功能是工具化設計，由用戶自行設置統(tǒng)計格式。5、7、1 統(tǒng)計對象在統(tǒng)計窗口的頂部首先顯示出統(tǒng)計對象。用戶首先必須明確所要進行統(tǒng)計的小類。如圖5-17所示，當前統(tǒng)計對象是“畢業(yè)基本”。5、7、2 統(tǒng)計范圍傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有

35、幫助，可雙擊去除！圖5-19所示“范圍：”，指對全部數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。統(tǒng)計范圍同樣受“查找”的影響。5、7、3 固定統(tǒng)計固定統(tǒng)計是指用戶在自定義設定的固定統(tǒng)計格式，分為公用和自用兩種。公用統(tǒng)計表：是由各小類主管人員設置的、可讓所有用戶直接使用的統(tǒng)計表。自用統(tǒng)計表：是用戶自己設置給自己使用的。5、7、4 名稱列選擇統(tǒng)計表項目分為:名稱列、數(shù)值列兩類,具體含義見圖5-21的統(tǒng)計結果表便知.名稱列的選擇是在左邊的名稱列選擇框中通過鼠標雙擊選擇統(tǒng)計項目,選擇一個名稱列后,可以在已選列中對所選的項目進行更加靈活多樣的設置,說明如下:序號:表示列顯示的順序。原名:表示從左邊選擇框中選擇的原始項目名。實際名:提

36、供用戶對統(tǒng)計列名可以自行修改,默認情況下等于原名。起始位數(shù)與長度:是系統(tǒng)提供的按位數(shù)進行統(tǒng)計的特殊選擇,比如專業(yè)科類是專業(yè)代碼的前四位,那么就確可設置: 起始位數(shù):1,長度:4,如起始位數(shù)是空,則在長度非空的情況下默認為1。特別對應:此項是系統(tǒng)提供的可改變最終統(tǒng)計結果中具體名稱列的選擇,以圖5-19中第二個名稱選項為例,原始選項是“班級”實際名是“專業(yè)名稱”,那么就需要將統(tǒng)計結果中的班級號碼替換為對應的專業(yè)名稱,此時點擊“有”,會彈出如圖5-20所示的窗口,名 稱：是原始數(shù)據(jù)目前顯示的班級號碼。轉換名稱: 是填寫最終顯示的統(tǒng)計結果的名稱,可以看出并不是每個班級號碼。都要填上對應的轉換名稱,原因

37、是當前是按班級號碼的前六位進行統(tǒng)計的,所以只要在前六位相同的情況下填一個轉換名稱即可。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-21 統(tǒng)計結果確 定: 填寫好對應名稱后,按確定就對應關系保存下來,在特別對應列中就會出現(xiàn)“有”字,同時前面的復選框就會自動打勾,當然可以將復選框中打勾去掉,不進行特別對應。5、7、5 數(shù)值列選擇數(shù)值列選擇即提供簡單的從左邊選擇框中直接選擇項目的功能,又提供用戶自行添加數(shù)據(jù)列的功能。欄數(shù):標題一標題二標題三表示系統(tǒng)提供三層統(tǒng)計表,填寫對應標題時要注意數(shù)據(jù)列之間的關系。數(shù)值一數(shù)值二:表示一個統(tǒng)計結果格中可出現(xiàn)兩個數(shù)值,他們之間用“/”分開,相當于“實際

38、數(shù)/總數(shù)”,數(shù)值一二的下拉選擇框是系統(tǒng)識別的當前可作為數(shù)值統(tǒng)計的項目。條件一條件二:是對數(shù)值一二中統(tǒng)計項進行條件控制,點擊“有”“無”可彈出條件設置窗口,條件設置類似于“查找”功能,通過前面的復選框決定條件的選擇與否。運算符:當選擇了數(shù)值二項目后,系統(tǒng)提供進一步的數(shù)據(jù)一二之間的運算,目前有:百分比、差值、平均值三個選項,這樣結果就象“實際數(shù)/總數(shù) (XX%)” 。單顯:如果統(tǒng)計結果中只出現(xiàn)數(shù)值一二之間的運算值,比如百分比,可以通過此項進行控制。5、7、6 保存選項當設定好統(tǒng)計項目后,可以在名稱編輯框中填寫統(tǒng)計表名稱,然后選擇“存為(自用) ”或“存為公用”,將此次統(tǒng)計設置進行保存,以便重復使用

39、。5、7、7 聯(lián)接條件雖然可在數(shù)值一二中可以設置條件進行數(shù)值控制,但有些統(tǒng)計是在一個大的條件控制下進行的,比如當前圖中的統(tǒng)計是針對本科生進行的統(tǒng)計,所以可以從聯(lián)接下拉框中選擇成型的查詢條件進行組合,保存選項時可將聯(lián)接的查詢條件一起保存.關于如何設置成型的查詢條件,在“查找”功能中詳細說明。 5、7、8 結果輸出如圖5-21統(tǒng)計結果,可以通過選擇“打印”進行打印輸出,也可通過“導出”功能將統(tǒng)計結果輸出到一個EXCEL文件中。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-22打印圖5-23頁面設置5、8 打印通過點擊功能按鈕欄中的“打印”按鈕，進入打印操作。打印操作可將瀏覽狀態(tài)下的數(shù)

40、據(jù)記錄以及統(tǒng)計報表打印出來。5、8、1 橫向、縱向設置選擇橫向、縱向打印，系統(tǒng)會計算出所要打印的頁數(shù)，用戶進一步選擇起始和終止打印頁號。注意:此時的橫向、縱向選擇并沒有真正決定打印紙張方向，具體設置要進入“設置”選項。5、8、2 打印標題在圖5-22所示的“請在此輸入打印標題”框，是讓用戶填寫具體打印的標題。5、8、3 設置在圖5-22所示窗口點擊“設置”，出現(xiàn)如圖5-23的頁面設置窗口。同樣可以在IE瀏覽器窗口的頂層菜單中選擇“文件”“頁面設置”。(1) 頁眉頁腳在頁面設置窗口中，如果是首次進入，在“頁眉頁腳”編輯框中會有一些特殊符號，是決定打印出的紙張上出現(xiàn)頁眉、頁腳的內容，在系統(tǒng)打印中不

41、需要這些設置，所以請把它們清空。(2) 方向 窗口下面的“方向”設置真正決定了紙張的打印方向。(2) 頁邊距系統(tǒng)默認的頁邊距上下左右都是19.05毫米，沒有特別需要，請不要改動他們。因為系統(tǒng)很多的打印設定都是基于默認的頁邊距狀態(tài)的，如需改動，請完成后再將他們改為默認的19.05毫米。 5、8、4 預覽打印之前，可以在打印窗口中選定好起始頁號，點擊“文件”下拉菜單中的“打印預覽”命令，進行預覽，然后決定是否打印。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-24 套打窗口圖5-25套打頁面設置5、9 套打通過點擊功能按鈕欄中的“套打”按鈕，進入套打操作。套打是將數(shù)據(jù)打印在固定格式的

42、紙張上的一種打印方式，常見的是財務系統(tǒng)中的憑證套打。一般性的套打程序是由開發(fā)者設定好的，用戶如要改動，需請程序員修改相應的套打程序。本系統(tǒng)提供的套打程序有如下的特點：l 打印項目由用戶自行設定套打的項目可以從系統(tǒng)各小類中選擇，對于固定的文字說明，用戶可直接輸入。l 位置、字體、字號、寬度等可以自由調整在套打的“頁面設置”窗口中，用戶可運用鼠標輕松快捷地設置項目的位置、字體、字型、字號以及寬度等。l 保存套打格式對于常用的套打格式，用戶可以保存下來，以供長期使用。套打功能是本系統(tǒng)的“亮點”功能，下面以畢業(yè)生推薦表套打格式進行說明。5、9、1 固定套打固定套打指的是已經成型的套打格式，如圖5-24

43、所示的檔案袋封面打印格式推薦表套打格式，用戶可以直接選用，也可以進行頁面設置的調整。公用套打：是由各小類主管人員設置的成型的套打格式，讓所有用戶使用。 自用套打：是由用戶自己設定成型，僅供自己使用的套打格式。 5、9、2 項目設置(1) 已選項目在已選項目列表框中顯示的是已經選定的套打項目。已選項目的選擇順序是不重要的。(2) 備選項目在備選項目列上有三項內容：小類選擇：默認顯示的是當前工作操作的小類，用戶可以切換小類，從而選擇其他小類中的項目。小類項目選擇：在小類選擇下面是所選小類中所有項目的列表顯示，用戶從中選擇具體套打所需項目，存放到已選項目中。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，

44、可雙擊去除！圖5-26 位置設置圖5-27寬度設置圖5-28字體字號字形設置圖5-29開始套打字符串選擇：字符串選擇是讓用戶設置一些常量的數(shù)據(jù)，比如圖5-24中：年度、學校名稱、年月日等。系統(tǒng)約定:在已選項目中單獨出現(xiàn)的常量:年月日，在套打時是打印出具體日期。 5、9、3 頁面設置選擇套打項目后，按下面的“頁面設置”按鈕，進入套打頁面設置窗口，如圖5-25所示。當然在進行頁面設置的同時，可以進一步選擇套打項目。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！(1) 位置設置移動鼠標指針到項目框中，如圖5-26所示。出現(xiàn)十字符號時，按住左鍵移動項目到目標位置，此時上方的：“左： 頂： ”中

45、記錄的是當前項目的位置值，可以用他們進行微調。(2) 寬度設置寬度設置是為了控制項目打印在固定的寬度范圍內。移動鼠標指針到項目框中，如圖5-27所示。出現(xiàn)左右箭頭符號時，按住左鍵進行橫向移動，改變邊框的大小，從改而寬度。同樣可以通過設置上方的“寬： ”進行微調。(3) 字體字號字形設置字體、字號、字形設置可以通過上方的三個下拉選擇框進行選擇。如圖5-28所示。 5、9、4 開始套打點擊圖5-25套打窗口中的“開始套打”按鈕，彈出如圖5-29所示的套打頁面。(1) 起始與終止號碼這兩個號碼的填寫是與小類類型相關的：學生類:學號 班級類:班級號碼宿舍類:宿舍號碼 院系類:院系代碼(2) 每頁個數(shù)這

46、個選項是為了一些套打的需要而設置的，有些套打須在一張紙打幾個，就可以通過這個選項來設置。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-30數(shù)據(jù)導入5、10 導入通過點擊功能按鈕欄中的“導入”按鈕，進入導入操作。導入功能將本系統(tǒng)外的數(shù)據(jù)導入到本系統(tǒng)中來。利用導入功能可以提高數(shù)據(jù)編輯的效率，對于批量數(shù)據(jù)的編輯，可以在系統(tǒng)外進行處理，然后利用導入功能將數(shù)據(jù)批量導入到系統(tǒng)。圖5-30所示為勤工助學月用工記錄數(shù)據(jù)導入實例。5、10、1 系統(tǒng)類型系統(tǒng)類型是指將要導入到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的格式以及代碼標準與系統(tǒng)相比的類型。異種類型：是指導入的數(shù)據(jù)格式及代碼標準與系統(tǒng)標準有所不同，大多數(shù)情況下選用異種類

47、型。相同類型：是指導入的數(shù)據(jù)格式及代碼標準與系統(tǒng)標準完全相同，這種情況比較少見。5、10、2 導入方式導入方式是為了保證數(shù)據(jù)的安全所作出的明細選擇，具體根據(jù)用戶對當前處理小類的權限而定，分為三種方式：(1) 增加記錄導入的數(shù)據(jù)是系統(tǒng)中不存在的記錄，即新記錄增加進系統(tǒng)，系統(tǒng)中已存在的記錄保持不變。用戶必須具有“增”的權限。(2) 覆蓋記錄導入的數(shù)據(jù)如果是系統(tǒng)中已存在的，則進行更改；系統(tǒng)中不存在的則不導入。 用戶必須具有“改”的權限。(3) 增加+覆蓋記錄這種方式是以上兩種方式的組合，只有在用戶具有“增改”兩種權限時才會有效。5、10、3 文件類型文件類型的選擇決定要上傳到服務器端的本地端的文件類

48、型。目前有：DBF、EXCEL兩種文件類型，如是其他的文件類型，一般情況下可以利用工具軟件導出生成DBF或EXCEL類型。 傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！圖5-31項目設置5、10、4 上傳文件在選定好文件類型后，點擊“瀏覽”按鈕，彈出文件選擇窗口，選定需導入的文件名，文件名必須以“DBFFPTXLS”為后綴。特別說明：(1) 如上傳的文件是.DBF型的數(shù)據(jù)庫文件，并含有備注型字段，首先上傳帶“DBF”后綴的文件，此時導入窗口下面會出現(xiàn)錯誤顯示界面，不要管他!繼續(xù)上傳帶“FPT”后綴的文件，系統(tǒng)就會顯示正常。(2) 如上傳的是EXCEL型文件時，若系統(tǒng)顯示出現(xiàn)異常，不能

49、出現(xiàn)圖5-31的正常界面時，極可能是EXCEL文件有特別的內容。建議先在本地機上打開該EXCEL文件，然后采用：“全選復制新建文件粘貼”的辦法生成新的EXCEL文件，再上傳此新建的文件。5、10、5 項目設置選擇正確的文件上傳后，在導入窗口下半部就出現(xiàn)如圖5-31所示界面。本例為導入12月份的勤工助學記錄的EXCEL文件。(1) 導入文件的數(shù)據(jù)項如圖5-31最左邊的列表，是系統(tǒng)識別出的導入的EXCEL文件的列名，它的具體對應情況見最右邊的“需導入的數(shù)據(jù)顯示”。經對照可看出原先在EXCEL狀態(tài)下的列名，比如“用工單位”變成了“F3”， “F3”才是系統(tǒng)真正識別的列名。(2) 數(shù)據(jù)項目匹配圖5-31中間是一個導入數(shù)據(jù)項目與系統(tǒng)數(shù)據(jù)項目的對應表。“導入字段”是需用戶進行選擇填寫的列。在“導入文件的數(shù)據(jù)項”中光標選定好項目，在對應的“導入字段”中雙擊鼠標，就會