采購部操作流程圖

1、采購部操作流程圖采購是保證企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)品開發(fā)，保證質(zhì)量，提高生產(chǎn)效率，進(jìn)行成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而，很多企業(yè)出現(xiàn)采購管理疲軟無力、混亂不堪的局面，或者運行效率低、成本高，給企業(yè)造成很大的損失。企業(yè)特別是中型或大型的企業(yè)，為了企業(yè)的正常運行，必須健全采購管理組織和采購管理流程。一般來說，采購管理包括采購計劃、采購申請單的下達(dá)、執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫到采購結(jié)算的全過程，采購部需對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，以實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。為達(dá)到這一目的，企業(yè)應(yīng)對采購的每一階段都建立相應(yīng)的流程，明確規(guī)定采購管理的權(quán)限、職權(quán)范圍、審批權(quán)限、工作內(nèi)容等，這有利于采購管理

2、工作的順利開展。下面是采購管理中的幾個常見流程，僅供參考。采購管理總流程序號總經(jīng)理財務(wù)部采購部相關(guān)部門相關(guān)規(guī)程/表單123456678審批審核審批審批審核付款入賬辦理結(jié)算編制采購計劃詢價議價選擇供應(yīng)商起草合同績效評價辦理退貨合格組織驗收簽訂合同跟催監(jiān)督下訂購單申請采購備貨配合供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商質(zhì)量評價表采購績效考核表、采購評價報告采購物資驗收報告、入庫單、購結(jié)算申請單、采購發(fā)票及單據(jù)、退貨單采購合同采購申請單、采購計劃書采購訂單、貨物催交單詢價記錄表、比價議價記錄表采購管理總流程說明流程節(jié)點責(zé)任人工作說明1編制采購計劃采購部匯總整理各部門提交的請購單，制訂采購計劃，并應(yīng)與相關(guān)人員溝通確認(rèn)審核

3、財務(wù)部審核是否在預(yù)算內(nèi)以及相關(guān)信息的準(zhǔn)確性審批總經(jīng)理審批是否同意采購計劃2詢價議價采購部收集市場調(diào)查信息和資料，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價，詢價結(jié)束后，應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行比價和議價3選擇供應(yīng)商采購部根據(jù)供應(yīng)商開發(fā)、選擇標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商，通過初審的供應(yīng)商，要求其提供樣品進(jìn)行檢測或試用，并填寫供應(yīng)商質(zhì)量評價表4起草合同采購部根據(jù)談判和磋商結(jié)果確定采購合同的內(nèi)容、格式和具體要求審核財務(wù)部審核采購合同相關(guān)條款審批總經(jīng)理簽字審批簽訂合同采購部合同審批后，與供應(yīng)商簽訂正式合同下訂購單下達(dá)訂購單5跟催監(jiān)督采購部1.了解供應(yīng)過程是否正常，確保能按時交貨。發(fā)現(xiàn)交貨延遲等狀況時，采購員應(yīng)及時進(jìn)行催交、補救2.供應(yīng)商發(fā)貨后

4、了解承運人的相關(guān)信息，跟蹤貨物在途中的狀態(tài)6組織驗收采購部1.組織通知質(zhì)量部檢驗，并將廠商、品名、規(guī)格、數(shù)量以及驗收單號碼填入檢驗記錄表合格采購部1.交貨判定合格后，將貨物標(biāo)識合格，填寫檢驗合格單，并通知倉儲部辦理入庫手續(xù)2.質(zhì)量部驗收不合格的貨物，由采購部進(jìn)行退貨處理7辦理結(jié)算財務(wù)部審核采購貨物的發(fā)票和單據(jù)，與合同條款對照，確認(rèn)無誤后辦理付款手續(xù)，并向供應(yīng)商索要貨物發(fā)票和貨單；財務(wù)付款結(jié)算前，必須由總經(jīng)理審批簽字付款入賬財務(wù)部審批通過的合同按合同規(guī)定的時間、方式辦理付款，并入賬，同時更新財務(wù)帳8績效評價采購部對采購效果進(jìn)行評價，評價采購人員的績效和部門績效，并對供應(yīng)商進(jìn)行評審采購申請管理流程

5、序號總經(jīng)理財務(wù)部采購經(jīng)理采購員相關(guān)部門相關(guān)規(guī)程/表單123465審批審核審批采購到所需物資執(zhí)行采購采購預(yù)算匯總采購需求庫存調(diào)查否替代品采購申請?zhí)顚懖少徤暾埍硖岢霾少徤暾埲霂焓褂貌少徯枨笥媱?、采購計劃書采購需求匯總表采購管理制度物資請購單采購合同訂購單采購申請管理流程說明流程節(jié)點責(zé)任人工作說明1提出采購申請相關(guān)部門1.各部門應(yīng)根據(jù)日常經(jīng)營活動需要，提出采購申請2.各部門向采購部遞交請購單，請購單要說明請購的品名、數(shù)量、需求的日期、預(yù)算金額等內(nèi)容2匯總采購需求采購員采購部根據(jù)請購單的內(nèi)容對采購需求進(jìn)行匯總，并進(jìn)行需求分析，制訂采購計劃3庫存調(diào)查采購員查核采購物資庫存情況4采購預(yù)算采購員進(jìn)行采購預(yù)算

6、，上交采購經(jīng)理審批審批采購經(jīng)理審批采購預(yù)算審核財務(wù)部對采購申請進(jìn)行預(yù)算復(fù)核，并交總經(jīng)理審核審批總經(jīng)理審批簽字，特別是數(shù)額較大的采購項目，必須有總經(jīng)理的審批簽字5執(zhí)行采購采購部采購經(jīng)理安排采購任務(wù)，制訂采購作業(yè)計劃，并組織實施采購工作，參照采購總流程6替代品采購申請相關(guān)部門1.當(dāng)不能采購到計劃采購物資時，由采購部或所需采購物資部門提出替代品采購申請2.一般替代品物資采購申請由所需采購物資部門經(jīng)理審批，重要物資或者關(guān)鍵物資的替代品采購申請由總經(jīng)理審批，若采購物資涉及相關(guān)技術(shù)方面的問題，應(yīng)有相關(guān)技術(shù)人員的參與入庫使用采購合格的物資，交由倉儲部入庫，分發(fā)使用采購詢價管理流程序號總經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理采購經(jīng)理采

7、購員供應(yīng)商相關(guān)規(guī)程/表單12345667審批審核進(jìn)一步洽談編制詢價報告簽訂合同制作并發(fā)出詢價單匯總、分析供應(yīng)商報價收集匯總價格信息審核審核商談價格確定供應(yīng)商報價洽談相關(guān)條件價格洽談采購合同詢價供應(yīng)商名單供應(yīng)商報價單供應(yīng)商價格信息表采購計劃表采購詢價記錄表采購詢價單采購詢價報告采購詢價管理流程說明流程節(jié)點責(zé)任人工作說明1收集匯總價格信息采購員通過各種渠道收集供應(yīng)商的價格信息，充實采購的價格數(shù)據(jù)庫，并初步確定詢價供應(yīng)商的范圍2制作并發(fā)出詢價單根據(jù)特定的采購對象制作詢價單，并向初步選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知詢問價格報價供應(yīng)商供應(yīng)商按照詢價要求報價3匯總、分析供應(yīng)商報價采購員在規(guī)定日期內(nèi)，將詢問得到的價

8、格信息進(jìn)行匯總、整理、分析后，與各供應(yīng)商進(jìn)一步商談價格編制詢價報告在詢價截止日期后，匯總并整理所有報價，經(jīng)過對比分析，編制采購詢價報告，并交由采購部經(jīng)理審核4審核采購經(jīng)理詢價書面報告報采購經(jīng)理進(jìn)行審核5進(jìn)一步洽談采購人員根據(jù)審核意見或建議，繼續(xù)與價格合理的供應(yīng)商洽談質(zhì)量、售后、結(jié)算等條件6確定供應(yīng)商根據(jù)洽談結(jié)果，選擇確定綜合條件最好的供應(yīng)商審核采購經(jīng)理采購經(jīng)理對采購人員最終選擇的供應(yīng)商情況進(jìn)行審核審批總經(jīng)理總經(jīng)理對采購員最終選擇的供應(yīng)商進(jìn)行審批7簽訂合同采購員與供應(yīng)商簽訂采購合同采購合同管理流程序號總經(jīng)理采購經(jīng)理采購部供應(yīng)商相關(guān)規(guī)程/表單1234567689審批N審核審批Y審核YN選擇供應(yīng)商供

9、應(yīng)商評審制訂供應(yīng)商名單采購談判合同歸檔履行合同簽訂合同修改編制合同起草合同配合履行合同采購談判簽訂合同采購合同供應(yīng)商名單供應(yīng)商評審表供應(yīng)商調(diào)查表采購合同管理流程說明流程節(jié)點責(zé)任人工作說明1選擇供應(yīng)商采購部根據(jù)采購需要選擇供應(yīng)商2供應(yīng)商評審會同相關(guān)部門和人員對供應(yīng)商的綜合實力進(jìn)行評審3制訂供應(yīng)商名單將通過初審的供應(yīng)商記錄形成名單審核采購經(jīng)理審核供應(yīng)商名單審批總經(jīng)理審批簽字4采購談判采購部提出基本的采購要求，向供應(yīng)商詢價，并比價、議價，供應(yīng)商做出回應(yīng)洽談5起草合同采購部企業(yè)的法律顧問應(yīng)針對合同的合法性和法律保障性提出相應(yīng)的意見，配合采購部擬訂采購合同審核采購經(jīng)理審核起草后的采購合同，核查合同條款，

10、需要修改的合同應(yīng)返回相關(guān)人員進(jìn)行修改審批總經(jīng)理審批簽字6修改編制合同采購部經(jīng)總經(jīng)理審批后由采購部相關(guān)人員匯總相關(guān)人員的意見和建議，對合同中存在問題的地方進(jìn)行修改7簽訂合同采購部采購合同編制完畢后，與供應(yīng)商簽訂采購合同，雙方代表簽字蓋章8履行合同采購部供應(yīng)商簽訂合同后，按照合同規(guī)定條款履行合同。經(jīng)辦采購員負(fù)責(zé)對合同的履行進(jìn)行追蹤。如在合同履行過程中發(fā)生爭議，經(jīng)辦采購員應(yīng)及時向采購經(jīng)理報告，不能與對方協(xié)商解決的，應(yīng)請示上級是否依法采取措施9合同歸檔采購部將采購合同及與采購合同有關(guān)的資料進(jìn)行建檔、歸檔采購?fù)素浌芾砹鞒绦蛱柌少徑?jīng)理采購部供應(yīng)商相關(guān)規(guī)程/表單1234566Y審批到貨組織驗收合格N辦入庫使

11、用辦理其他手續(xù)辦理退貨處理方案發(fā)貨賠償，取回貨物核對信息取消付款申請采購問題說明、文件退貨單不合格品處理申請單貨物驗收單采購?fù)素浌芾砹鞒陶f明流程節(jié)點責(zé)任人工作說明1到貨采購部供應(yīng)商發(fā)貨后，采購員跟蹤貨物運輸情況，到貨后通知相關(guān)部門檢驗2組織驗收1.采購部進(jìn)行清點核對，清點貨物的數(shù)量，逐一檢查貨物的啟封，并將清點數(shù)量與采購訂單核對2.技術(shù)部、質(zhì)量等協(xié)助檢驗貨物合格檢驗貨物是否存在質(zhì)量問題3處理方案如有問題，則由采購員及質(zhì)量檢驗人員提出具體的解決方案審批采購經(jīng)理審閱簽批處理方案4辦理退貨采購部采購員根據(jù)檢驗結(jié)果開具退貨單，并與供應(yīng)商交涉退回、賠償事宜核對信息供應(yīng)商核對相關(guān)信息5賠償，取回貨物供應(yīng)商

12、供應(yīng)商核對信息并經(jīng)雙方協(xié)商后，由供應(yīng)商自行取回不合格物資并進(jìn)行賠償6辦理其他手續(xù)采購部/供應(yīng)商供應(yīng)商收到采購部的退貨后，應(yīng)及時向采購部辦理退款及其他相關(guān)事宜；如果采購部還未進(jìn)行付款，則應(yīng)填寫取消付款申請招標(biāo)采購流程圖節(jié)點總經(jīng)理采購經(jīng)理采購部供應(yīng)商相關(guān)規(guī)程/表單7654311109821審批選取中標(biāo)者簽訂合同組織論證審核準(zhǔn)備招標(biāo)文件、人員宣布中標(biāo)單位確定合格供應(yīng)商初步評審接收投標(biāo)書資格審查發(fā)售標(biāo)書編制招標(biāo)書發(fā)布招標(biāo)廣告購買填報標(biāo)書參與評標(biāo)填報資格審查文件簽訂合同資格審查文件采購招標(biāo)書采購招標(biāo)流程說明流程節(jié)點責(zé)任人工作說明1準(zhǔn)備招標(biāo)文件、人員采購部準(zhǔn)備采購招標(biāo)文件，成立評標(biāo)小組。評標(biāo)小組成員由總經(jīng)理根據(jù)評標(biāo)內(nèi)容審批確定，小組成員除專業(yè)技術(shù)人員外，根據(jù)采購業(yè)務(wù)的不同應(yīng)有財務(wù)、預(yù)算、研發(fā)等相關(guān)人員。如有必要，還應(yīng)有外聘專家。評標(biāo)小組成員數(shù)應(yīng)為奇數(shù)，不得少于5人2編制招標(biāo)書編制采購招標(biāo)書，報采購經(jīng)理審核審核采購經(jīng)理審核招標(biāo)書3發(fā)布招標(biāo)廣告采購部發(fā)布招標(biāo)廣告，說明招標(biāo)項目的名稱、地點和任務(wù)等情況填報資格審查文件供應(yīng)商填報企業(yè)發(fā)出的資格審查文件，在規(guī)定時間內(nèi)反饋給企業(yè)采購部4資格審查采購部根據(jù)資格審查條件，對供應(yīng)商資質(zhì)、信譽等方面進(jìn)行審查，確認(rèn)其是否符合采購需求5確定合格供應(yīng)商通過審查供應(yīng)商