Microsoft_Office_Access怎么使用

1、microsoft_office_access怎么使用,本章學習要點,數(shù)據(jù)庫概念介紹 access 2007介紹 access 2007的新界面 access 2007的新功能,本章學習要點,數(shù)據(jù)庫概念介紹 access 2007介紹 access 2007的新界面 access 2007的新功能,1.1 認識數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)庫簡介 數(shù)據(jù)庫的基本功能,1.1.1 數(shù)據(jù)庫簡介,數(shù)據(jù)庫就是存放各種數(shù)據(jù)的倉庫。它利用數(shù)據(jù)庫中的各種對象，記錄和分析各種數(shù)據(jù),例如，使用三個表的客戶管理系統(tǒng)并不是三個數(shù)據(jù)庫，而是一個包含有三個表的數(shù)據(jù)庫。access 數(shù)據(jù)庫會將自身的表與其他對象(如窗體、報表、宏和模塊)一起

2、存儲在單個數(shù)據(jù)庫文件中,1.1.2 數(shù)據(jù)庫的基本功能,支持向數(shù)據(jù)庫中添加新數(shù)據(jù)記錄，例如增加業(yè)務訂單記錄。 支持編輯數(shù)據(jù)庫中的現(xiàn)有數(shù)據(jù)，例如更改某條訂單記錄的信息。 支持刪除信息記錄，如果某產(chǎn)品已售出或被丟棄，用戶可以刪除關于此產(chǎn)品的信息。 支持以不同的方式組織和查看數(shù)據(jù)。 支持通過報表、電子郵件、intranet或internet與他人共享數(shù)據(jù),1.2 認識access 2007,access 2007的啟動 access 2007的界面 accdb和mdb數(shù)據(jù)庫的區(qū)別,1.2.1 access 2007的啟動,操作步驟,第一步：選擇【開始】|【所有程序】|microsoft office|

3、microsoft office access 2007命令，即可啟動access 2007，如下圖所示,第二步：啟動access 2007以后，就可以看到access 2007的啟動界面，如下圖所示,1.2.2 access 2007的界面,一個全新的access 2007界面如下圖所示,新界面使用稱為“功能區(qū)”的標準區(qū)域來替代access 早期版本中的多層菜單和工具欄，如下圖所示,1.2.2 access 2007的界面,access 2007 中主要的新界面元素 【開始使用 microsoft office access】頁 啟動界面 本地模板（選擇【本地模板】選項打開,1.2.2 ac

4、cess 2007的界面,access 2007 中主要的新界面元素 【開始使用 microsoft office access】頁 商務模板（選擇【商務】選項打開） 空白數(shù)據(jù)庫（點擊主界面上的【空白數(shù)據(jù)庫】按鈕，創(chuàng)建一個空白數(shù)據(jù)庫,1.2.2 access 2007的界面,access 2007 中主要的新界面元素 新增的“功能區(qū)” （下一節(jié)介紹） 更加方便的導航窗格 導航窗格,單擊導航窗格右上方的小箭頭，即可彈出【瀏覽類別】菜單，可以在該菜單中選擇查看對象的方式，如下圖所示,導航窗格”區(qū)域位于窗口左側，用以顯示當前數(shù)據(jù)庫中的各種數(shù)據(jù)庫對象。導航窗格取代了access早期版本中的數(shù)據(jù)庫窗口，

5、如下圖所示,例如當我們選擇按【表和相關視圖】進行查看時，各種數(shù)據(jù)庫對象就會根據(jù)各自的數(shù)據(jù)源表進行分類，如下圖所示,1.2.2 access 2007的界面,access 2007 中主要的新界面元素 更加方便的選項卡式文檔,操作：將數(shù)據(jù)庫中默認的選項卡式文檔，設置為窗口式文檔,第一步：啟動access 2007，打開需要進行設置的數(shù)據(jù)庫,第二步：單擊屏幕左上角的office徽標按鈕，在彈出的對話框中單擊【access 選項】按鈕，如下圖所示,第三步：系統(tǒng)彈出【access 選項】對話框后，在對話框中選擇【當前數(shù)據(jù)庫】選項，在右邊的【應用程序選項】區(qū)域中選中【重疊窗口】單選按鈕，如下圖所示,1.

6、2.2 access 2007的界面,access 2007 中主要的新界面元素 增強的狀態(tài)欄 新增的微型工具欄 新增的樣式庫,一個表的【設計視圖】中的狀態(tài)欄，左下方的視圖如下,右下方的視圖如下,例如，左圖是一個報表對象的打印預覽視圖，在該視圖中，樣式庫提供了多種頁邊距的設置方式,1.2.3 accdb和mdb數(shù)據(jù)庫的區(qū)別,新的數(shù)據(jù)庫格式 accdb：用于access 2007文件格式的文件擴展名，取代.mdb文件擴展名。 accde：用于處于“僅執(zhí)行”模式的 access 2007 文件的文件擴展名。accde 文件刪除了所有 visual basic for applications (v

7、ba)源代碼，僅包含了經(jīng)過編譯以后的代碼。因此用戶不能查看、修改和創(chuàng)建任何vba代碼，.accde取代.mde文件擴展名。下圖就是打開一個accde格式的數(shù)據(jù)庫文件以后的截圖。可以看到，用戶在這種格式下是不能創(chuàng)建vba模塊的,1.2.3 accdb和mdb數(shù)據(jù)庫的區(qū)別,新的數(shù)據(jù)庫格式 accdt：用于access數(shù)據(jù)庫模板的文件擴展名。例如下圖就是access 2007自帶的各種模板文件。 accdr：accdr是一個新的文件擴展名，它使數(shù)據(jù)庫文件處于鎖定狀態(tài)。比如，如果將數(shù)據(jù)庫文件的擴展名由.accdb更改為.accdr，便可以創(chuàng)建一個鎖定版本的數(shù)據(jù)庫，這種數(shù)據(jù)庫可以打開，但是看不到其中的任

8、何內容，如下圖所示,1.2.3 accdb和mdb數(shù)據(jù)庫的區(qū)別,accdb格式簡介 多值字段 附件數(shù)據(jù)類型,在 access 2007 中，您可以創(chuàng)建一個多值字段的組合框。單擊組合框時，復選框顯示為選中狀態(tài)標識了您的選擇。您可以選中或取消選中列表中的項目，然后單擊【確定】按鈕，提交所做出的選擇,1.2.3 accdb和mdb數(shù)據(jù)庫的區(qū)別,accdb格式簡介 增強與windows sharepoint services 和 microsoft office outlook 2007 的集成功能 增強的加密功能 備注字段歷史記錄跟蹤,1.3 access的功能區(qū),命令選項卡 上下文命令選項卡 快速

9、訪問工具欄,1.3.1 命令選項卡,開始】選項卡 功能 選擇不同的視圖。 從剪貼板復制和粘貼。 設置當前的字體格式。 設置當前的字體對齊方式。 對備注字段應用 rtf 格式。 操作數(shù)據(jù)記錄(刷新、新建、保存、刪除、匯總、拼寫檢查等)。 對記錄進行排序和篩選。 查找記錄,1.3.1 命令選項卡,創(chuàng)建】選項卡 功能 插入新的空白表。 使用表模板創(chuàng)建新表。 在 sharepoint 網(wǎng)站上創(chuàng)建列表，在鏈接至新創(chuàng)建的列表的當前數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建表。 在設計視圖中創(chuàng)建新的空白表。 基于活動表或查詢創(chuàng)建新窗體。 創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)透視表或圖表。 基于活動表或查詢創(chuàng)建新報表。 創(chuàng)建新的查詢、宏、模塊或類模塊,1.3.1

10、 命令選項卡,外部數(shù)據(jù)】選項卡 功能 導入或鏈接到外部數(shù)據(jù)。 導出數(shù)據(jù)。 通過電子郵件收集和更新數(shù)據(jù)。 使用聯(lián)機 sharepoint 列表。 創(chuàng)建保存的導入和保存的導出。 將部分或全部數(shù)據(jù)庫移至新的或現(xiàn)有的sharepoint網(wǎng)站,1.3.1 命令選項卡,數(shù)據(jù)庫工具】選項卡 功能 啟動 visual basic 編輯器或運行宏。 創(chuàng)建和查看表關系。 顯示/隱藏對象相關性或屬性工作表。 運行數(shù)據(jù)庫文檔或分析性能。 將數(shù)據(jù)移至 microsoft sql server 或 access(僅限于表)數(shù)據(jù)庫。 運行鏈接表管理器。 管理access加載項。 創(chuàng)建或編輯visual basic for

11、applications (vba) 模塊,1.3.2 上下文命令選項卡,上下文命令選項卡就是根據(jù)用戶正在使用的對象或正在執(zhí)行的任務而顯示的命令選項卡,例如，當用戶在設計視圖中設計一個數(shù)據(jù)表時，會出現(xiàn)【表工具】下的【設計】選項卡，如下圖所示,而在報表的設計視圖中創(chuàng)建一個報表時，則會出現(xiàn)【報表設計工具】下的三個選項卡，如下圖所示,1.3.3 快速訪問工具欄,快速訪問工具欄”就是在office徽標右邊顯示的一個標準工具欄。 單擊快速訪問工具欄右邊的小箭頭，可以彈出【自定義快速訪問工具欄】菜單，用戶可以在該菜單中設置要在該工具欄中顯示的圖標，如下圖所示,1.4 access的新增功能,access的

12、新增數(shù)據(jù)庫工具 access增強的數(shù)據(jù)共享,1.4.1 access的新增數(shù)據(jù)庫工具,增強的排序和篩選功能,例如，在一個數(shù)據(jù)表中右擊，在彈出的快捷菜單中可以選擇各種篩選和排序功能，如下圖所示,同時，在表的【數(shù)據(jù)表視圖】中單擊字段旁的小箭頭，將彈出【排序和篩選】菜單，如下圖所示,1.4.1 access的新增數(shù)據(jù)庫工具,布局視圖 新增的【布局視圖】允許用戶在瀏覽時進行設計更改。利用此功能，可以在查看實時窗體或報表結果的同時，進行許多最常見的設計更改。 用于選取日期的自動日歷 采用“日期/時間”數(shù)據(jù)類型的字段和控件自動獲得了一項新增功能，即支持用于選擇日期的內置交互式日歷,1.4.1 access

13、的新增數(shù)據(jù)庫工具,增強了快速創(chuàng)建功能 可以快速創(chuàng)建新的窗體、報表、表、sharepoint 列表、查詢、宏、模塊以及更多對象,下圖是一個自動創(chuàng)建的窗體的例子,1.4.1 access的新增數(shù)據(jù)庫工具,快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)表（只需選擇【創(chuàng)建】選項卡上的【表】按鈕，即可創(chuàng)建一個新的數(shù)據(jù)表。） 數(shù)據(jù)表中的匯總行 可以在其中添加合計、計數(shù)、平均值、最大值、最小值、標準偏差或方差,單擊【開始】選項卡下【記錄】組中的【合計】按鈕，即可在【數(shù)據(jù)表視圖】中顯示“匯總”行，如下圖所示,匯總”行中，各個字段列的左邊有一個下拉箭頭，單擊該箭頭，即可在彈出的下拉列表框中選擇相應的功能，如下圖所示,1.4.1 access的新

14、增數(shù)據(jù)庫工具,用于創(chuàng)建新字段的【字段模板】 【字段列表】任務窗格,第一步：在【數(shù)據(jù)表】選項卡下，單擊【字段和列】組中的【新建字段】按鈕，如下圖所示,第二步：系統(tǒng)彈出【字段模板】窗格，如下圖所示,第三步：雙擊該窗格中的字段，或者將字段直接拖動到當前的數(shù)據(jù)表中，就可以創(chuàng)建字段了,1.4.1 access的新增數(shù)據(jù)庫工具,分割窗體 可以創(chuàng)建合并了【數(shù)據(jù)表視圖】和【窗體視圖】的窗體。 嵌入的宏,1.4.2 access增強的數(shù)據(jù)共享,使用outlook 2007 使用 sharepoint 網(wǎng)站 導出為 pdf 和 xps,1.5 access的六大對象,表 查詢 窗體 報表 宏 模塊,1.5.1 表

15、,表是數(shù)據(jù)庫中最基本的組成單位。建立和規(guī)劃數(shù)據(jù)庫，首先要做的就是建立各種數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)表是數(shù)據(jù)庫中存儲數(shù)據(jù)的唯一單位，它將各種信息分門別類地存放在各種數(shù)據(jù)表中,學生信息表,客戶資料表,1.5.2 查詢,查詢是數(shù)據(jù)庫中應用最多的對象之一，可執(zhí)行很多不同的功能。最常用的功能是從表中檢索特定數(shù)據(jù)。 查詢有兩種基本類型：選擇查詢和操作查詢,查詢設計器,選擇查詢的運行結果,1.5.2 查詢,操作查詢可以對數(shù)據(jù)執(zhí)行一項任務。例如該查詢可用來創(chuàng)建新表、向現(xiàn)有表中添加、更新或刪除數(shù)據(jù)。 可以看到，在下圖的“導航窗體”中，有多種不同的查詢，既有“更新查詢”，也有“刪除查詢”等，各種查詢都是在查詢設計器中的【查詢類

16、型】組中選擇和創(chuàng)建的,1.5.3 窗體,窗體有時被稱為“數(shù)據(jù)輸入屏幕”。窗體是用來處理數(shù)據(jù)的界面，而且通常包含一些可執(zhí)行各種命令的按鈕,例如，可以在下圖中的客戶資料窗體中輸入客戶的新的資料,用戶還可以創(chuàng)建各種透視窗體，例如可以創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)透視圖窗體，用圖形的方式來顯示數(shù)據(jù)的統(tǒng)計結果。下圖就是一個典型的數(shù)據(jù)透視圖窗體,利用窗體，還可以創(chuàng)建用于程序導航的【主切換面板】。該面板中有各種不同的功能模塊，單擊某一按鈕，即可啟動相應的功能模塊，如左圖所示的例子,1.5.4 報表,報表主要用來打印或者顯示,運用報表，還可以創(chuàng)建標簽。將標簽報表打印出來以后，就可以將報表裁成一個個小的標簽，貼在貨物或者物品上，用于對該物品進行標識。下圖是一個典型的標簽報表的例子,1.5.5 宏,利用宏，用戶不必編寫任何代碼，就可以實現(xiàn)一定的交互功能。比如彈出對話框，單擊按鈕打開窗體等。 可實現(xiàn)的功能 打開/關閉數(shù)據(jù)表、窗體，打印報表和執(zhí)行查詢。 彈出提示信息框，顯示警告。 實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入和輸出。 在數(shù)據(jù)庫啟動時執(zhí)行操作等。 篩選查找數(shù)據(jù)記錄,宏的設計一般都是在【宏生成器】中完成的。單擊【創(chuàng)建】選項卡下的【宏】按鈕，即可新建一個宏，并進入【宏生成器】，如左圖所示,1.5.6 模塊,模塊是聲明、語句和過程的集合，它們作為一個單元存儲在一起。