Office辦公軟件學習手冊

1、Office辦公軟件學習手冊1前言隨著計算機技術的飛速發(fā)展“無紙”辦公逐漸代替了傳統(tǒng)觀念的辦公 系統(tǒng)。辦公自動化office automatiionOA是近年隨著計算機科學發(fā)展而提出來的 新概念。辦公自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內事務性業(yè)務的自動化。學習辦公軟件 是我們在職場中取得競爭的關鍵。本手冊是學習Office自動化辦公軟件的輔助 教材分為三個部分笫一部分講解Word的使用分為四講深入講解Word字處理軟件的 使用。第二部分講解PowerPoint的使用分為兩講第三部分為Excel的使用分兩 講。在每講的開始列出了每次課的學習LI標、學習重點和學習難點結合本課程的 特點是偏重于實踐必須多動

2、手操作才能鞏固所學的知識我們配置了大量的上機實例 和作業(yè)LI的在于幫助學員及時掌握每次課所學的內容希望學員能夠認真地完成每次 講的作業(yè)。歡迎任課講師和學員在使用過程中提出寶貴建議以便修訂和完善。在 本手冊上學員應認真做好每次課的隨堂筆記并逐一完成上機實驗以及課后布置的作 業(yè)習題。若發(fā)現(xiàn)疑難問題應及時做好問題反饋并標明問題的疑難程度以便講師定期 為學員答疑弘博國際軟件學院2 3目錄第一部分Word的使用第一講Word的 基本知識5第二講Word的基 本編輯及排版27第三講Word中表格的制 作55笫四講圖文混排79第二 部分Powerpoint的使用第五講PowerPoint的基本操作103第六

3、講演示文稿的放映和打 包123第三部分Excel的使用第七講Excel的基本操作147第八講Excel的應 用1653 4 5第一部分Word的使用第一講Word的基本知識一、學習目標熟 悉Word的窗口界面 熟悉Word的工作視圖熟練掌握Word文檔的新建、保存、打 開熟悉使用密碼保護文檔了解常見的鍵盤快捷方式熟悉中文輸入及軟鍵盤的使 用 熟悉自定義工具欄和菜單熟悉自定義鍵盤快捷方式二、學習重點熟悉窗口 界面熟練文檔的新建、保存、打開熟悉鍵盤快捷鍵方式三、學習難點熟悉自 定義工具欄和菜單熟悉軟鍵盤的使用四、課堂筆記6 7五、上機實驗實驗H 的：熟練在桌面建立Word的快捷方式 熟練顯示和隱藏

4、L具欄 熟悉改變窗口的一 些布局熟練新建、保存文檔并為文檔設置和解除密碼保護熟悉輸入一些特殊符號 熟悉自定義工具欄、菜單欄一在桌面建立Word的快捷方式。如果已存在則刪除 重新建立一個。操作步驟：兩種方法1 “開始程序Microsoft Word”右鍵點 擊選擇“發(fā)送到 桌面快捷方式”。圖1. 1建立“桌面快捷方式” 2 “開始 程 序 Microsoft Wordn按住鍵盤上的Ctrl鍵不動同時拖動“Microsoft Word菜單項到桌面。二練習使用兩種不同的方法啟動Word桌面快捷方式 8利用“開始”菜單_ 三 熟悉Word窗口界面的各個組成部分試著隱藏窗口上的所有工具欄然后顯示“大 綱

5、”、“繪圖”以及“圖片”工具欄。操作步驟：1隱藏“常用”工具欄選擇“視圖工具欄”點擊“常用”菜單項。注意此時“常用”菜單項前的選中標記將 消失。圖1.2隱藏“常用”工具欄2同樣的方法可以去除其它的工具欄如“格式”和“繪圖”工具欄顯示如下圖所示 的效果圖1.3隱藏所有工具欄9 3打開“視圖工具欄”把“大綱”、“繪圖” 以及圖片”工具欄前的”全打上如圖所示圖1.4顯示工具欄4 Word窗口即 變成以下樣式圖1.5顯示工具欄的效果四改變窗口的一些布局？改變菜單的 打開方式？始終顯示整個菜單？隱藏窗口上的垂直、水平滾動條？使頁面視圖 總是顯示正文邊框？將文本編輯區(qū)該成藍底白字的樣式便于保護眼睛6使“文

6、 件”菜單下列出最近使用的6個文件。10操作步驟1改變菜單的打開方式打開 “工具自定義選項”在下拉列表框中選擇要打開菜單的方式。圖1.6設置菜單 打開方式2始終顯示整個菜單打開“工具自定義 選項”把“始終顯示整個菜 單”前的復選框勾上。同時它上下兩個復選框均為不可用。圖1.7始終顯示對話 框3隱藏窗口上的垂直、水平滾動條打開“工具 選項 視圖”選項卡把“水平滾 動條”和“垂直滾動條”前的復選框去掉點“確定”即可。11圖1.8隱藏水平/ 垂直滾動條4使頁面視圖總是顯示正文邊框打開“工具選項視圖”選項卡把正文邊框”前的復選框勾上點“確定”即可。圖1.9設置將文本編輯區(qū)該成藍底白字的樣式便于保護眼睛

7、。打開“工具選項常正文邊 框5規(guī)”選項卡把“藍底白字”前的復選框勾上點“確定”即可。12圖1. 10設置藍底白字6使“文件”菜單下列出最近使用的6個文件 打開“工具選項 常 規(guī)”選項卡把“列出最近所用文件”改為6點“確定”即可。圖1.11 “常規(guī)” 選項卡選做試著改變“選項”對話框中其它的一些設置看看發(fā)生了些什么變化。 五 打開一個Word文檔看看它在普通視圖、頁面視圖、大綱視圖、Web版式視圖、 閱讀版式下有什么不同。注意重點觀察頁眉與頁腳、分欄、頁碼、分頁符、圖形 等?？偨Y13 六 新建一個空白文檔然后將其保存在“Efbrd文檔空白 文檔.doc”。操作步驟1自己在E盤下建立一個文件夾“W

8、ord文檔”在“另存 為”對話框中的“保存位置”中找到E：Word文檔如下圖圖1. 12 另存為”對話 框2打開Word文檔在“文件名”文本框中輸入“空白文檔.doc”如圖所示 圖1. 13輸入文件名14七根據(jù)模板建立一個典雅型備忘錄的文檔然后設置文件打開 以及修改權限的密碼統(tǒng)一設置成自己名字的拼音。并關閉文檔將其保存在“Efbrd 文檔典雅備忘錄.doc”。操作步驟1選擇“文件 新建”在“新建文檔”任務窗 格中選擇“本機上的模板”出現(xiàn)如圖所示的對話框在“模板”對話框中選擇“備 忘錄典雅型備忘錄”。圖1. 14 “模板”對話框2點“確定”即可出現(xiàn)下列文本 可根據(jù)自己的需要建立相應的備忘錄。圖1

9、.15建立“備忘錄” 3在“工具選項 安全性”中設置打開及修改權限密碼把文件打開以及修改權限的密碼統(tǒng)一設置成自 己名字的拼音。如下圖所示15圖1.16設置密碼4點“確定” 乂出現(xiàn)以下對話框 輸入相同的密碼以確認圖1.17確認密碼5單擊CtrlS彈出如圖所示對話框將其 保存在“Efbrd文檔典雅備忘錄.doc”。圖1. 18保存文檔 八 在“文件”菜單 下的最近文件列表中找到Efbrd文檔典雅備忘錄.doc”將其以只讀的方式16 打開。嘗試修改文檔然后保存注意此時出現(xiàn)的警告對話框。然后以可寫的方式打開 修改文檔并保存。最后去掉對文檔“典雅型備忘錄.doc”的保護。操作步驟1在出現(xiàn)的第二個修改權限

10、“密碼”對話框如圖所示中單擊“只讀”按鈕則文檔 以只讀的方式打開不能對其修改如果輸入正確的修改權限密碼點擊“確定”則可以 更改文檔的內容。圖1. 19打開文件2修改文檔然后保存此時出現(xiàn)如下圖所示的 警告對話框圖1.20只讀信息3以可寫的方式打開修改文檔后點“保存CtrlS” 即可。4去掉對文檔“典雅型備忘錄.doc”的保護:打開“工具 選項 安全性”中 的密碼刪除掉 點確定”即可。在這里要注意的是在彈出的下一個對話框中一定 要“保存”對文檔所做的修改。17圖1.21取消密碼九嘗試用鍵盤快捷方式在 文本編輯區(qū)、菜單欄和工具欄之間移動用鍵盤選擇菜單項“新建”、“打開”來新 建、打開文檔選擇工具欄中

11、的“新建”、“打開”、“保存”來操作文檔。提示 文本編輯區(qū)gt菜單欄利用Alt鍵打開各菜單命令Enter鍵菜單項之間用上、 下、左、右鍵可以移動按回車鍵執(zhí)行菜單欄gt工具欄Ctrl Tab工具欄各按鈕 之間Tab鍵或左右鍵十使用軟鍵盤在Word文檔中輸入如下內容操作步驟：1在 彈出的輸入法狀態(tài)條中右鍵點擊最右邊的“軟鍵盤”圖標選擇“拼音”出現(xiàn)如下所 示的軟鍵盤下圖中我們可以按相應的鍵輸入出前九個符號：18圖”軟鍵盤2第一行的后兒個符號可以在“標點符號”軟鍵盤中找出然后點擊1.22 “拼音相應的鍵盤即可。圖1.23 “標點符號”軟鍵盤3接下來的一行均可以用 “數(shù)字序號”軟鍵盤敲出圖1.24 “數(shù)

12、字序號”軟鍵盤4a、0可以在“希臘字 母”軟鍵盤中敲出19圖1.25 “希臘字母”軟鍵盤5其余的特殊符號同學們可 以自己嘗試著用同樣的方法找到在這里介紹一下上標和下標。如下圖我們要將2設 置成下標 圖1.26對2設下標 最簡單的方法就是先選中2然后選中“格式 字 體”彈出如下所示對話框圖1.27 “字6體”對話框20 7把“效果下標”前復選框打上勾點“確定”按鈕即可出現(xiàn)如 下圖所示的效果圖1.28下標效果十一自定義一個如下菜單并嘗試改變各菜單 項的位置、菜單項的名字以及按鈕圖象。圖1.29自定義菜單操作步驟1選擇 “工具自定義”打開“自定義”對話框。2切換到“命令”選項卡在“類別”列 表框中找

13、到“新菜單”選項如圖所示 圖1.30 “自定義”對話框21 3用鼠標將其 拖到文檔的菜單欄上即可在菜單欄中建立一個“新菜單”不過該菜單是空的。4 單擊“自定義”對話框中的“更改所選內容”按鈕在右邊可以修改菜單名在這里我 們就不需要修改了。5在“類別”列表框中找到相應的選項拖到“新菜單”即 可。圖1. 31建立新菜單6 “粘貼”和“字體”菜單項之間的分隔符方法是把鼠 標放在菜單上點擊右鍵在下級菜單中點擊“開始一組”命令。7用鼠標右擊“頁 碼”如下圖所示操作可改變詢面的圖標同樣的方法可以改變腳注詢的圖標 圖1.32 更改控件圖標8效果如圖1.29所示要特別注意的是一定要先打開“自定義對話 框”。十

14、二根據(jù)課堂所學的知識自定義一個如下工具欄并設置相應鍵盤快捷方 式。22圖1.33自定義工具欄操作步驟1選擇“工具自定義工具欄”選項 卡。圖1.34 “自定義”對話框2點擊“新建”按鈕出現(xiàn)如下對話框圖1.35“新建工具欄”對話框3在“工具欄”名稱中輸入“MyToolbdr”則新建的工具欄 將出現(xiàn)在窗口上。4在“命令”選項卡中選擇“類別”將右邊列表框中相對應的 命令拖到工具欄“MyToolbar”中例如上面的工具欄中包括“字體顏色”、“插入 圖表”、“繪制矩形”等命令。23圖1.36 mytoolbar工具欄5在“自定 義”對話框中單擊“鍵盤K”按鈕為“插入圖表”命令添加快捷鍵“Ctrl gt”。

15、6右鍵單擊“MyToolbdr”工具欄中的按鈕在彈出的環(huán)境菜單中選擇“更改 按鈕圖象”或“編輯按鈕圖象”對按鈕圖象進行設置。注要將“自定義”對話框中 “在屏幕提示中顯示快捷鍵”前的勾打上才可以在屏幕上看到快捷鍵提示。圖1.37 “自定義”對話框 注意？ “MyToolbar”工具欄中的“繪制矩形”和“繪制橢圓”按鈕與“繪圖”工具欄中相應按鈕的不同。？自定義快捷鍵時不要使 用已經(jīng)存在的快捷鍵。例如“Ctrl C”是“復制”命令的快捷鍵在定義“插入圖 表”的快捷鍵時如果指定為“Ctrl C”則會覆蓋先前的“復制”命令的快捷鍵。 24六、作業(yè)1、創(chuàng)建新文檔LX1. doc在文檔中輸入以下文字把文件保

16、存到 uD:Word作業(yè)”中。?作Internet的基礎Email無疑是一個永久熱門的話題。從Server或Client到Internet應用以至到信息集散電子信箱可以說都存在廣泛 的需求。只要看一看BBS知道Email的應用領域有多廣泛。？中文Email所面臨 的問題是怎樣使中文穿過各種老式路山器、轉發(fā)站、網(wǎng)關器怎樣在各種不同類型的 機器、各種不同類型操作平臺中準確地表達Email中的中文信息怎樣在各種不同類 型的機器、各種不同類型操作平臺中發(fā)送盡可能豐富的中文信息。2、請設置 Word自動保存的時間間隔為5分鐘設置“文件”菜單下列舉出最近訪問的8個文 檔。3、自定義Word的工具欄把自己經(jīng)

17、常會用到的菜單放到工具欄中并且改變菜 單項前的圖標。4、新建一個Word文檔輸入以下文字 模糊邏輯的倡導者認為就模 擬非形式論證的能力而言標準邏輯形式化方法是不合適的”。所謂“模糊化”通常分為兩個級別。1.把不確定所以有必要將推理過程“模糊化性謂詞引入目標評議從而導致某種形式的多值邏輯。2.把謂詞評議“真”上 “假”本身看作是不確定的或模糊的。但不管采用哪種級別模糊推理與數(shù)學有著密切的聯(lián)系。通常根據(jù)樸素的集合概念一種性質可以確定一個集合即滿足某性質的 全體事物構成一個集合。如果我們把這種性質的滿足用對象論域Q到01的函數(shù)來 表示那么在形式上一種性質就與Q的一個子集相關聯(lián)。一方面任一性質P確定一

18、 個集合可表示為Spu?QPul反過來另一面Q的任一子集S規(guī)定了一種性質Sp可 稱為S的隸屬函數(shù)其中Pul當且僅當u?So 5、把上面輸入的一段文字保存到“E 作業(yè)”命名為自己的名字設置“打開”和修改的密碼保護密碼設為“ 123456”。 25五問題反饋序號疑難問題疑難程度1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 26 27第二講 Word的基本編輯及排版一、學習目標熟悉文字的各種不同的選定方法熟練利 用滾動條顯示文檔內容 熟練文字的修改、復制與粘貼 熟練對文本進行查找、替 換、定位與自動更正熟練設置字體和大小尺寸熟練簡單的文字修飾熟悉“插 入”菜單下的各個菜單項 熟練段落的修飾 熟練為段落添加項LI符號和編號二、 學習重點熟練字體的文字修飾 熟練段落的修飾 熟練項符號和編號三、學習 難點熟練段落的修飾四、課堂筆記28 29五、上機實驗實驗目的熟悉文字 的各種不同的選定方法熟練利用滾動條顯示文檔內容熟練文字的修改、復制與粘 貼熟練文本的查找、替換、定位與自動