Office辦公軟件學(xué)習(xí)手冊

1、Office辦公軟件學(xué)習(xí)手冊1前言隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展“無紙”辦公逐漸代替了傳統(tǒng)觀念的辦公 系統(tǒng)。辦公自動化office automatiionOA是近年隨著計算機科學(xué)發(fā)展而提出來的 新概念。辦公自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動化。學(xué)習(xí)辦公軟件 是我們在職場中取得競爭的關(guān)鍵。本手冊是學(xué)習(xí)Office自動化辦公軟件的輔助 教材分為三個部分笫一部分講解Word的使用分為四講深入講解Word字處理軟件的 使用。第二部分講解PowerPoint的使用分為兩講第三部分為Excel的使用分兩 講。在每講的開始列出了每次課的學(xué)習(xí)LI標(biāo)、學(xué)習(xí)重點和學(xué)習(xí)難點結(jié)合本課程的 特點是偏重于實踐必須多動

2、手操作才能鞏固所學(xué)的知識我們配置了大量的上機實例 和作業(yè)LI的在于幫助學(xué)員及時掌握每次課所學(xué)的內(nèi)容希望學(xué)員能夠認(rèn)真地完成每次 講的作業(yè)。歡迎任課講師和學(xué)員在使用過程中提出寶貴建議以便修訂和完善。在 本手冊上學(xué)員應(yīng)認(rèn)真做好每次課的隨堂筆記并逐一完成上機實驗以及課后布置的作 業(yè)習(xí)題。若發(fā)現(xiàn)疑難問題應(yīng)及時做好問題反饋并標(biāo)明問題的疑難程度以便講師定期 為學(xué)員答疑弘博國際軟件學(xué)院2 3目錄第一部分Word的使用第一講Word的 基本知識5第二講Word的基 本編輯及排版27第三講Word中表格的制 作55笫四講圖文混排79第二 部分Powerpoint的使用第五講PowerPoint的基本操作103第六

3、講演示文稿的放映和打 包123第三部分Excel的使用第七講Excel的基本操作147第八講Excel的應(yīng) 用1653 4 5第一部分Word的使用第一講Word的基本知識一、學(xué)習(xí)目標(biāo)熟 悉Word的窗口界面 熟悉Word的工作視圖熟練掌握Word文檔的新建、保存、打 開熟悉使用密碼保護(hù)文檔了解常見的鍵盤快捷方式熟悉中文輸入及軟鍵盤的使 用 熟悉自定義工具欄和菜單熟悉自定義鍵盤快捷方式二、學(xué)習(xí)重點熟悉窗口 界面熟練文檔的新建、保存、打開熟悉鍵盤快捷鍵方式三、學(xué)習(xí)難點熟悉自 定義工具欄和菜單熟悉軟鍵盤的使用四、課堂筆記6 7五、上機實驗實驗H 的：熟練在桌面建立Word的快捷方式 熟練顯示和隱藏

4、L具欄 熟悉改變窗口的一 些布局熟練新建、保存文檔并為文檔設(shè)置和解除密碼保護(hù)熟悉輸入一些特殊符號 熟悉自定義工具欄、菜單欄一在桌面建立Word的快捷方式。如果已存在則刪除 重新建立一個。操作步驟：兩種方法1 “開始程序Microsoft Word”右鍵點 擊選擇“發(fā)送到 桌面快捷方式”。圖1. 1建立“桌面快捷方式” 2 “開始 程 序 Microsoft Wordn按住鍵盤上的Ctrl鍵不動同時拖動“Microsoft Word菜單項到桌面。二練習(xí)使用兩種不同的方法啟動Word桌面快捷方式 8利用“開始”菜單_ 三 熟悉Word窗口界面的各個組成部分試著隱藏窗口上的所有工具欄然后顯示“大 綱

5、”、“繪圖”以及“圖片”工具欄。操作步驟：1隱藏“常用”工具欄選擇“視圖工具欄”點擊“常用”菜單項。注意此時“常用”菜單項前的選中標(biāo)記將 消失。圖1.2隱藏“常用”工具欄2同樣的方法可以去除其它的工具欄如“格式”和“繪圖”工具欄顯示如下圖所示 的效果圖1.3隱藏所有工具欄9 3打開“視圖工具欄”把“大綱”、“繪圖” 以及圖片”工具欄前的”全打上如圖所示圖1.4顯示工具欄4 Word窗口即 變成以下樣式圖1.5顯示工具欄的效果四改變窗口的一些布局？改變菜單的 打開方式？始終顯示整個菜單？隱藏窗口上的垂直、水平滾動條？使頁面視圖 總是顯示正文邊框？將文本編輯區(qū)該成藍(lán)底白字的樣式便于保護(hù)眼睛6使“文

6、 件”菜單下列出最近使用的6個文件。10操作步驟1改變菜單的打開方式打開 “工具自定義選項”在下拉列表框中選擇要打開菜單的方式。圖1.6設(shè)置菜單 打開方式2始終顯示整個菜單打開“工具自定義 選項”把“始終顯示整個菜 單”前的復(fù)選框勾上。同時它上下兩個復(fù)選框均為不可用。圖1.7始終顯示對話 框3隱藏窗口上的垂直、水平滾動條打開“工具 選項 視圖”選項卡把“水平滾 動條”和“垂直滾動條”前的復(fù)選框去掉點“確定”即可。11圖1.8隱藏水平/ 垂直滾動條4使頁面視圖總是顯示正文邊框打開“工具選項視圖”選項卡把正文邊框”前的復(fù)選框勾上點“確定”即可。圖1.9設(shè)置將文本編輯區(qū)該成藍(lán)底白字的樣式便于保護(hù)眼睛

7、。打開“工具選項常正文邊 框5規(guī)”選項卡把“藍(lán)底白字”前的復(fù)選框勾上點“確定”即可。12圖1. 10設(shè)置藍(lán)底白字6使“文件”菜單下列出最近使用的6個文件 打開“工具選項 常 規(guī)”選項卡把“列出最近所用文件”改為6點“確定”即可。圖1.11 “常規(guī)” 選項卡選做試著改變“選項”對話框中其它的一些設(shè)置看看發(fā)生了些什么變化。 五 打開一個Word文檔看看它在普通視圖、頁面視圖、大綱視圖、Web版式視圖、 閱讀版式下有什么不同。注意重點觀察頁眉與頁腳、分欄、頁碼、分頁符、圖形 等?？偨Y(jié)13 六 新建一個空白文檔然后將其保存在“Efbrd文檔空白 文檔.doc”。操作步驟1自己在E盤下建立一個文件夾“W

8、ord文檔”在“另存 為”對話框中的“保存位置”中找到E：Word文檔如下圖圖1. 12 另存為”對話 框2打開Word文檔在“文件名”文本框中輸入“空白文檔.doc”如圖所示 圖1. 13輸入文件名14七根據(jù)模板建立一個典雅型備忘錄的文檔然后設(shè)置文件打開 以及修改權(quán)限的密碼統(tǒng)一設(shè)置成自己名字的拼音。并關(guān)閉文檔將其保存在“Efbrd 文檔典雅備忘錄.doc”。操作步驟1選擇“文件 新建”在“新建文檔”任務(wù)窗 格中選擇“本機上的模板”出現(xiàn)如圖所示的對話框在“模板”對話框中選擇“備 忘錄典雅型備忘錄”。圖1. 14 “模板”對話框2點“確定”即可出現(xiàn)下列文本 可根據(jù)自己的需要建立相應(yīng)的備忘錄。圖1

9、.15建立“備忘錄” 3在“工具選項 安全性”中設(shè)置打開及修改權(quán)限密碼把文件打開以及修改權(quán)限的密碼統(tǒng)一設(shè)置成自 己名字的拼音。如下圖所示15圖1.16設(shè)置密碼4點“確定” 乂出現(xiàn)以下對話框 輸入相同的密碼以確認(rèn)圖1.17確認(rèn)密碼5單擊CtrlS彈出如圖所示對話框?qū)⑵?保存在“Efbrd文檔典雅備忘錄.doc”。圖1. 18保存文檔 八 在“文件”菜單 下的最近文件列表中找到Efbrd文檔典雅備忘錄.doc”將其以只讀的方式16 打開。嘗試修改文檔然后保存注意此時出現(xiàn)的警告對話框。然后以可寫的方式打開 修改文檔并保存。最后去掉對文檔“典雅型備忘錄.doc”的保護(hù)。操作步驟1在出現(xiàn)的第二個修改權(quán)限

10、“密碼”對話框如圖所示中單擊“只讀”按鈕則文檔 以只讀的方式打開不能對其修改如果輸入正確的修改權(quán)限密碼點擊“確定”則可以 更改文檔的內(nèi)容。圖1. 19打開文件2修改文檔然后保存此時出現(xiàn)如下圖所示的 警告對話框圖1.20只讀信息3以可寫的方式打開修改文檔后點“保存CtrlS” 即可。4去掉對文檔“典雅型備忘錄.doc”的保護(hù):打開“工具 選項 安全性”中 的密碼刪除掉 點確定”即可。在這里要注意的是在彈出的下一個對話框中一定 要“保存”對文檔所做的修改。17圖1.21取消密碼九嘗試用鍵盤快捷方式在 文本編輯區(qū)、菜單欄和工具欄之間移動用鍵盤選擇菜單項“新建”、“打開”來新 建、打開文檔選擇工具欄中

11、的“新建”、“打開”、“保存”來操作文檔。提示 文本編輯區(qū)gt菜單欄利用Alt鍵打開各菜單命令Enter鍵菜單項之間用上、 下、左、右鍵可以移動按回車鍵執(zhí)行菜單欄gt工具欄Ctrl Tab工具欄各按鈕 之間Tab鍵或左右鍵十使用軟鍵盤在Word文檔中輸入如下內(nèi)容操作步驟：1在 彈出的輸入法狀態(tài)條中右鍵點擊最右邊的“軟鍵盤”圖標(biāo)選擇“拼音”出現(xiàn)如下所 示的軟鍵盤下圖中我們可以按相應(yīng)的鍵輸入出前九個符號：18圖”軟鍵盤2第一行的后兒個符號可以在“標(biāo)點符號”軟鍵盤中找出然后點擊1.22 “拼音相應(yīng)的鍵盤即可。圖1.23 “標(biāo)點符號”軟鍵盤3接下來的一行均可以用 “數(shù)字序號”軟鍵盤敲出圖1.24 “數(shù)

12、字序號”軟鍵盤4a、0可以在“希臘字 母”軟鍵盤中敲出19圖1.25 “希臘字母”軟鍵盤5其余的特殊符號同學(xué)們可 以自己嘗試著用同樣的方法找到在這里介紹一下上標(biāo)和下標(biāo)。如下圖我們要將2設(shè) 置成下標(biāo) 圖1.26對2設(shè)下標(biāo) 最簡單的方法就是先選中2然后選中“格式 字 體”彈出如下所示對話框圖1.27 “字6體”對話框20 7把“效果下標(biāo)”前復(fù)選框打上勾點“確定”按鈕即可出現(xiàn)如 下圖所示的效果圖1.28下標(biāo)效果十一自定義一個如下菜單并嘗試改變各菜單 項的位置、菜單項的名字以及按鈕圖象。圖1.29自定義菜單操作步驟1選擇 “工具自定義”打開“自定義”對話框。2切換到“命令”選項卡在“類別”列 表框中找

13、到“新菜單”選項如圖所示 圖1.30 “自定義”對話框21 3用鼠標(biāo)將其 拖到文檔的菜單欄上即可在菜單欄中建立一個“新菜單”不過該菜單是空的。4 單擊“自定義”對話框中的“更改所選內(nèi)容”按鈕在右邊可以修改菜單名在這里我 們就不需要修改了。5在“類別”列表框中找到相應(yīng)的選項拖到“新菜單”即 可。圖1. 31建立新菜單6 “粘貼”和“字體”菜單項之間的分隔符方法是把鼠 標(biāo)放在菜單上點擊右鍵在下級菜單中點擊“開始一組”命令。7用鼠標(biāo)右擊“頁 碼”如下圖所示操作可改變詢面的圖標(biāo)同樣的方法可以改變腳注詢的圖標(biāo) 圖1.32 更改控件圖標(biāo)8效果如圖1.29所示要特別注意的是一定要先打開“自定義對話 框”。十

14、二根據(jù)課堂所學(xué)的知識自定義一個如下工具欄并設(shè)置相應(yīng)鍵盤快捷方 式。22圖1.33自定義工具欄操作步驟1選擇“工具自定義工具欄”選項 卡。圖1.34 “自定義”對話框2點擊“新建”按鈕出現(xiàn)如下對話框圖1.35“新建工具欄”對話框3在“工具欄”名稱中輸入“MyToolbdr”則新建的工具欄 將出現(xiàn)在窗口上。4在“命令”選項卡中選擇“類別”將右邊列表框中相對應(yīng)的 命令拖到工具欄“MyToolbar”中例如上面的工具欄中包括“字體顏色”、“插入 圖表”、“繪制矩形”等命令。23圖1.36 mytoolbar工具欄5在“自定 義”對話框中單擊“鍵盤K”按鈕為“插入圖表”命令添加快捷鍵“Ctrl gt”。

15、6右鍵單擊“MyToolbdr”工具欄中的按鈕在彈出的環(huán)境菜單中選擇“更改 按鈕圖象”或“編輯按鈕圖象”對按鈕圖象進(jìn)行設(shè)置。注要將“自定義”對話框中 “在屏幕提示中顯示快捷鍵”前的勾打上才可以在屏幕上看到快捷鍵提示。圖1.37 “自定義”對話框 注意？ “MyToolbar”工具欄中的“繪制矩形”和“繪制橢圓”按鈕與“繪圖”工具欄中相應(yīng)按鈕的不同。？自定義快捷鍵時不要使 用已經(jīng)存在的快捷鍵。例如“Ctrl C”是“復(fù)制”命令的快捷鍵在定義“插入圖 表”的快捷鍵時如果指定為“Ctrl C”則會覆蓋先前的“復(fù)制”命令的快捷鍵。 24六、作業(yè)1、創(chuàng)建新文檔LX1. doc在文檔中輸入以下文字把文件保

16、存到 uD:Word作業(yè)”中。?作Internet的基礎(chǔ)Email無疑是一個永久熱門的話題。從Server或Client到Internet應(yīng)用以至到信息集散電子信箱可以說都存在廣泛 的需求。只要看一看BBS知道Email的應(yīng)用領(lǐng)域有多廣泛。？中文Email所面臨 的問題是怎樣使中文穿過各種老式路山器、轉(zhuǎn)發(fā)站、網(wǎng)關(guān)器怎樣在各種不同類型的 機器、各種不同類型操作平臺中準(zhǔn)確地表達(dá)Email中的中文信息怎樣在各種不同類 型的機器、各種不同類型操作平臺中發(fā)送盡可能豐富的中文信息。2、請設(shè)置 Word自動保存的時間間隔為5分鐘設(shè)置“文件”菜單下列舉出最近訪問的8個文 檔。3、自定義Word的工具欄把自己經(jīng)

17、常會用到的菜單放到工具欄中并且改變菜 單項前的圖標(biāo)。4、新建一個Word文檔輸入以下文字 模糊邏輯的倡導(dǎo)者認(rèn)為就模 擬非形式論證的能力而言標(biāo)準(zhǔn)邏輯形式化方法是不合適的”。所謂“模糊化”通常分為兩個級別。1.把不確定所以有必要將推理過程“模糊化性謂詞引入目標(biāo)評議從而導(dǎo)致某種形式的多值邏輯。2.把謂詞評議“真”上 “假”本身看作是不確定的或模糊的。但不管采用哪種級別模糊推理與數(shù)學(xué)有著密切的聯(lián)系。通常根據(jù)樸素的集合概念一種性質(zhì)可以確定一個集合即滿足某性質(zhì)的 全體事物構(gòu)成一個集合。如果我們把這種性質(zhì)的滿足用對象論域Q到01的函數(shù)來 表示那么在形式上一種性質(zhì)就與Q的一個子集相關(guān)聯(lián)。一方面任一性質(zhì)P確定一

18、 個集合可表示為Spu?QPul反過來另一面Q的任一子集S規(guī)定了一種性質(zhì)Sp可 稱為S的隸屬函數(shù)其中Pul當(dāng)且僅當(dāng)u?So 5、把上面輸入的一段文字保存到“E 作業(yè)”命名為自己的名字設(shè)置“打開”和修改的密碼保護(hù)密碼設(shè)為“ 123456”。 25五問題反饋序號疑難問題疑難程度1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 26 27第二講 Word的基本編輯及排版一、學(xué)習(xí)目標(biāo)熟悉文字的各種不同的選定方法熟練利 用滾動條顯示文檔內(nèi)容 熟練文字的修改、復(fù)制與粘貼 熟練對文本進(jìn)行查找、替 換、定位與自動更正熟練設(shè)置字體和大小尺寸熟練簡單的文字修飾熟悉“插 入”菜單下的各個菜單項 熟練段落的修飾 熟練為段落添加項LI符號和編號二、 學(xué)習(xí)重點熟練字體的文字修飾 熟練段落的修飾 熟練項符號和編號三、學(xué)習(xí) 難點熟練段落的修飾四、課堂筆記28 29五、上機實驗實驗?zāi)康氖煜の淖?的各種不同的選定方法熟練利用滾動條顯示文檔內(nèi)容熟練文字的修改、復(fù)制與粘 貼熟練文本的查找、替換、定位與自動