文件科學(xué)處置論文

1、文件科學(xué)處置論文關(guān)鍵字：中心管理文件單位檔案基層形成處置管理部現(xiàn)行 文件生命周期理論告訴我們，文件從其形成直至最后銷(xiāo)毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程，在這個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程中文件先后表現(xiàn)出三種明顯不同的價(jià)值形態(tài)，因而文件的整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程具有明顯的階段性特征，可劃分為三個(gè)階段，分別稱(chēng)之為文件的現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期。雖然文件運(yùn)動(dòng)本質(zhì)上與文件的移交、何存地點(diǎn)變化和管理方式變化并無(wú)直接聯(lián)系，但劃分文件運(yùn)動(dòng)階段的目的是為了更好地管理文件，因此文件在其整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程的各運(yùn)動(dòng)階段內(nèi)應(yīng)分別采用何種存放地點(diǎn)和管理方式為宜，這便成為我們必須考慮和解決的問(wèn)題。 現(xiàn)行文件應(yīng)存放于文件的形成、使用部門(mén)，非

2、現(xiàn)行文件應(yīng)存放于檔案館，已形成共識(shí)，且世界各國(guó)普遍如此，而如何科學(xué)處置半現(xiàn)行文件卻存在著不同的構(gòu)想、不同的做法。我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理體制要求每一立檔單位都應(yīng)建立自己的基層檔案管理部門(mén)、配備檔案人員開(kāi)展本單位檔案工作，這實(shí)質(zhì)上客觀地規(guī)定了由這種單位內(nèi)部建立起來(lái)的基層檔案管理部門(mén)來(lái)承擔(dān)本單位半現(xiàn)行文件的管理，這一半現(xiàn)行文件的處置模式顯然充分體現(xiàn)了它既不同于現(xiàn)行文件的處置方式，也不同于非現(xiàn)行文件的處置方式。如何科學(xué)地處置半現(xiàn)行文件使成為我國(guó)當(dāng)前檔案學(xué)理論和實(shí)踐中迫切需要解決的一個(gè)重要問(wèn)題，為此讓我們先來(lái)剖析一下世界范圍內(nèi)處置半現(xiàn)行文件的各種模式。 一、文件中心 文件中心是國(guó)外許多國(guó)家處置半現(xiàn)行文件管理的

3、一種組織形式，它的設(shè)置并不隸屬于哪一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)建立的介于若干文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過(guò)渡性的社會(huì)化文件管理機(jī)構(gòu)，并擁有人、財(cái)、物和管理自主權(quán)，其人員編制屬單獨(dú)列編的檔案管理事業(yè)編制。經(jīng)費(fèi)靠行政撥款。文件中心完全代替各機(jī)關(guān)管理半現(xiàn)行文件，中心內(nèi)的半現(xiàn)行文件只為形成單位服務(wù)，不向社會(huì)開(kāi)放，文件在中心內(nèi)只作過(guò)渡性保存，一部分期滿后銷(xiāo)毀，另一部分需永保存的中心負(fù)責(zé)向相關(guān)檔案館移交。顯然文件中心充分體現(xiàn)了半現(xiàn)行文件管理的特色，既不同于現(xiàn)行文件的處置，也不同于非現(xiàn)行文件的處置，過(guò)渡性地處置只為形成單位服務(wù)的半現(xiàn)行文件，完全按照文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律辦事。 由于文件中心突出了對(duì)半現(xiàn)行文

4、件實(shí)行社會(huì)化、集約化和專(zhuān)業(yè)化管理的特點(diǎn)，因此它往往具備良好的文件管理硬件設(shè)施，穩(wěn)定而又業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的文件管理者隊(duì)伍，這些軟硬件條件確保了文件中心的半現(xiàn)行文件能得到科學(xué)管理，另外它合理高效地解決了文悠揚(yáng)管理所需的人、財(cái)、物，從整體上能夠省人、省庫(kù)房、省裝具、省錢(qián)，降低了文件管理費(fèi)用?？傊?，文件中心的建立既可以減輕各文件形成單位的負(fù)擔(dān)，又可以減輕檔案主管部門(mén)的工作量，既能夠承擔(dān)起半現(xiàn)行文件的科學(xué)管理，方便形成單位的查找利用，又符合高效精簡(jiǎn)節(jié)約的原則，成效顯著。也正因如此，文件中心能在國(guó)外許多國(guó)家得到普及和推廣。 但是，文件中心并非萬(wàn)能，這種由政府撥款建立的文件中心并沒(méi)有也不可能針對(duì)一個(gè)地區(qū)的所有單

5、位，它主要吸收一個(gè)地區(qū)內(nèi)的各機(jī)關(guān)，那么對(duì)于這種文件中心吸收之外的單位，我們又該如何科學(xué)地處置它們的半現(xiàn)行文件呢? 二、商業(yè)性文件中心 受文件中心的鼓舞和啟發(fā)，歐美許多國(guó)家在建立文件中心后不久又建立了商業(yè)性文件中心。商業(yè)性文件中心也是處置半現(xiàn)行文件管理的一種組織形式，它同文件中心一樣，其設(shè)置也并不隸屬于哪一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)建立的社會(huì)化文件管理機(jī)構(gòu)，并擁有人、財(cái)、物和管理自主權(quán)，同樣完全代替各有關(guān)單位管理半現(xiàn)行文件，中心內(nèi)的文件只有形成單位服務(wù)，不向社會(huì)開(kāi)放，形成單位需要利用自己的文件時(shí)，它們應(yīng)及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地提供，且允許帶回本單位使用，形成單位不會(huì)因文件脫離自身進(jìn)入中心而感到利用不便

6、。所不同的是，商業(yè)性文件中心代替各有關(guān)單位管理其半現(xiàn)行文件時(shí)并非無(wú)償，而是實(shí)行有償形式，要求各有關(guān)單位按規(guī)定付給商業(yè)性文件中心一定的管理費(fèi)用。商業(yè)性文件中心的管理費(fèi)用和保同薪水并不靠政府撥款解決，而且以此來(lái)籌集，甚至還要盈余，創(chuàng)造一定的經(jīng)濟(jì)效益，因此商業(yè)性文件中心是一個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體。不管如何，商業(yè)性文件中心顯然也充分體現(xiàn)了半現(xiàn)行文件管理的特色，完全按照文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律辦事。 由于商業(yè)性文件中心同樣突出了對(duì)半現(xiàn)行文件實(shí)行社會(huì)化、集約化和專(zhuān)業(yè)化管理的特點(diǎn)，因此它同文件中心一樣，具備了能科學(xué)管理半現(xiàn)行文件所需的一切軟硬件條件，經(jīng)濟(jì)合理地配置了文件管理所需的人、財(cái)、物，從而能整體上省人、省庫(kù)房、省裝具、省錢(qián)，

7、降低了文件管理費(fèi)用?？傊?，商業(yè)性文件中心具有同文件中心一樣顯著的成效。當(dāng)然文件是否移交給商業(yè)性文件中心管理完全出于形成單位的自愿，同時(shí)商業(yè)性文件中心也應(yīng)增強(qiáng)自身的信譽(yù)。商業(yè)性文件中心同樣沒(méi)有也不可能針對(duì)一個(gè)地區(qū)的所有單位，它主要吸收那些不同進(jìn)入文件中心，而自身管理既不具備條件又不經(jīng)濟(jì)的單位，商業(yè)化地承擔(dān)起這些單位半現(xiàn)行文件的管理。 三、基層檔案管理部門(mén) 文件中心和商業(yè)化文件中心并不是與生俱來(lái)的，在文件中心和商業(yè)性文件中心誕生之前，半現(xiàn)行文件管理首先是由本單位自身承擔(dān)的，而在我國(guó)至今幾乎仍實(shí)行這種單一的基層檔案管理部門(mén)模式，由這種在單位內(nèi)部建立起來(lái)的基層檔案管理部門(mén)來(lái)承擔(dān)本單位增現(xiàn)行文件的管理，

8、且明確規(guī)定文件在基層檔案管理部門(mén)只作過(guò)渡性保存，基層檔案管理部門(mén)不是文件的最終歸宿地，這些文件通常只為本單位服務(wù)，顯然這種半現(xiàn)行文件的處置模式同樣完全符合文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律。 把半現(xiàn)行文件存放于形成單位內(nèi)部建立起的基層檔案管理部門(mén)內(nèi)，這使半現(xiàn)行文件與其用戶(hù)間的距離“最近”，從而使半現(xiàn)行文件的方便利用達(dá)到了最優(yōu)化，因?yàn)榘氍F(xiàn)行文件存放于形成者個(gè)人身邊通常是不允許的，因此這種由基層檔案管理部門(mén)來(lái)處置半現(xiàn)行文件管理的模式并非無(wú)優(yōu)勢(shì)可言，筆者認(rèn)為這正是半現(xiàn)行文件首先由基層檔案管理部門(mén)來(lái)處置的最根本原因。但這只是滿足了科學(xué)處置半現(xiàn)行文件的一個(gè)方面，至于基層檔案管理部門(mén)是否具備科學(xué)管理半現(xiàn)行文件的軟硬件條件，半現(xiàn)

9、行文件由基層檔案管理部門(mén)處置是否經(jīng)濟(jì)合理，這些問(wèn)題仍值得探討。 當(dāng)一個(gè)單位規(guī)模較在，半現(xiàn)行文件數(shù)量較多時(shí)，建立自己的基層檔案管理部門(mén)，配備幾名穩(wěn)定而又業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的文件管理者，購(gòu)買(mǎi)必需的檔案裝具，提供必要的用房，再輔以健全的制度等，顯然這就具備了科學(xué)管理半現(xiàn)行文件的軟硬件條件，雖然這種模式并非社會(huì)化，但此時(shí)同樣可做到文件管理所需人、財(cái)、物資源的合理配置，盡量降低文件管理費(fèi)用。而當(dāng)一個(gè)單位規(guī)模不大、甚至較小，半現(xiàn)行文件數(shù)量不多時(shí)，如仍采用這種模式來(lái)處置本單位的半現(xiàn)行文件，則問(wèn)題顯而易見(jiàn)：文件管理者往往采用兼職保同，變動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，業(yè)務(wù)素質(zhì)差，忙于其它工作，甚至基層檔案管理部門(mén)索性不設(shè)或長(zhǎng)

10、期虛設(shè)，文件管理硬件設(shè)施較差，庫(kù)房簡(jiǎn)陋等，這就根本不具備科學(xué)管理半現(xiàn)行文件的軟硬件條件，如果硬是執(zhí)行，再去滿足要求，那么這種模式必然極大地浪費(fèi)人、財(cái)、物資源，大大提高了文件管理代價(jià)，這正是我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理體制在實(shí)踐中所暴露出的弊端。 四、企事業(yè)檔案館和聯(lián)合檔案室 隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，中外都形成有許多企事業(yè)檔案館，這種檔案館 不同于一般檔案館，它是建立在規(guī)模較大單位內(nèi)部的非社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)，其職能既要承擔(dān)本單位非現(xiàn)行文文悠揚(yáng)的管理，又要承擔(dān)本單位半現(xiàn)行文件的管理。不少單位今天是基層檔案管理部門(mén)，將來(lái)可能發(fā)展為企事業(yè)檔案館，因此由企事業(yè)檔案館來(lái)處置半現(xiàn)行文件的方式完全等同于基層檔案管理部門(mén)處

11、置半現(xiàn)行文件的方式，顯然我們可以把這種方式納入基層檔案管理部門(mén)處置半現(xiàn)行文件方式的范疇。 聯(lián)合檔案室也是檔案事業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)的一種處置半現(xiàn)行文件的模式，這一模式在某種程度上完全等同于文件中心，它同樣過(guò)渡性地處置各有關(guān)單位的半現(xiàn)行文件，只為形成單位服務(wù)，突出對(duì)半現(xiàn)行文件實(shí)行社會(huì)化、集約化和專(zhuān)業(yè)化管理的特點(diǎn)，但它又不同于文件中心，因?yàn)樗粨碛腥?、?cái)、物和管理自主權(quán)，因而它沒(méi)有文件中心那么優(yōu)越，最終會(huì)被文件中心所代替，我國(guó)第一個(gè)文件中心的建設(shè)過(guò)程正好證實(shí)了這一點(diǎn)。 通過(guò)以上分析我們發(fā)現(xiàn)，半現(xiàn)行文件的科學(xué)處置確實(shí)比較復(fù)雜，文件中心、商業(yè)性文件中心和基層檔案管理部門(mén)這三種處置模式都有其存在的價(jià)值，都是按照文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律辦事的，但它們