政府辦公室事務管理PPT精品文檔

1、1,第三講 辦公室事務管理,第一單元 時間管理和做好領導工作日程安排,2,一、時間管理 1. 時間管理的基本準則 明確目標 有計劃、有組織地進行工作 分清工作的輕重緩急 合理地分配時間 與別人的時間取得協(xié)作 制定規(guī)則，遵守規(guī)則,3,2. 時間管理上存在的問題 缺少工作計劃 組織工作不當 時間控制不夠 整理整改不足 進取意識不強等,4,3. 時間管理的方法和技巧 必須有計劃地使用時間 合理使用零碎時間的方法 時間管理的其它方法與技巧,5,二、領導活動日程安排 （一）領導活動日程安排的范圍和意義 1. 領導活動的范圍 2. 領導日程活動安排的意義,6,二）編制領導活動日程表的原則和程序 1.編制領

2、導日程表的原則： 注重實效，不搞形式主義； 注意張弛有度，勞逸結合； 要留有充分的機動時間； 要充分尊重領導本人的意見； 要注意保守機密,7,2. 編制領導活動日程表的程序： 接受任務； 制訂方案； 方案審批； 實施準備； 檢查落實； 組織實施； 后續(xù)工作,8,三）編制領導活動日程表的方法 1. 領導活動日程表的類型： 領導的活動安排按時間可分為長期（一年或半年）、中期（季度或一月）、短期（一周或一天）。 2.領導活動日程表的編制方法： 年度日程安排表； 月日程安排表； 周日程安排表； 每日日程安排表,9,第二單元 辦公室日常事務管理,10,一、值班事務管理 （一）值班工作的含義與任務 1.

3、值班工作的含義 2. 值班工作的任務： 及時傳遞信息； 做好接待工作； 承辦臨時事項； 掌握領導的外出活動情況； 處理突發(fā)事件； 確保組織的安全； 編寫值班材料等,11,二） 值班工作的具體內容與做法 1. 建立健全值班工作制度 2. 制作好值班安排表 3. 做好值班內容的記錄 4. 突發(fā)事件處理,12,二、辦公室成本管理與控制 （一）辦公設備的申購、使用、管理 （二）利用網絡辦公,13,三、辦公室電話事務 電話是現(xiàn)代社會中不可缺少的通訊工具。辦公室人員經常需要與組織內外的相關人員接洽應對。如果電話處理不好，會給人留下不好的印象，從而影響組織的整體形象。 （一）電話與傳真： 1.電話接打原則：

4、正確、有效、簡潔、禮貌,14,2. 撥打電話的要點 3. 接聽電話的要點 4. 電話的后續(xù)處理,15,四、印信與保密工作 “印”即印章，“信”即介紹信（證明信）。 印信工作即是印章及介紹信（證明信）的制發(fā)、保管和使用工作。 印章和介紹信（證明信）是各級各類組織對外聯(lián)系的標志和行使用權職權的憑證,16,一）印章的刻制與啟用管理： 1. 印章的刻制 2. 印章的啟用 （二）印章的管理與使用 1. 印章的保管 2. 印章的使用,17,三）介紹信（或證明信）的管理和使用： 介紹信（或證明信）是組織因對外聯(lián)系工作、商洽事務而由派出人員所持有的憑證性信函。 出具介紹信，就意味著要對被介紹人的行為負責。 1

5、. 介紹信的保管 2. 介紹信的使用,18,第三單元 辦公室的接待工作,19,一、 接待工作概述 （一）接待工作的含義 （二）接待工作的原則 1. 熱情周到 2. 禮儀大方 3. 儉省節(jié)約 4. 安全保密,20,二、接待的準備工作 （一）做好接待工作的環(huán)境準備 （二）做好接待工作的物質準備： （三）接待心理準備,21,三、接待工作的基本程序 （一）親切迎客 （二）熱情待客 1. 引導；2. 引座； 3. 介紹； 4. 送茶。 （三）禮貌送客,22,四、接待規(guī)格與接待計劃 （一）接待規(guī)格的種類及確定 1. 接待規(guī)格的種類 2. 接待規(guī)格的確定 （二）制定接待計劃 1. 接待方針 2. 接待規(guī)格

6、3. 接待日程安排 4. 接待形式 5. 接待經費開支,23,三）具體準備接待工作 1. 了解來賓基本情況 2. 擬訂接待初步意見 3. 確定陪同人員名單 4. 印發(fā)活動日程表 5. 安排好接站及返程票的預訂、預購 6. 安排好來賓住宿 7. 安排領導拜訪來賓 8. 安排好餐飲及宴請 9. 安排好工作用車,24,10. 安排好會談、參觀等事宜 11. 安排觀光旅游及文化娛樂活動 12. 安排新聞報道工作 13. 互贈紀念品或合影留念 14. 及時做好接待經費結算 15. 安排好送行事宜 16. 做好總結工作,25,五、涉外接待基本規(guī)范 （一）國際交往中主要的禮儀原則 1. 信守時間 2. 女士

7、優(yōu)先 3. 不得糾正 4. 維護個人隱私 5. 以右為尊 （二）接待外賓的工作程序 （三）接待外賓的禮節(jié),26,六、信訪接待工作 信訪工作是群眾以寫信、電子郵件、傳真、來電來訪等形式向領導機關或社會組織反映情況、提出建議、意見或者投訴請求的一種社會活動。 信訪工作是指處理人民群眾來信來訪的工作，既是領導工作的一部分，也是辦公室的經常性業(yè)務工作,27,一）做好信訪工作的意義 （二）信訪工作的原則 （三）信訪工作的特點 （四）受理來信的程序與要求,28,第四單元 商務活動安排,29,一、 開放參觀與簽約儀式 （一）開放參觀活動： 開放參觀活動就是企業(yè)主動地開放一些項目供外部人員參觀，從而達到宣傳、

8、溝通等作用。 1. 開放參觀活動的主要項目 2. 開放參觀活動的群體 3. 開放參觀活動的作用 4. 開放參觀活動的操作流程 5. 辦公室接待人員在開放參觀活動中的職責,30,二）簽約儀式： 在商務活動中，通過洽談產生的正式文件一般都需要舉行簽字儀式，這些文件經正式簽署后方能生效。 簽字儀式是表明會談各方對文件約束力的認可； 體現(xiàn)各方對會談成果的重視； 簽字儀式還具有見證和宣傳的作用,31,1. 簽字儀式的準備工作 2. 簽字儀式的正式程序,32,二、慶典活動與剪彩儀式 （一）慶典活動 1. 慶典活動的類型 2. 慶典活動的準備工作 確定慶典出席人員的名單 安排來賓的接待工作 布置舉行慶祝儀式

9、的現(xiàn)場 節(jié)慶活動的具體程序,33,二）剪彩儀式： 剪彩儀式是指有關單位為了配合組織的一些慶典活動，邀請有關領導和知名人士用剪刀剪斷紅色緞帶的慶?；顒?。 剪彩儀式往往是慶典活動的一個環(huán)節(jié),34,1. 剪彩儀式的準備工作 剪彩儀式的用具準備 剪彩人員的確定 2. 剪彩儀式的程序,35,三、 宴請活動 （一）宴請的類型 （二）宴請的準備工作 （三）宴請活動的程序,36,四、商務旅行 （一）商務旅行的基本常識 1. 交通方式 2. 賓館類型 （二）商務旅行的準備工作 1. 預訂機（車、船）票 2. 預訂房間 3. 準備必備的文件資料及領導隨身攜帶的用品 4. 預支差旅費等,37,三）隨行事務 1. 隨

10、行事務工作程序 準備階段 旅行階段 結束階段 2. 隨行的安全防范 妥善保管好貴重物品； 隨身攜帶有效證件； 要有安全意識,38,四）制訂商務旅行計劃 1. 商務旅行計劃的內容 2. 制訂旅行日程表 3. 制定旅行日程表的要求,39,五）領導旅行期間及旅行結束后辦公室人員的工作 1. 領導旅行期間辦公室人員的工作 2. 領導旅行結束后辦公室人員的工作,40,第五單元 信息管理工作,41,一、信息的含義、特征與信息工作制度 （一）信息的含義 （二）信息的特征 （三）信息工作和信息工作制度 1. 信息工作 2. 辦公室人員從事信息工作的要求 3. 信息工作制度,42,二、信息的收集 （一）信息收集

11、的意義和范圍 1. 信息收集的意義 2. 信息收集的范圍 （二）信息收集的方法和渠道 1.信息收集的方法 2. 信息收集的渠道,43,三、信息的處理 （一）信息處理的含義和原則 1. 信息處理的含義 2. 信息處理的原則 （二）信息處理的主要內容 1. 信息篩選 2. 信息鑒別 3. 信息提煉 4. 信息編寫,44,四、信息的存儲 （一）信息的存儲含義和程序 1. 信息的存儲含義 2. 信息存儲的程序 3. 信息存儲技術,45,第六單元 溝通與協(xié)調工作,46,一、 溝通工作 （一）溝通的含義、意義及種類 1. 溝通的含義 2. 溝通的種類,47,二）有效溝通的條件 1. 信息源發(fā)出的信息應完整而準確 2. 信息在傳遞過程中沒有損失 3. 信息接受者必須真正理解接受到的信息,48,三）影響溝通的障礙因素 1. 信息發(fā)出者的障礙 2. 信息傳遞渠道的障礙 3. 信息接受者的障礙 （四）溝通的基本方法與技巧,49,二、協(xié)調工作 （一）協(xié)調概述 （二）協(xié)調的種類 （三）辦公室