企業(yè)員工商務采購培訓管理授課PPT課件

1、采購培訓,THE BUSINESS REPORT,YOUR LOGO,目錄,基礎數據,業(yè)務流程,01,02,01,章節(jié) PART,基礎數據,可以建立供應商檔案，維護供應商必要的數據。包括名稱、編號和地址,供應商管理,可以在線的查詢供應商信息,可以合并供應商,可以建立隨機的供應商質量、成本、服務、差異報告,可以建立供應商列表,采購員設置,在系統(tǒng)中，若你是采購員，則你所建立的任何單據，只能是由你負責。 在系統(tǒng)中，可以設置采購員采購件的分類。 例如：采購員A負責采購五金類； 采購員B負責采購機電類； 思考：采購員是否需要負責采購不同的物料分類,審批層次,審批層次確定了企業(yè)的采購業(yè)務中，由誰來審批；并

2、且若某人無權審批時，又由誰來審批,在采購中即是參與采購業(yè)務的人員,在采購業(yè)務中指采購、審批、計劃,指雇員在企業(yè)中的職務。如供應科科長、采購員,審批層次結構,例如：若工作包括采購、審批； 職位包括采購員、供應課課長、物流總監(jiān)、財務總監(jiān)、總經理； 雇員包括A、B、C、D、E、F六人分別擔任不同職務,則審批層次可為,單據控制通過嚴格的文本審批和安全控制保證只有被授權的人才能操作單據，影響采購業(yè)務,單據的安全級別,單據的訪問級別,單據批準的規(guī)則,單據控制,單據的安全級別,安全級別有4種： 公共的：系統(tǒng)中所有用戶都可存取該單據。 私有的：單據創(chuàng)建者和審批者可存取該單據。 采購的：單據創(chuàng)建者、審批者和所有

3、的采購員可存取該單據。 層次的：單據創(chuàng)建者、審批者和所有審批層次上高于單據創(chuàng)建者的用戶。 例如：設置計劃采購訂單為私有的，則只有輸入計劃采購訂單和審 批該訂單的人可以存取。 設置采購請購單為采購的，則所有的采購員、審批該單據提出請購者能存取該單據,僅查看：只允許查看單據。 可修改：可查看、修改、凍結、關閉單據。 完全的：可查看、修改、凍結、關閉、取消、最終關閉單據,單據的訪問級別,訪問級別有3種,中有兩個訪問選項級別高于以上訪問級別，自己可審批：若該選項為Yes，則建立單據的用戶可自己審批；審批者可修改：審批單據的用戶可修改該單據,注意,建立單據者對自己的單據可作除審批以外的操作。系統(tǒng)的訪問控

4、制對已存在的單據作用；用戶若能進入建立單據的窗口，就能建立單據,注意,單據的審批規(guī)則,職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務。如供應科科長、采購員,采購業(yè)務中出現的文本類型。如標準請購單、內部請購單、一攬子協議、計劃采購訂單、標準采購訂單,單據類型,可以控制以下幾方面的權限?？颇?、分類、金額、位置。 例如：某人只能審批10000元五金類采購訂單，則設置為 采購訂單，10000元，五金類,審批權限,例如：供應科科長可審批標準請購單，可審批10萬元的標準采購訂單 物流總監(jiān)可審批計劃采購訂單，可審批100萬元的標準采購訂單,單據的審批規(guī)則構成,供應科科長 審批 標準請購,思考：審批權限應該如

5、何設置,物流總監(jiān) 審批 標準采購訂單,自動來源,在自動規(guī)則中，指明了物品、供應商和單據（報價單或計劃采購訂單） 例如：在自動來源規(guī)則中設置 A物品由供應商B、C提供，現有與B有關的標價單D和與C有關的 報價D和計劃采購訂單E。 在建立采購A的訂單時，我們可以根據自動來源規(guī)則尋找相應 價格。思考：如何應用自動來源規(guī)則,供應商項目目錄冊用來查詢物品的歷史價格、自動規(guī)則等情況。若曾經采購過某物品，即系統(tǒng)中存在采購訂單，則在建立新的采購訂單時，可以從供應商項目目錄冊中查到相應的情況，從而得到比較合理的價格,供應商目錄冊,思考：使用供應商項目目錄冊的優(yōu)點,02,章節(jié) PART,業(yè)務流程,采購詢價,詢價單

6、是反映本方需求，要求供應商作出回答的單據,在詢價單中，有物品、數量、日期、發(fā)貨等信息,建立詢價單后可輸入供應商的清單，表示該詢價單要發(fā)給哪些供應商，并且可注明反饋途徑，如：電子郵件、傳真等,報價單是供應商對詢價單的反饋,采購訂單,采購訂單：用來明確表示一次采購業(yè)務,采購訂單中包含了訂單應包含的信息。如定購的物品，數量，價格，要貨時間，發(fā)貨情況，接收情況和付款、運費等其它條款,采購訂單需要審批，原因是價格的存在。所以采購訂單可能會存在多版本，所以采購訂單不同于采購合同,使用：除標準采購訂單外，其它類型在使用時需要下達審批成為實際訂單。思考：計劃采購訂單、一攬子訂單、標準采購訂單和合同采購訂單的用

7、法,采購訂單類型,一攬子協議：與計劃采購訂單類似，但沒有價格信息，只有總金額,合同采購訂單：與一攬子協議類似，但沒有物品信息,標準采購訂單：表示一次采購，適用于緊急采購和零星采購。包含了訂單應有的信息,計劃采購訂單：表示長期定購，適用與供應商的一攬定購。包含了含了訂單應有的信息,采購接收路徑：用來控制接收是否檢查，是否直接入庫,采購接收選項：用來控制采購接收時各種可能性,采購訂單建立,手工建立訂單，輸入必要信息提交審批,手工,采購訂單建立有兩種方式。 1.通過請購單匯總，自動生成采購訂單。 2.下達采購計劃訂單、一攬子計劃和合同訂單,自動,采購接收選項：用來控制采購接收時各種可能性,采購接收選

8、項,接收日期容限：到貨日期是否允許有差異，允許該如何反應,接收數量容限：到貨數量是否允許有差異，允許該如何反應,是否強制收貨地：供應商將物品發(fā)往其它地是否可接收,允許替代接收：是否可以用替代品代替定購物品,允許未定購接收：訂單上沒有定購的物品是否可接收,允許快速接收：是否可以一次性按訂單全部接收,接收,接收要根據采購訂單做接收。在作接收時，可以通過查找窗口，根據一定的條件尋找可接收的訂單。 例如：以某供應商為條件，可接收有該供應商的訂單,若要進行未定購接收，可在查找窗口標注未定購,一次接收以接收單據號為標志。不同批次的接收可記錄在同一單據,比較,檢驗,一次檢驗必須根據接收單而來。同樣可以在查找窗口中輸入一定條件來查找相應的接收單,檢驗后的動作只要接受和拒絕兩種。對于