代建項目部管理手冊

1、.代建項目部管理手冊一、概論1.目的：為便于規(guī)范管理項目，提高管理效率，在合同約定時間內(nèi)完成承擔的工作任務(wù)，提高公司效益，特制定本管理手冊。2.機構(gòu)設(shè)置原則便于執(zhí)行、便于管理、便于公司督促。簡單高效、節(jié)約管理成本、便于回款。二、前期部門組織機構(gòu)設(shè)置及任務(wù)本公司第一個或前兩個項目時，采取下列方式。2.1.代建項目部職責：1、代表業(yè)主方行使代建項目的全過程建設(shè)管理服務(wù)（具體按合同約定），實現(xiàn)業(yè)主方的各項管理目標。2、按照國家和省、市有關(guān)法律、法規(guī)和工程技術(shù)規(guī)范要求對代建項目進行代建管理服務(wù)。受業(yè)主方委托，其職責和義務(wù)是：2.1、協(xié)助代建項目建設(shè)方案功能策劃及論證、建筑規(guī)劃設(shè)計方案征集和審核、初步設(shè)

2、計及施工圖設(shè)計并呈報專業(yè)審圖單位審查、施工管理、設(shè)備調(diào)試及試運行、竣工驗收、竣工決算和移交等全過程的項目管理服務(wù)工作。2.2、協(xié)助組織通過公開招標或委托等方式選擇工程招標代理、造價咨詢、地質(zhì)勘察、工程設(shè)計、工程施工、監(jiān)理單位。配合業(yè)主方依法對其合同進行審查、簽訂、履行和跟蹤管理等，并代表業(yè)主方執(zhí)行上述合同下的業(yè)主權(quán)利和義務(wù)（付款義務(wù)除外）。2.3、全面管理工程建設(shè)合同，就施工總承包單位選擇的專業(yè)分包單位資格及分包項目進行審查批準。2.4、代表業(yè)主方按工程合同的規(guī)定落實施工條件，檢查施工單位的開工準備工作。對施工前準備工作進行檢查，對施工工序與資源投入進行監(jiān)督。2.5、會同使用單位申報辦理規(guī)劃、

3、環(huán)保、土地、施工、消防、供電、綠化和城管等有關(guān)建設(shè)施工手續(xù)。2.6、依據(jù)工程建設(shè)合同、設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)范與質(zhì)量檢驗標準。審查現(xiàn)場總平面布置圖，審批施工單位提交的施工組織設(shè)計、施工方案、專項施工方案等。2.7、加強對施工單位、監(jiān)理、設(shè)備材料供應商的合同管理，督促按合同的相關(guān)條款落實、執(zhí)行。2.8、審查施工單位進場的建筑材料、建筑物配件和設(shè)備采購及使用。 2.9、造價控制：編制資金使用計劃，處理合同協(xié)議與工程變更，下達變更指令；審核項目進度用款申請報告和固定資產(chǎn)投資統(tǒng)計報表，按工程進度給施工總承包單位撥付工程款。按國家有關(guān)規(guī)定和合同約定辦理竣工綜合驗收，進行工程竣工結(jié)算和工程決算，接受審計監(jiān)督。2

4、.10、進度控制：審核工程施工進度計劃，提出工程控制進度目標，并以此為基礎(chǔ)審查施工總承包單位提出的施工實施進度計劃，檢查其實施情況，督促施工總承包單位采取切實措施實現(xiàn)合同目標要求。當實施進度發(fā)生較大偏差時，及時向委托人提出調(diào)整控制性進度計劃的建議意見，并在通過批準后完成其調(diào)整。2.11、質(zhì)量控制：審查施工總承包單位的質(zhì)量控制體系和措施，核實質(zhì)量文件。依據(jù)工程建設(shè)合同文件、設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)范與質(zhì)量檢驗標準，對施工前準備工作進行檢查，對施工工序和資源投入進行監(jiān)督。以單位工程為基礎(chǔ)，對基礎(chǔ)工程、隱蔽工程、分部分項工程的質(zhì)量進行檢查、簽證和施工質(zhì)量的評價。組織質(zhì)量事故調(diào)查，分類評定質(zhì)量事故等級，審核質(zhì)

5、量事故處理措施。2.12、檔案管理：按國家規(guī)定組織工程各階段驗收、單位工程驗收及竣工驗收，提交相應的工程建設(shè)管理服務(wù)報告；審查設(shè)計單位、施工單位編制的竣工圖紙和資料，督促施工單位整理匯編和移交項目建設(shè)、竣工檔案及有關(guān)技術(shù)資料，并按批準的資產(chǎn)價值向項目使用單位或設(shè)施管理單位辦理資產(chǎn)移交手續(xù)，以及項目檔案資料。2.13、信息管理：做好施工現(xiàn)場建設(shè)管理服務(wù)記錄與信息反饋。按要求編制建設(shè)管理服務(wù)月、年報，對工程資料及檔案(包括影像資料)按期進行整編和管理，并在工程竣工驗收或建設(shè)管理服務(wù)期結(jié)束后移交業(yè)主方(一式五份，電子版本一份)。2.14、協(xié)調(diào)管理：主持建設(shè)管理服務(wù)合同授權(quán)范圍內(nèi)工程建設(shè)各方協(xié)調(diào)工作會

6、議，編發(fā)施工協(xié)調(diào)會議紀要。2.15、安全文明監(jiān)督：審查施工安全措施、勞動防護和環(huán)境保護設(shè)施等，并負責檢查、督促落實執(zhí)行。組織重大安全事故調(diào)查，分析原因并提出書面報告，并承擔相應的責任。2.16、保修管理：負責代建項目設(shè)備調(diào)試及試運行和工程保修期管理，在保修期內(nèi)組織和督促施工單位、設(shè)備安裝單位、設(shè)備供應單位按合同相關(guān)條款履行維修義務(wù)。2.2組織機構(gòu)框圖代建項目管理機構(gòu)設(shè)置框圖業(yè)務(wù)中心項目經(jīng)理安全工程師資 料 員報 建 員景觀工程師土建工程師機電工程師執(zhí)行經(jīng)理（兼）代建項目部2.3.具體項目部設(shè)置項目經(jīng)理、土建工程師、機電工程師、景觀工程師、安全工程師、資料員、報建員。各專業(yè)具體進場時間，根據(jù)當?shù)?/p>

7、情況和業(yè)主要求及工程進展情況確定。要求項目經(jīng)理、土建工程師、機電工程師、景觀工程師、安全工程師都具有獨當一面的工作能力。并對其它管理工作有一定的了解，在項目經(jīng)理的指導下，能臨時兼任其它專業(yè)的日常工作。2.4.部門員工職責：1.項目經(jīng)理職責：a.對外：參與公司其它部門的商務(wù)工作，配合本項目的取得。代表公司全權(quán)處理所負責項目代建合同所約定的全部工作。負責與業(yè)主方、外協(xié)單位等的協(xié)調(diào)，推動所負責項目正常安全進行。配合公司相關(guān)部門正?；乜?。b.對內(nèi)：協(xié)調(diào)公司參與本項目的相關(guān)部門和人員完成本項目的合同任務(wù)。按公司相關(guān)規(guī)定，定時組織上報相關(guān)資料。負責管理代建項目的人、財、物。2.土建工程師、機電工程師、景觀

8、工程師：負責所代建項目的相關(guān)專業(yè)工程的進度、質(zhì)量、安全、投資控制等工作。其中一名擔任副經(jīng)理，配合項目經(jīng)理工作。3.安全工程師：負責所代建的項目的安全生產(chǎn)工作，如果當?shù)貙Π踩ぷ饕蟛粐溃梢杂善渌鼘I(yè)的同志兼任，如前期景觀工作不多，由景觀工程兼任。4.報建員：負責所建項目的全部報建資料的準備工作，負責報建工作。5.資料員：a.代建項目部的全部資料的收發(fā)和登記工作。b.代建項目的全部資料的管理工作。c.配合專業(yè)工程師對各種資料的檢查、整理工作。d.代建項目竣工資料的整理、移交工作。三、正常時期代建項目組織機構(gòu)設(shè)置當公司代建項目大于三個時，建議采用方式。3.1負責上級部門：業(yè)義中心3.2具體項目管

9、理機構(gòu)設(shè)置第一層：項目經(jīng)理組：由有較有經(jīng)驗的各專業(yè)項目經(jīng)理組成。平時具體負責一個項目，同時兼管幾個項目。定期由項目經(jīng)理組長組織項目經(jīng)理，一起共同處理各代建項目的重大工程施工方案、質(zhì)量、進度控制方案。第二層：具體代建項目部組成為：項目經(jīng)理（注一）、執(zhí)行經(jīng)理（兼）、土建工程師、機電工程師、景觀工程師、安全工程師、資料員、報建員。各專業(yè)具體進場時間，根據(jù)當?shù)厍闆r和業(yè)主要求及工程進展情況確定。土建工程師、機電工程師、景觀工程師、安全工程師中的一名同志擔任副經(jīng)理，也可以叫項目執(zhí)行經(jīng)理。注一：項目經(jīng)理職位根據(jù)工程的大小，確定是否設(shè)置此職位。3.3組織機構(gòu)框圖代建項目管理機構(gòu)設(shè)置框圖(項目多時方案）AA代建

10、項目部NN代建項目部BB代建項目部業(yè)務(wù)中心白馬山代建項目部代建項目部東北建項目組西南代建項目組東南代建項目組項目經(jīng)理（兼）安全工程師資 料 員報 建 員景觀工程師土建工程師機電工程師執(zhí)行經(jīng)理（兼）安全工程師資 料 員景觀工程師土建工程師機電工程師執(zhí)行經(jīng)理（兼）說明：1.景觀工程師、報建員在大的項目配置，小項目由大項目部相應專業(yè)人員兼任。2.執(zhí)行經(jīng)理，根據(jù)項目的情況，可以由其它專業(yè)工程師兼任。3.4.部門員工職責：1.項目經(jīng)理組牽頭人：能獨立負責多個代建項目的管理工作。能指導項目經(jīng)理、執(zhí)行經(jīng)理管理具體代建項目的管理工作。2.項目經(jīng)理：a.對外：參與公司其它部門的商務(wù)工作，配合本項目的取得。代表公

11、司全權(quán)處理所負責項目代建合同所約定的全部工作。負責與業(yè)主方、外協(xié)單位等的協(xié)調(diào)，推動所負責項目正常安全進行。配合公司相關(guān)部門正?；乜睢.對內(nèi)：協(xié)調(diào)公司參與本項目的相關(guān)部門和人員完成本項目的合同任務(wù)。按公司相關(guān)規(guī)定，定時組織上報相關(guān)資料。負責管理代建項目的人、財、物。3.項目執(zhí)行經(jīng)理：在項目經(jīng)理指導下，擔負項目經(jīng)理的部分工作。具體負責管理所負責代建項目的日常工作。4.土建工程師、機電工程師、景觀工程師：負責所代建項目的相關(guān)專業(yè)工程的進度、質(zhì)量、安全、投資控制等工作。其中一名擔任副經(jīng)理，配合項目經(jīng)理工作。5.安全工程師：負責所代建的項目的安全生產(chǎn)工作，如果當?shù)貙Π踩ぷ饕蟛粐溃梢杂善渌鼘I(yè)的同

12、志兼任，如前期景觀工作不多，由景觀工程兼任。6.報建員：負責所建項目的全部報建資料的準備工作，負責報建工作。7.資料員：a.代建項目部的全部資料的收發(fā)和登記工作。b.代建項目的全部資料的管理工作。c.配合專業(yè)工程師對各種資料的檢查、整理工作。d.代建項目竣工資料的整理、移交工作。四、代建項目相關(guān)管理制度此所所編制的全部制度，如與公司相關(guān)制度矛盾，則按公司相關(guān)制度執(zhí)行。4.1月報、年報制度項目部相關(guān)工程師編制由資料員匯總后，上報項目經(jīng)理，項目經(jīng)理確認后，由資料員發(fā)至公司相關(guān)人員。月報、年報相關(guān)上報內(nèi)容及要求，按公司相關(guān)制度執(zhí)行。月報：工程師必須在當月23日12點前上報到資料員處，24日早8點前資

13、料員必須匯總報項目經(jīng)理，項目經(jīng)理必須在25日12點前審核完畢，返至資料員，資料員必須在25日17點之前上報公司。年報：工程師必須在12月20日12點前上報到資料員處，12月23日早8點前資料員必須匯總報項目經(jīng)理，項目經(jīng)理必須在12月25日12點前審核完畢，返至資料員，資料員必須在12月25日17點之前上報公司。4.2上下班及考勤、休假制度1.上下班時間及考勤：正常情況下在早8點上班，12點到14點午休，14點至18點上班。由資料員負責考勤工作，當月考勤經(jīng)項目經(jīng)理審核后上報公司。項目上原則上沒有休息時間，所負責項目在任何時間有工作需要時，員工不得以任何理由不工作。能提前預知的加班按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)

14、行。不能提前預知的加班與項目經(jīng)理等協(xié)商解決辦法。2.休假：代建項目部員工休假時間，原則上是一個月一次，每次8天。項目員員工休假，由員工申請，項目經(jīng)理同意即可。項目經(jīng)理休假，由項目經(jīng)理申請，經(jīng)業(yè)主同意后，上報公司相關(guān)部門認可。4.3項目部辦公用品等采購管理制度1.辦公用品，由相關(guān)需求人員提出申請，資料員匯后，經(jīng)項目經(jīng)理同意報，上報公司。公司委托采購的，由項目部安排人詢價，上報公司，公司同意后采購。發(fā)生費用按公司財務(wù)制度執(zhí)行。2.日常用品由項目部與公司相關(guān)部門協(xié)商確定一個具體標準，項目部按確定標準內(nèi)使用。原則上不許超過預算。發(fā)生費用按公司財務(wù)制度執(zhí)行。3.電腦、打印機、交通工具維護費用發(fā)生費用之前

15、，由項目經(jīng)理同意方可使用。發(fā)生后費用公司財務(wù)制度執(zhí)行。4.租房等費用由項目部人員提交申請，經(jīng)項目經(jīng)理同意后，上報公司相關(guān)部門，相關(guān)領(lǐng)導同意報方可與房東簽訂租用合同。發(fā)生后費用公司財務(wù)制度執(zhí)行。5.辦用電腦項目部原則上不配置電腦，采用員工自購，公司支付使用費的方式解決。辦用電腦使用費，按月計，當年十二月25日支付。每月電腦使用費暫定為150元/月，此費用包括電腦使用費、電維護費等全部費用等，具體金額，待公司確定。4.4檔案資料管理制度為保證項目正常進行，執(zhí)行國家檔案相關(guān)管理法規(guī)，便于查找相關(guān)文件和來函，便于證明各方責任，為規(guī)范管理與代建項目相關(guān)的文件資料，特制訂本制度。4.4.1項目進場前檔案管

16、理代建項目進場時，要收集本項目相關(guān)的前期的會議紀要、方案圖紙、初步協(xié)議，及與本工程的管理和結(jié)算相關(guān)的電話記錄、短信、微信、QQ等全部通訊記錄，并按附表一格式登記。并收集保證文件的電子版和紙質(zhì)版。電話記錄通話人，通話時間，通話內(nèi)容要點，存檔書面記錄和掃描件。短信、微信、QQ等，存檔聊天記錄圖片、聊天時間、聯(lián)系人。郵件，存檔郵件電子版和紙質(zhì)版，并注明收發(fā)件郵箱，原郵件不可刪除。代建項目的全部資料的收集，4.4.2合同執(zhí)行時檔案管理在合同執(zhí)行時，項目部向業(yè)主、公司、所管承包商等的公文，均應按附件二格式登記，并定期整理，文件收發(fā)文登記表一頁記錄滿頁后，將所收發(fā)文件與此登記表裝訂存檔。在合同執(zhí)行過程中的

17、招標文件、申報批文、可研報告、環(huán)評報告、施工圖紙等，收到后均應存檔。在發(fā)放或用于辦理報建等使用時，均應做書面記錄。詳見附件三。4.4.3項目完工后的資料管理按國家相關(guān)規(guī)范、規(guī)定，與業(yè)主方協(xié)商確定移交資料規(guī)格和數(shù)量，并在項目完工后一定時間內(nèi)，督促所負責的各方資料整理，并檢查符合相關(guān)約定，然后移交給業(yè)主方。原則上，全部資料應有電子版或掃描件存檔。4.5 項目回款制度代建項目的回款，是代建項目正常運行的保證。無回款，代建項目無法正常運行，支持前方工作的相關(guān)部門無法運行。公司無法運行，為此，一定要重視代建項目的回款工作。目前未接到明確的書面通知確定第一責任者。一切按公司決定為準。當公司未確定時，建議按

18、以下方案執(zhí)行。4.5.1公司負責項目部配合形式1.項目經(jīng)理組織項目部相關(guān)人員平時及時收集與回款相關(guān)的資料。2.及時辦理回款簽證手續(xù)。3.配合公司完成回款工作。4.5.2項目部負責形式1. 項目經(jīng)理組織項目部相關(guān)人員平時及時收集與回款相關(guān)的資料。2. 平時注意與回款相關(guān)人員處理好關(guān)系，形成互相幫助、互相幫助的關(guān)系。3. 及時辦理回款簽證手續(xù)。4. 協(xié)調(diào)業(yè)主相關(guān)部門辦理回款工作，及時將回款辦回公司。4.6.文件編制審核流程代建項目部員工，在工程建設(shè)過程中發(fā)現(xiàn)問題，應立刻編制書面文件要求相關(guān)方整改，相關(guān)聯(lián)系函、整改通知、請示等編制及審核上報流程如下：1.專業(yè)工程師發(fā)現(xiàn)問題，及時編制相關(guān)文件。2.上報

19、項目經(jīng)理（或執(zhí)行經(jīng)理）審核。3.通過審核后的文件，提交資料員。4. 資料員收到待發(fā)文件后，添加文號，再次檢查文件語法用詞等情況，形成正式文件。打印讓代建項目部的相關(guān)人員審核、審批。5.經(jīng)審核、審批的文件，資料員蓋章、登記、發(fā)放。或及時上報。4.7代建項目部辦公、生活條件約定：為節(jié)約管理成本，特制定本約定：1. 辦公室：正常情況下設(shè)置三間： 項目經(jīng)理室一間，同時做對外協(xié)商洽談之處。 員工辦公室一間， 資料室及資料存放室共用一間。對于小項目，可以用兩間，一用作項目經(jīng)理辦公室，同時存放部分資料，另一間做員工辦公室和資料室。2.宿舍：原則上是兩人一間。3.交通工具：合同與業(yè)主約定由業(yè)主解決的，業(yè)主解決

20、。合同未約定，則由項目部租用當?shù)剀囕v，接送上下班。所發(fā)生費用等均先向公司提出申請，公司同意后，按公司的相關(guān)規(guī)定或領(lǐng)導指示執(zhí)行。4.餐：合同與業(yè)主約定由業(yè)主解決的，業(yè)主解決。合同未約定的，只能項目部在當?shù)毓腿藥椭鉀Q。當?shù)毓腿速M用由公司承擔，餐費 支付。五、現(xiàn)場管理制度（待考慮完善）代建單位代表業(yè)主方進行管理，在進場后需結(jié)合招標文件的合同條款、業(yè)主方主要負責人的管理意愿和管理方式盡快編制現(xiàn)場的管理制度，待業(yè)主方審核認可后，下發(fā)給承包方，此事建議在承包方進場前完成編制、審核下發(fā)工作?，F(xiàn)場管理制度有：質(zhì)量、安全、進度、物資（包括甲供材料）、投資、資料（包括函件）、管理制度，還有供用電、消防、文明施工

21、、成品保護、后勤等等管理制度。六、其它6.1.編號規(guī)則6.1.1代建項目文件號編制規(guī)則: 為便于管理和查找文件，文件號編制由公司代碼+項目名+文件類型+時間+版本號。公司代碼：XX。項目名：如白馬山為BMS文件類型：管理制度為GL，指令和通知為ZL，請示或會報為QS，聯(lián)系函為LX，會議紀要HJ。時間：文件編制年度。版本號：對于管理制度，從此文件的初始版本開始編號。對于指令、通知、請示、會報、聯(lián)系函，按年度編號。例：白馬山項目安全管理制度：XX-EPC-GL-2017-01 白馬山關(guān)于XX問題請示函：XX-EPC-QS-2017-016.1.2記錄表編號約定為便于管理和查找文件，登記表編號編制由

22、公司代碼+項目名+文件類型+時間+登記表序號形成。公司代碼：XX項目名：如白馬山為BMS文件類型：文件收集用SJ，文件發(fā)文記錄表FW，文件收文記錄表SW，圖紙、資料存檔及使用記錄表TZ；時間：按年度計。登記表序號：從01份開始編號。例：白馬山項目發(fā)文記錄表編號：XX-FW-2017-01；白馬山圖紙報建用圖記錄表：XX-TZ-2017-01代碼表： XX公司代建項目部 2017.6.85.2附件：附件一：文件收集記錄表（公司圖標） 文件號：XX- EPC-GL-2017-01文件收集記錄表序號文件名稱文件內(nèi)容摘要移交人移交時間附件二：文件收發(fā)記錄表 （公司圖標） 文件號：XX- EPC-GL-2017-01文件發(fā)文記錄表序號文件名稱文件編號文件內(nèi)容摘要接收單位接收人接收時間注：文件發(fā)文具備一頁登記表后，將所發(fā)文件與此登記表裝訂存檔，以備以后查找。 （公司圖標） 文件號：XX- EPC-GL-2017-01文件收文記錄表序號文件名稱文件編號文件內(nèi)容摘要發(fā)文單位接收時間注：文件收文具備一頁登記表后，將所發(fā)文件與此登記表裝訂存檔，以備