公司檔案管理制度

1、公司檔案管理制度一、總則1、為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，規(guī)范公司檔案管 理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料 流失，特制定本制度。2、適用范圍：適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用以及歸檔。3、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有 保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷榮譽(yù)實(shí) 物、證件等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。4、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律 不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的

2、文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、檔案的管理就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。2、由公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。3、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。4、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或 人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。三、歸檔范圍1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記 錄等。2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及 簡報(bào)。4、本公司與有關(guān)單位簽

3、訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。6本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員 工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；7、公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、 決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；8、公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；9、本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；10、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄 像等；11、財(cái)務(wù)檔案資料；12、各種實(shí)物檔案；四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián) 系，區(qū)別不同的價(jià)值，

4、便于保管和利用。2、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等 必須齊全。3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批 復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年 立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在 一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其 它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排 列。6 般資料按一份原件歸檔，重要文件和

5、高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件 存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由 經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政中心以影印本歸檔。7、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔 聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。8子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息 的備份工作。9、各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸 檔，并保持其完好無損。10、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。五、檔案管理人員職責(zé)1、負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制

6、度執(zhí)行及檢查工作。2、建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況，按照歸檔范圍、 要求，將文件材料按時(shí)歸檔。3、收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管公司的檔案和其他資料。4、負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司 檔案的安全。5、提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通。6工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。六、檔案保管1、檔案編號(hào)a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì) 為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b）檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號(hào)表，將所有分類各級(jí) 名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用

7、一定順序依次排列，以便查閱。c）檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增 補(bǔ)之用。d）檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政中心結(jié)合工作和部門要求， 組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。e）建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱七、檔案的借閱1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫檔案借閱單，報(bào) 主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱。檔案借閱一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理 批準(zhǔn)，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)， 受控文檔的借閱要由總經(jīng) 理簽字批準(zhǔn)。2、檔案借閱的最長期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn) 損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé) 任。4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制 案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。6不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。7、用畢按時(shí)歸還，如需延長借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手 續(xù)。八、檔案的銷毀1. 對(duì)于已經(jīng)失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)必須要申請(qǐng)銷毀報(bào)告