項(xiàng)目管理系統(tǒng)特征

1、項(xiàng)目管理系統(tǒng)特征成本預(yù)算大部分項(xiàng)目管理系統(tǒng)系統(tǒng)都可以用來獲得項(xiàng)目中各項(xiàng)活動、資源的有關(guān)情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算，也可以具體明確到期支付日; 對于原材料，可以確定一次性或持續(xù)成本;對各種材料，可以設(shè)立相應(yīng)的會計和預(yù)算代碼。另外，還可以利用用戶自定義公式來運(yùn)行成本函數(shù)。 大部分軟件程序都應(yīng)用這一信息來幫助計算項(xiàng)目成本，在項(xiàng)目過程中跟蹤費(fèi)用。項(xiàng)目過程中，隨時可以就單個資源、團(tuán)隊(duì)資源或整個項(xiàng)目的實(shí)際成本與預(yù)算成本進(jìn)行對比分析，在計劃和匯報工作中都要用到這一信息。大多數(shù)軟件程序可以隨時顯示并打印出每項(xiàng)任務(wù)、 每種資源 ( 人員、機(jī)器等 ) 或整個項(xiàng)目的費(fèi)用情況。日程表日程表程序主要

2、用來對項(xiàng)目中各個單項(xiàng)資源或一組資源確定工作時間?？梢杂眠@些日程表計算出項(xiàng)目的進(jìn)度計劃。大部分系統(tǒng)軟件都對基本工作時間設(shè)置一個默認(rèn)值，比如星期一到星期五， 早上 8 點(diǎn)到下午 5 點(diǎn)，中間有一小時的午餐時間。 對于各個單項(xiàng)資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時間，按非工作時間輸入公司假期，輸入各種換班 ( 白天、夜晚 ) ，包括節(jié)假日以及數(shù)量單位( 小時、天、周 ) 。匯報工作進(jìn)程時要用到這些日程表，它通常可以根據(jù)每個單項(xiàng)資源按天、 周或月打印出來， 或者將整個項(xiàng)目的日程打印成一份全面的，可能有墻壁大的項(xiàng)目日程表。電子郵件一些項(xiàng)目管理系統(tǒng)程序的共同特征是可以通過電子郵件發(fā)送項(xiàng)目信

3、息。這一功能使得用戶不必通過打印機(jī)或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過電子郵件，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以了解重大變化，比如最新的項(xiàng)目計劃或進(jìn)度計劃，可以掌握當(dāng)前的項(xiàng)目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務(wù)表格。圖形表格對于有大量活動事項(xiàng)的項(xiàng)目工程，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，或人工進(jìn)行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。 當(dāng)前項(xiàng)目管理系統(tǒng)的一個最突出的特點(diǎn)是能在最新數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上簡便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖。有了基準(zhǔn)計劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統(tǒng)中，圖表自動會反映出這些改變。項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以將甘特圖中的任務(wù)連接起來， 顯示出工作流程。 特別是用戶可以僅用一個命令就在甘特圖和

4、網(wǎng)絡(luò)圖之間來回轉(zhuǎn)換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶使用：進(jìn)行任務(wù)和關(guān)系的交互式操作處理。 例如，通過圖表連接任務(wù)，改變優(yōu)先關(guān)系或通過擴(kuò)展活動持續(xù)顯示功能來改變活動持續(xù)時間。定制格式，例如圖形大小、標(biāo)題、顏色、字型以及文件布局。顯示任務(wù)或成本的基準(zhǔn)對照表。突出關(guān)鍵路徑，顯示出任何活動的延緩。放大或縮小顯示圖像。資料轉(zhuǎn)換許多項(xiàng)目管理系統(tǒng)包允許用戶從其他應(yīng)用程序， 比如文字處理、電子表格以及數(shù)據(jù)庫程序中獲得信息。 為項(xiàng)目管理系統(tǒng)輸入信息的過程叫做轉(zhuǎn)入。例如，你只需在需要時轉(zhuǎn)入某個電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關(guān)人員或機(jī)器的成本信息重新鍵入項(xiàng)目管理系統(tǒng)程序， 而且這樣還可能

5、會輸入相互沖突或錯誤的資料。 同樣地，常常也要把你的項(xiàng)目管理系統(tǒng)的一些信息輸入到這些應(yīng)用程序中去。發(fā)出信息的過程叫做轉(zhuǎn)出。例如，可能要把對某一承包商的進(jìn)度計劃報告轉(zhuǎn)出到文字處理備注文件中。絕大部分項(xiàng)目管理系統(tǒng)程序允許把標(biāo)準(zhǔn)ASC碼中的信息文件從 WindowsClipboard 轉(zhuǎn)出到SQLdatabase,Lotus,Excel,MicrosoftProjectExchange,OLEclient/server,DDEclient/server以及一些其他系統(tǒng)中。多項(xiàng)處理有些項(xiàng)目規(guī)模很大，需要分成較小的任務(wù)集合或子項(xiàng)目。另一種情況是經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理同時管理好幾個項(xiàng)目，而且，團(tuán)隊(duì)成員也同時為

6、多個項(xiàng)目工作， 在多個項(xiàng)目中分派工作時間。 在這種情況下，大部分項(xiàng)目管理系統(tǒng)程序能提供幫助。它們通?？梢詫⒍鄠€項(xiàng)目儲存在不同文件里， 這些文件相互連接。 項(xiàng)目管理系統(tǒng)也能在同一個文件中儲存多個項(xiàng)目， 同時處理幾百個甚至幾千個項(xiàng)目，并繪制出甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖。制作報表項(xiàng)目管理系統(tǒng)包在最初應(yīng)用時，一般只有少數(shù)報表，通常是列表總結(jié)進(jìn)度計劃、資源或預(yù)算。今天，決大多數(shù)項(xiàng)目管理系統(tǒng)包都有非常廣泛的報表功能。下面列出一些可制作的報表內(nèi)容：項(xiàng)目全面匯報報表。項(xiàng)目主要階段 ( 里程碑 ) 報表。一定時期內(nèi)的各種信息，例如這一時期內(nèi)完成和正在進(jìn)行的任務(wù)，以及準(zhǔn)備開始的任務(wù)。財務(wù)報表，顯示全面的信息，包括所有任務(wù)、整

7、個項(xiàng)目預(yù)算、超支情況、累計預(yù)算成本、實(shí)際成本以及承付款項(xiàng)。成本 / 進(jìn)度控制系統(tǒng)準(zhǔn)則 (c/scsc) 報表。通常美國國防部進(jìn)行國防項(xiàng)目時要求使用這個報表。對項(xiàng)目的各種或一組資源進(jìn)行資源配置報表。定制的標(biāo)準(zhǔn)報表、交叉報表、變量基準(zhǔn)對比表。資源管理項(xiàng)目管理系統(tǒng)都有一份資源清單，列明各種資源的名稱、資源可以利用時間的極限、 資源標(biāo)準(zhǔn)及過時率、 資源的收益方法和文本說明。每種資源都可以配以一個代碼和一份成員個人的計劃日程表。 對每種資源加以約束， 比如它可被利用的時間數(shù)量。 用戶可以按百分比分為任務(wù)配置資源， 設(shè)定資源配置的優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)， 為同一任務(wù)分配各個資源，并保持對每項(xiàng)資源的備注和說明。 系統(tǒng)能突

8、出顯示并幫助修正不合理配置，調(diào)整和修勻資源配置。 大部分軟件包可以為項(xiàng)目處理數(shù)以千計的資源。計劃分類在所有項(xiàng)目管理系統(tǒng)包中，用戶都能界定需要進(jìn)行的活動。正如軟件通常能維護(hù)資源清單， 它也能維護(hù)一個活動或任務(wù)清單。 用戶對每項(xiàng)任務(wù)選取一個標(biāo)題、起始與結(jié)束日期、總結(jié)評價，以及預(yù)計工期 ( 包括按各種計時標(biāo)準(zhǔn)的樂觀、 最可能及悲觀估計 ) ，明確與其他任務(wù)的先后順序關(guān)系以及負(fù)責(zé)人。 通常，項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的項(xiàng)目會有幾千個相關(guān)任務(wù)。另外，大部分程序可以創(chuàng)建工作分析結(jié)構(gòu)，協(xié)助進(jìn)行計劃工作。監(jiān)督跟蹤項(xiàng)目管理的一項(xiàng)基本工作是對工作進(jìn)程、實(shí)際費(fèi)用和實(shí)際資源耗用進(jìn)行跟蹤管理。 大部分項(xiàng)目管理系統(tǒng)包允許用戶確定一個

9、基準(zhǔn)計劃，并就實(shí)際進(jìn)程及成本與基準(zhǔn)計劃里的相應(yīng)部分進(jìn)行比較。 大部分系統(tǒng)能跟蹤許多活動，如進(jìn)行中或已完成的任務(wù)、相關(guān)的費(fèi)用、所用的時間、起止日期、實(shí)際投入或花費(fèi)的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費(fèi)用。關(guān)于這些臨近和跟蹤特征，管理軟件包有許多報告格式。進(jìn)度安排保密功能項(xiàng)目管理系統(tǒng)一個相對新穎的特點(diǎn)是安全性。一些系統(tǒng)對項(xiàng)目管理包自身、單個項(xiàng)目文件、 項(xiàng)目文件中的基本信息 ( 例如工資 ) 均設(shè)有口令密碼。排序篩選利用排序，用戶可以按隨心所欲的順序來瀏覽信息，比如從高到低的工資率， 按字母順序的資源名稱或任務(wù)名稱。大部分程序有各種排序方式 ( 例如：按名、姓等 ) 。篩選功能幫助用戶選擇出符合具體準(zhǔn)則的一些資源。例如，某些任務(wù)要用到某種具體資源，用戶如果想了解這些任務(wù)的有關(guān)信息， 只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務(wù)，而只把用到這種資源的任務(wù)顯示出來就可以了。假設(shè)分析項(xiàng)目管理系統(tǒng)一個非常實(shí)用的特點(diǎn)是進(jìn)行假設(shè)分析。用戶可以利用這一特點(diǎn)來探討各種情形的效果。 在某一項(xiàng)目的一些節(jié)點(diǎn)上， 用戶可以向系統(tǒng)詢問： 如果拖延一周，會有什么結(jié)果 ? 系統(tǒng)會自動計算出延