合同管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程

1、1.0 目的規(guī)范合同的評審、簡述、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作，確保公司利益、信譽(yù)得到保證2.0 適用范圍適用于公司所有合同的管理工作3.0 職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有合同的簽署、重要合同的評審以及授權(quán)委托人員對外簽訂合同；3.2 部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查合同的履約執(zhí)行以及定期匯報(bào)合同的執(zhí)行情況；3.3 檔案室負(fù)責(zé)公司所有合同的管理、歸檔（員工勞動合同除外）3.4 人事部負(fù)責(zé)公司員工勞動合同的管理、歸檔。4.0 程序要點(diǎn)4.1 合同管理的范圍：包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同1.對外提供服務(wù)的合同，包括以下幾類：l房屋租賃、及物業(yè)管理合同、消防安全協(xié)議等；l客戶委托公司進(jìn)行安裝、修繕、

2、檢修、保養(yǎng)、清潔等有償服務(wù)合同；l公司車庫、車位使用或停泊合同l其他對外提供服務(wù)的合同2.對外委托服務(wù)的合同包括以下幾類：l勞動合同l公司委托維修、安裝、檢修、保養(yǎng)、清潔等合同l其他須進(jìn)行對外委托服務(wù)的合同4.2 合同擬定1.簽訂合同必須遵守國家的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定。2.公司對外簽訂的擬定權(quán)限：l租賃合同由招商部擬定；l對外提供服務(wù)合同由管理處（物業(yè)部）擬定；l勞動合同由人力資源部擬定；l對外委托合同由相關(guān)執(zhí)行部門擬定；l重要合同擬定由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)委托人與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同參與；3.擬定合同應(yīng)注意一下內(nèi)容：l公司的履約能力l合同條款是否明確l合同是否合法l合同的社會效益l客戶提供的價(jià)格

3、（對外委托合同還應(yīng)考慮售后服務(wù)問題）l其他需要評審的內(nèi)容4.對于擬定好的合同須報(bào)總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)合同原件送檔案室保存以備以后使用（重要工程合同須由合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人簽署意見）。4.3 合同的簽署1.對外簽訂合同必須采用公司統(tǒng)一合同文本；2.合同除即時(shí)清結(jié)著外，一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一合同文本；3.對外簽訂合同由總經(jīng)理簽署或由總經(jīng)理授權(quán)委托人簽署。各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同（授權(quán)安合同擬定權(quán)限授予）；4.總經(jīng)理授權(quán)委托代理人對外簽署合同的。委托代理人簽訂合同的，應(yīng)當(dāng)5. 法定代表人簽發(fā)法定代表人授權(quán)委托書，并在委托書中明確委托權(quán)限和期限并加蓋公司公章，委托代理人代

4、表公司訂立合同，必須在授權(quán)范圍及期限內(nèi)行駛代理權(quán)；6.只有經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)代理人簽字后方可加蓋合同專用章；7.所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章；8對外委托合同簽署后經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)在 2 日內(nèi)向業(yè)務(wù)主管部門、財(cái)務(wù)部門提交合同復(fù)印件；4.4 合同的履行1.對外提供服務(wù)的合同，由提供服務(wù)的部門負(fù)責(zé)履約，部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對執(zhí)行情況經(jīng)行監(jiān)督。重要的合同由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人監(jiān)督履約；2.對外委托服務(wù)的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督對方履約，部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對執(zhí)行情況經(jīng)行監(jiān)督。重要合同由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人監(jiān)督履約；3.合同執(zhí)行部門須將合同履約階段情況向總經(jīng)理匯報(bào)，重要合同須以書面形式

5、匯報(bào)；4.合同履行過程中由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對合同履行情況經(jīng)行抽查；5.合同履約完畢，對重要合同的執(zhí)行效果進(jìn)行評審；6.合同執(zhí)行完畢后，須將合同返回檔案部門歸檔。由檔案部門按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程統(tǒng)一處理。4.5 合同的變更與解除1.對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理，并在法定期限內(nèi)形成公司的決定回復(fù)對方；2.合同執(zhí)行部門在確定對方不能履行合同時(shí)應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)；3.變更、解除合同，必須符合合同法的規(guī)定，并由合同執(zhí)行部門向總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)委托人提出合同變更申請；4.變更、解除合同，必須采用書面形式，口頭形式一律無效；5.變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，仍應(yīng)履行。

6、但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的除外；4.6 合同糾紛處理1.合同在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛，按合同法等有關(guān)規(guī)定處理；2.合同糾紛由相關(guān)業(yè)務(wù)部門處理，相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對糾紛的處理必須負(fù)責(zé)到底。重要合同、重要事件必須上報(bào)總經(jīng)理，由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)委托人與相應(yīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同處理。處理合同糾紛過程中應(yīng)做到及時(shí)匯報(bào)、及時(shí)請示；3.對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章；4.合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決，依據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決；4.7 合同的續(xù)約合同期滿且需要續(xù)約的，由合同執(zhí)行部門經(jīng)理按合同評審程序進(jìn)行評審后，報(bào)總經(jīng)理或總經(jīng)理授

7、權(quán)人審批、簽字。4.8 合同編碼規(guī)則1.合同編號應(yīng)便于合同文件檢索，公司范圍內(nèi)的合同全部采用動態(tài)管理、統(tǒng)一編號；2.合同編號應(yīng)包括合同的簽訂時(shí)間、合同部門、合同類型，且每一合同的編號是唯一的，不可替代；3.對已有外來合同編號的合同，仍應(yīng)按本編碼規(guī)則編寫內(nèi)部合同編號，以便合同檢索；4.合同編號的基本形式為：合同類型+合同部門+合同順序號。l合同編號中的合同類型為對外委托合同為 WW，對外提供服務(wù)合同為 WF；l合同編號中合同部門為部門拼音：工程合同GC采購合同CG保潔合同BJ租賃合同ZL安保合同ABl合同編號中的合同順序號為簽訂合同日期（年、月、日）+合同順序號（序列號為三位自然數(shù)，如 001、002）。范例：2012 年 9 月 8 日簽訂的工程部弱電組簽訂對外提供網(wǎng)絡(luò)維護(hù)合同，其合同編碼為：WFGC201209080014.9合