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文檔簡(jiǎn)介
1、企業(yè)合同管理制度一、合同管理職責(zé)(一)法定代表人的主要職責(zé)1、加強(qiáng)合同管理工作,支持合同管理機(jī)構(gòu)開(kāi)展工作,解決合同管理工作中的重大問(wèn)題。2、授權(quán)委托人員對(duì)外簽訂合同。3、對(duì)本公司合同簽訂人員進(jìn)行考核、獎(jiǎng)懲。4、定期了解合同的簽訂、履行情況。(二)企業(yè)合同管理部門(mén)的主要職責(zé)1、認(rèn)真組織學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行中華人民共和國(guó)合同法和有關(guān)條例,依法保護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。2、制定、修訂本公司合同管理制度、辦法,組織實(shí)施合同管理工作的考核。3、做好合同文本管理,嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定制定和使用合同文本。4、審查合同,防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。5、監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。6、宣傳合同法和有關(guān)法規(guī),培訓(xùn)合同
2、管理人員和業(yè)務(wù)人員。7、統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書(shū),嚴(yán)格管理本公司合同專(zhuān)用章的使用。8、依法處理本公司的合同糾紛。9、制止公司或個(gè)人利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)。10、按期統(tǒng)計(jì)、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。11、配合合同管理機(jī)關(guān),共同搞好合同管理工作。(三)企業(yè)合同管理員的主要職責(zé)1、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同,參與重大合同的談判與簽訂。2、審查合同,保管好合同專(zhuān)用章。3、檢查合同履行情況,協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問(wèn)題和糾紛。4、登記合同臺(tái)帳,做好合同統(tǒng)計(jì)、歸檔工作。5、發(fā)現(xiàn)不符合法律規(guī)定的合同行為,及時(shí)向合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司負(fù)責(zé)人報(bào)告。6、參加對(duì)合同糾紛的協(xié)商
3、、調(diào)解、仲裁、訴訟。7、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同管理情況。(四)供銷(xiāo)部門(mén)的主要職責(zé)1、依法簽訂、變更、解除本部門(mén)的合同。2、嚴(yán)格審查本部門(mén)所簽訂的合同,重大合同提交有關(guān)方面會(huì)審。3、對(duì)所簽合同,認(rèn)真執(zhí)行,并定期自查合同履行情況。4、在合同履行過(guò)程中,加強(qiáng)與其它各有關(guān)部門(mén)聯(lián)系,發(fā)生問(wèn)題及時(shí)向合同分管部門(mén)管理員通報(bào)。5、本部門(mén)合同的登記、統(tǒng)計(jì)、歸檔工作。6、參加本部門(mén)合同糾紛的處理。7、配合企業(yè)合同管理分管部門(mén)做好合同管理工作。(五)財(cái)務(wù)部門(mén)的主要職責(zé)1、加強(qiáng)與供銷(xiāo)等有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系,及時(shí)通報(bào)合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。2、做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析,提出處理建議。3、解決合同履行中有關(guān)問(wèn)
4、題。4、依法簽訂、變更、解除合同。5、配合企業(yè)合同管理分管部門(mén)做好合同管理工作。二、“法人委托書(shū)”管理(一)主體內(nèi)容與適用范圍1、本制度規(guī)定了本公司授予“法人委托書(shū)”者的條件、程序、管理規(guī)定及責(zé)任等內(nèi)容。2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門(mén)和分公司。(二)被授予“法人委托書(shū)”者的條件1、必須是本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中確需簽訂合同,并具有簽訂資格的有關(guān)人員。2、必須經(jīng)過(guò)中華人民共和國(guó)合同法培訓(xùn),考試合格者。3、能夠遵紀(jì)守法,執(zhí)行好國(guó)家各項(xiàng)法令、法規(guī)和本企業(yè)的規(guī)章制度。(三)“法人委托書(shū)”的申請(qǐng)程序1、凡申請(qǐng)持證者,先由申請(qǐng)部門(mén)向合同管理部門(mén)提出申請(qǐng),填寫(xiě)“參加合同法培訓(xùn)人員登記表”。2、由合同管理部門(mén)統(tǒng)
5、一組織申請(qǐng)持證者參加市或區(qū)工商行政管理部門(mén)舉辦的合同法培訓(xùn)班,并參加考試。3、考試合格后,申請(qǐng)部門(mén)按合同管理部門(mén)要求填寫(xiě)“法人委托書(shū)申請(qǐng)審批表”,并對(duì)其工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核審查,再經(jīng)公司人事部門(mén)和合同管理部門(mén)審核后報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn),簽章頒發(fā)授權(quán)證書(shū)。(四)“法人委托書(shū)”的管理1、合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)“法人委托書(shū)”的申請(qǐng)審核、證件辦理,變更、注銷(xiāo)登記、遺失聲明和監(jiān)督檢查等管理工作,并為公司歸口管理部門(mén)。2、本公司頒發(fā)的簽訂合同的“法人委托書(shū)”,采用由市工商行政管理局統(tǒng)一印制的“法人委托書(shū)”,在有效期限內(nèi)可連續(xù)使用,但有效期限最長(zhǎng)不得超過(guò)兩年。3、凡不持有“法人委托書(shū)”因特殊情況需對(duì)外簽約者,由所在部
6、門(mén)向合同管理部門(mén)提出申請(qǐng),經(jīng)法定代表人批準(zhǔn),由合同管理部門(mén)具體辦理一事一委托的臨時(shí)“法人委托證明”事宜;未取得“法人委托書(shū)”及“法人委托證明”的其他人員一律不得對(duì)外簽訂合同。4、凡持有“法人委托書(shū)”對(duì)外簽訂合同者,必須嚴(yán)格遵守本公司制定的合同管理規(guī)定和相關(guān)的配套制度,做好合同臺(tái)帳記錄,以備考核。5、凡發(fā)生下列情況之一者,必須辦理變更或核準(zhǔn)注銷(xiāo)手續(xù):(1)“法人委托書(shū)”授權(quán)內(nèi)容變更;(2)證件有效期屆滿(mǎn),不再續(xù)展;(3)持證人因工作變動(dòng),不再對(duì)外簽約;(4)持證人因調(diào)離本公司、退休或死亡;(5)持證人因違反本公司管理制度,情節(jié)嚴(yán)重需撤消“持證人”資格;(6)持證人擅自涂改授權(quán)內(nèi)容、轉(zhuǎn)借和弄虛作假
7、撤消“持證人”資格。6、經(jīng)頒發(fā)的“法人委托書(shū)”如有遺失,持證人應(yīng)書(shū)面向本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并將本部門(mén)批示意見(jiàn)送合同管理部門(mén),由合同管理部門(mén)向法定代表人或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告后,根據(jù)情況酌情處理。7、凡核準(zhǔn)注銷(xiāo)人員的“法人委托書(shū)”證件,由所在部門(mén)負(fù)責(zé)收回交合同管理部門(mén)統(tǒng)一處理。(五)責(zé)任1、各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)持證人的教育和管理,凡發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重違反本公司有關(guān)制度規(guī)定簽約或利用證件進(jìn)行違法活動(dòng),以及失職、瀆職等給公司帶來(lái)重大損失者,應(yīng)依法追究責(zé)任,同時(shí)注銷(xiāo)證件。2、持證人必須嚴(yán)格按授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限在有效期內(nèi)簽訂合同,如因超越授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限發(fā)生的糾紛,其經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任由持證人承擔(dān)。三、合同訂立審批管理(一)
8、主體內(nèi)容與適用范圍1、訂立合同的主體,必須是法人或者是取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟(jì)組織。集團(tuán)公司內(nèi)各單位的業(yè)務(wù)部門(mén)不得以本部門(mén)的名義或擅自以其他單位、部門(mén)的名義對(duì)外簽訂合同。2、本制度適用于公司各有關(guān)部門(mén)和分公司所簽訂的合同。(二)合同審批管理1、公司對(duì)外簽訂合同,應(yīng)由其法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán),任何人不得以公司名義對(duì)外簽訂合同。2、嚴(yán)禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個(gè)人使用。介紹信的存根應(yīng)當(dāng)保存五年,以備核查。3、除即時(shí)結(jié)清外,合同應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式,合同文本應(yīng)當(dāng)采用合同示范文本,如果沒(méi)有合同示范文本,應(yīng)當(dāng)參照類(lèi)似的示范文本。采用合同示范文本時(shí),可以根據(jù)所訂合同的具體情況依
9、法作出補(bǔ)充約定。4、集團(tuán)公司及所屬各單位的合同都應(yīng)按順序編號(hào)。5、合同及其有關(guān)的書(shū)面材料,應(yīng)當(dāng)語(yǔ)言規(guī)范,字跡(符號(hào))清晰,條款完整,內(nèi)容具體,用語(yǔ)準(zhǔn)確、無(wú)歧義。6、訂立合同,必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱(chēng)或者姓名和住所,標(biāo)的,數(shù)量和質(zhì)量,價(jià)款和報(bào)酬,履行的期限、地點(diǎn)和方式,違約責(zé)任及解決爭(zhēng)議的方法等。7、訂立依法可以設(shè)定擔(dān)保或者對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履約能力沒(méi)有把握的合同,應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。對(duì)方當(dāng)事人提供的保證人,必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的
10、規(guī)定進(jìn)行審查。8、對(duì)外簽訂合同,要明確選擇糾紛管轄地,并力求選擇本公司所在地法院。9、嚴(yán)禁其他公司或個(gè)人所辦各類(lèi)企業(yè)以公司及下屬單位的名義對(duì)外簽訂合同。10、法定代表人或委托代理人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。11、簽訂合同,應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專(zhuān)用章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專(zhuān)用章。(三)合同審批程序1、簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格。(1)對(duì)法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專(zhuān)用章的公司法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照或營(yíng)業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件。(2) 對(duì)非法人經(jīng)濟(jì)組織,應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照。對(duì)分支機(jī)構(gòu)或是事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體設(shè)立的經(jīng)營(yíng)單位,除審查其經(jīng)營(yíng)范圍外,還應(yīng)同時(shí)審
11、查其所從屬的法人主體資格。(3)對(duì)外方當(dāng)事人的資格審查,應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱(chēng)、地址、法定代表人姓名、國(guó)籍及公司或組織注冊(cè)地。2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。(1)代理人職務(wù)資格證明及個(gè)人身份證;(2)被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書(shū);(3)代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。3、簽訂合同,必須認(rèn)真審查對(duì)方當(dāng)事人的履約能力對(duì)方當(dāng)事人在合同中負(fù)有提供專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的勞務(wù)、工程項(xiàng)目或限制經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目等義務(wù)時(shí),應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方當(dāng)事人提供由政府法定機(jī)構(gòu)頒發(fā)的經(jīng)營(yíng)許可證或資質(zhì)等級(jí)證書(shū)等證明。4、簽訂合同,應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對(duì)方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料,必要時(shí)應(yīng)
12、到簽發(fā)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)證或進(jìn)行實(shí)地考察,以防對(duì)方當(dāng)事人偽造或變?cè)熳C明材料。對(duì)方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱(chēng)、印章等內(nèi)容必須完全一致。5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料,但可歸入合同檔案保存,以備考核。(1)名片;(2)廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料;(3)各類(lèi)廣告、宣傳資料;(4)各類(lèi)電話(huà)、BP機(jī)等通訊工具號(hào)碼;(5)對(duì)方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見(jiàn)證而復(fù)制的或未與原件核對(duì)無(wú)異的復(fù)印資料。6、訂立依法應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記、見(jiàn)證、鑒證、公證等特別程序的合同時(shí),應(yīng)當(dāng)依法辦理特別手續(xù)。7、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時(shí)送交本單位財(cái)務(wù)部門(mén)備案,作為財(cái)務(wù)部門(mén)收付款物的依據(jù)。四、合同
13、履行、變更和解除(一)主體內(nèi)容與適用范圍1、本制度規(guī)定了本公司合同履行、變更和解除應(yīng)遵循的管理原則和辦法。2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門(mén)和分公司。(二)合同履約管理1、法定代表人全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門(mén)和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。新任法定代表人應(yīng)當(dāng)繼續(xù)履行前任法定代表人依法訂立的合同。2、在履行合同過(guò)程中,根據(jù)情況的變化,應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,合同承辦人要及時(shí)處理,必要時(shí)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意,可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。3、接收標(biāo)的必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序。對(duì)不符合制度的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時(shí)提出書(shū)面異議。4、合同結(jié)算必須通過(guò)
14、本單位財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行。對(duì)合法有效的合同,財(cái)務(wù)部門(mén)必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同,財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕結(jié)算。5、凡與合同有關(guān)的來(lái)往文書(shū)、電報(bào)、電傳、信函、電話(huà)記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對(duì)我方當(dāng)事人的履約情況,除妥善保存有關(guān)收付憑證外,還要做好履約記錄。我方當(dāng)事人收到對(duì)方當(dāng)事人通過(guò)郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書(shū)時(shí),應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過(guò)郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書(shū)時(shí),必須使用掛號(hào)信函,并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。(三)合同的變更和解除1、對(duì)方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時(shí),必須有書(shū)面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未取得對(duì)方當(dāng)事人的書(shū)面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或
15、付款。2、我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無(wú)法履行合同時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù),并立即以書(shū)面形式通知對(duì)方當(dāng)事人,同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施,減少損失。3、發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí),合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施,收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù),及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告。4、我方當(dāng)事人因故變更或解除合同,應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書(shū)面形式通知對(duì)方當(dāng)事人,說(shuō)明變更或解除合同的原因和請(qǐng)求對(duì)方書(shū)面答復(fù)的期限,盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。五、合同糾紛處理(一)主體內(nèi)容與適用范圍1、本制度規(guī)定了本公司合同糾紛處理應(yīng)遵循的管理原則和辦法。2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門(mén)和分公司
16、。(二)合同糾紛管理1、為解決合同糾紛所采取的各項(xiàng)措施,必須在法定的訴訟時(shí)效和期間內(nèi)進(jìn)行。2、發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動(dòng)時(shí),應(yīng)當(dāng)立即向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。3、合同承辦部門(mén)、人員應(yīng)配合好公司合同管理部門(mén)參加仲裁或訴訟。4、合同糾紛發(fā)生后,可以通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。5、合同發(fā)生糾紛后,需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動(dòng)的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。6、解決合同糾紛的申請(qǐng)書(shū)、起訴書(shū)、答辯書(shū)、協(xié)議書(shū)、調(diào)解書(shū)、仲裁書(shū)、裁定書(shū)、判決書(shū)的副本或正本復(fù)印件,自發(fā)出或收到之日起十日內(nèi),由承辦人送交合同管理部門(mén)備案。(三)合同糾紛處理程序1、發(fā)生合同糾紛,合同
17、承辦部門(mén)、人員應(yīng)立即報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人,并通報(bào)合同管理部門(mén),提供材料。2、在處理合同糾紛過(guò)程中,對(duì)于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因,使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件,應(yīng)當(dāng)及時(shí)向法院申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全。3、合同糾紛發(fā)生后,應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施,積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下,應(yīng)當(dāng)向法院申請(qǐng)保全證據(jù)。4、向法院提供原始證據(jù)時(shí),必須先行復(fù)制,并請(qǐng)求法院的承辦人員出具證據(jù)收?qǐng)?zhí)。5、在涉及合同糾紛的訴訟或非訴訟活動(dòng)中,行使可能引起國(guó)有資產(chǎn)流失的處分權(quán)時(shí),應(yīng)當(dāng)報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)公司批準(zhǔn)。六、合同資料管理(一)主體內(nèi)容與適用范圍1、本制度規(guī)定了本公司合同資料登記、歸檔與統(tǒng)計(jì)應(yīng)遵循的
18、管理原則和辦法。2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門(mén)和分公司的合同資料管理。(二)檔案資料內(nèi)容下列資料可以作為合同檔案:1、 談判記錄、可行性研究報(bào)告和報(bào)審及批準(zhǔn)文件;2、對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件;3、 對(duì)方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件;4、對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書(shū)的原件或復(fù)印件;5、我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書(shū)的原件和復(fù)印件;6、對(duì)方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件;7、雙方簽訂或履行合同的往來(lái)電報(bào)、電傳、信函、電話(huà)記錄等書(shū)面材料和視聽(tīng)材料;8、登記、公證等文書(shū)資料;9、合同正本
19、、副本及變更、解除合同的書(shū)面協(xié)議;10、 標(biāo)的驗(yàn)收記錄;11、 交接、收付標(biāo)的、款項(xiàng)的原始憑證復(fù)印件。 (三)合同資料登記、歸檔與統(tǒng)計(jì)1、公司所有合同都必須按部門(mén)編號(hào),妥善保管。各公司及部門(mén)都應(yīng)建立健全合同管理臺(tái)帳登記,及時(shí)將合同履行中的情況根據(jù)臺(tái)帳內(nèi)容詳細(xì)記錄。合同管理臺(tái)帳由合同管理員負(fù)責(zé)建立和保存。2、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項(xiàng)手續(xù)后一個(gè)月內(nèi),應(yīng)將合同檔案資料移交合同管理員。合同管理員對(duì)合同檔案資料核實(shí)后一個(gè)月內(nèi)移交檔案室歸檔。3、各公司及部門(mén)應(yīng)于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送集團(tuán)公司合同管理部門(mén)。各公司及部門(mén)應(yīng)于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度合同管理情況分析報(bào)告報(bào)送集團(tuán)公司合同管理部門(mén)。4、本制度與崗位責(zé)任掛鉤,列入考核范圍。七、考核與獎(jiǎng)勵(lì)(一)主體內(nèi)容與適用范圍1、本制度規(guī)定了本公司合同管理員的考核范圍、考評(píng)時(shí)間、考核內(nèi)容、考核
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