重要接待事宜作業(yè)指導(dǎo)書

1、重要接待事宜作業(yè)指導(dǎo)書1.目的：使公司各項(xiàng)接待及保障工作規(guī)范化，流程化。2.適用范圍：全公司3.職責(zé)：3.1人力資源部總經(jīng)理負(fù)責(zé)重大保障全局統(tǒng)籌，明確各保障人員分工3.2會務(wù)主管負(fù)責(zé)擬定保障流程3.3 人力資源部各員工協(xié)助配合各項(xiàng)保障工作4.工作程序4.1保障類型：餐務(wù)保障、會務(wù)保障等4.2餐務(wù)保障4.2.1餐務(wù)保障流程： 4.2.2接到餐務(wù)保障通知后應(yīng)第一時間打印餐務(wù)保障流程核查單（附件1）并確定用餐標(biāo)準(zhǔn)并詢問意向性用餐地點(diǎn)及用餐喜好，用餐標(biāo)準(zhǔn)具體如下表：標(biāo)準(zhǔn)類別參考餐務(wù)額度賓客種類參考提示語a人均800-1000黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人，國家各部委、行業(yè)主管部門主要領(lǐng)導(dǎo)，各省、市主要領(lǐng)導(dǎo)，重要外賓以

2、及集團(tuán)和公司領(lǐng)導(dǎo)指定作為特別重要賓客的特別重要賓客b人均500-800除特別重要賓客以外的，各黨政機(jī)關(guān)廳局級干部、與公司已有重要戰(zhàn)略合作關(guān)系或有重要戰(zhàn)略合作意向的賓客、集團(tuán)和公司領(lǐng)導(dǎo)指定作為重要賓客的重要賓客c人均100-500除上述以外的其他賓客重要朋友4.2.3 自備用餐需提前兩日通知人力部，便于食材準(zhǔn)備及相關(guān)事務(wù)安排；4.2.4食材準(zhǔn)備4.2.4.1應(yīng)確保購進(jìn)原料得到最大限度應(yīng)用，不得以次充好，同時應(yīng)注意及時性、時效性；食材品質(zhì)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，積極思考，劣質(zhì)食材切勿采購；4.2.4.2確保購進(jìn)原料得到良好儲存，避免因儲存不當(dāng)導(dǎo)致食材品質(zhì)降低；4.2.4.3食材準(zhǔn)備應(yīng)講究營養(yǎng)均衡，并應(yīng)根據(jù)用餐

3、時間及用餐情況調(diào)整各類食材準(zhǔn)備比例，做到葷素合理搭配。如中午用餐，需確保以素菜為主，肉類為輔；如晚間用餐，且有飲酒需要，需確保肉類食材占多數(shù)，素菜比例需降低；4.2.4.4菜肴分量上，應(yīng)以每人平均吃500g左右凈料為參考依據(jù)，同時應(yīng)注意：a)菜肴品種少，每個菜肴的分量要多些，菜肴品種多時，每個菜肴分量可少些；b)宴會檔次高時，菜肴分量需減少，品種和形式應(yīng)豐富，制作方法應(yīng)精巧，宴會檔次低時，菜肴分量可加大；c)結(jié)合賓客出席宴會目的準(zhǔn)備菜肴，若目的是為品嘗菜肴，應(yīng)減少菜肴分量突出菜肴味道，若目的不在菜肴上也應(yīng)減少菜肴分量； d)涼菜的數(shù)量應(yīng)以一桌人數(shù)減四來配涼菜，如一桌10人，應(yīng)配5-6個左右涼菜

4、，一桌6人，應(yīng)配1-2個涼菜；4.2.4.5部分食材選擇可參考附表；4.2.5餐前準(zhǔn)備4.2.5.1桌椅擺放：如就餐人數(shù)為雙數(shù)，應(yīng)確保餐椅以餐桌中心呈中心對稱擺放；如就餐人數(shù)為單數(shù)，應(yīng)確保餐椅等距圍繞餐桌擺放。4.2.5.2餐具擺放a)餐碟：餐碟與桌邊相聚1.5厘米；b)筷子架、筷子：筷子架擺在餐碟右上方，筷子放在筷子架上，筷子后端不可懸空，筷子后端距桌邊1.5厘米，筷子套圖案朝上；c)湯碗、湯匙：湯碗擺放在骨碟前方偏左，湯匙擺放在湯碗內(nèi)，梗把朝左；d)酒具、茶杯：根據(jù)菜肴的準(zhǔn)備，確定所需酒的種類，如海鮮配紅酒或白酒，火鍋配啤酒，從而確定擺放白酒杯或葡萄酒杯，如喝白酒需準(zhǔn)備量酒器，酒杯擺在筷架

5、右側(cè)1厘米處；茶杯擺放在酒杯右側(cè)0.5厘米處，不碰到酒杯就行；e)牙簽：牙簽需準(zhǔn)備袋裝牙簽，擺在筷子與餐碟之間；f)餐巾：將45厘米長的餐巾折疊整齊擺在餐碟中；g)如吃火鍋等需準(zhǔn)備漏勺；4.2.5.3食材擺放：食材及菜肴擺放應(yīng)注意色彩搭配，葷素比例，切忌將生鮮帶血肉類過多的擺放在桌上影響賓客食欲，肉片、魚片等應(yīng)洗凈切好整齊擺放在鋪滿碎冰的盤中方顯檔次與品質(zhì)；吃火鍋時，調(diào)味用的雜糧不宜擺放過多，可適當(dāng)多擺新鮮蔬菜；4.2.5.4座次排序：席位需事先安排，根據(jù)賓客身份、地位等具體情況，按照禮儀規(guī)范及主辦方要求進(jìn)行排序；a)主人位根據(jù)具體環(huán)境確定，如面朝房間正中位置或最突出醒目的位置和重要裝飾面的面

6、前正中位置均可，一般排在靠里面朝門處；b)主人位確定后要安排主賓（第一賓客）位，安排在主人右側(cè)首席位置上；c)副主人位置安排在主人對面，以便主人和副主人能招待好整個餐桌兩頭的賓客；d)副主賓（第二賓客）位有兩種安排方法：一是主人位左側(cè)首席，二是副主人位右側(cè)首席，具體視賓客要求而定；e)其他座次按順序安排；f)高等級宴會應(yīng)設(shè)置副陪人員，位列主賓右側(cè)首席，為主賓添菜斟酒；4.2.5.5入席引導(dǎo)：由專人引導(dǎo)用餐人員入席，期間負(fù)責(zé)用餐人員外套及隨身物品收納擺放；4.2.6用餐過程中保障4.2.6.1上菜應(yīng)先上涼菜后上熱菜，切不可冷熱混上，火鍋宴請時，如遇有礙視覺生鮮菜品，應(yīng)盡快分讓完畢或下鍋后扯盤；4

7、.2.6.2保障人員給客人斟酒時應(yīng)注意斟酒禮儀和動作規(guī)范；4.2.6.3準(zhǔn)備適當(dāng)飲料、冰塊以備客人不時之需；4.2.6.4餐務(wù)保障人員在賓客用餐過程中應(yīng)在門外等候，隨時準(zhǔn)備應(yīng)對賓客要求；4.2.7餐后保障4.2.7.1茶水準(zhǔn)備：根據(jù)菜肴安排，準(zhǔn)備適當(dāng)茶水，如菜肴中涼性食物較多，不可準(zhǔn)備綠茶等涼性茶水，用餐即將結(jié)束時，應(yīng)主動為各位用餐人員斟茶；4.2.7.2紙巾準(zhǔn)備：用餐即將結(jié)束時，保障人員應(yīng)再次上紙巾或濕巾，方便用餐人員清潔；4.2.8用餐酒店選擇：在接到餐務(wù)保障通知后，應(yīng)及時確定賓客喜好，或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示選擇相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的用餐酒店，提早進(jìn)行預(yù)訂；對預(yù)訂酒店需提前到場進(jìn)行考察和準(zhǔn)備；4.2.9交通保

8、障：如去酒店用餐，應(yīng)明確車輛保障負(fù)責(zé)人，根據(jù)接待級別及接待人數(shù)合理安排接待車輛；提前對車況進(jìn)行檢查，保證車內(nèi)環(huán)境整潔；提前協(xié)助車輛駕駛員熟悉行車路線、路況、車速及注意事項(xiàng)等內(nèi)容。4.2.10外出用餐餐前準(zhǔn)備、用餐過程中保障及餐后保障均有酒店專業(yè)人員完成，但應(yīng)確保餐務(wù)保障人員對酒店人員進(jìn)行管控，嚴(yán)格參照4.2.5監(jiān)控保障過程中各處細(xì)節(jié)4.3會務(wù)保障4.3.1會務(wù)保障流程4.3.2會議確認(rèn)：打印會務(wù)保障流程核查單（附件2），確定會議內(nèi)容、會議時間、會議地點(diǎn)、會議議程、與會人員（含聯(lián)系方式及時間安排）。4.3.3會前準(zhǔn)備4.3.3.1會議材料準(zhǔn)備：a)撰寫會議議程，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；b)收集整理會議材料，

9、撰寫各項(xiàng)會議文稿，制作演示文稿ppt；c)會議材料審核修改，進(jìn)行完善，形成定稿；d)撰寫會議指引，打印發(fā)放會議材料，下發(fā)會議通知，下發(fā)會議議程及參會指引；e)突發(fā)情況預(yù)案擬寫；4.3.3.2會場準(zhǔn)備：a)與會人員座次排序（按匯報(bào)順序），桌牌擺放及制作；b)會議設(shè)備調(diào)試：麥克風(fēng)、投影儀、音響、錄音設(shè)備、攝影設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電腦、激光筆等；c)會議物料準(zhǔn)備：會議簽到表、會議入場證、飲用水、記錄紙筆、背景墻、橫幅、歡迎牌、指引牌、會場輕音樂、植物、毛巾、毛巾盤等；d)環(huán)境準(zhǔn)備：電力供應(yīng)、溫度濕度、會場清潔等；4.3.3.3人員報(bào)到：人員簽到、會議資料領(lǐng)取、參會證領(lǐng)?。?.3.4茶歇保障4.3.4.1

10、茶歇種類：水果、茶、咖啡、點(diǎn)心等a)水果應(yīng)選取易食用易保存新鮮的：橙應(yīng)切四瓣并切有邊角方便食用，蘋果梨類應(yīng)切小塊插上牙簽，可選取黃桃、火龍果、菠蘿塊等較為上檔次的水果；相應(yīng)需準(zhǔn)備果盤、沙拉醬、保鮮膜等用品；b)茶的選用應(yīng)結(jié)合環(huán)境情況，空調(diào)溫度較低應(yīng)避免涼性茶葉，茶品選擇應(yīng)事先調(diào)查，做好研究；相應(yīng)需準(zhǔn)備茶杯、茶具等；c)咖啡有提神功效，以現(xiàn)磨咖啡為佳，需準(zhǔn)備咖啡相關(guān)小包砂糖、奶、咖啡伴侶等方便與會人員調(diào)味，相應(yīng)需準(zhǔn)備咖啡具、攪拌匙等；d)點(diǎn)心可選用曲奇餅干、華夫餅、等檔次較高產(chǎn)品，相應(yīng)需準(zhǔn)備茶歇盤,按人數(shù)擺放分配；4.3.4.2茶歇用具：茶歇小圓盤，牙簽、一次性手套、紙巾、垃圾桶等。4.3.5會中保障4.3.5.1設(shè)備維護(hù)技術(shù)人員保障，根據(jù)突發(fā)狀況預(yù)案形成臨時應(yīng)急措施；4.3.5.2突發(fā)狀況保障責(zé)任人確定，隨時待命；4.3.5.3攝影人員需注意拍攝技巧，提前調(diào)試好相機(jī)光圈快門，確保適應(yīng)會場光線，達(dá)到最佳拍攝效果，同時需注意拍攝技巧，拍攝構(gòu)圖等；4.3.6會后工作4.3.6.1會議紀(jì)要、會議記錄整理發(fā)放，需注意時效性；4.3.6.2會議宣傳報(bào)道擬寫，發(fā)布；4.3.6.3會務(wù)費(fèi)用結(jié)算報(bào)銷；4.3.6.4會務(wù)保障工作總結(jié)交流；4.3.6.5會議布置工作任務(wù)后續(xù)跟蹤管理等；4.4重要保障注意事項(xiàng)