投資項(xiàng)目管理辦法

1、采購?fù)顿Y項(xiàng)目過程管理辦法1.目的為規(guī)范采購部投資類項(xiàng)目采購的內(nèi)部管理流程，加強(qiáng)項(xiàng)目管理，確保項(xiàng)目的成功實(shí)施，并有效降低成本，特制定本管理辦法。2、定義無3.適用范圍適用于采購部投資類項(xiàng)目采購的全過程管理。4.職責(zé)與權(quán)限4.1 采購部綜合管理科：4.1.1 負(fù)責(zé)投資項(xiàng)目詢議價(jià)任務(wù)書的接收登記；4.1.2 負(fù)責(zé)投資項(xiàng)目合同及招標(biāo)資料交接后的檔案歸檔工作。4.2 采購部招議標(biāo)科：4.2.1 負(fù)責(zé)招議標(biāo)策略的制定；4.2.2 負(fù)責(zé)招議標(biāo)過程管理；4.2.3 負(fù)責(zé)商務(wù)合同的簽定；4.2.4 負(fù)責(zé)進(jìn)口項(xiàng)目免稅內(nèi)容的登記以及進(jìn)口報(bào)關(guān)相關(guān)問題的協(xié)調(diào)；4.2.5 負(fù)責(zé)項(xiàng)目招議標(biāo)全套資料的交接；4.2.6 負(fù)責(zé)在

2、整個(gè)項(xiàng)目管理過程中與采購部綜合管理科的配合。4.3 采購部項(xiàng)目管理科：4.3.1 參與投資項(xiàng)目前期可研究分析與產(chǎn)品市場(chǎng)調(diào)查以及公司級(jí)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)的確認(rèn)；4.3.2 負(fù)責(zé)投資項(xiàng)目申請(qǐng)輸入相關(guān)材料的接收、審查、分配；4.3.3 參與招議標(biāo)過程的供應(yīng)商選擇、開標(biāo)、商務(wù)條款的談判；4.3.4 負(fù)責(zé)招議標(biāo)進(jìn)度的確認(rèn)、跟蹤、考核；4.3.5 負(fù)責(zé)招議標(biāo)資料完整性和符合性的審核、登記；4.3.6 負(fù)責(zé)商務(wù)合同的履行以及履行過程中的問題處理與協(xié)調(diào)；4.3.7 負(fù)責(zé)投資項(xiàng)目整個(gè)過程的管理與執(zhí)行；4.3.8 負(fù)責(zé)公司免稅項(xiàng)目的申報(bào)和辦理及對(duì)外協(xié)調(diào)。5.內(nèi)容5.1 投資項(xiàng)目的接收：5.1.1 項(xiàng)目管理人員在收到

3、項(xiàng)目的同時(shí)，對(duì)項(xiàng)目號(hào)、投資項(xiàng)目審批表、技術(shù)任務(wù)書、預(yù)算清單、推薦供應(yīng)商表審批權(quán)限等進(jìn)行審查；5.1.2 項(xiàng)目管理人員立即按照項(xiàng)目跟蹤表進(jìn)行登記，并做好項(xiàng)目的過程管理；5.1.3 按照部門內(nèi)部分工對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分配，招議標(biāo)科與采購部項(xiàng)目管理科配合做好詢議價(jià)工作。5.2 招議標(biāo)策略的制定：5.2.1 技術(shù)任務(wù)書的確認(rèn)項(xiàng)目管理人員與詢議價(jià)采購人員首先詳閱并熟悉技術(shù)任務(wù)書，與申請(qǐng)部門確認(rèn)最終的技術(shù)要求，并對(duì)有質(zhì)疑的技術(shù)參數(shù)等要求申請(qǐng)部門進(jìn)行詮釋，建立標(biāo)的物統(tǒng)一技術(shù)平臺(tái)，避免無理要求與技術(shù)傾向。5.2.2 推薦廠家資格審查對(duì)推薦供應(yīng)商進(jìn)行綜合能力審查,從多方面了解推薦供應(yīng)商的技術(shù)、研發(fā)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等綜合實(shí)力

4、，同時(shí)判斷技術(shù)要求的符合性與是否具備投標(biāo)資格；5.2.3 發(fā)標(biāo)對(duì)象的開發(fā)5.2.3.1 項(xiàng)目管理人員與詢議價(jià)采購人員共同根據(jù)技術(shù)要求繼續(xù)開發(fā)能滿足的廠家，確定詢議價(jià)邀請(qǐng)對(duì)象；5.2.3.2 詢議價(jià)采購人員匯總詢議價(jià)邀請(qǐng)對(duì)象并形成詢議價(jià)供應(yīng)商會(huì)簽表 并經(jīng)詢議價(jià)小組人員簽字確認(rèn)，同時(shí)項(xiàng)目管理人員在簽字同時(shí)把發(fā)標(biāo)供應(yīng)商等信息登記進(jìn)投資項(xiàng)目詢議價(jià)進(jìn)度計(jì)劃表，并定期更新投資項(xiàng)目供應(yīng)商庫。5.2.4 招議標(biāo)進(jìn)度的確認(rèn)項(xiàng)目管理人員根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際操作進(jìn)度與申請(qǐng)部門確認(rèn)技術(shù)比較表及商務(wù)定標(biāo)時(shí)間，同時(shí)根據(jù)該時(shí)間與需虛詢議價(jià)采購人員確認(rèn)詢議價(jià)發(fā)標(biāo)、開標(biāo)、 議標(biāo)、定標(biāo)等時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并與申請(qǐng)部門、詢議價(jià)采購人員在投資項(xiàng)目詢

5、議價(jià)進(jìn)度計(jì)劃表簽字確認(rèn)，并把商務(wù)合同輸入到合同管理系統(tǒng)作為對(duì)項(xiàng)目招標(biāo)計(jì)劃完成率的統(tǒng)計(jì)基數(shù)。5.3 招議標(biāo)過程執(zhí)行：5.3.1 發(fā)標(biāo)按照會(huì)簽的詢議價(jià)邀請(qǐng)對(duì)象、招標(biāo)進(jìn)度時(shí)間節(jié)點(diǎn)詢議價(jià)采購人員及時(shí)向 供應(yīng)商發(fā)出詢議價(jià)邀請(qǐng)書并明確投標(biāo)內(nèi)容、回標(biāo)時(shí)間節(jié)點(diǎn)等要求，供應(yīng)商未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)把標(biāo)書送達(dá)指定地點(diǎn)，原則上把該供應(yīng)商作為棄標(biāo)處理。5.3.2 開標(biāo)采購人員按照詢議價(jià)邀請(qǐng)書開標(biāo)時(shí)間召集申請(qǐng)部門技術(shù)人員、項(xiàng)目管理 人員對(duì)投標(biāo)書進(jìn)行開標(biāo)，同時(shí)三方對(duì)詢議價(jià)文件開標(biāo)記錄和簽收表進(jìn)行簽字確認(rèn)。5.3.2 議標(biāo)5.3.2.1采購人員通知供應(yīng)商與技術(shù)部門進(jìn)行技術(shù)交流并形成草簽技術(shù)協(xié) 議，必要時(shí)采購人員與項(xiàng)目管理人員共同

6、參與技術(shù)交流；5.3.2.2項(xiàng)目管理人員督促技術(shù)部門按照招標(biāo)進(jìn)度及時(shí)完成技術(shù)交流，填寫技術(shù)比較表形成書面意見反饋；5.3.2.2采購人員技術(shù)比較表及商務(wù)標(biāo)書安排與供應(yīng)商進(jìn)行初次商務(wù)談判；項(xiàng)目管理人員根據(jù)技術(shù)議標(biāo)結(jié)果，與供應(yīng)商確認(rèn)供貨范圍，就交貨期、付款 方式等價(jià)格以外的商務(wù)條款進(jìn)行談判，形成書面談判記錄，采購人員根 據(jù)項(xiàng)目管理人員談判結(jié)果與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，并形成談判記錄，談判記錄必須與供應(yīng)商進(jìn)行簽字確認(rèn)。5.3.3 定標(biāo)采購人員將商務(wù)議標(biāo)結(jié)果形成書面文件上報(bào)部門與公司領(lǐng)導(dǎo)，待公司詢 議價(jià)小組確定中標(biāo)廠家后，將此次招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行會(huì)簽，形成投資項(xiàng)目詢議價(jià)結(jié)論一覽表，會(huì)簽完畢作為投資項(xiàng)目商務(wù)定標(biāo)。

7、5.3.4 合同簽訂采購人員待投資項(xiàng)目詢議價(jià)結(jié)論一覽表會(huì)簽完畢后在3個(gè)工作日內(nèi) 把商務(wù)合同和技術(shù)協(xié)議文本輸入到合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審批，特殊情況不得超 過7個(gè)工作日，合同在我方公司領(lǐng)導(dǎo)簽批蓋章完畢后，再通知供應(yīng)商代表在合同上簽字蓋章，同時(shí)標(biāo)注合同簽訂日期。5.3.5 招議標(biāo)過程總結(jié)與資料交接采購人員在合同簽訂10個(gè)工作日內(nèi)完成招議標(biāo)總結(jié)，并同時(shí)把所有 詢議價(jià)過程中產(chǎn)生的文件與對(duì)口項(xiàng)目管理人員進(jìn)行交接，項(xiàng)目管理人員對(duì)所 有招標(biāo)資料的完整性和符合性進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的文件資料立即要求采購人員進(jìn)行整改，同時(shí)按照一般材料檔案管理要求對(duì)資料與采購部綜合管理科檔案管理人員進(jìn)行交接。5.4 招議標(biāo)進(jìn)度跟蹤：

8、5.4.1 跟蹤技術(shù)交流5.4.1.1根據(jù)投資項(xiàng)目招標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃表，項(xiàng)目管理人員按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì) 申請(qǐng)部門技術(shù)交流跟蹤，并做好記錄；5.4.1.2技術(shù)比較表的跟蹤，對(duì)照技術(shù)任務(wù)書，審核技術(shù)比較表。5.4.2.3最終技術(shù)協(xié)議的跟蹤，跟蹤技術(shù)部門技術(shù)協(xié)議的提交時(shí)間和與技術(shù)任務(wù)書的偏離程度進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)。5.4.2 跟蹤招議標(biāo)進(jìn)度5.4.2.1根據(jù)投資項(xiàng)目招標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃表，項(xiàng)目管理人員按照招議標(biāo)各階 段時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟蹤，并做好記錄；5.4.2.2跟蹤采購人員合同簽訂以及資料交接的及時(shí)性。5.4.3 信息登記項(xiàng)目管理人員需將商務(wù)合同的相關(guān)信息登記在合同管理系統(tǒng)及合同履行付款登記表中，并在合同履行中隨時(shí)做好信

9、息更新。5.5 合同履行：5.5.1 參與合同履行過程項(xiàng)目管理人員按照商務(wù)合同及技術(shù)協(xié)議相關(guān)時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)合同履行的情 況進(jìn)行跟蹤，當(dāng)未按照節(jié)點(diǎn)執(zhí)行時(shí)明確其原因，并要求供應(yīng)商或責(zé)任部門提 交書面說明，把相關(guān)說明文件進(jìn)行存檔，并做好相關(guān)文件的記錄。5.5.2 階段付款項(xiàng)目管理人員按照階段性驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，及時(shí)進(jìn)行辦理付款手續(xù)，并及時(shí)更 新合同履行的當(dāng)前狀態(tài)。5.5.3 合同變更5.5.3.1 當(dāng)商務(wù)合同條款需要進(jìn)行變更時(shí)，申請(qǐng)部門需提交合同變更申請(qǐng)， 由于供應(yīng)商或采購部原因需要對(duì)合同進(jìn)行變更時(shí)，責(zé)任人需要提交合同變更申請(qǐng)，并經(jīng)部門各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可辦理變更手續(xù)；5.5.3.2合同變更申請(qǐng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，制定

10、變更策略，并與供應(yīng)商進(jìn)行談判；5.5.3.3 雙方達(dá)成一致后，按照合同簽訂審批流程最終簽訂變更協(xié)議。5.4 招議標(biāo)進(jìn)度跟蹤：5.4.1 跟蹤技術(shù)交流5.4.1.1根據(jù)投資項(xiàng)目招標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃表，項(xiàng)目管理人員按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì) 申請(qǐng)部門技術(shù)交流跟蹤，并做好記錄；5.4.1.2技術(shù)比較表的跟蹤，對(duì)照技術(shù)任務(wù)書，審核技術(shù)比較表。5.4.2.3最終技術(shù)協(xié)議的跟蹤，跟蹤技術(shù)部門技術(shù)協(xié)議的提交時(shí)間和與技術(shù)任務(wù)書的偏離程度進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)。5.4.2 跟蹤招議標(biāo)進(jìn)度5.4.2.1根據(jù)投資項(xiàng)目招標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃表，項(xiàng)目管理人員按照招議標(biāo)各階 段時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟蹤，并做好記錄；5.4.2.2跟蹤采購人員合同簽訂以及資料交接的及時(shí)

11、性。5.4.3 信息登記項(xiàng)目管理人員需將商務(wù)合同的相關(guān)信息登記在合同管理系統(tǒng)及合同履行付款登記表中，并在合同履行中隨時(shí)做好信息更新。5.5 合同履行：5.5.1 參與合同履行過程項(xiàng)目管理人員按照商務(wù)合同及技術(shù)協(xié)議相關(guān)時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)合同履行的情況進(jìn)行跟蹤，當(dāng)未按照節(jié)點(diǎn)執(zhí)行時(shí)明確其原因，并要求供應(yīng)商或責(zé)任部門提 交書面說明，把相關(guān)說明文件進(jìn)行存檔，并做好相關(guān)文件的記錄。5.5.2 階段付款項(xiàng)目管理人員按照階段性驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，及時(shí)進(jìn)行辦理付款手續(xù)，并及時(shí)更 新合同履行的當(dāng)前狀態(tài)。5.5.3 合同變更5.5.3.1 當(dāng)商務(wù)合同條款需要進(jìn)行變更時(shí)，申請(qǐng)部門需提交合同變更申請(qǐng)， 由于供應(yīng)商或采購部原因需要對(duì)合同進(jìn)

12、行變更時(shí)，責(zé)任人需要提交合同變更申請(qǐng)，并經(jīng)部門各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可辦理變更手續(xù)；5.5.3.2合同變更申請(qǐng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，制定變更策略，并與供應(yīng)商進(jìn)行談判；5.5.3.3 雙方達(dá)成一致后，按照合同簽訂審批流程最終簽訂變更協(xié)議。5.6 項(xiàng)目管理5.6.1 介入公司開發(fā)計(jì)劃項(xiàng)目管理人員根據(jù)公司年度投資計(jì)劃隨時(shí)掌握公司最近的項(xiàng)目進(jìn)度，并定期收集項(xiàng)目信息編制月度采購計(jì)劃，通知相關(guān)部門做好后續(xù)采購準(zhǔn)備。5.6.2 供應(yīng)商考察、編寫考察報(bào)告采購人員與項(xiàng)目管理人員必要時(shí)協(xié)同技術(shù)部門對(duì)供應(yīng)商能力進(jìn)行考察，填寫供應(yīng)商調(diào)查表，編寫出差報(bào)告。5.6.3 總結(jié)報(bào)告5.6.3.1 招議標(biāo)結(jié)束后招議標(biāo)科編寫招議標(biāo)報(bào)告，對(duì)整個(gè)招議標(biāo)過程進(jìn)行總結(jié)，分析得失，作為招議標(biāo)結(jié)束的標(biāo)志；5.6.3.2 采購部項(xiàng)目管理科在項(xiàng)目結(jié)束后編寫項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)行總結(jié)，分析得失，作為項(xiàng)目結(jié)束的標(biāo)志。5.6.3.2 項(xiàng)目月報(bào) 采購部項(xiàng)目管理科對(duì)履行中的項(xiàng)目每月通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況以及存在的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和問題對(duì)策，并建立項(xiàng)目月報(bào)。6.其它：6.1 附件：6.1.1 附件一：投資項(xiàng)目審批表6.1.2 附件二：技術(shù)任務(wù)書6.1.3 附件三：預(yù)算清單6.1.4 附件四：詢議價(jià)文件開標(biāo)記錄和簽收表6.1.5 附件五：供應(yīng)商推薦表6.1.6 附件六：供應(yīng)商調(diào)查表6.1.7 附件七：詢議價(jià)供應(yīng)商會(huì)簽表6.1.8 附件八：發(fā)標(biāo)對(duì)象推