疾控部門檔案管理信息化之我見(jiàn)

1、疾控部門檔案管理信息化之我見(jiàn)強(qiáng)檔案工作人人有責(zé)的意識(shí),要從每個(gè)(件)事項(xiàng)的開(kāi)始抓好檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié),保證檔案資料的全面,真實(shí),準(zhǔn)確形成,保證檔案資料的及時(shí),全部歸檔.其次,是要加強(qiáng)檔案資料的科學(xué)管理,改善保存和管理?xiàng)l件,實(shí)行分類,分級(jí)和科學(xué)管理,保證人檔資料齊全,完好,安全,查閱利用檔案資料的人員要自覺(jué)保護(hù)檔案的完好和安全.檔案是國(guó)家和人民的寶貴財(cái)富,檔案的安全至關(guān)重要,一旦保管的檔案發(fā)生毀壞或泄密.由此造成的損失將可能無(wú)法彌補(bǔ),無(wú)論檔案部門的工作人員,還是查閱利用檔案資料的每一個(gè)人,都應(yīng)樹(shù)立保護(hù)檔案安全的意識(shí),自覺(jué)地保護(hù)檔案的安全4規(guī)范檔案服務(wù)行為檔案服務(wù)是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容.它是通過(guò)

2、強(qiáng)化檔案形成,完善檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最終環(huán)節(jié).也是檔案部門與外界發(fā)生聯(lián)系的主要環(huán)節(jié),它帶有其它業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所不具有的特點(diǎn).首先,檔案服務(wù)是檔案t作接受檢驗(yàn)的唯一途徑.檔案工作提供的服務(wù)與需要目的相聯(lián)系,所提供的服務(wù)要盡可能發(fā)揮檔案資料的最大價(jià)值,要盡可能滿足服務(wù)需求,只有通過(guò)利用才能對(duì)檔案管理水平,檔案資料價(jià)值,以及服務(wù)水平做出客觀評(píng)價(jià).其次.檔案服務(wù)是整個(gè)檔案工作反饋的通道.從這里可以獲得許多有關(guān)檔案資料收集,檔案管理,檔案利用要求等方面信息,并能就檔案服務(wù)工作做出評(píng)價(jià),據(jù)此可指導(dǎo)改進(jìn)工作程序,管理辦法,規(guī)章制度.并提高檔案服務(wù)水平,以便充分實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值.規(guī)范檔案服務(wù)行為.直接的效果就是社

3、會(huì)普遍受益,隨著社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng),將有越來(lái)越多的人在更多的領(lǐng)域內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行著不同程度的利用,檔案部門接觸社會(huì)的范圍不斷擴(kuò)大,服務(wù)層次不斷深化,規(guī)范檔案服務(wù)行為無(wú)疑就是抓住了樹(shù)立行業(yè)新風(fēng)的關(guān)鍵,并可使檔案利用者受益,使社會(huì)普遍受益,以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的社會(huì)化.規(guī)范檔案服務(wù)行為,使檔案服務(wù)被社會(huì)認(rèn)可,符合社會(huì)的要求.這必然會(huì)樹(shù)立起檔案部門的良好形象,在為社會(huì)提供良好的服務(wù)的同時(shí).社會(huì)必將予以應(yīng)有的回報(bào),檔案部門才能真正做到在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的海洋中發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用.反過(guò)來(lái),這也必將更有利于樹(shù)立檔案的社會(huì)化意識(shí),將更有利于開(kāi)展好檔案工作.疾控部門檔案管理信息化之我見(jiàn)陸曉惠(陽(yáng)谷黃河河務(wù)局)疾控檔案管理工作

4、是國(guó)家檔案事業(yè)的一個(gè)重要組成部分,疾控檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì),是疾控檔案管理水平和社會(huì)服務(wù)能力提高不可缺少的手段,是發(fā)展疾控事業(yè)的必然要求.但面對(duì)嚴(yán)峻的衛(wèi)生防病形勢(shì),尤其是在當(dāng)前信息化和數(shù)字化高度發(fā)達(dá)的社會(huì)背景下,如何利用信息化手段使疾控檔案高效地為疾控的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和管理工作,把檔案的資源優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為更大的業(yè)務(wù)效益和經(jīng)濟(jì)效益,是各級(jí)疾控部門面臨的新任務(wù),新課題.筆者就檔案信息化建設(shè)談一些粗淺的認(rèn)識(shí),以期對(duì)疾控部門的檔案信息化建設(shè)有所裨益.1加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的重要性1.1社會(huì)信息化決定了疾控部門檔案管理信息化的進(jìn)度.現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異,人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)

5、,具有高價(jià)值的檔案信息的需求量?32?越來(lái)越大,對(duì)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的要求越來(lái)越強(qiáng),對(duì)檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來(lái)越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn).面對(duì)這種挑戰(zhàn)和沖擊,各級(jí)疾控部門只有順應(yīng)時(shí)勢(shì).抓住這一前所未有的發(fā)展機(jī)遇,變壓力為動(dòng)力,加快檔案信息化建設(shè),盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化.才能在挑戰(zhàn)和沖擊中抓住歷史發(fā)展的機(jī)遇,使檔案管理利用工作完全適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求.1.2檔案信息化是當(dāng)前加強(qiáng)疾控工作的需要疾控工作關(guān)系到每個(gè)人的一生,關(guān)系到整個(gè)民族的發(fā)展,各級(jí)疾病控制部門承擔(dān)著疾病預(yù)防的神圣使命,并通過(guò)疾控信息收集,分析,上報(bào),為衛(wèi)生行政部門制定疾病防治決策提供可靠

6、依據(jù).因此,檔案信息化有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì).可以發(fā)揮重要的作用.隨著疾控事業(yè)的不斷深人和發(fā)展,工作任務(wù)不斷增加,檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用已顯得更為重要,作為承擔(dān)著重要職責(zé)的疾控部門實(shí)現(xiàn)檔案信息化是適應(yīng)疾控工作的需要和時(shí)代發(fā)展的必然要求1.3疾控檔案信息化可為疾控工作提供高效,優(yōu)質(zhì)的服務(wù).實(shí)現(xiàn)檔案信息化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放,從檔案的保管和利用職能向信息采集,管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置,科學(xué)管理,為疾病防治,科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù);可一次投入,多次產(chǎn)出.遠(yuǎn)程服務(wù),資源共享,從而也延長(zhǎng)檔案原件的壽命;可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)問(wèn),提高檔

7、案信息利用的時(shí)效性;可提供豐富的具有疾控專業(yè)特色的知識(shí),進(jìn)行預(yù)防教育等1.4實(shí)現(xiàn)疾控部門檔案管理信息化是確保疾控部門可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要疾控部門需要發(fā)現(xiàn),培養(yǎng)和造就大批的建設(shè)人才,才能確保實(shí)現(xiàn)疾控事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,才能進(jìn)一步提高自身的作效率,才能使檔案信息資源得到更加充分的開(kāi)發(fā)利用只有實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化,檔案管理人員可以從繁瑣的手_t勞動(dòng)巾解放出來(lái).以充分的精力學(xué)習(xí)研究新的科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí),進(jìn)一步提高科學(xué)管理水平,促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展2加快檔案信息化的建設(shè)的幾點(diǎn)見(jiàn)解檔案管理現(xiàn)代化,信息化,其核t2,是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化.管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化主要是采用計(jì)算機(jī)

8、及其配套設(shè)備,縮微機(jī)及其相關(guān)設(shè)備.保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化,主要是檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制檔案存儲(chǔ)載體更新改造的科學(xué)化.要加快檔案管理現(xiàn)代化,信息化的建設(shè),應(yīng)主要做好幾方面的_作.2.1提高對(duì)疾控檔案信息化工作的認(rèn)識(shí)是前提.信息化建設(shè)的一個(gè)重要特點(diǎn)是一把手t程.單位主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)鍵電子計(jì)算機(jī)能否成功地應(yīng)用在疾控檔案信息管理中,關(guān)鍵在疾控部門領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門主管的積極參與,尤其是領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)的提高.要在提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平方面多搞一些培訓(xùn)_作,改變現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo),群眾的知識(shí)結(jié)構(gòu),努力把檔案信息化建設(shè)作為疾控部門建設(shè)現(xiàn)代化和服務(wù)工作現(xiàn)代化的一個(gè)重要內(nèi)容.才能逐步構(gòu)建起疾控檔案信

9、息化的平臺(tái).2.2良好的軟,硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)要加快檔案信息化的建設(shè).要舍得投入財(cái)力,配置與檔案管理信息化相適應(yīng)的軟,硬件,實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理.計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化管理巾不可缺少的工具.用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)疾控部門的各種業(yè)務(wù),行政上的檔案方便利用者及時(shí)查找,閱讀,既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力,物力和財(cái)力,加快了工作效率.同時(shí),利用微機(jī)管理可以減少檔案的有效空間,保存信息方便簡(jiǎn)單,也增加了其保密度.計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存量豐富而廣泛,由于計(jì)算機(jī)有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng).無(wú)論是對(duì)疾控部門本身查找資料,還是對(duì)其他查閱檔案的人都會(huì)快捷而準(zhǔn)確.所以,疾控部門應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā),創(chuàng)造條件,力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化,網(wǎng)

10、絡(luò)化,現(xiàn)代化2.3全面提高檔案人員素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的保證.從目前我疾控中心檔案作人員來(lái)看,大部分檔案t作人員都是一兼多職,計(jì)算機(jī)知識(shí),檔案管理知識(shí)比較淺薄,這對(duì)檔案管理現(xiàn)代化,信息化丁作的開(kāi)展十分不利,要改變這種狀況,便捷的辦法就是加大業(yè)務(wù)培訓(xùn).改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu),從丁作的需要發(fā),有意識(shí)地加強(qiáng)實(shí)用型計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn).在實(shí)踐中逐漸積累和提高應(yīng)用水平積極推動(dòng)檔案信息的多層次開(kāi)發(fā)利用.進(jìn)而綜合運(yùn)用檔案學(xué),信息技術(shù),計(jì)算機(jī)技術(shù),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等.去思考疾控檔案信息化管理和服務(wù)工作開(kāi)展的原ra0,方針和實(shí)踐特點(diǎn),打好檔案管理:t作基礎(chǔ).使疾控部門檔案的管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階,為社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益2.4建立檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案管理信息化的根本.疾控檔案信息化是一個(gè)新生事物,工作的推進(jìn)需要科學(xué)的總體規(guī)劃,需要有計(jì)劃,有步驟,有重點(diǎn)地進(jìn)行.另外檔案信息化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置,還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化.疾控部門檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容,分類,編號(hào)及案卷目錄,各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化,符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定,管理的各個(gè)環(huán)節(jié),各個(gè)步驟,從初步收集,整理到最后歸檔,存入微機(jī),都要做到條理清晰,目的明確,保證檔案完整,確保系統(tǒng)正確無(wú)誤地記錄,存檔.使檔案為疾控部