訂單履行程序

1、 訂單履行程序 （ ISO9001： 2015） 1 目的 定義及規(guī)范訂單履行過(guò)程中各部門之間的有效關(guān)聯(lián)以及涉及到的文件、記錄等。 2 職責(zé) 營(yíng)業(yè)部是本制度的歸口管理部門。 3 范圍 適用于公司所有的訂單，包括為顧客所提供產(chǎn)品、提供服務(wù)或信息所確認(rèn)的訂單。 3.1 訂單的定義 訂單是公司生存的基礎(chǔ)，公司的最高宗旨就是在追求效率、追求質(zhì)量的前提下滿足顧客的要求，滿足顧客的要求是 通過(guò)訂單的圓滿履行實(shí)現(xiàn)。訂單的實(shí)現(xiàn)就是應(yīng)顧客的要求，提供顧客需要的產(chǎn)品或服務(wù)，并將產(chǎn)品或服務(wù)及時(shí)按照 顧客的指示提供給相應(yīng)的接受主體或接受地點(diǎn)。 顧客的需求是訂單的前提，滿足顧客的需求就是訂單實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。 公司應(yīng)該全力以

2、赴滿足并實(shí)現(xiàn)顧客的需求， 并維持顧客對(duì)公司產(chǎn)生需求的愿望和公司不斷實(shí)現(xiàn)顧客需求的能力。 單項(xiàng)下的產(chǎn)品或服務(wù)可以依據(jù)顧客的具體的要求確定，可以依據(jù)顧客提供的標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、方案進(jìn)行加工生產(chǎn)或?qū)崿F(xiàn) 因此產(chǎn)生的服務(wù)需求及信息的提供。訂單可以由公司按照顧客的需求進(jìn)行設(shè) 計(jì)規(guī)劃并將該設(shè)計(jì)規(guī)劃轉(zhuǎn)變?yōu)轭櫩偷?需求。 式并按照訂單的流 3.2 訂單的分類 訂單可以分為產(chǎn)品的提供及服務(wù)和信息的提供。無(wú)論顧客需求產(chǎn)品或服務(wù)，都必須以訂單的形 程去實(shí)現(xiàn)。 A 類訂單為顧客提供某種具體產(chǎn)品的訂單。 B 類訂單為顧客提供某種具體的服務(wù)或信息的訂單。 現(xiàn)承諾的前提，雙 訂單履行的失敗同時(shí)意味公司 3.3 訂單的法律效力 訂單

3、實(shí)現(xiàn)的過(guò)程就是合同履行的過(guò)程，是公司對(duì)顧客的承諾，同樣也是公司要求顧客對(duì)公司實(shí) 方的承諾及承諾的實(shí)現(xiàn)均具有法律效力，放棄訂單的履行就是放棄對(duì)顧客的承諾。 必須承擔(dān)訂單履行失敗的法律責(zé)任。 4 訂單履行流程 確認(rèn)訂單的需求 -訂單的確認(rèn) -訂單的實(shí)現(xiàn) -訂單的交付 -訂單的跟蹤 -服務(wù)的提供和實(shí)現(xiàn)。 5 訂單過(guò)程中相關(guān)的流程 5.1 訂單詢價(jià) 顧客提出詢價(jià)要求，一般情況下，顧客同時(shí)提供作為詢價(jià)依據(jù)的圖紙、標(biāo)準(zhǔn)等。 對(duì)于顧客的詢價(jià)要求，營(yíng)業(yè)部應(yīng) 及時(shí)答復(fù)并給出書面報(bào)價(jià)。顧客的詢價(jià)文件及提供作為詢價(jià)依據(jù)的圖紙、標(biāo)準(zhǔn)等由營(yíng)業(yè)部進(jìn)行歸檔、登記并予以記 錄。 訂單 評(píng)審的過(guò)程為書面形式，參與評(píng)審 訂單評(píng)審

4、無(wú)論結(jié)論如何，以總經(jīng) 5.2 訂單評(píng)審 在收到顧客的詢價(jià)要求后，營(yíng)業(yè)部將所有的詢價(jià)文件打印備案并及時(shí)針對(duì)顧客的詢價(jià)進(jìn)行分析并組織評(píng)審。 評(píng)審的內(nèi)容包括：生產(chǎn)能力、技術(shù)工藝能力、質(zhì)控能力、采購(gòu)和外協(xié)能力等。 的部門或員工必須及時(shí)無(wú)條件給予協(xié)助。 訂單評(píng)審由總經(jīng)理或其授權(quán)人員批準(zhǔn)。 理確認(rèn)結(jié)論為執(zhí)行依據(jù)。 營(yíng)業(yè)部應(yīng)根據(jù)顧客提出的具體詢價(jià)要求，包括產(chǎn)品型號(hào)、規(guī)格、結(jié)構(gòu)、材料、交 確定相關(guān)核算方法和內(nèi)容。如顧客未具體提出價(jià)格條款等關(guān)鍵要求，則可依貿(mào)易 保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸費(fèi)等費(fèi)用承擔(dān)作出初步安排。 5.3 訂單核價(jià) 5.3.1 訂單核價(jià)由營(yíng)業(yè)部核實(shí)施。 付方式、運(yùn)輸方式、價(jià)格條款等， 常規(guī)選擇一種價(jià)格條款，對(duì)

5、運(yùn)費(fèi)、 5.3.2 技術(shù)部列出材料清單及工藝路線。 5.3.3 生產(chǎn)部估算制造周期、工時(shí)、制造費(fèi)用。 5.3.4 營(yíng)業(yè)部綜合核價(jià)。 5.4 訂單的報(bào)價(jià) 報(bào)價(jià)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后， 營(yíng)業(yè)部必須及時(shí)給顧客書面報(bào)價(jià)。 如果存在異議， 由營(yíng)業(yè)部與顧客進(jìn)行磋商 ,營(yíng)業(yè)部提供數(shù)據(jù)說(shuō)服 顧客接受公司的報(bào)價(jià)，以取得折衷方案。書面報(bào)價(jià)必須在第一時(shí)間提供顧客，報(bào)價(jià)提交顧客的時(shí)間由營(yíng)業(yè)部根據(jù)實(shí) 際情況決定，但是總的原則應(yīng)該是在收到顧客的詢價(jià)后第一時(shí)間予以反應(yīng)，越快越好。無(wú)論是何種報(bào)價(jià)，不得超過(guò) 三個(gè)工作日提交顧客。 報(bào)價(jià)必須根據(jù)顧客的要求詳細(xì)說(shuō)明，至少包括如下內(nèi)容： 訂單標(biāo)的、產(chǎn)品的規(guī)格、材料、交付方式、運(yùn)輸方式、 價(jià)格條款

6、、本次報(bào)價(jià)的有效期。 報(bào)價(jià)必須注明其有效期，有效期由營(yíng)業(yè)部根據(jù)實(shí)際情況決定，但是一般不超過(guò)一 個(gè)月。 報(bào)價(jià)必須考慮匯率的影響和變化。報(bào)價(jià)金額超過(guò) 2 萬(wàn)美圓的報(bào)價(jià)，必須由總經(jīng)理簽字確認(rèn)。 報(bào)價(jià)組成及 核算方法必須說(shuō)明并詳細(xì)予以記錄。 對(duì)于戰(zhàn)略合作伙伴或其它重要客戶，其報(bào)價(jià)必須確認(rèn)材料供應(yīng)情況及耗材價(jià) 格水平，同時(shí)必須在報(bào)價(jià)單上確認(rèn)生產(chǎn)能力。 5.5 訂單再評(píng)審 在收到顧客的正式訂單后，營(yíng)業(yè)部根據(jù)實(shí)際情況需要再次進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審的范圍與報(bào)價(jià)評(píng)審一 樣。在確定評(píng)審無(wú) 誤后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與顧客確認(rèn)訂單。對(duì)于訂單是否必須進(jìn)行評(píng)審，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以根據(jù)訂單項(xiàng)目實(shí)際內(nèi)容，提請(qǐng)部 門確認(rèn)后，如果對(duì)該訂單的報(bào)價(jià)評(píng)審

7、仍然有效，訂單的評(píng)審可以免除。 如果營(yíng)業(yè)部認(rèn)為在收到訂單時(shí)，該訂單的報(bào)價(jià)評(píng)審的條件發(fā)生了變化，必須重新對(duì)訂單進(jìn)行評(píng)審。 報(bào)價(jià)或訂單評(píng)審?fù)瓿珊?，營(yíng)業(yè)部必須給出書面結(jié)論。 對(duì)于服務(wù)或信息提供的訂單或報(bào)價(jià)，營(yíng)業(yè)部可以根據(jù)實(shí)際情況決定是否需要進(jìn)行報(bào)價(jià)或訂單的評(píng)審。對(duì)于訂單的變 更，營(yíng)業(yè)部提交訂單變更評(píng)審?fù)ㄖ獑?，由營(yíng)業(yè)部牽頭對(duì)變更評(píng)審單限時(shí)評(píng)審，按訂單評(píng)審結(jié)果回復(fù)顧客訂單變更結(jié) 果。 5.6 訂單的確認(rèn) 5.6.1 營(yíng)業(yè)部收到顧客的訂單后， 必須盡快與顧客確認(rèn)， 書面確認(rèn)收到顧客的訂單及確認(rèn)收到顧客提供的與訂單相關(guān) 的文件。如果存在尚未確認(rèn)的事項(xiàng)，必須與顧客確認(rèn)，如果存在價(jià)格的變化或其他條款的變化，必須

8、與顧客重新確 認(rèn)。訂單如果以合同方式確認(rèn)的，營(yíng)業(yè)部核對(duì)確認(rèn)無(wú)誤，經(jīng)辦人簽字、部長(zhǎng)簽字后交總經(jīng)理或總經(jīng)理書面授權(quán)責(zé)任 人簽字，然后反饋給顧客。只有雙方均簽字生效的訂單才能作為正式訂單履行。營(yíng)業(yè)部有責(zé)任保證訂單的完整性、 有效性。 5.6.2 在訂單確認(rèn)后，營(yíng)業(yè)部編制訂單確認(rèn)通知作為公司內(nèi)部的訂單確認(rèn)信息并登記傳送公司的其他部門。其他 與訂單相關(guān)的文件如最新版本的圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、顧客的要求等必須隨訂單一起登記傳送公司的其他相關(guān)的部門。 單確認(rèn)通知由營(yíng)業(yè)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽名，并由營(yíng)業(yè)部部長(zhǎng)簽字確認(rèn)。與訂單有關(guān)的文件必須整理存檔備案。電子格 式的文件必須存放指定的位置。 訂單確認(rèn)通知及與訂單相關(guān)的文件如最新版

9、本的圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、顧客的要求等先 抄送技術(shù)部。如果存在版本的變更或內(nèi)容的變更，營(yíng)業(yè)部必須同樣書面登記記錄并及時(shí)抄送有關(guān)部門。營(yíng)業(yè)部有責(zé) 任對(duì)訂單項(xiàng)下的文件保持隨時(shí)的更新并通知有關(guān)的部門。 訂單確認(rèn)通知必須將訂單的基本情況進(jìn)行描述，至少 包括如下內(nèi)容：訂單的號(hào)碼、顧客名稱、訂單的制作范圍、產(chǎn)品的要求、交付時(shí)間、表面處理要求、發(fā)運(yùn)時(shí)間、裝 箱要求等，如果顧客 有特別要求必須說(shuō)明。營(yíng)業(yè)部必須在訂單確認(rèn)后，編制訂單價(jià)格確認(rèn)單登記抄送財(cái)務(wù)部， 如果價(jià)格發(fā)生變化，營(yíng)業(yè)部有責(zé)任隨時(shí)書面通知財(cái)務(wù)部。 在開具銷售發(fā)票時(shí)，營(yíng)業(yè)部必須計(jì)算出最終的訂單價(jià)格并在訂單價(jià)格確認(rèn)單上簽字確認(rèn)。 營(yíng)業(yè)部必須對(duì)每個(gè)訂單 登記記錄，

10、并保持跟蹤。對(duì)戰(zhàn)略合作伙伴或其它重要客戶，在訂單確認(rèn)前，必須提供書面保證函。保證函由公司開 戶銀行提供，保證函的金額為合同或訂單金額的30%或 50%。保證函由營(yíng)業(yè)部及財(cái)務(wù)部共同協(xié)調(diào)管理。對(duì)戰(zhàn)略合 作伙伴或其它重要客戶，在訂單加工過(guò)程中必須提供相應(yīng)的保險(xiǎn)證明。 5.6.3 訂單的編號(hào)及履行 訂單必須有編號(hào)，營(yíng)業(yè)部根據(jù)公司記錄文件的管理制度進(jìn)行編號(hào)。 所有對(duì)訂單的管理將依據(jù)訂單的編號(hào)。訂單在 履行過(guò)程中必須得到嚴(yán)格的控制和管理，所有的訂單必須進(jìn)入訂單履行表，顧客提供的訂單的預(yù)計(jì)必須通知公司 各部門，訂單的履行情況定期通知顧客。公司訂單的履行管理將通過(guò)訂單履行表的形式，訂單履行表由營(yíng)業(yè)部 項(xiàng)目負(fù)責(zé)

11、人負(fù)責(zé)各自項(xiàng)目的情況并保持及時(shí)更新，該表將根據(jù)訂單的履行過(guò)程改版并由部門確認(rèn)后，提交相關(guān)負(fù)責(zé) 人參考 . 5.6.4 客供品 客供品即客戶提供物品（此處客供品不包含海關(guān)監(jiān)管物資） ，由營(yíng)業(yè)部負(fù)責(zé)管理。營(yíng)業(yè)部根據(jù)顧客提供的產(chǎn)品，編 制客供品交付清單供公司參考。對(duì)于某些訂單，在如下情況下，將涉及客供品： 該物品本公司無(wú)法實(shí)現(xiàn)采購(gòu)， 顧客提出或公司提出由顧客供應(yīng)； 因?yàn)轭櫩蛯?duì)該物品已經(jīng)獲得良好的資源，顧客提出直接采購(gòu)并提供公司； 顧客 提供的物品，其產(chǎn)權(quán)是顧客擁有，公司沒有處置權(quán)。 公司無(wú)權(quán)對(duì)客供品進(jìn)行變賣、外借、仿制等，任何對(duì)客供品 的處置必須得到顧客的書面認(rèn)可。 公司指定營(yíng)業(yè)部專人對(duì)客供品進(jìn)行管

12、理，并建立客供品臺(tái)帳，對(duì)其進(jìn)出、使用 等進(jìn)行單獨(dú)管理。 公司有責(zé)任根據(jù)顧客的要求或協(xié)助顧客完成如下事項(xiàng)； 提供必要的儲(chǔ)存條件，并有責(zé)任代為顧 客妥善保管；如果對(duì)客供品存在需求，提前書面通知顧客； 及時(shí)書面通知顧客對(duì)客供品的需求時(shí)間或需求數(shù)量、 標(biāo)準(zhǔn)等； 對(duì)客供品定期盤點(diǎn)； 定期書面通知顧客，其提供物品的庫(kù)存狀況；協(xié)助或代為顧客進(jìn)行清關(guān)、裝運(yùn)、裝 卸、裝箱、發(fā)運(yùn)等，該服務(wù)可以是有償服務(wù)，公司可以將該服務(wù)通過(guò)訂單的形式完成；對(duì)于顧客提供的物品進(jìn)行 檢查，如質(zhì)量控制及數(shù)量控制，并將書面通知顧客其檢查結(jié)果；對(duì)于因?yàn)楣締畏矫娴脑虺霈F(xiàn)的遺失、滅損、損 壞等給予賠償。 5.6.5 客戶提供文件 客戶提供

13、文件即客供文件是顧客的財(cái)產(chǎn)，是指顧客提供給公司的用于訂單的加工生產(chǎn)、交付的技術(shù)文件、圖紙、標(biāo) 準(zhǔn)等。營(yíng)業(yè)部是客戶提供文件客供文件的歸口管理部門，按照客供文件管理制度進(jìn)行管理。 營(yíng)業(yè)部在收到顧 客的文件后，必須書面與顧客確認(rèn)。對(duì)于顧客提供的文件的任何變化，營(yíng)業(yè)部同樣必須。 顧客提供的有關(guān)訂單的信息、 5.6.6 保密承諾 有關(guān)訂單的文件、信息等都是屬于公司保密文件，沒有公司的授權(quán)不得對(duì)外泄露。 文件等屬于公司保密文件，沒有公司的授權(quán)不得對(duì)外泄露。 沒有顧客的書面授權(quán)，公 5.6.7 客供品產(chǎn)權(quán) 顧客提供的物品、顧客提供的文件等所有產(chǎn)權(quán)歸顧客所有，其財(cái)產(chǎn)處分權(quán)歸顧客。 司不得將顧客的財(cái)產(chǎn)進(jìn)行變賣、

14、處置、使用、外借。 顧客的財(cái)產(chǎn)必須由專人負(fù)責(zé)保存、管理。對(duì)其使用必須予以 登記記錄并將使用情況定期書面通知顧客。應(yīng)顧客的要求對(duì)顧客財(cái)產(chǎn)進(jìn)行的任何處置，公司必須提供協(xié)助。 5.7 訂單的下發(fā) 營(yíng)業(yè)部將訂單確認(rèn)通知及相關(guān)的文件、資料、圖紙及顧客的要求等登記抄送公司生產(chǎn)相關(guān)部門，由技術(shù)部編制 生產(chǎn)圖紙、 生產(chǎn)工藝、 材料清單、客供品清單等， 技術(shù)部提供的文件必須可以滿足公司的生產(chǎn)、 采購(gòu)、裝配等要求。 生產(chǎn)部收到技術(shù)部的文件，作為生產(chǎn)指令，必須立即按照?qǐng)D紙工藝的要求組織落實(shí)生產(chǎn)。 質(zhì)量部收到技術(shù)部的文件，作為質(zhì)量控制任務(wù)指令，必須全程跟蹤公司的訂單生產(chǎn)并提供全程的質(zhì)量控制支持。同 時(shí)，在生產(chǎn)開始前必

15、須編制各種檢查表（包括自主檢查單） 。 采購(gòu)部收到技術(shù)部的文件，作為采購(gòu)協(xié)作指令，必須立即按照要求組織落實(shí)采購(gòu)及協(xié)作加工。采購(gòu)部的采購(gòu)協(xié)作必 須以滿足加工生產(chǎn)的要求為前提。 營(yíng)業(yè)部將訂單價(jià)格確認(rèn)書登記抄送財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部將以此作為發(fā)票簽發(fā)、成本核算、對(duì)外收款的依據(jù)并按照訂 單的要求落實(shí)資金的支持。 技術(shù)部需提前 7 天以上時(shí)間提供給生產(chǎn)部相關(guān)圖紙，其他如客供品、采購(gòu)物資均需滿足計(jì)劃要求。 技術(shù)部在接到訂單通知后生產(chǎn)開工前 3.5 個(gè)月接收基本圖用于計(jì)算材料； 營(yíng)業(yè)部需在生產(chǎn)開工前 2.5 個(gè)月提供完整圖紙給技術(shù)部進(jìn)行設(shè)計(jì)套料。 營(yíng)業(yè)部須將合同原件提交財(cái)務(wù)部保存，部 門復(fù)印件留存；營(yíng)業(yè)部在訂單結(jié)算

16、前，需要由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交價(jià)格結(jié)算單和重量結(jié)算單到財(cái)務(wù)部審核，此工作需要 在產(chǎn)品發(fā)運(yùn)前完成。 周計(jì)劃。營(yíng)業(yè)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)節(jié) 5.8 訂單的生產(chǎn)啟動(dòng)會(huì)及技術(shù)交底會(huì) 生產(chǎn)部收到訂單信息后，編排建造線表與中期計(jì)劃；生產(chǎn)部制定月生產(chǎn)計(jì)劃和 點(diǎn)安排和需求組織生產(chǎn)啟動(dòng)會(huì)和技術(shù)交底會(huì)。 訂單生產(chǎn)前，由生產(chǎn)部提出或技術(shù)部提出，舉行技術(shù)交底會(huì)，主要解決訂單生產(chǎn)過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題或工藝問(wèn)題。技 術(shù)交底會(huì)由技術(shù)部負(fù)責(zé)主持。在訂單生產(chǎn)過(guò)程中，應(yīng)生產(chǎn)部的要求，技術(shù)部可以隨時(shí)召集有關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)交底， 落實(shí)解決技術(shù)及工藝問(wèn)題。 技術(shù)交底會(huì)由技術(shù)部負(fù)責(zé)形成會(huì)議紀(jì)要，該紀(jì)要必須由技術(shù)部登記抄送各部門。 5.9 訂單的生產(chǎn)計(jì)劃管

17、理 5.9.1 計(jì)劃的編制 生產(chǎn)部編制訂單生產(chǎn)交付計(jì)劃，必須合理調(diào)配生產(chǎn)資源和產(chǎn)能，充分考慮生產(chǎn)過(guò)程中可能會(huì)遇到的問(wèn)題并落實(shí)解決 方案。如果客戶需要，營(yíng)業(yè)部將編制反饋給顧客的生產(chǎn)計(jì)劃提交顧客。 營(yíng)業(yè)部負(fù)責(zé)按客戶要求提交生產(chǎn)流程報(bào)告 或通過(guò)電話會(huì)議與其溝通以預(yù)防和解決生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題。 5.9.2 計(jì)劃的執(zhí)行 生產(chǎn)部按照計(jì)劃精心組織、合理安排、加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，確保計(jì)劃如期完成。 5.9.3 計(jì)劃的調(diào)整 生產(chǎn)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，一旦出現(xiàn)可能延遲交貨的情況，由生產(chǎn)部確認(rèn)，并通知營(yíng)業(yè)部。計(jì)劃調(diào)整后如仍然不能如期 完成，生產(chǎn)部應(yīng)提前 3 周通知營(yíng)業(yè)部，由營(yíng)業(yè)部與客戶及時(shí)溝通。 5.10 訂單的生產(chǎn) 訂單的生產(chǎn)

18、由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)，生產(chǎn)部是訂單生產(chǎn)的落實(shí)主體。 訂單的生產(chǎn)必須按照計(jì)劃完成。訂單開工時(shí)間一旦確 定，除副總書面確認(rèn)變更外，任何人無(wú)權(quán)變更。 公司的任何部門都有責(zé)任依職能主動(dòng)積極地配合協(xié)助生產(chǎn)部，生 產(chǎn)部也可以要求其他任何部門給予協(xié)助和支持，其他部門不得推諉。 生產(chǎn)部可以根據(jù)訂單加工生產(chǎn)的需要，結(jié)合自我加工能力和設(shè)施設(shè)備能力，提請(qǐng)采購(gòu)或經(jīng)批準(zhǔn)后外協(xié)。生產(chǎn)部負(fù)責(zé) 召集相關(guān)員工參加生產(chǎn)啟動(dòng)會(huì)、每天的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)和周生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)，解決生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題。相關(guān)部門或人員務(wù)必 參加。 外協(xié)加工是指原材料或半 5.11 外協(xié)加工 訂單在加工過(guò)程中可能部分產(chǎn)品公司沒有加工能力滿足或根據(jù)實(shí)際需要安排委外加工的， 成品由公

19、司提供，委托外單位進(jìn)行再次加工的過(guò)程。 對(duì)于首次承擔(dān)公司協(xié)作加工的單位，采購(gòu)部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部必須安排評(píng)審，確認(rèn)該單位具有滿足公司的能力。如 果顧客在協(xié)議中規(guī)定，協(xié)作加工單位還必須得到顧客或顧客指定的監(jiān)理公司的認(rèn)可。公司必 須將協(xié)作加工單位的 情況提交顧客，在顧客認(rèn)可后可以繼續(xù)。在外協(xié)加工過(guò)程中，公司質(zhì)量部、技術(shù)部必須給予質(zhì)量控制和技術(shù)支持， 生產(chǎn)部必須進(jìn)行跟蹤管理。 5.12 訂單的變更 訂單確認(rèn)后或在訂單加工交付過(guò)程中，訂單可能存在變更。訂單的變更主要是改變訂單原來(lái)確定的內(nèi)容，該變更 可能是由顧客提出，也可能由公司提出但必須得到顧客的認(rèn)可。 訂單變更涉及到訂單的交付內(nèi)容、交付時(shí)間、加 工要

20、求、工藝或材料的變化、表面處理的變化等。 營(yíng)業(yè)部收到顧客的訂單變更要求后， 按照“訂單變更評(píng)審制度” 要求提交評(píng)審資料到相關(guān)部門， 按照公司流程評(píng)審， 按照訂單評(píng)審意見確定是否接收顧客更改。 訂單的變更確定后，營(yíng)業(yè)部必須提前完成訂單變更評(píng)審后，編制訂單變更通知，并登記發(fā)送各相關(guān)部門。訂單的變 更通知與原訂單確認(rèn)通知具有同樣的效力。 任何訂單變更必須具有顧客的書面確認(rèn)，營(yíng)業(yè)部必須將訂單變更的信 息輸入打印存檔。 如果訂單變更導(dǎo)致訂單的合同價(jià)格發(fā)生變化，營(yíng)業(yè)部必須與顧客確認(rèn)新的價(jià)格并登記抄送財(cái)務(wù) 管理科。 交貨期必須由變更評(píng)審后確定，涉及顧客原因損失由營(yíng)業(yè)部匯總后提交顧客確認(rèn)。 技術(shù)部在收到營(yíng)業(yè)部

21、的訂單確認(rèn)通 5.13 技術(shù)支持 技術(shù)部負(fù)責(zé)對(duì)訂單的加工生產(chǎn)、交付、委外加工及采購(gòu)給予全程的技術(shù)支持。 知后，可以直接和顧客保持聯(lián)系并解決訂單存在的問(wèn)題。 提交生產(chǎn)部，生產(chǎn) 提交質(zhì)量部，質(zhì)量 技術(shù)部必須提供如下文件： 訂單材料清單、客供品需求清單、全套加工生產(chǎn)圖紙、全套加工生產(chǎn)工藝、檢驗(yàn)規(guī)范； 對(duì)于其他特別要求，可以編制訂單加工生產(chǎn)交付說(shuō)明。 如果存在特別的檢驗(yàn)要求，比如船級(jí)社的檢驗(yàn)要求，技術(shù) 部應(yīng)該予以書面說(shuō)明。 所有的由技術(shù)部確認(rèn)的文件必須由技術(shù)部部長(zhǎng)確認(rèn)簽字。 技術(shù)部按照下列要求登記抄送文 件： 訂單材料清單、客供品需求清單、全套加工生產(chǎn)圖紙、全套加工生產(chǎn)工藝、船級(jí)社的檢驗(yàn)要求 部落實(shí)安

22、排生產(chǎn)及對(duì)外協(xié)作加工申請(qǐng)。 訂單材料清單、客供品需求清單、全套加工生產(chǎn)圖紙、全套加工生產(chǎn)工藝、船級(jí)社的檢驗(yàn)要求 部落實(shí)全程的質(zhì)量控制及應(yīng)顧客的要求或第三方的要求所進(jìn)行的檢驗(yàn)。 訂單材料清單提交采購(gòu)部，采購(gòu)部檢核庫(kù)存、安排采購(gòu)。 客供品需求清單提交營(yíng)業(yè)部，營(yíng)業(yè)部與顧客落實(shí)客供品 的提供及交付。訂單材料清單包括主要材料、輔助材料、標(biāo)準(zhǔn)件等，對(duì)于通常的消耗材料可以不必列出，如沙粒、 潤(rùn)滑油、油脂等。 所有訂單項(xiàng)下的技術(shù)文件、質(zhì)量控制文件等必須由技術(shù)部技術(shù)文件管理員進(jìn)行歸檔，在訂單完畢后一份交營(yíng)業(yè)部， 另外一份交行政管理部存檔。 對(duì)于訂單過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題，技術(shù)部可以直接與顧客聯(lián)系。營(yíng)業(yè)部在訂單確認(rèn)通知

23、單上說(shuō)明應(yīng)與顧客如何聯(lián)系。 5.14 質(zhì)量控制 質(zhì)量部有責(zé)任圍繞訂單的加工生產(chǎn)、交付、以及涉及到的采購(gòu)、對(duì)外協(xié)作加工等進(jìn)行全程的質(zhì)量控制。質(zhì)量部負(fù)責(zé) 應(yīng)顧客的要求或第三方檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的要求進(jìn)行質(zhì)量控制或提交檢驗(yàn)申請(qǐng)， 如船級(jí)社的檢驗(yàn)。 訂單項(xiàng)下的質(zhì)量控制文件， 包括檢驗(yàn)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告以及顧客需要的檢驗(yàn)記錄和報(bào)告均由質(zhì)量部準(zhǔn)備，在訂單完畢前提交技術(shù)部技術(shù)文件管理 員整理。 ，產(chǎn)品應(yīng)經(jīng) 5.15 產(chǎn)品配件的發(fā)運(yùn) 技術(shù)部根據(jù)圖紙要求，設(shè)計(jì)配件的規(guī)格數(shù)量后要求生產(chǎn)管理部進(jìn)行生產(chǎn)（其中客供配件向營(yíng)業(yè)部申領(lǐng)） 質(zhì)量部檢驗(yàn)。 營(yíng)業(yè)部設(shè)計(jì)發(fā)運(yùn)明細(xì)，分別交生產(chǎn)部及采購(gòu)部。 生產(chǎn)部辦理發(fā)運(yùn)手續(xù)。 公司必須憑質(zhì)量部簽發(fā)

24、的產(chǎn)品合格證書辦理完畢發(fā)貨手續(xù)。 5.16 訂單完畢通知 訂單完畢后，生產(chǎn)部應(yīng)該及時(shí)辦理發(fā)運(yùn)手續(xù)。 公司生產(chǎn)部有責(zé)任及時(shí)書面通知營(yíng)業(yè)部。營(yíng)業(yè)部編制訂單完工通知及時(shí)書 面通知顧客并準(zhǔn)備辦理發(fā)運(yùn)手續(xù)。 生產(chǎn)部有責(zé)任書面通知技術(shù)部，技術(shù)部應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備后所有與訂單有關(guān)及公司規(guī)定的或顧客需要的技術(shù)資料或文件。 營(yíng)業(yè)部必須在產(chǎn)品完工前至少提前兩周書面通知顧客。 5.17 訂單的發(fā)運(yùn) 營(yíng)業(yè)部在收到顧客書面交付指示后，立即根據(jù)顧客的要求安排訂單的交付。訂單發(fā)運(yùn)時(shí)間一旦確認(rèn)，任何人無(wú)權(quán) 變更。如訂單不能如期發(fā)運(yùn)必須提前三周通知顧客，總經(jīng)理確認(rèn)方可生效。營(yíng)業(yè)部有責(zé)任通知技術(shù)部，要求技術(shù) 部及時(shí)準(zhǔn)備后所有與訂單有關(guān)及

25、公司規(guī)定的或顧客需要的技術(shù)資料或文件，包括產(chǎn)品說(shuō)明書等。 營(yíng)業(yè)部提請(qǐng) 生產(chǎn)部協(xié)助落實(shí)安排產(chǎn)品的裝載， 產(chǎn)品的裝載必須按照顧客的要求并確保裝載牢固可靠。 對(duì)于遠(yuǎn)洋運(yùn)輸或遠(yuǎn)途運(yùn)輸， 裝載須得到保險(xiǎn)公司的認(rèn)可。 營(yíng)業(yè)部根據(jù)顧客的要求落實(shí)產(chǎn)品的承運(yùn)方式，并提前至少兩周將如下信息通知顧客： 運(yùn)輸工具；目的地代理； 產(chǎn)品的包裝方式； 產(chǎn)品的裝箱單。 對(duì)于出口訂單，營(yíng)業(yè)部必須辦理出口清關(guān)，申領(lǐng)結(jié)匯核銷單，并編制如下文件：出口報(bào)關(guān)單；出口發(fā)票；裝箱清 單； BLP 說(shuō)明；委托報(bào)關(guān)申請(qǐng)書；如果是進(jìn)料加工，還必須提供進(jìn)料加工手冊(cè)。在產(chǎn)品發(fā)運(yùn)后，必須書面通知顧 客發(fā)運(yùn)的情況，并提供如下文件： 訂單交付發(fā)運(yùn)通知；清潔

26、提單； 產(chǎn)品裝箱單或產(chǎn)品裝運(yùn)單； 商業(yè)發(fā)票；保險(xiǎn) 單證；顧客要求提交的其他文件。 訂單交付發(fā)運(yùn)通知必須注明運(yùn)輸工具、預(yù)計(jì)達(dá)到時(shí)間、目的地等。 對(duì)于國(guó)內(nèi)交付訂單，營(yíng)業(yè)部須編制產(chǎn)品接受單供顧客指定的收貨方簽收，并將簽字后的產(chǎn)品接受單隨同訂單交付發(fā) 運(yùn)通知、商業(yè)發(fā)票等提交顧客。 上述規(guī)定的交付記錄或文件，如果顧客指定，可以使用顧客自己的格式。 訂單的延 5.18 訂單的延遲交付 訂單的延期是指訂單的交付不能滿足合同規(guī)定的交貨期要求，并因此會(huì)給公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)或信譽(yù)的影響。 期如果是由于顧客單方面提出或由于顧客單方面的原因引起的，則營(yíng)業(yè)部必須會(huì)同制管部確認(rèn)準(zhǔn)確交付期限，總經(jīng) 理認(rèn)可后生效，且營(yíng)業(yè)部負(fù)責(zé)與顧

27、客協(xié)商達(dá)成新的交付時(shí)間。訂單的延期如果是公司單方面的原因，營(yíng)業(yè)部必須提 前通知顧客，如果顧客接受公司的延期交 付，則營(yíng)業(yè)部必須重新確認(rèn)新的交付時(shí)間。如果顧客不能接受公司的延 期交付，則公司應(yīng)該盡力設(shè) 法彌補(bǔ)。營(yíng)業(yè)部必須及時(shí)將公司努力行動(dòng)的進(jìn)程通報(bào)告知顧客。 5.19 訂單相關(guān)的發(fā)票 對(duì)于出口訂單，產(chǎn)品完畢并通知顧客后，營(yíng)業(yè)部應(yīng)及時(shí)開具商業(yè)發(fā)票，一份提交顧客作為顧客 付款的依據(jù)，另一份提交財(cái)務(wù)管理做銷售帳。財(cái)務(wù)管理必須在價(jià)格確認(rèn)單上記錄說(shuō)明。 營(yíng)業(yè)部應(yīng)該根據(jù)訂單價(jià)格 確認(rèn)單開具發(fā)票。開標(biāo)依據(jù)：技術(shù)部提供重量確認(rèn)單，營(yíng)業(yè)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供進(jìn)口料價(jià)值確認(rèn)，及訂單變更價(jià)值確 認(rèn)單，保證單據(jù)一致，并在訂單

28、價(jià)格確認(rèn)單上簽字。 如果訂單在履行過(guò)程中價(jià)格發(fā)生變化，則必須依據(jù)最終的價(jià)格開具發(fā)票。對(duì)于價(jià)格的變化，營(yíng)業(yè)部必須及時(shí)通知財(cái) 務(wù)部，提交價(jià)格變化依據(jù)資料供財(cái)務(wù)確認(rèn)，并在價(jià)格確認(rèn)通知單上做好記錄。 如果顧客需要，營(yíng)業(yè)部必須提供其 他文件與發(fā)票一起作為顧客付款的依據(jù)。 顧客的付款時(shí)間或付款的條款將依據(jù)訂單或合同確定。 營(yíng)業(yè)部開具發(fā)票 時(shí)必須根據(jù)訂單約定的價(jià)格條款考慮運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸費(fèi)等費(fèi)用的負(fù)擔(dān)。發(fā)票開具的時(shí)間原則上是在訂單項(xiàng)下 的產(chǎn)品辦理入庫(kù)的時(shí)間。 對(duì)于內(nèi)銷或需要公司開具增值稅發(fā)票或普通銷售發(fā)票的訂單，營(yíng)業(yè)部在確認(rèn)最終的價(jià)格 并在價(jià)格確認(rèn)通知單上簽字確認(rèn)后，提請(qǐng)財(cái)務(wù)部開具增值稅發(fā)票或普通銷售發(fā)票

29、。財(cái)務(wù)部開具發(fā)票后同 樣在 價(jià)格確認(rèn)通知單上簽字確認(rèn)。營(yíng)業(yè)部負(fù)責(zé)將發(fā)票提交顧客，并有責(zé)任按照訂單的約定催請(qǐng)顧客付款。 財(cái)務(wù)部對(duì)于開出發(fā)票的訂單應(yīng)及時(shí)登入銷 5.20 訂單的應(yīng)收款 財(cái)務(wù)部必須在訂單價(jià)格確認(rèn)單上對(duì)發(fā)票開具、收款情況予以記錄。 售臺(tái)帳。 財(cái)務(wù)部有責(zé)任在訂單的付款時(shí)間到期前催促營(yíng)業(yè)部向顧客收款。 對(duì)于存在訂單預(yù)付款的訂單，財(cái)務(wù)部有責(zé)任按照訂單價(jià)格確認(rèn)通知單要求營(yíng)業(yè)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人催促預(yù)付款及時(shí)到位。 對(duì)于訂單的收款情況，財(cái)務(wù)部應(yīng)通知營(yíng)業(yè)部。 30 天未付款的發(fā)票，財(cái)務(wù) 部必須書面通知 對(duì)于逾期未付款的發(fā)票，財(cái)務(wù)部和營(yíng)業(yè)部有責(zé)任催促顧客付款，逾期 總經(jīng)理同。公司確認(rèn)具體處理方案由營(yíng)業(yè)部項(xiàng)目

30、負(fù)責(zé)人通知顧客。 涉及到訂單的商業(yè)文件，由營(yíng)業(yè)部在訂單完畢發(fā)運(yùn) 由財(cái)務(wù)部在訂單完畢發(fā)運(yùn)后及時(shí)歸 5.21 訂單相關(guān)的文件 訂單履行過(guò)程中的文件的管理，按照文件定義細(xì)則執(zhí)行。 涉及到訂單的質(zhì)量控制方面的文 涉及到訂單項(xiàng)下的具體文件及顧客需 后及時(shí)歸檔，并在次年提交公司文檔室存檔。 涉及到訂單的財(cái)務(wù)或商業(yè)文件， 檔，并在次年提交公司文檔室存檔。 涉及到訂單的技術(shù)文件，由技術(shù)部在訂單完畢發(fā)運(yùn)后及時(shí)提交公司文檔室存檔。 件，由質(zhì)量部在訂單完畢發(fā)運(yùn)后及時(shí)歸檔，并在次年提交公司文檔室存檔。 要的文件由技術(shù)部技術(shù)文件管理員負(fù)責(zé)編制，并按照公司的要求及時(shí)提交營(yíng)業(yè)部或顧客。技術(shù)文件管理員有責(zé)任協(xié)助質(zhì)量控制文件的

31、歸檔。 各部門部長(zhǎng)是部門文件整理、歸檔的責(zé)任人。 對(duì)于顧客需要的文件，營(yíng)業(yè)部必須及時(shí)通知各部門，并由營(yíng)業(yè)部或技術(shù)文件管理員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備并提供顧客。 對(duì)于訂單項(xiàng)下需要提供的文件，營(yíng)業(yè)部必須在訂單確認(rèn)通知上書面說(shuō)明，由技術(shù)文件管理員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備并提供顧 客，營(yíng)業(yè)部有責(zé)任協(xié)助。臨時(shí)增加的文件，營(yíng)業(yè)部必須書面通知。 涉及到公司的工廠認(rèn)證、船級(jí)社文件、焊接工 人的認(rèn)證及證書、其他與訂單履行有關(guān)的員工操作證書由技術(shù)文件管理員負(fù)責(zé)管理。 生產(chǎn)啟動(dòng)會(huì)議備忘錄； 鋼材及型材的材料檢驗(yàn)證明； 產(chǎn)品的船級(jí)社認(rèn)證證書；部件清單 / 號(hào)碼； 非破壞性試驗(yàn) （NDT） 報(bào)告； 由公司填寫并經(jīng)客戶方檢驗(yàn)人員確認(rèn)的測(cè)量記錄； 由公司

32、填寫且經(jīng)油漆生產(chǎn)商代表及客戶方檢驗(yàn)人員確認(rèn)的表面處理記錄。 公司文檔管理人員有責(zé)任根據(jù)訂單編碼將訂單項(xiàng)下的文件資料一一歸檔，對(duì)于文件的缺失，文檔管理人員有責(zé)任核 查催辦。 客戶方要求提供如下文件： （1） （2） （3） （4） （5） （6） 5.22 溝通協(xié)調(diào) 各部門有責(zé)任保持順暢的溝通和交流，公司生產(chǎn)部是訂單加工生產(chǎn)的安排主體，其他部門必須配合生產(chǎn)部，共同協(xié) 作確保公司的訂單及時(shí)、圓滿地履行。 在訂單履行過(guò)程中，必須隨時(shí)隨地與顧客保持溝通協(xié)調(diào)。營(yíng)業(yè)部是總協(xié)調(diào) 人。 營(yíng)業(yè)部有責(zé)任與顧客保持及時(shí)順暢的溝通，及時(shí)將顧客的要求反饋公司相關(guān)部門或?qū)⒐镜囊蠓答伣o顧客， 包括定單履行情況、產(chǎn)品的交

33、貨、發(fā)貨等諸多事項(xiàng)。 營(yíng)業(yè)部有責(zé)任與顧客保持溝通，確保生產(chǎn)計(jì)劃準(zhǔn)確、有效實(shí) 施。 技術(shù)部有責(zé)任與顧客保持溝通，解決技術(shù)工藝問(wèn)題。 質(zhì)量部有責(zé)任與顧客保持溝通，解決質(zhì)量、檢驗(yàn)、第三 方檢驗(yàn)及相關(guān)工藝等問(wèn)題。 采購(gòu)部有責(zé)任與供應(yīng)商保持順暢的溝通和交流，確保公司物資的采購(gòu)及對(duì)外協(xié)作加工 能夠?yàn)楣镜纳a(chǎn)提供及時(shí)支持。 任何部門、 任何人與顧客溝通交流必須有書面記錄， 電子郵件必須打印歸檔。 與 顧客參加的會(huì)議，必須由專人記載會(huì)議紀(jì)要，必須抄送各相關(guān)部門和人員。 凡是涉及到可能導(dǎo)致訂單履行內(nèi)容、 交貨時(shí)間、 交貨方式、 訂單價(jià)值發(fā)生變化或顧客的投訴等相關(guān)事項(xiàng)， 必須及時(shí)通報(bào)營(yíng)業(yè)部， 由營(yíng)業(yè)部統(tǒng)一協(xié)調(diào)。 公 司要求所有與顧客的溝通交流、或部門之間的溝通交流等必須采用書面的形式。 5.23 訂單的跟蹤 在訂單履行過(guò)程中，營(yíng)業(yè)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有責(zé)任與各部門保持溝通并全程跟蹤訂單的履行情況，及時(shí)將顧客需要的信 息書面反饋給顧客。在訂單履行過(guò)程中，營(yíng)業(yè)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有責(zé)任跟蹤訂單，確保訂單按照計(jì)劃要求完成。如顧客 需要，營(yíng)業(yè)部應(yīng)按照顧客的要求定期或不定期地將訂單履行進(jìn)度提供給顧客。 5.24 訂單的反饋 營(yíng)業(yè)部在訂單發(fā)運(yùn)交付后，對(duì)訂單保持跟蹤并爭(zhēng)取獲得顧客對(duì)訂單的意見。 在訂單履行過(guò)程中或訂單交付后，如果顧客對(duì)公司履行訂單存在意見或?qū)τ唵雾?xiàng)下的產(chǎn)品存在意見，營(yíng)業(yè)部必須及 時(shí)與顧客溝通并將顧客的意見書