會議服務(wù)方案

1、會議服務(wù)方案 、目的 為了更好地體現(xiàn)*公司的國際化、職業(yè)化形象，規(guī)范會議接待行為，也為了 提升物業(yè)自身服務(wù)水平，提供多元化服務(wù)，做好會務(wù)服務(wù)的支撐工作，提高服務(wù) 質(zhì)量。 、會議服務(wù)對象： *武漢研究所有會議需求的部門 三、會議分類： 將會議按照所服務(wù)的客戶群體進(jìn)行如下分類: 會議級別 等級 客戶群 備注 一級 VIP+ 所長、市級省級領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 等 包含媒體采訪 二級 VIP 部門領(lǐng)導(dǎo)、所長、其他分部領(lǐng)導(dǎo) 包含高校招聘會、分部 間交流會議 三級 一般 部門內(nèi)部會議 包含各類培訓(xùn)、小型研 討會、座談會等 四、承接服務(wù)類型: 服務(wù)類型 基礎(chǔ)服務(wù) 增值服務(wù) 禮賓禮儀 服務(wù)內(nèi)容 1、現(xiàn)場布置； 2

2、、設(shè)備調(diào)試； 3、會場整理； 1、特殊飲品（茶葉、 咖啡等）； 2、物品（簡單文具、 鮮花、橫幅、文化禮品 等）； 3、茶歇（果盤、茶點(diǎn)）； 1、接待（司儀）； 2、主持; 3、外請節(jié)目； 4、會場布置策劃。 五、會務(wù)人員資質(zhì)及會議安排 1、會議服務(wù)人員資質(zhì)要求： 崗位 學(xué)歷與資質(zhì) 人數(shù) 素質(zhì)要求 會務(wù)接待 專員 1、?？埔陨蠈W(xué)歷，英語口語良 好； 2、年齡22-30歲，身高165CM 以上，形象氣質(zhì)佳； 3、酒店管理、旅游及空乘專業(yè) 優(yōu)先； 4、具備禮貌禮儀、會務(wù)服務(wù)基 礎(chǔ)，服務(wù)意識佳。 2人 1、具有良好的服務(wù)意識及服 務(wù)精神； 2、具備良好的溝通理解能力， 反應(yīng)敏捷，突發(fā)事件應(yīng)變能力 較

3、強(qiáng)； 3、工作積極主動，責(zé)任心強(qiáng)； 4、心態(tài)平和，親和力好，言 談得體，有上進(jìn)心。 說明: (1) 人員配備：共2名接待專員，特殊情況需臨時增加人員可抽調(diào)前臺兼會務(wù)接 待，以滿足緊急需求為原則。 (2) 人員要求：女性、身高1.65m以上，年齡22-30歲之間；大專及以上學(xué)歷，具 備酒店管理、旅游管理、空中乘務(wù)等方面的知識，掌握接待服務(wù)禮儀及形體 禮儀知識，了解會議服務(wù)流程，具備較強(qiáng)的聽、說能力，能夠進(jìn)行簡單的英 語對話。 (3) 素質(zhì)要求： 具有良好的服務(wù)意識及服務(wù)精神； 具備良好的溝通理解能力，反應(yīng)敏捷，突發(fā)事件應(yīng)變能力較強(qiáng)； 工作積極主動，責(zé)任心強(qiáng)； 心態(tài)平和，親和力好，言談得體，有上進(jìn)

4、心。 (4) 會務(wù)接待專員工作職責(zé)： a) 客戶接待環(huán)境的保障； b) 會議區(qū)域管理； c) 規(guī)范化會議服務(wù)； d）現(xiàn)場接待指引； e）現(xiàn)場活動支撐。 （5）會務(wù)接待專員工作內(nèi)容： a）研究所會務(wù)接待總接口，負(fù)責(zé)前期的需求確認(rèn)，判斷是否接待 ，接待的 類型； b）根據(jù)確認(rèn)的接待需求，以天為單位排班接待支撐資源（依據(jù)時間排班， 如果客戶非常重要，可適度調(diào)整）； c）負(fù)責(zé)每次會議接待的公共支撐，包括：接待電子流、園區(qū)路線指引、講 解、拍照、鮮花、橫幅、茶歇等； d）做好日常接待用品的登記及管理； e）做好日常公共接待資源環(huán)境看護(hù)； f）做好日常接待統(tǒng)計(jì)分發(fā)，每月輸出接待總結(jié)月報(bào)； g）整合周邊資源

5、，如周邊各餐飲店、鮮花店、禮品店、水果店、酒店、禮 儀公司等； h）研究所大型活動支撐及禮賓禮儀服務(wù)的統(tǒng)籌、報(bào)價(jià)。 （5）保密要求：按*信息安全規(guī)定，嚴(yán)守客戶信息、公司機(jī)構(gòu)、部門分布及人 員通訊信息，簽署保密協(xié)議。 （6）考評要求：需求部門評價(jià)結(jié)果作為對方服務(wù)質(zhì)量評價(jià)主要依據(jù)，同時參考 現(xiàn)場抽檢及月度考核結(jié)果。 （7）薪酬要求：參考業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)，為保證服務(wù)質(zhì)量，所有薪酬實(shí)際發(fā)放與合同要 求保持一致，暫按專員薪酬標(biāo)準(zhǔn)（7314.3元/月/人）結(jié)算。 2、人員安排: 服務(wù)類別 會議人數(shù) 會務(wù)人員安排 會議級別 基礎(chǔ)服務(wù) 不限 1 一般（三級） 增值服務(wù) 50人以下 2 VIP （二級） VIP+ （級

6、） 50人以上 4 （其中2人為前臺抽調(diào)） 禮賓禮儀 按需求 根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)仃人員安 不限 排及各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)價(jià) 說明： （1）本著勤儉、精簡、高效的會議原則，原則上按照會議級別判斷承接服務(wù)類 別，進(jìn)行人員安排，因特殊需要，可按實(shí)際情況根據(jù)需求方申請承接； （2）物業(yè)承擔(dān)會議接待的“軟件”服務(wù)，其他會議用品均由需求方承擔(dān)，詳見 費(fèi)用承擔(dān)部分。 六、費(fèi)用承擔(dān)與結(jié)算： 1、費(fèi)用承擔(dān)原則： （1）武研所承擔(dān)的費(fèi)用包括：茶具、茶、咖啡、紙巾、消毒液等日常用品費(fèi)用； （2）每次會議的具體費(fèi)用由會議需求方負(fù)責(zé)，具體包括： a）資料、文具費(fèi)用； b）文化禮品費(fèi)用； c）鮮花、橫幅、茶歇、果盤等會務(wù)費(fèi)用； d）就餐、車輛等費(fèi)用。 （3）上述費(fèi)用原則上由甲方承擔(dān)，若有特殊情況需要物業(yè)提供的，由會議需求 部門負(fù)責(zé)人以紙面形式提出，會務(wù)專員負(fù)責(zé)詢價(jià)、報(bào)價(jià)，首選與 *有協(xié)議 的供應(yīng)商，待需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可購買，開具發(fā)票，與*公司 月結(jié)。 2、費(fèi)用結(jié)算： （1）會務(wù)接待專員從到崗之日起計(jì)算，與其他人員薪酬支付方式