會議管理系統(tǒng)解決方案

1、會議管理系統(tǒng)解決方案 一、系統(tǒng)背景 威爾會議管理系統(tǒng)廣泛用于企業(yè)、政府事業(yè)單位、校園等部會議的管理中。 “預(yù)約”解決的是“空間”資源的管理問題，即通過科學(xué)有序的安排完成會議室 空間資源的占用?！昂灥健苯鉀Q的是“時間”資源的管理問題，創(chuàng)建會議的同時， 主要管理參會人員是否準時參會、退會，通過數(shù)據(jù)分析形成出勤相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。 在企業(yè)中，會議管理分為粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三個情 形： 粗放型管理：這類管理方式對會議室和參與人員的使用不做嚴格的限制，可 以隨意在某個會議室召開會議，會議的召集和會議資源（投影設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、 茶水服務(wù)、清潔服務(wù)）由召集人用傳統(tǒng)的/QQ等人工通知的方式通知

2、、傳達。 這種方式使得會議的協(xié)調(diào)性比較差，如果需要輔助工作配合，在安排這些工作的 上傳下達所浪費的時間很多，影響會議安排，不利于辦公效率的提高。 人工型管理：這類管理方式采用由專門的部門或人對會議室的進行安排，所 有會議的召集、相關(guān)的會議資源也有此人進行協(xié)調(diào)。這種方式雖然只有一個人或 一個部門統(tǒng)一管理，但對整個工作流程來說，有依可尋，從而提高了會議室的管 理效率，缺點是對于工作的“痕跡”管理來說，還停留在人工記錄或簡單的電子 表格記錄。 智能型管理：智能觸屏設(shè)備、移動端應(yīng)用、后臺管理軟件聯(lián)合通用，管理人 員在后臺軟件上將系統(tǒng)規(guī)則和會議相關(guān)資料等定義完備，每位員工均可根據(jù)實際 需求通過手機端或者

3、后臺進行會議的預(yù)約， 當成功預(yù)約會議且通過審批時，參會 人員會得到一條短信/或手機移動應(yīng)用的提醒，通知每一位參會人員會議的起始 時間、地點、會議主題等相關(guān)信息，并且，在會議室外的設(shè)備顯示此次會議的主 題、時間、參與人員出勤狀況等。整個過程中未出現(xiàn)人與人的直接交互，全部是 人與系統(tǒng)之間的交互，流程準確、規(guī)、科學(xué)，節(jié)約了時間，提高了效率，有效的 編排了會議室資源并使其得到合理的利用。 二、系統(tǒng)簡介 威爾會議管理系統(tǒng)是集預(yù)約、簽到功能于一體。會議組織人員可通過“預(yù)約 大表”一目了然的查找到符合需求的空閑會議室，通過“預(yù)覽一鍵式”預(yù)約，即 可完成會議室的占用，參會人員只需在會議前進行刷卡簽到， 即可完

4、成會議出席 狀況的記錄統(tǒng)計，無需手工記錄及統(tǒng)計。終端簽到設(shè)備為觸摸大屏設(shè)備，用于人 員簽到、展示會議信息、臨時預(yù)約會議、簽到信息查詢等。 會議預(yù)約 口 軟fl麹豹 iiai 軌計朿表 三、產(chǎn)品亮點： 右鍵預(yù)約，一鍵操作一一用戶通過預(yù)約大表可直觀的看到會議室占用情況，運 用條件篩選等快捷搜索按鈕，可定位出符合開會條件的會議室 靈活配置，分類選型一一用戶可自定義會議室的資源及管理人員；系統(tǒng)提供常 規(guī)會議、周期例會、臨時會議等多種方式，針對不同的使用情景選擇應(yīng)用不同的 會議類型。 簽到統(tǒng)計，自動分析參會人員在會議智能終端上刷卡簽到后，系統(tǒng)自動搜 集、傳送出勤數(shù)據(jù)，后臺進行統(tǒng)計，形成匯總或明細報表及部

5、門匯總或明細。 * ww iIMM *_l -l V4Qh “ j RlfliMsi W i Mra9 FIJI 廠！2呼r尸. Hu i.-F t-nav raM bn K電t 之 BirM Bi ViiMa i-flWH $ -HV i- * YiKiBiiiBd dntna出 w 電 mcl t 4 口? BH4H h 章 大屏展示，盡顯形象一一用戶可自由選配的智能會議終端有 3.5寸、8寸、10 寸觸摸屏、21.5寸觸摸屏等。在21.5寸的設(shè)備中將展示會議時間、會議室名稱、 會議名稱、承辦單位、簽到狀況等，是彰顯了企業(yè)形象 15 13 29 消防XDiJ?科普培illl 巴室 15:0

6、0-16:30 （時姿:15h ） 人力資番部門 會IX體理 應(yīng)到:20人 實劃：1E人 未到：2人 臨時預(yù)約，一觸即發(fā)一一在10寸、21.5寸終端設(shè)備中，用戶可以臨時預(yù)約當 天的會議室，方便用戶快速高效的實現(xiàn)臨時占用。 品質(zhì)高端，外兼?zhèn)湟灰煌柛黝愋偷臅h智能終端外觀精致、高端；設(shè)備品質(zhì) 一流，十多年來，因極低的返修率和極長的使用壽命廣受贊譽。 四、終端設(shè)備 會議系統(tǒng)支持多種型號、尺寸的智能終端設(shè)備：3.5寸、8寸、10寸、21.5 寸，其設(shè)備參數(shù)分別為: 智能會謖鯛設(shè)番歸 頂目 ILSS 1D寸 aa rTT Bm 2L鑽寸漬鼎畀山S2知朋） 1C莫寸滾區(qū)眞（102*600 etTSaP

7、tsxr 6D0 謖匡電昏異 適配羞蛋數(shù) 22W , 1A.直流 12V(10) , 2A ,苴盍 12W：LO%) 2A,套流 1GHZ 1GHZ 1GHI BG 256M 256M X 15/2GMG/SG/16G lG/SG/lSG 1G/2G/4C/5G/16j u疼 1G/2G/4G/8V16G lG/2Gf4C/3G/16G lG/2G/4t/8G/16G ssa 20CW 30萬 肓FPS ：6Q 號 無 葩看M 苞 育 2VW4戟或1MR就 iw.8K LfDlgSST 有 有 有 2口 nssx mg) 備 謂 r廛掃出空生舞 US 1 低電壓*鬲且Elfi警功能 無 無 有 后務(wù)電池 T 元 無 iRSIAxt 二蛍眈u 元 無 屹* CPU NF； 2卡頭 肆動2AG七頭（說 肓*當戻謨用）.電 皓N+G七頭保謹和謨 寫）.聯(lián)妙4ifi 為巻3G或內(nèi)昌IG或內(nèi)琶何ifi 肉去茹碗蠱團Ggfi為音ffifi 勰片-去札存?zhèn)洳灰孢^囚萬人 備匝片-本嘰前不葩21方 耘片:坤存新進中頁 祥鞭片：建不趁過如萬人1 祎戦片：建訂社站仍不證也衍人 曲嚎運庫