檔案管理細(xì)則

1、檔案管理細(xì)則(附審批表)2021年4月21日星期三23:13:39第一章 總 則為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性，合理有效利用檔案資料，特制定本細(xì)則。第二章 公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分 第一條 公司級檔案管理范圍，由公司行政部專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。公司級檔案包括以下文件： 1公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2公司董事會形成的文件材料； 3財務(wù)管理、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）； 4政府、項目批文、合同； 5公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程

2、、公司決定等）；6公司及各部門月度、年中、年度工作計劃及資金計劃； 7公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）； 8公司有效證件、印章； 9具有法律效力及保存價值的文件； 10公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。 11本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 第二條 部門檔案管理范圍，由各部門指定專(兼)職文書管理，于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部門級檔案文件如下： 1各部門報請總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、簡報； 2部門例會會議紀(jì)要； 3各部門

3、與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理； 4招投標(biāo)文件管理； 5人事勞資檔案及信息管理；(人力資源部統(tǒng)一理人事檔案) 6儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料； 7公司專家?guī)臁⒐?yīng)商資料及信息管理； 8公司的媒體宣傳資料、銷售報表； 9財務(wù)會計憑證、帳冊、月度、年度財務(wù)報表。 第三章 公司檔案管理體制 第三條 公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部設(shè)立專門檔案室，配備專人分管公司主體檔案工作。 第四條 根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。 第五條 公司應(yīng)有庫房或場地和必

4、要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。 第六條 檔案管理部門及負(fù)責(zé)人 1公司檔案管理部門為行政部； 2公司立檔單位為各部門； 3檔案管理責(zé)任人：各部門負(fù)責(zé)人與專(兼)職文書。 4各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。 第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé) 1了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。 2認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每季度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 3承辦人員需借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借

5、用文件材。 第四章 檔案管理、歸檔文件整理 第八條 各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀(jì)要、決議、決定、委任書、項目方案、函等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，抄送行政部檔案室備案。 第九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專(兼)職文書集中統(tǒng)一歸卷。 第十條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。 第十一條 歸檔時限 各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做

6、到及時處理，切忌拖拉積壓。 第十二條 歸檔文件的整理 1歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。 2歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。 3歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。 4不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后

7、一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 5卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 6整理文件時應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 7歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。 8案卷整理的幅面應(yīng)以a4紙為準(zhǔn)(210mm*297mm)

8、,材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側(cè)裝訂線；材料過寬應(yīng)按a4的幅面折疊整齊，折疊時盡量減少折疊次數(shù)，同時折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件。 9歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機(jī)裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。 10歸檔材料必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。 11存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件)，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。 12文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔，修裱時應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。 第十三條 歸檔文件的移交 1檔案室對于日常抄送副件進(jìn)行登記，并依據(jù)登記情況

9、于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊（見附件三）,一式兩份，寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量,移交時間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。 2移交檔案時，應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對后，對電子文檔進(jìn)行整理保存。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號+文件標(biāo)題”。同一檔案中有多個電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內(nèi)。 第十四條 檔案的保管 1防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 2公司應(yīng)有場地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)

10、。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。 3每年須定期對檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。4保管期限長于一年的文件原則上第一年存放于公司內(nèi)部檔案室，第二年起移交至公司外置檔案室存放。移交檔案時必須填寫移交清冊,一式兩份，寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量，移交時間，交接雙方要簽名。移交清單由行政部與檔案室各自存檔。第五章 檔案名稱、編號 第十五條 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 第十六條 檔案分類

11、各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 第十七條 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第十八條 檔案編號原則 1公司內(nèi)歸檔文件的檔號結(jié)構(gòu)為“全宗號類別號年度保管期限文件類型盒號件號”。 2每一歸檔文件首頁前附上歸檔文件封面。 3每一檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”，文件歸檔時依序編號。 4檔號的表示方式如下：招標(biāo)采購公司abcccc-de-f(g)-00-00 1)“招標(biāo)采購”表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號 2)“ab”表示文檔歸屬部

12、門名稱，即類別號。如：行政類、人事類、招標(biāo)類、財務(wù)類等等。以部門拼音首字母大寫表示。3)“cccc”表示文檔的歸屬年份，指文件中所指問題所在年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如：2010。 4)“de”表示保管期限。如：長期、二年。 5)“fg”表示類型名稱（大類/小類）。例如：財務(wù)部月報，招商進(jìn)度表，會議記錄等等。 6)“0000”表示文件檔號。即盒號、件號。 5新檔案應(yīng)從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號順序，以此來編列檔號。 6檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。 7檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。 第六

13、章 檔案的編目與裝盒 第十九條 歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號、文件題名、文號、主要內(nèi)容、頁數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點等項目（見附表一）。第二十條 檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫。請將卷內(nèi)目錄放在卷首。 第二十一條 裝盒，將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無限制，以裝滿一盒為準(zhǔn)。 第二十二條 裝盒完畢后，填寫檔案盒封面、檔案盒盒脊。填寫時須使用碳素墨水書寫，字跡工整、要素齊全。 第二十三條 不同保管期限的文件應(yīng)分開裝盒，不得混裝。 第二十四條 檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫，并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 第七

14、章 檔案的鑒定與保管期限 第二十五條 檔案的鑒定。 從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值。 第二十六條 檔案的保管期限。 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特者之外，一般為分二年、長期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年，其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的，保管期限從長。 1長期保存： 1) 公司章程； 2) 組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 3) 財務(wù)報表； 4) 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件； 5) 不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證； 6) 其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 7) 預(yù)算、決算書類； 8) 會計憑證； 9) 事業(yè)計劃資料； 1

15、0) 期滿或解除之合約； 2二年保存： 1) 結(jié)案后無長期保存必要者。 2) 一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件。第八章 檔案密級 第二十七條 公司檔案文書分絕密、機(jī)密、密、普通四個等級，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。 1“絕密”文書含：公司之相關(guān)政府批文、會計憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、其他經(jīng)核定為絕密的文書。 2“機(jī)密”文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、招標(biāo)方案及預(yù)決算書、公司章程、董事長會議紀(jì)要（決議）、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀(jì)要。 3“密”文件含：公司有效證件、各項辦理

16、資料、單位往來函件。 4“普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。 第九章 檔案借閱、利用工作 第二十八條 總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當(dāng)天歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 第二十九條 各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對本部門檔案材料進(jìn)行借閱或利用的，須一律填寫檔案調(diào)閱審批單（見附件二）并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后，方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的，還應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可。 第三十條 如需借閱公司人事、財務(wù)、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可。

17、第三十一條 檔案管理員依據(jù)檔案調(diào)閱審批單，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。 第三十二條 借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機(jī)密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。 第三十三條 借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。 第三十四條 檔案管理部門應(yīng)主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。 第三十五條 檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。 第三十六條 依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。 第三十

18、七條 政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。 第十章 檔案的銷毀 第三十八條 對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，銷毀清冊經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能銷毀。該清冊永久保存；銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。銷毀時請使用碎紙機(jī)或焚燒的方式。 第三十九條 公司終止、解散時，檔案應(yīng)移交主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館。 第四十條 公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。 第十一章 附則 第四十一條 檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。 第四十二條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行 。 廣東華鑫招標(biāo)采購有限公司行 政 部 二一年八月二十六日附件：1、歸檔文件目錄2、檔案調(diào)閱審批3、檔案移交清冊總經(jīng)理：_日 期：_主送：商務(wù)部、招標(biāo)部、財務(wù)部、人事部抄送：董事長、總經(jīng)理 傳閱： 9附件1歸檔文件目錄秘密等級： 部門： 類目：序號檔案號檔案名稱頁數(shù)檔案內(nèi)容儲存位置建檔日期保管期限備注制表人： 制表日期： 附件2檔案調(diào)閱審批單注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)閱人，第二聯(lián)留存檔案室備查。檔案編號檔案名稱調(diào) 閱 人部門主管簽字分管總監(jiān)簽字總經(jīng)理簽字檔案號及件數(shù)號碼還卷宗日期：年 月 日