文件控制程序

1、g213-01有限公司發(fā)布2007-8-1實(shí)施2007-8-1發(fā)布文件控制程序有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件控制程序1目的對(duì)與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本。2范圍適用于公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。3職責(zé)3.1總裁負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及相關(guān)文件批審批。3.2管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及相關(guān)文件批審批。3.3企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及相關(guān)管理文件的編寫和管理，對(duì)所有受控文件進(jìn)行更改、發(fā)放、回收、銷毀及原稿的保存；并且企業(yè)管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司外來(lái)文件的管理、控制。3.4分公司行政部負(fù)責(zé)文件的編寫和管理。3.5總裁辦公室負(fù)責(zé)行政文件的編寫

2、和管理。3.6各部門負(fù)責(zé)各自相關(guān)業(yè)務(wù)文件的編制、使用和保管。4工作程序4.1文件分類411按文件性質(zhì)分類a）質(zhì)量手冊(cè)（包括形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)）,（又稱為一級(jí)文件）；b) 程序文件；標(biāo)準(zhǔn)要求的6個(gè)程序文件和公司編制的其他程序文件， (又稱為二級(jí)文件)；c) 作業(yè)文件：分為管理類、技術(shù)類和行政類文件，(又稱為三級(jí)文件)。具體如下：1）管理類文件：如質(zhì)量策劃形成的文件包括質(zhì)量計(jì)劃、崗位職責(zé)、規(guī)章制度等文件，以及標(biāo)準(zhǔn)和顧客要求而形成的其他管理性文件。2）技術(shù)類文件：如工藝文件（作業(yè)指導(dǎo)書、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)程）以及其他有關(guān)產(chǎn)品檢測(cè)過(guò)程中的技術(shù)文件；3）行政性文件：如與質(zhì)量管理體系有關(guān)的聘任書、

3、獎(jiǎng)罰通報(bào)等。d）標(biāo)準(zhǔn)要求的記錄；e）外來(lái)文件：法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、顧客提供的圖樣及知識(shí)產(chǎn)權(quán)類資料和供應(yīng)商提供的有關(guān)資料。412按文件載體分類：a) 紙介質(zhì)文件；b) 非紙介質(zhì)文件。42文件的編號(hào)421質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和其他體系文件（除標(biāo)準(zhǔn)化文件外）的編號(hào)原則：以企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)為分子、以公司代號(hào)為文件分分母、標(biāo)準(zhǔn)章號(hào)、短橫線、發(fā)布年代號(hào)，分子與分母之間以斜線隔開。a) 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)用q表示；b) 公司代號(hào)用str（陜西天人）表示；c) 類別代號(hào)用2-3個(gè)漢語(yǔ)拼音表示； 1）質(zhì)量手冊(cè)“sc”；2）程序文件“cx”；3）作業(yè)文件分為 技術(shù)類：j 管理類：g ；d) 序號(hào)指本章節(jié)的文件順序號(hào)，質(zhì)量手冊(cè)

4、不標(biāo)章節(jié)號(hào)、順序號(hào)；e) 發(fā)布年份用阿拉伯?dāng)?shù)字4位數(shù)例：程序文件編號(hào) q / str cx x.x.x xxxx發(fā)布年號(hào) 標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號(hào) 文件類別代號(hào) 公司代碼企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)例：作業(yè)文件編號(hào) 技術(shù)類：q / str /xx j 0 9 2007 發(fā)布年號(hào) 順序號(hào) 文件類別代號(hào)部門代碼公司代碼 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)q-企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；str-陜西天人；xx-部門代碼； （總裁辦-zc；資金計(jì)劃部-zj；人力資源部-hr；果汁飲品事業(yè)部-yp；濃縮果汁事業(yè)部gz;果蔬及附加產(chǎn)品事業(yè)部gs;研發(fā)中心yf；企業(yè)管理部-qg；審核監(jiān)察部-sj；財(cái)務(wù)部-cw。） j-管理類文件；09-表格順序號(hào)；2007年代號(hào)。422記錄編

5、號(hào)在記錄控制程序中規(guī)定。423外來(lái)文件編號(hào)按原來(lái)的編號(hào)。4.3文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放文件發(fā)布前應(yīng)得批準(zhǔn)，以確保文件是充分的、適宜的；a)質(zhì)量手冊(cè)由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報(bào)總裁批準(zhǔn)發(fā)布，由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放、回收；b)質(zhì)量管理體系程序文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，報(bào)總裁批準(zhǔn)，企業(yè)管理部負(fù)責(zé)備案、登記、發(fā)放、回收；c)第三級(jí)作業(yè)文件由相關(guān)部門人員編寫，部門負(fù)責(zé)人審批，由總裁辦備案、登記、發(fā)放、回收；d)確保文件使用的各場(chǎng)所都應(yīng)得到相關(guān)文件的適用版本。總裁辦對(duì)文件的發(fā)放、回收進(jìn)行控制，應(yīng)填寫和建立“文件發(fā)放/回收記錄”。4.4文件的受控狀況文件分為“

6、受控”和“非受控”兩大類，凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，由企業(yè)管理部按規(guī)定執(zhí)行發(fā)放。所有受控文件必須在該文件封面加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號(hào)。4.5文件的更改a)質(zhì)量手冊(cè)由企業(yè)管理部組織更改、填寫“文件更改通知單”，經(jīng)管理者代表審核，上報(bào)總裁批準(zhǔn)后更改，企業(yè)管理部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄；b)其他體系文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫“文件更改通知單”，經(jīng)原審批部門或負(fù)責(zé)人審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改，由企業(yè)管理部辦理更改后發(fā)放、處理。c）所有被更改的原文件必須由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)收回處理，以確保文件有效、唯一。4.6文件的領(lǐng)用a)文件使用者應(yīng)填寫“文件發(fā)放/回收記錄”，經(jīng)

7、相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用；b)因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，企業(yè)管理部收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效；企業(yè)管理部作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。4.7文件的保存、作廢與銷毀4.7.1文件的保存a)與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方；b)各部門文件由各部門保管,企業(yè)管理部每年對(duì)各部門文件保管情況進(jìn)行檢查；c)對(duì)受控文件，各部門負(fù)責(zé)人員應(yīng)及時(shí)填寫本部門使用文件的“受控文件清單”。如內(nèi)容與領(lǐng)用有變化，應(yīng)通知企業(yè)管理部；d)任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。4.7.2文件的作

8、廢與銷毀a)所有失效或作廢文件由企業(yè)管理部及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)；c)對(duì)要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫“文件銷毀處理單”。經(jīng)文件的原審批人批準(zhǔn)后，由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀。4.7.3文件的借閱、復(fù)制借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫“文件借閱/復(fù)制記錄”，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向企業(yè)管理部借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由企業(yè)管理部管理人員登記編號(hào)。4.8外來(lái)文件的控制4.8.1企業(yè)管理部為公司有關(guān)質(zhì)量體系外來(lái)文件歸口管理部門，需識(shí)別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有

9、效。4.8.2企業(yè)管理部負(fù)責(zé)收集相關(guān)國(guó)家、行業(yè)的法律法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，統(tǒng)一編號(hào)、加蓋受控印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。并填寫公司“法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)一覽表”。4.9文件的評(píng)審每次內(nèi)部審核時(shí)和文件首次發(fā)布前由企業(yè)管理部組織對(duì)體系文件實(shí)用性、協(xié)調(diào)性、有效性進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)予以修訂，并重新批準(zhǔn)。4.10非紙介質(zhì)文件由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)管理并備份，貯存在適宜的環(huán)境條件下，如防潮、防塵、防陽(yáng)光直射、防壓、防消磁等。對(duì)經(jīng)過(guò)紙介質(zhì)批準(zhǔn)而存入電腦中的文件要進(jìn)行加密控制使用，使用人用“只讀”，不得進(jìn)行修改和復(fù)制。4.11記錄是一種特殊文件，不得更改，不需批準(zhǔn)，按記錄控制程序執(zhí)行。4.12分

10、公司文件的管理由行政部按本程序文件規(guī)定執(zhí)行。5相關(guān)文件記錄控制程序6記錄受控文件目錄文件發(fā)放登記文件借閱歸還登記表文件更改申請(qǐng)單文件作廢留用（銷毀）申請(qǐng)單外來(lái)文件清單附：文件控制程序流程圖需求部門審批分發(fā)、使用、歸檔評(píng) 審更 改是否有效繼續(xù)使用作廢、回收組織編寫需求確定 n y n n y文 件 受 控 目 錄 編號(hào)：序號(hào)文件名稱文件編號(hào)發(fā)布部門修訂狀態(tài)發(fā)布日期1234567891011121314作廢文 件目 錄 編號(hào)序號(hào)文件名稱文件編號(hào)發(fā)布部門作廢日期處理結(jié)果（銷毀作廢留用）1234567891011121314文件發(fā)放登記表 編號(hào)：序號(hào)部門文件名稱文件編號(hào)領(lǐng)用人簽字領(lǐng)用份數(shù)領(lǐng)用日期發(fā)放人回收份數(shù)回收日期文件借閱歸還登記表 編號(hào)：借閱時(shí)間借閱人文件名稱標(biāo)識(shí)號(hào)承辦人歸還時(shí)間備注文件更改申請(qǐng)表 編號(hào)：str/jl qg-04申請(qǐng)文件更改名稱文件編號(hào)申請(qǐng)更改部門（人）申請(qǐng)更改日期修訂狀態(tài)更改方式劃改換頁(yè)換版更改理 由更 改 前 內(nèi) 容更 改 后 內(nèi) 容文 件 審 批 意 見實(shí)施更