最新版ISO9001-2015體系-文件控制程序

1、Importa nt & Selected Docume nts品質(zhì)環(huán)境管理體系 程序文件文件編號：FH-GP-版頁本：數(shù)：D共6頁文件名稱：文件控制管理程序修訂履歷版文件申請單號更改內(nèi)容修訂修訂制定/簽名日期B/0ZL-RD-0043修改文件編號。20RR.10.26C/0ZL-RD-0075修正3.0權(quán)責(zé)有關(guān)職能；增加 4.0定義中對內(nèi)20RR-10-28D/0審有關(guān)名詞定義；以及修正5.1審核規(guī)劃：每2016-3-8半年-次，原則上為 6、12月份進(jìn)行內(nèi)部審核視情況可適當(dāng)調(diào)整。等相關(guān)作業(yè)內(nèi)容。全面修訂受控狀態(tài)：本文件為本公司所有，非文控人員一概不得翻印或抄襲，提示：請確認(rèn)文件是否為最新版

2、本否則您將違反本公司保密制度，并承擔(dān)違法的風(fēng)險(xiǎn)。核審制準(zhǔn)核疋1.0目的對公司環(huán)境、質(zhì)量管理體系以及管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)中的各類文件進(jìn)行管理，確保各部門 使用文件的適宜性及充分性，防止誤用作廢文件。2.0范圍適用于本公司所有環(huán)境、質(zhì)量管理體系文件以及管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)的（電子檔）的編制、 審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、評審和變更。3.0職責(zé)3.1內(nèi)部文件的編制、審核及批準(zhǔn)權(quán)責(zé)表（1）文件 階層文件類別編制審查核準(zhǔn)收發(fā)控制質(zhì)量方針 質(zhì)量目標(biāo)管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理文控中心一階壬曰二P仃仃.管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理文控中心質(zhì)量手冊二階程序文件部門主管/經(jīng)理部門最高領(lǐng)導(dǎo)管理者代表文控中心三階作業(yè)規(guī)范或指導(dǎo)書相關(guān)部門部門

3、主管/經(jīng)理部門最高領(lǐng)文控中心技術(shù)圖紙相關(guān)部門部門最高領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理文控中心Importa nt & Selected Docume nts管理標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)部門部門最高領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理文控中心職務(wù)說明書相關(guān)部門部門主管/經(jīng)理部門最高領(lǐng)文控中心四階表單導(dǎo) 隨相應(yīng)二，三階文件一同審批文控中心其他外來文件相關(guān)部門及部門主管文控中心3.2文控中心對公司環(huán)境、質(zhì)量管理系統(tǒng)中各階文件的合理管控以及文件的分類、編號、保管、發(fā)放、 回收、銷毀及審查等工作。3.3相關(guān)單位3.3.1各部門須遵守本程序，并配合文控中心一同做好文件的更新及維護(hù)；其部門主管 需對文件資料進(jìn)行審簽，對所發(fā)行的文件負(fù)責(zé)保管與執(zhí)行之責(zé)。3.3.2各部門需負(fù)

4、責(zé)文件的使用和保管，確保文件的整潔、完整，不得在受控的文件上 隨意書寫涂改，也不得丟失。版本更新時(shí)，配合文控中心及舊版資料及時(shí)回收作 業(yè)，防止誤用。4.0定義4.1文件與資料公司環(huán)境和質(zhì)量文件所包含有：手冊、程序、作業(yè)規(guī)范/指導(dǎo)書、表單；技術(shù)類文件、測試檢驗(yàn)數(shù)據(jù)報(bào)告、各種變更文件以及公司各類經(jīng)營管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)等。4.2第一階文件一手冊環(huán)境管理手冊：環(huán)境管理系統(tǒng)最高指導(dǎo)原則，規(guī)定其核心內(nèi)容的整體方向、結(jié)構(gòu)和相 互作用。質(zhì)量管理手冊：質(zhì)量管理系統(tǒng)最高指導(dǎo)原則，規(guī)定其核心內(nèi)容的整體方向、結(jié)構(gòu)和相 互作用。4.3二階文件一程序4.3.1環(huán)境、質(zhì)量管理程序：環(huán)境、質(zhì)量作業(yè)運(yùn)作過程的整體流程。4.4三

5、階文件一作業(yè)規(guī)范、指導(dǎo)書、管理標(biāo)準(zhǔn)及工作標(biāo)準(zhǔn)。4.4.1作業(yè)指導(dǎo)書：指不涉及具體型號產(chǎn)品技術(shù)細(xì)節(jié)的作業(yè)指導(dǎo)書。如技術(shù)文件編號方 法、作業(yè)指導(dǎo)書，設(shè)備操作維護(hù)規(guī)程等。4.4.2技術(shù)性作業(yè)指導(dǎo)書：指涉及具體型號產(chǎn)品技術(shù)細(xì)節(jié)的作業(yè)指導(dǎo)書，如技術(shù)圖紙/BOM、工藝文件、產(chǎn)品檢驗(yàn)文件等。4.4.3管理標(biāo)準(zhǔn)：指各類管理規(guī)定、管理制度、管理辦法等用于規(guī)范管理及人員行為的 法規(guī)性文件。4.4.4工作標(biāo)準(zhǔn)：指各類崗位職責(zé)及職務(wù)說明書等文件。4.5四階文件一一表單使用固定格式的單據(jù)，有表單編號及版本管控，用以質(zhì)量、環(huán)境及環(huán)境的數(shù)據(jù)收集、 傳遞資訊，控制作業(yè)流程或證明作業(yè)已符合要求的資料記錄。Important &

6、 Selected Documents4.6 外來文件與資料各單位因業(yè)務(wù)需求所使用的各類法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)各 類技術(shù)資料等。4.7 文件標(biāo)準(zhǔn)用紙各單位送至文控中心所有需要發(fā)行的文件標(biāo)準(zhǔn)型一般為 A4 紙張，禁止用“二手紙”5.0 工作程序5.1 文件的編制5.1.1 書寫規(guī)定5.1.1.1 二、三階文件需依照（ 1）目的（ 2）范圍（ 3）權(quán)責(zé)（ 4）定義 無定義時(shí)填 寫“無” （5）工作程序（ 6）相關(guān)文件（ 7）相關(guān)表單（ 8）附錄（必要時(shí)） 注：二階文件需另制作封面， 由相關(guān)人員簽核， 三階文件不需要封面， 相關(guān)人員簽核欄在頁尾處。5.1.1.2 文件頁次格式：

7、第R頁，共R頁代表，以此類推。5.1.1.3 各標(biāo)題內(nèi)的小標(biāo)題順序如下格式：1 1.1 1.1.1 1.1.1.1以此類推。22.1 2.1.1 2.1.1.1以此類推。5.1.2 文件經(jīng) 3.1 權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后方可制訂，以確保文件的充分、完整并適用。5.2 文件編碼原則5.2.1 文件類型代碼5.2.1.1 質(zhì)量管理體系文件QM 質(zhì)量手冊QP 程序文件W I 三階文件QR 四階文件WL 外來文件SOP作業(yè)指導(dǎo)書5.2.1.2 環(huán)境管理體系文件JM 環(huán)境手冊JP 程序文件JWI 三階文件JR 四階文件JWL 外來文件5.2.1.3 共用文件GP 程序文件GR 四階文件MS 管理標(biāo)準(zhǔn)WS工作標(biāo)準(zhǔn)

8、5.2.2部門代碼MP 生產(chǎn)部QA 品質(zhì)部PM PMC 部AF 售后部SD 營銷中心HR 人力中心RD 研發(fā)中心MC管理者代表DC 標(biāo)準(zhǔn)辦AC 財(cái)務(wù)中心IT 信息部2F殼部ERP ERP 系統(tǒng)EL 電子商務(wù)部Important & Selected Documents5.2.3 文件編號 手冊/程序文件編號用二位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，三階文件/四階表單 /行政管理 /SOP 文件編號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。文件編號表達(dá)文件歸檔的順序，方便文件的登記和 查找，如： 01 代表該文件編號為第一號。5.3 版本 /版次管理5.3.1 版本管理：手冊/ 程序/ 三階文件 / 管理標(biāo)準(zhǔn)及工作標(biāo)準(zhǔn)的版本以 01表

9、示初版，換 版時(shí)變更為02,以此類推。四階表單只有版本，新版時(shí)用Rev.01表示，修訂時(shí)用Rev.02，以此類推。5.3.2 版次管理：手冊 /程序/三階文件 /管理標(biāo)準(zhǔn)及工作標(biāo)準(zhǔn)的版次修訂次數(shù)規(guī)定為5次及一次性修訂內(nèi)容超出文件總量的30%須升級版本， 各頁版次可不同， 但能于首頁看出各修訂頁之情況， 00為初版發(fā)行的版次； 如：文件為 01 版,此次是第 2 次修訂，此文件版本與版次是版本 01/版次 02，依次類推。5.4 各類型文件編碼規(guī)則：541質(zhì)量手冊：QM-01;環(huán)境手冊：JM-015.4.2 程序文件：5.4.3 三階文件（標(biāo)準(zhǔn)）5.4.4四階表單：5.4.5管理標(biāo)準(zhǔn)：5.4.6

10、 工作標(biāo)準(zhǔn)：5.4.7 外來文件：5.4.8 作業(yè)指導(dǎo)書：5.4.9 共用文件5 .4. 1 0技術(shù)文件：技術(shù)文件編碼詳見技術(shù)文件編號方法5.5 文件的修訂5.5.1 各部門對體系文件如質(zhì)量手冊、程序文件、管理性作業(yè)指導(dǎo)書認(rèn)為需更改時(shí)，填 寫文件申請單并注明更改內(nèi)容經(jīng)管理代表確認(rèn)后，按 3.1 的規(guī)定進(jìn)行修改并 重新審批后發(fā)放。其他文件需更改時(shí)由權(quán)責(zé)部門直接按需要進(jìn)行修改，并將修改 后的文件重新審批后交文控中心按本程序相關(guān)規(guī)定重新發(fā)放，質(zhì)量 / 環(huán)境手冊采用 換頁修改。5.5.2 文件更改時(shí)應(yīng)將更改的主要內(nèi)容記錄于修訂頁的“修訂記錄”欄，文件更改的版 本和版次按本程序 5.3 的規(guī)定執(zhí)行。5.

11、5.3 質(zhì)量/環(huán)境手冊修訂時(shí)其修訂情況、日期、頁次及版次等記錄于“修訂頁”中；二、 三階文件修訂時(shí)應(yīng)在首頁的修訂欄里反映修訂情況、日期、頁次及版次。5.5.4 文件編制或修訂完成后由文控中心對文件編號及版本核對確認(rèn)無誤后登錄于文Important & Selected Documents件總表上，使文件的所有版本處于最新狀態(tài)，便于文件管理5.6 文件的會審5.6.1 文件制/ 修訂后，由文件編制部門將文件連同文件會審意見表送相關(guān)部門進(jìn)行 會審，以確保文件的適用性、有效性。5.6.2 各部門將對文件的會審意見填寫與文件會審意見表內(nèi)，連同文件一并返還給文 件編制部門匯總與進(jìn)一步修改。5.7 文件的

12、收、發(fā)、廢流程5.7.1 文件的發(fā)放與回收5.7.1.1 手冊和程序文件的文本文件分發(fā)到營銷中心、 研發(fā)中心、 人力中心與制造中心 各一份。各類作業(yè)指導(dǎo)書、規(guī)范、規(guī)定、制度、辦法以及技術(shù)圖紙等三階文件 只將文本文件分發(fā)給需要使用的部門。5.7.1.2 發(fā)行到各相關(guān)部門使用的文件由文控中心復(fù)印所需份數(shù)，并于復(fù)印件的每頁 正面右上角位置上蓋紅色 “受控文件”章并編出分發(fā)號，在文件原稿的背面 蓋上文件分發(fā)記錄統(tǒng)一分發(fā)，接收人在文件分發(fā)記錄處簽收。文件分 發(fā)后應(yīng)及時(shí)登記或更新文件總表 。5.7.1.3 文件原件由文控中心在文件的背面加蓋紅色“文件原稿”印章后歸檔保存。5.7.1.4 各部門收到新版文件

13、后應(yīng)在一個工作日內(nèi)將舊版文件交回文控中心，文控中 心應(yīng)在需要回收的舊版文件原稿背面加蓋 文件回收記錄 并對回收到的文件 進(jìn)行簽收 , 對未能回收舊版文件的部門，按文控管理制度 5.1.4 執(zhí)行處罰5.7.2 文件的申請與作廢5.7.2.1 如所使用的文件不慎丟失或破損而影響使用時(shí)，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人員以文件 申請單提出，并說明原因與用途，經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)，發(fā)放時(shí)也應(yīng)參 照 5.5.1 的要求簽收。5.7.2.2 對于發(fā)放數(shù)量不夠及增加工作臺或生產(chǎn)設(shè)施時(shí)，生用部門負(fù)責(zé)人根據(jù)需要， 評估申請?jiān)霭l(fā)之文件類型、數(shù)量之適合性，提出申請交至文控中心，文控中 心應(yīng)在 2 個工作日內(nèi)，重新制備相應(yīng)數(shù)量的新受控

14、副本給申請部門，發(fā)放時(shí) 也應(yīng)參照 5.5.1 的要求簽收。5.7.2.3 各部門因任何原因決定取消或廢止某文件時(shí)應(yīng)填寫 文件申請單 經(jīng)部門負(fù)責(zé) 人審核，體系文件經(jīng)管理代表批準(zhǔn)、其他文件經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后 ,交文控中心通 知相關(guān)部門收回被取消的文件并取出其原稿在正面蓋紅色“作廢文件”章后 另行保存。5.7.2.4 需向公司以外的組織提供體系文件時(shí) , 應(yīng)填寫文件申請單 經(jīng)管理代表審批 后交文控中心發(fā)放，發(fā)放時(shí)文件正面應(yīng)蓋“非受控文件”印章。其他文件按 文控管理制度執(zhí)行。5.8 文件評審當(dāng)公司的組織架構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程等內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)對相關(guān)文Important & Selected

15、Documents件進(jìn)行評審。管理代表應(yīng)每年對質(zhì)量手冊、程序文件和管理性作業(yè)指導(dǎo)書評審一次， 確定文件是否需要更改。5.9 文件保管5.9.1 所有質(zhì)量 /環(huán)境管理體系文件的原件由文控中心保管，受控副本由各使用部門負(fù)責(zé) 保管, 各部門應(yīng)確保文件幅面清潔易于識別，不準(zhǔn)亂劃、亂改、亂寫。各部門應(yīng)分 類存放受控文件并編制文件目錄 文件應(yīng)存放于適當(dāng)?shù)膱鏊悦鈸p壞或丟失。 文控中心定期檢查文件使用和保管狀態(tài)。5.9.2 文件借閱：公司員工需暫時(shí)借閱文件時(shí)，文控中心負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)，并登記在 文件借閱登記表上，任何人不得私自復(fù)印受控文件，具體借閱手續(xù)按文控 管理制度規(guī)定內(nèi)容實(shí)施。5.10 外來文件管理5.

16、10.1 外來文件的識別、登記、發(fā)放 外來文件包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類及行業(yè)技術(shù)資料等文件，與產(chǎn)品直接相關(guān)的外來 文件由總經(jīng)理識別并確認(rèn)其適用性， 交文控中心登記在 外來文件登記表 上, 與 產(chǎn)品無直接關(guān)系的外來文件由管理者代表識別并確認(rèn)其適用性 , 交文控中心登記 在外來文件登記表上；發(fā)放時(shí)應(yīng)參照 5.5.1 的要求執(zhí)行。5.10.2 外來文件的保存和跟蹤 外來文件原件由文控中心保存，總經(jīng)理和管理者代表負(fù)責(zé)對有更新要求的相關(guān)外 來文件每年跟蹤一次最新有效版本， 確保公司內(nèi)使用的外來文件為最新有效版本。5.11 作廢文件的處理 所有作廢文件的原稿由文控中心在每頁正面蓋 “作廢文件 ”印章并與有效文

17、件分開存 放。各部門交文控中心的副本非機(jī)密作廢文件由文控中心蓋“作廢文件”章進(jìn)行識別 （或打R）后作為手二紙?jiān)倮?，機(jī)密文件副本由文控中心用碎紙機(jī)銷毀。5.12 對承載媒體不是紙張的文件的控制也應(yīng)參照上述要求執(zhí)行， 電子文檔應(yīng)有備份且規(guī)定 使用權(quán)限和修改權(quán)限，應(yīng)對備份的電子文檔進(jìn)行標(biāo)識且編制文件目錄 。5.12.1 文控中心將按本程序 3.1文件（技術(shù)圖紙和職務(wù)說明書等機(jī)密文件除外）編制、 審核及批準(zhǔn)權(quán)責(zé)表審批后的最新版本受控文件，轉(zhuǎn)換成 PDF 格式文檔，存放于 公司公共盤中，以備各部門人員參考使用。5.12.2 當(dāng)文件有修訂后，文控中心應(yīng)在文本文件審批完成后，第一時(shí)間將該文件轉(zhuǎn)換成 PDF

18、 檔存放于公共盤中替換原文件，使公共盤中的文件始終保持為最新版。5.13 記錄保存：按記錄控制程序規(guī)定進(jìn)行保存。6.0 相關(guān)文件6.1 記錄控制程序GP-DC-026.2 技術(shù)文件編號方法WI-QA-007Importa nt & Selected Docume nts6.3文控管理制度MS-DC-0017.0相關(guān)表單7.1文件申請單GR-DC-0027.2外來文件登記表GR-DC-0037.3文件借閱登記表GR-DC-0047.4文件總表GR-DC-0057.5文件目錄GR-DC-0067.6文件會審意見表GR-DC-0088.0附錄：8.1附錄一：各類印章8.2附錄二：內(nèi)部文件流程圖8.3附錄三：外部文件流程圖8.0附錄一各類印章文件原稿章受控文件章非受控文件章附錄二：內(nèi)部文件流程圖外來文件