大宗數(shù)碼采購作業(yè)規(guī)范

1、大宗數(shù)碼科技有限公司采購作業(yè)規(guī)范1、目的：為規(guī)范采購作業(yè)流程，明確采購職責(zé)，提高采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性，通過對(duì)采購過程進(jìn)行有效控制，確保產(chǎn)品的原（物）料、零件的品質(zhì)、價(jià)格、交期與數(shù)量能滿足本公司生產(chǎn)、出貨的要求，以最低的庫存保障生產(chǎn)的暢通，特制定此作業(yè)規(guī)范。2、范圍：大宗數(shù)碼科技有限公司A棟物資采購適用。3、職責(zé)： 3.1采購部：負(fù)責(zé)物料的需求管理、計(jì)劃管理、采購訂單管理、進(jìn)度追蹤、進(jìn)/退貨安排、物料異常處理、單據(jù)核對(duì)。 3.2業(yè)務(wù)部：負(fù)責(zé)客戶需求計(jì)劃提供，客戶需求信息變更管理，訂單管理，提供客戶產(chǎn)品的生產(chǎn)配料表，更新及完善生產(chǎn)配料表。 3.3品保部：負(fù)責(zé)對(duì)原（物）料進(jìn)貨品質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)、監(jiān)控管理。 3

2、.4倉管部：負(fù)責(zé)倉庫的日常管理維護(hù)，對(duì)物料進(jìn)行驗(yàn)收、記帳和發(fā)放工作。 3.5財(cái)務(wù)部：采購價(jià)格審核、財(cái)務(wù)付款作業(yè)，生產(chǎn)過程中物料使用狀況的監(jiān)控管理。4、定義： BR：請(qǐng)購單，公司內(nèi)部使用。PO：采購訂單，公司對(duì)外使用。MRP：物料需求計(jì)劃。5、作業(yè)內(nèi)容： 5.1采購物資的分類：膠片類、油墨類及零件類。 5.1.1膠片類及由油墨類為管控物料，其采購訂單的發(fā)放、物料的收貨及入庫程序跟零件類物料不同，詳見5.8.1-2與5.10.1-2。5.2采購作業(yè)流程： 采購部依據(jù)大宗數(shù)碼科技有限公司采購作業(yè)流程。采購部依據(jù)業(yè)務(wù)部的需求及生產(chǎn)配料表、生產(chǎn)部的上月物料使用匯總表、供應(yīng)商的生產(chǎn)周期及交貨周期，結(jié)合安全

3、庫存表等關(guān)聯(lián)信息制定物料需求計(jì)劃；采購人員依據(jù)物料需求計(jì)劃訂購，經(jīng)管理部確認(rèn)后編制采購訂單，以傳真的方式發(fā)送給供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)；供應(yīng)商收到采購訂單后在規(guī)定的一個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)并回傳交期達(dá)成情況；5.3統(tǒng)計(jì)及異常處理5.3.1 生產(chǎn)部匯總每日實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量之?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，對(duì)統(tǒng)計(jì)匯總的數(shù)據(jù)及時(shí)提供給采購人員進(jìn)行物料備料及需求計(jì)劃的展開。5.3.2 對(duì)臨時(shí)變動(dòng)的需求信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、書面通知相關(guān)人員進(jìn)行物料、生產(chǎn)安排等確認(rèn)。5.3.3對(duì)本公司臨時(shí)異常（原料不良、來料不良、機(jī)器故障、批量不良、人為疏忽、運(yùn)輸延誤等）造成交期延誤不能達(dá)成客戶需求時(shí)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)主動(dòng)向客戶反映，并與客戶協(xié)商最佳補(bǔ)救出貨日期，同

4、時(shí)要求我司各部門共同全力配合，保證客戶交期如期達(dá)成。5.3.4 對(duì)客戶臨時(shí)增加的訂單（訂單預(yù)測(cè)計(jì)劃外的需求），業(yè)務(wù)需求填寫緊急/臨時(shí)訂單備料單。5.4物料需求計(jì)劃的編制： 5.4.1 物料需求計(jì)劃的基本資料建立。5.4.1.1 根據(jù)生產(chǎn)配料表的信息，建立基本資料。5.4.1.2 展開各種配料的需求用量計(jì)劃，即物料需求計(jì)劃（MRP）。MRP的計(jì)算公式為：各種配料的需求量=各種出貨產(chǎn)品配料的單位用量出貨需求量。5.4.1.3下單量為采購人員給供應(yīng)商所下達(dá)的采購訂單需求量。 5.4.1.4 下單量是以上月物料使用的總量、客戶的實(shí)際需求量、采購周期、安全庫存量等信息作參考，從而確定采購下單量。5.4.

5、1.5安全庫存量=結(jié)合前月客戶的需求量的每天的出貨平均值（采購周期的天數(shù)+ 公司設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)安全庫存天數(shù)），安全庫存為采購人員下單的重要參考資料。5.4.2 MRP的日常資料更新及維護(hù)5.4.2.1 MRP需求信息的更新：業(yè)務(wù)部在更新需求信息時(shí)，采購人員應(yīng)及時(shí)更新關(guān)聯(lián)的配料需求信息，重算物料需求計(jì)劃，結(jié)合供應(yīng)商的采購周期、安全庫存、每日物料動(dòng)態(tài)分析等信息，確認(rèn)物料的庫存是否能滿足需求。對(duì)變更后的需求，物料狀況不能滿足時(shí)，采購人員應(yīng)該安排進(jìn)貨，若下單量已完成時(shí)，采購人員應(yīng)結(jié)合供應(yīng)商的采購周期立即通知供應(yīng)商進(jìn)行備料、生產(chǎn)安排。 5.4.2.2為全面掌握物料的使用動(dòng)向，采購人員必須對(duì)物料的動(dòng)態(tài)過程全盤

6、掌握，對(duì)有出入庫異動(dòng)的物料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。5. 5.需求信息的更新作業(yè)5.5.1. 計(jì)劃內(nèi)需求信息更新作業(yè)：計(jì)劃內(nèi)需求信息變更時(shí)，業(yè)務(wù)部應(yīng)根據(jù)實(shí)際變動(dòng)情況，作出相應(yīng)說明，并以書面形式通知采購人員進(jìn)行物料確認(rèn)，同時(shí)按照5.4.2.1條執(zhí)行。5.5.2. 計(jì)劃外需求信息變更作業(yè)：計(jì)劃外需求信息變更時(shí)，業(yè)務(wù)部應(yīng)填寫緊急/臨時(shí)訂單備料單經(jīng)部門主管簽核后交至采購部，由采購人員進(jìn)行物料確認(rèn)。采購人員應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)業(yè)務(wù)人員最終確認(rèn)結(jié)果，結(jié)果包括：準(zhǔn)確的原材料供給時(shí)間，執(zhí)行方案等信息。5.6 物料短缺處理5.6.1 物料短缺的原因：1. 采購部操作人員疏忽造成。2. 客戶臨時(shí)訂單增量過大。3. 供應(yīng)商自身因

7、素（排產(chǎn)周期、設(shè)備故障、原料短缺、運(yùn)輸公司問題等）。 5.6.2物料短缺的處理方式：5.6.2.1采購部人員疏忽原因造成的物料短缺。采購人員在進(jìn)行物料分析時(shí)發(fā)現(xiàn)因采購部人員疏忽造成物料短缺時(shí)，應(yīng)立即根據(jù)倉庫實(shí)際庫存狀況，確認(rèn)異常造成的影響程度并尋求相應(yīng)的解決方案，開出異常預(yù)警通知單提前知會(huì)相關(guān)部門。具體參照5.7條執(zhí)行。5.6.2.2 客戶臨時(shí)訂單增量過大原因造成物料短缺，采購人員依據(jù)物料需求計(jì)劃確認(rèn)物料狀況，對(duì)物料短缺現(xiàn)象發(fā)生時(shí)填寫異常預(yù)警通知單知會(huì)相關(guān)單位，并召集相關(guān)單位協(xié)調(diào)，制定解決方案，具體處理方案遵照5.7條執(zhí)行。5.6.2.3對(duì)供應(yīng)商自身因素造成的物料短缺，采購人員開具異常預(yù)警通知

8、單知會(huì)相關(guān)單位，采購人員立即要求供應(yīng)商提出解決方案，并召集其它相關(guān)部門協(xié)商制定解決方案，同時(shí)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的損失賠償問題，具體處理方案遵照5.7條執(zhí)行。5.7 物料短缺處理方案：5.7.1一般采購方案：5.7.1.1 采購人員發(fā)現(xiàn)物料短缺時(shí)，應(yīng)立即與供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)供應(yīng)商是否有未交完的訂購數(shù)量，若無時(shí)則進(jìn)一步與供應(yīng)商確認(rèn)目前是否有我司特定規(guī)格的原材料；若無我司特定規(guī)格的原材料時(shí)，應(yīng)立即安排生產(chǎn)進(jìn)行補(bǔ)充。5.7.1.2 若供應(yīng)商無法配合執(zhí)行時(shí)，采購人員應(yīng)根據(jù)目前倉庫的實(shí)際庫存狀況，確認(rèn)是否有可替代的原材料，采取替代的方式處理。在不影響正常生產(chǎn)需求的情況下進(jìn)行。替代作業(yè)需要提前提出書面申請(qǐng)

9、，經(jīng)相關(guān)主管批準(zhǔn)認(rèn)可后，將申請(qǐng)單發(fā)至相關(guān)部門遵照?qǐng)?zhí)行。5.7.2 緊急采購方案：5.7.2.1 若一般采購方案均無法執(zhí)行時(shí)，即采取緊急采購方案。緊急采購方案為非正常采購周期的采購模式，具體操作流程為：采購人員提出異常信息經(jīng)管理部確認(rèn)，一般方案可否執(zhí)行確認(rèn)不能執(zhí)行報(bào)經(jīng)經(jīng)理核準(zhǔn)由經(jīng)理與供應(yīng)商高層進(jìn)行協(xié)商達(dá)成協(xié)議供應(yīng)商緊急安排生產(chǎn)供應(yīng)商出貨滿足我廠生產(chǎn)需求。5.7.2.2 緊急采購方案的采購周期一般23天左右可實(shí)現(xiàn)到貨，僅適應(yīng)于本地供應(yīng)商。5.7.2.3 緊急采購方案將影響供應(yīng)商的正常生產(chǎn)計(jì)劃。除情況特殊外，不得采取緊急采購方案。5.8 采購訂單（PO）的編制5.8.1膠片類及由油墨類管控物料的采購

10、，必須采用本公司的采購訂單，采購訂單一式二份，一份由采購存檔，一份由財(cái)務(wù)結(jié)算。5.8.2零件類的采購，必須采用本公司的采購訂單，采購訂單一式三份，一份由采購存檔，一份由財(cái)務(wù)結(jié)算，一份由倉庫收貨及進(jìn)度跟蹤。5.8.3 采購人員根據(jù)業(yè)務(wù)部的需求，結(jié)合公司安全庫存量、供應(yīng)商生產(chǎn)周期等信息，定期擬定采購計(jì)劃。5.8.4 采購人員在確認(rèn)供應(yīng)商能夠滿足本次采購交期時(shí)制定采購訂單，并明確供應(yīng)商名稱、采購單號(hào)、產(chǎn)品型號(hào)、物料名稱、物料編碼(管控物料必須要有物料編碼)、規(guī)格/顏色/材質(zhì)、單位、訂購數(shù)量、交貨時(shí)間、包裝要求及品質(zhì)要求等，若采購要求需附圖紙、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、樣本或其它文件，應(yīng)在采購訂單上注明所附文件的識(shí)別

11、方式。 5.8.5已下達(dá)的采購訂單如遇客戶訂單變更需修改或取消，必須在供應(yīng)商未正式生產(chǎn)前通知供應(yīng)商，否則供應(yīng)商有權(quán)不予接受修改內(nèi)容。對(duì)供應(yīng)商已生生產(chǎn)的訂單，采購人員應(yīng)牽頭主導(dǎo)，協(xié)同相關(guān)單位共同商討其處理對(duì)策。5.9 采購物料的交期控制 5.9.1采購人員在采購訂單發(fā)出后要與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商24小時(shí)內(nèi)確認(rèn)交期與數(shù)量并回傳蓋章(或簽名)確認(rèn)采購訂單，急單采購人員要將約定交期回復(fù)需求部門，在采購各個(gè)階段以電話、傳真形式聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，跟催交期。如有異常不能按既定交期交貨時(shí)，應(yīng)以書面形式，注明“異常原因”及“預(yù)定交貨日期”，呈采購部經(jīng)理核示后轉(zhuǎn)送需求部門，依需求部門意見擬訂處理對(duì)策。5.9.2倉管人

12、員應(yīng)根據(jù)零件類采購訂單提供原(物)料到料的數(shù)量與質(zhì)量信息，提醒采購人員是否按交期到貨的信息，以利及時(shí)處理物料采購時(shí)出現(xiàn)的一系列異常。 5.10驗(yàn)收及入庫5.10.1采購人員或管理部依據(jù)采購訂單，對(duì)膠片類及油墨類管制材料進(jìn)行收貨并回簽供應(yīng)商貨單。收貨簽單后，供應(yīng)商的送貨單按規(guī)定不能直接給到倉庫，由采購人員或管理部開出三聯(lián)的入庫單給倉庫入庫，入庫單寫明日期、物料名稱、物料規(guī)格、物料編號(hào)、顏色及數(shù)量(注：特別注意供應(yīng)商名稱及單價(jià)等資料絕不允許出現(xiàn)在入庫單上)，以便倉庫管理人員能按正常流程辦理入庫手續(xù)。另入庫單須寫上供應(yīng)商的送貨單號(hào)，以便后續(xù)查找。5.10.2倉庫人員依據(jù)采購訂單，對(duì)零件類材料進(jìn)行收貨

13、并回簽供應(yīng)商送貨單，按正常流程辦理入庫手續(xù)。5.10.3倉庫管理員在進(jìn)貨當(dāng)日依入庫單及采購訂單對(duì)來料物資進(jìn)行驗(yàn)證。驗(yàn)證內(nèi)容包括：物料名稱、型號(hào)/規(guī)格/顏色/材質(zhì)、產(chǎn)品包裝、標(biāo)識(shí)、數(shù)量等，合格后由品保部檢驗(yàn)人員進(jìn)行檢驗(yàn)，公司規(guī)定3-4天為供應(yīng)商入料檢驗(yàn)時(shí)間，入料檢驗(yàn)合格后，出具入料檢驗(yàn)合格書，由采購、品保、使用單位及主管簽名確認(rèn)，OK后將入料檢驗(yàn)合格書傳真給供應(yīng)商，供應(yīng)商作為收款的依據(jù)(注：合作3次以上的應(yīng)商可執(zhí)行)。檢驗(yàn)合格后由倉管員依照倉庫管理作業(yè)指導(dǎo)進(jìn)行歸位擺放，并辦理入庫、退貨等相關(guān)手續(xù)。對(duì)不符合要求的，倉庫管理員應(yīng)立即通知采購人員進(jìn)行處理，在沒有得到指示下，倉庫管理員有權(quán)拒絕收料。5.

14、10.4 倉庫管理員入庫作業(yè)遵照倉庫管理作業(yè)指導(dǎo)執(zhí)行。 5.11 采購費(fèi)用的結(jié)報(bào)5.11.1采購人員依據(jù)約定的付款周期，到期辦理付款申請(qǐng)書，由管理部簽核后交經(jīng)財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部核對(duì)無誤后交總經(jīng)理審批，審批后由財(cái)務(wù)出納付款，財(cái)務(wù)出納付款后知會(huì)采購人員，采購應(yīng)做好相關(guān)記錄。 5.11.2. 采購費(fèi)用的結(jié)報(bào)作業(yè)參照大宗A棟財(cái)務(wù)請(qǐng)款作業(yè)須知。5.12存檔5.12.1 采購人員應(yīng)對(duì)物料需求計(jì)劃、生產(chǎn)配料表、上月物料使用匯總表、緊急/臨時(shí)訂單備料單、異常預(yù)警通知單、采購訂單、退貨單、報(bào)價(jià)單進(jìn)行分類整理，按時(shí)間序時(shí)順序裝訂成冊(cè)，并按規(guī)定進(jìn)行存檔。6.供應(yīng)商管理6.1初期篩選供應(yīng)商，采購人員約見供應(yīng)商時(shí)需按項(xiàng)目類別填寫新供應(yīng)商訪談?dòng)涗洷砑跋嚓P(guān)附件資料。6.2樣板確認(rèn)后由采購人員按要求填寫廠商前期評(píng)鑒表，有實(shí)地參觀供應(yīng)商公司或工廠的填寫供應(yīng)商實(shí)地評(píng)估表，合格后進(jìn)入下一步驟，納入合格供應(yīng)商。6.3納入合格的供應(yīng)商，采購人員要求供應(yīng)商在空白的廠商合作期評(píng)審表下面進(jìn)行簽名或蓋章確認(rèn)，供應(yīng)商在遭到相關(guān)部門投訴后，采購人員按要求填寫廠商合作期評(píng)審表，由相關(guān)部門進(jìn)行項(xiàng)目投訴并做扣分處理，依次累計(jì)，當(dāng)供應(yīng)商的所得分?jǐn)?shù)低于60分后，將作為不合格供應(yīng)商，予以淘汰。6.4納入合格的供應(yīng)商，由