24文件資料管理程序

1、江漢石油管理局建筑工程公司 文件編號(hào) Q/JHJG.HSEP2.4 文件名稱 HSE文件資料管理程序 版本及修改狀態(tài) A/0 頁(yè)碼 第1頁(yè)共14頁(yè) HSE文件資料管理程序 1目的 為了對(duì)HSE文件進(jìn)行有效管理，確保所有使用者和相關(guān)方都能獲取和使用其有效版 本，特制定本程序。 2適用范圍 本程序適用于公司HSE1理體系有關(guān)文件資料的管理與控制。 3職責(zé) 3.1生產(chǎn)安全科 3.1.1 HSEt理體系文件的歸口部門，負(fù)責(zé)HSE管理體系文件和資料的發(fā)放、回收和歸檔 保存。 3.2公司辦公室 3.2.1公司辦公室負(fù)責(zé)與HSEt關(guān)的，以本公司名義發(fā)布和冠以企業(yè)紅頭文件的企業(yè)行 政公文（以下簡(jiǎn)稱企業(yè)行政公文

2、）的管理與控制。 3.2.2負(fù)責(zé)公司行政文件的發(fā)放、回收和歸檔保存。 3.3各基層單位、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本部門 HSEt件的編制、審核和管理。 4工作程序及要求 4.1 HSE文件和資料的分類： 第一層次文件：HSE管理手冊(cè) 第二層次文件：HSE程序文件 第三層次文件：運(yùn)行控制文件和記錄 4.1文件的編號(hào) 4.1.1 HSE管理手冊(cè)的編號(hào) Q/JHJG.HSEXXXX 1發(fā)布年號(hào) 體系代碼 企業(yè)單位代碼 江漢石油管理局建筑工程公司 文件編號(hào) Q/JHJG.HSEP2.4 文件名稱 HSE文件資料管理程序 版本及修改狀態(tài): A/0 頁(yè)碼 第2頁(yè)共14頁(yè) 4.1.2程序文件編號(hào) Q/JHJG.HSE P

3、 X. X -7匸流水號(hào) 體系要素號(hào) 程序文件代碼 體系代碼 企業(yè)單位代碼 4.1.3運(yùn)行控制文件編號(hào) Q/JHJG.HSE YK-01 T1流水號(hào) 運(yùn)控文件代碼 體系代碼 企業(yè)單位代碼 4.1.4記錄編號(hào) R / HSE X . X - XX C流水號(hào) 相應(yīng)文件編號(hào) 體系代碼 4.1.5外來(lái)文件仍沿用其原編號(hào)。 4.1.6對(duì)于公司下發(fā)的紅頭文件，以下發(fā)號(hào)作為文件的標(biāo)識(shí)。 4.2文件的編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn) 4.2.1 HSE管理手冊(cè)、HSEg序文件由生產(chǎn)安全科組織編寫(xiě)，HSE管理者代表審核，最高 管理者批準(zhǔn)發(fā)布。 4.2.2基層單位組織編寫(xiě)的HSE文件，由部門負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)HSE管理者代表批準(zhǔn)。

4、4.3文件的回收與發(fā)放 4.3.1手冊(cè)和程序文件由生產(chǎn)安全科確定發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批后，加蓋“受控” 印章，并注明分發(fā)號(hào)，填寫(xiě)HSE文件發(fā)放、回收記錄后發(fā)放。 4.3.2其他管理文件、技術(shù)文件與HSE管理體系策劃運(yùn)行所需的外來(lái)文件由其相關(guān)管理 江漢石油管理局建筑工程公司 文件編號(hào) Q/JHJG.HSEP2.4 文件名稱 HSE文件資料管理程序 版本及修改狀態(tài) A/0 頁(yè)碼 第3頁(yè)共14頁(yè) 部門根據(jù)要求確定發(fā)放范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，填寫(xiě)HSE文件發(fā)放、回收記錄 后發(fā)放。 4.3.3因破損而重新發(fā)放的新文件，分發(fā)號(hào)不變，收回相應(yīng)舊文件。丟失補(bǔ)發(fā)的文件， 應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注冊(cè)已丟失文件

5、的分發(fā)號(hào)失效。發(fā)放部門做好相應(yīng)發(fā)放記錄。 4.4文件的狀態(tài)標(biāo)識(shí) 4.4.1文件分為受控和非受控兩大類?！笆芸匚募庇糜诠綡SE管理體系運(yùn)行的場(chǎng)所， “非受控文件”提供給HSE管理體系運(yùn)行以外的場(chǎng)所（如發(fā)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、主管部門或顧 客）參考使用。 4.5.2公司內(nèi)部使用的HSE管理體系文件在文件封面上加蓋“受控”印章并標(biāo)注受控編 號(hào)作為標(biāo)識(shí)。對(duì)外提供的HSE管理體系文件，經(jīng)批準(zhǔn)后加蓋“非受控”印章，做好登記, 當(dāng)文件修改時(shí)，不予通知。“受控”標(biāo)識(shí)固定在文件和資料的右上角。 4.4.2受控文件的分發(fā)號(hào)統(tǒng)一規(guī)定如下： 分發(fā)號(hào) 部門/人 分發(fā)號(hào) 部門/人 01 經(jīng)理 11 財(cái)務(wù)科 02 書(shū)記 12 公

6、司辦公室 03 管理者代表 13 黨群辦公室 04 副經(jīng)理 14 組織人事科 05 副總工程師 15 信訪保衛(wèi)科 06 副總經(jīng)濟(jì)師 16 路橋分公司 07 副總會(huì)計(jì)師 17 輕烴站 08 生產(chǎn)安全科 18 綜合隊(duì) 09 工程技術(shù)科 19 項(xiàng)目部 10 經(jīng)營(yíng)管理與市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部 20 認(rèn)證公司 4.5 HSE文件的評(píng)審和修改 4.5.1公司定期對(duì)現(xiàn)行使用的HSE文件的適宜性、充分性進(jìn)行評(píng)審，如需更改應(yīng)執(zhí)行文 件更改程序，并得到再次批準(zhǔn)。 4.5.2文件更改的審批通常由該文件的原審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時(shí)，該部 江漢石油管理局建筑工程公司 文件編號(hào) Q/JHJG.HSEP2.4 文件名稱 HS

7、E文件資料管理程序 版本及修改狀態(tài) A/0 頁(yè)碼 第4頁(yè)共14頁(yè) 門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。 4.5.3 HSE文件修訂的方式有：局部更改、換頁(yè)更改、換版更改。 a）局部更改：由文件的持有者在原文上手寫(xiě)更改。并保留“文件更改通知單”。 b）換頁(yè)更改：由文件的持有者按“文件更改通知單”的要求，更換上蓋有發(fā)放編 號(hào)的更改頁(yè)。并保留“文件更改通知單”。 c）文件換版：文件更改篇幅較大，或經(jīng)多次更改造成不清晰，或質(zhì)量體系發(fā)生重大 變化時(shí)，原文件制定部門要進(jìn)行換版，發(fā)放新版本，同時(shí)原版本作廢，并從使用現(xiàn)場(chǎng)撤 出，必要時(shí)進(jìn)行收回。 4.6文件的保存 4.6.1文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方。

8、 4.6.2各部門或基層單位文件由本部門專人保管。 4.6.3各部門或基層單位應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)本部門HSE受控文件清單，公司辦公室匯總公司 HSE受控文件清單。 4.6.4任何人不得在受控文件上涂改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰，易于識(shí)別和檢 索。 4.7文件的查（借）閱 4.7.1受控文件一般不外借和復(fù)制。 4.7.2公司內(nèi)部借閱HSE文件資料時(shí)，應(yīng)經(jīng)生產(chǎn)安全科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)HSE文件 資料借閱登記表，辦理借閱手續(xù)。借閱的HSE文件資料應(yīng)限期歸還，不得損壞、丟失。 4.5.2文件的作廢與銷毀 4.5.2.1所有失效或作廢HSE文件由相關(guān)部門或單位文件管理人員從所有發(fā)放或使用場(chǎng) 所撤出，確保防止

9、作廢文件的非預(yù)期使用，若出于某種目的而保留作廢文件時(shí)，加蓋“作 廢”印章。 4.5.2.2對(duì)要銷毀的作廢HSE文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)銷毀，并做好HSE文件銷毀清單。 4.6 外來(lái)文件的控制 4.61收到與策劃和運(yùn)行HSE管理體系有關(guān)的外來(lái)文件的部門，需識(shí)別其適用性，并控制 分發(fā)以確保其有效。 4.6.2基層單位（項(xiàng)目部）識(shí)別的外來(lái)文件一并納入本部門HSE外來(lái)文件清單 江漢石油管理局建筑工程公司 文件編號(hào) Q/JHJG.HSEP2.4 文件名稱 HSE文件資料管理程序 版本及修改狀態(tài) A/0 頁(yè)碼 第5頁(yè)共14頁(yè) 4.7 HSE記錄執(zhí)行HSE記錄管理程序 5相關(guān)文件 Q/JHJ Z.H SE-200

10、9 Q/JHJZ.HSEP2.6 R/HSEP2.4-01 HSE管理手冊(cè) HSE記錄管理程序 6 HSE記錄 HSE受控文件清單 HSE文件發(fā)放、回收記錄 R/HSEP2.4-02 HSE文件資料借閱登記表 R/HSEP2.4-03 HSE文件修訂/廢止申請(qǐng)單R/HSEP2.4-04 HSE文件/記錄銷毀清單 R/HSEP2.4-05 HSE外來(lái)文件清單R/HSEP2.4-06 7 附錄: 江漢石油管理局建筑工程公司 文件編號(hào) Q/JHJG.HSEP2.4 文件名稱 HSE文件資料管理程序 版本及修改狀態(tài) A/0 頁(yè)碼 第6頁(yè)共14頁(yè) HSE文件和資料控制流程圖 國(guó)家、上級(jí)主管部門 的文件

11、經(jīng)編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn) 后形成文件 1 發(fā)布 外部文件 發(fā)布 轉(zhuǎn)發(fā) 受控文件非受控文件 文件標(biāo)識(shí)和編號(hào) _.編號(hào)規(guī)定版式 加蓋受控章 江漢石油管理局建筑工程公司 文件編號(hào) Q/JHJG.HSEP2.4 文件名稱 HSE文件資料管理程序 版本及修改狀態(tài) A/0 頁(yè)碼 第7頁(yè)共14頁(yè) 文件的換版H當(dāng)公司內(nèi)外環(huán)境發(fā)生重大變化時(shí) 因多次修改影響查閱時(shí) 1 r 文件作廢時(shí)，由主辦單位按發(fā)放記錄 文件作廢與銷毀 回收舊文件后加蓋“作廢”印章，統(tǒng) 一銷毀，需留用提出申請(qǐng) 文件借閱 文件保管和歸檔 江漢石油管理局建筑工程公司 文件編號(hào) Q/JHJG.HSEP2.4 文件名稱 HSE文件資料管理程序 版本及修改狀態(tài)

12、 A/0 頁(yè)碼 第7頁(yè)共12頁(yè) 附錄1 受控文件清單 R/HSEP2.4-01 序 號(hào) 文件編號(hào) 文件名稱 總份數(shù) 存檔 數(shù) 發(fā)放 數(shù) 編制或發(fā)放 部門 發(fā)放 去向 登記 日期 變更 記錄 備注 江漢石油管理局建筑工程公司 文件編號(hào) Q/JHJG.HSEP2.4 文件名稱 HSE文件資料管理程序 版本及修改狀態(tài): A/0 頁(yè)碼 第9頁(yè)共14頁(yè) 附錄2 文件發(fā)放、回收記錄 R/HSEP2.4-02 文件（資料）字號(hào)：江建丨號(hào)發(fā)文日期：年 月 日印份審核人： 文件（資料）標(biāo)題： 序號(hào) 領(lǐng)用單位 份數(shù) 收文人 日期 回收 江漢石油管理局建筑工程公司 文件編號(hào) Q/JHJG.HSEP2.4 文件名稱

13、HSE文件資料管理程序 版本及修改狀態(tài): A/0 頁(yè)碼 第10頁(yè)共14頁(yè) 附表3 HSE文件資料借閱登記表 R/HSEP2.4-03 序號(hào) 借閱日期 借閱文件資料名稱 借閱人 批準(zhǔn)人 歸還日期 備注 江漢石油管理局建筑工程公司 文件編號(hào) Q/JHJG.HSEP2.4 文件名稱 HSE文件資料管理程序 版本及修改狀態(tài) A/0 頁(yè)碼 第11頁(yè)共14頁(yè) 附錄4 HSE文件修訂/廢止申請(qǐng)單 R/HSEP2.4-04 文件名稱文件編號(hào) 修訂（廢止）原因： 修訂前內(nèi)容： 修訂后內(nèi)容（可另附頁(yè)） 部門審核意見(jiàn)： 審核人簽字：年 月日 公司批準(zhǔn)意見(jiàn)： 批準(zhǔn)人簽字：年 月 日 江漢石油管理局建筑工程公司 文件編號(hào) Q/JHJG.HSEP2.4 文件名稱 HSE文件資料管理程序 版本及修改狀態(tài) A/0 頁(yè)碼 第12頁(yè)共14頁(yè) 附錄5 文件/記錄銷毀清單 R/HSEP2.4-05 申請(qǐng)部門 申請(qǐng)人年 月曰 銷 毀 原 因 審批人 銷毀執(zhí)行人 監(jiān)銷人 銷毀日期 年 月曰 銷毀文件/記錄名稱 銷毀文件/記錄編