Excel 2003電子表格處理（經(jīng)典實(shí)用）

1、第4章 Excel 2003電子表格處理 第第4 4章章 Excel2003Excel2003電子表格處理電子表格處理 4.1電子表格處理軟件的功能 4.2Excel 2003工作環(huán)境 4.3Excel 2003的基本操作 4.5數(shù)據(jù)管理和分析 4.6打印工作表 我們?nèi)绾芜M(jìn)行電子表格處理，需要什么 工具，如何啟動(dòng)和退出該程序呢？ vExcel 2003是Microsoft Office的主要組件 之一。 v具有很強(qiáng)的圖形、圖表功能可用于財(cái)務(wù)數(shù) 據(jù)處理、科學(xué)分析計(jì)算。 v能用圖表顯示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和對數(shù)據(jù)進(jìn) 行組織。 4.1 電子表格處理軟件的功能 電子表格處理軟件是一種專門用于數(shù)據(jù) 計(jì)算、統(tǒng)計(jì)

2、分析和報(bào)表處理的軟件，與傳統(tǒng) 的手工計(jì)算相比有很大的優(yōu)勢，它能使人們 解脫乏味、繁瑣的重復(fù)計(jì)算，專注于對計(jì)算 結(jié)果的分析評價(jià)，提高工作效率。 電子表格處理軟件一般具有以下功能 : v創(chuàng)建、編輯和格式化工作表 v制作圖表 v管理和分析數(shù)據(jù) v打印工作表 我們已經(jīng)學(xué)過如何啟動(dòng)和退出word 2003應(yīng) 用程序。能否舉一反三呢？ 如何啟動(dòng)和退出Excel 2003呢？ 4.2 Excel 2003工作環(huán)境 最常用的啟動(dòng)方法是單擊“開始|所有程 序|Microsoft Office Excel 2003”命令，執(zhí)行該 命令后就會(huì)進(jìn)入Excel 2003的工作窗口 。 工作區(qū) 工作簿：用來存儲(chǔ)并處理工作

3、數(shù)據(jù)的 文件，其擴(kuò)展名為.xls.xls 工作表：單擊工作表標(biāo)簽可以實(shí)現(xiàn)工作 表間的切換。 單元格：行和列的交叉部分稱為單元 格，是存放數(shù)據(jù)的最小單元。 編輯欄 第A列和第1行相交處的單元格是A1， D4指的 是第D 列第4行交叉位置上的單元格。為了區(qū) 分不同工作表的單元格，需要在地址前加工作 表名稱并以“！”分隔，如“Sheet1！A1”表 示“Sheet1”工作表的“A1”單元格。 4.3 Excel 20034.3 Excel 2003的基本操作的基本操作 4.3.14.3.1創(chuàng)建工作表創(chuàng)建工作表 4.3.24.3.2編輯工作表編輯工作表 4.3.34.3.3格式化工作表格式化工作表 4

4、.3.14.3.1創(chuàng)建工作表創(chuàng)建工作表 啟動(dòng)Excel 2003時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)打開一個(gè)新 的空白工作簿，也可以通過下面3種方法來創(chuàng) 建新的工作簿： v單擊“常用”工具欄中的“新建” 按鈕 v按快捷鍵CtrlN v執(zhí)行“文件|新建”菜單命令 數(shù)據(jù)的輸入方法和質(zhì)量直接影響到工作效 率，在工作表中輸入原始數(shù)據(jù)的方法有4種： 直接輸入數(shù)據(jù)、快速輸入數(shù)據(jù)、利用“自動(dòng)填 充”功能輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)、利用命令導(dǎo)入外 部數(shù)據(jù)。 1. 1.在工作表中輸入原始數(shù)據(jù)在工作表中輸入原始數(shù)據(jù) （1）直接輸入數(shù)據(jù) v文本型數(shù)據(jù)的輸入 v數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入 v輸入日期時(shí)間 （2）快速輸入數(shù)據(jù) v記憶式輸入 是指當(dāng)輸入的內(nèi)容與同一

5、列中已輸入的內(nèi) 容相匹配時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)填寫其他字符。 v選擇列表輸入 在選取單元格后，單擊右鍵選擇“從下拉 列表中選擇”命令或按Alt鍵，顯示一 個(gè)輸入列表，再從中選擇需要的輸入項(xiàng)。 （3）利用“自動(dòng)填充”功能輸入有規(guī)律的數(shù) 據(jù) 自動(dòng)填充根據(jù)初始值來決定以后的填充項(xiàng)，用鼠 標(biāo)指向初始值所在單元格右下角的小黑方塊(稱為填充 柄)，此時(shí)鼠標(biāo)指針更改形狀變?yōu)楹谑郑缓笙蛴?(行)或向下(列)拖曳至填充的最后一個(gè)單元格，即可完 成自動(dòng)填充。 自動(dòng)填充分3種情況： v填充相同數(shù)據(jù)(復(fù)制數(shù)據(jù)) v填充序列數(shù)據(jù) v填充用戶自定義序列數(shù)據(jù) （4）利用命令導(dǎo)入外部數(shù)據(jù) 執(zhí)行“數(shù)據(jù)|導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”菜單命令，可

6、以導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫(如Access、FoxPro、 Lotus123等)產(chǎn)生的文件，還可以導(dǎo)入文本文件。 Excel的主要功能不在于它能顯示、存儲(chǔ) 數(shù)據(jù)，更重要的是對數(shù)據(jù)的計(jì)算能力，它允許 使用公式和函數(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。 2. 2. 使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù) v使用公式計(jì)算數(shù)據(jù) 公式是對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與計(jì)算 的等式。它以“=”開始，后面跟表達(dá)式。 算術(shù)運(yùn)算符 +（加）、-（減）、*(乘）、 /（除）、%(百分比）、(乘方） 關(guān)系運(yùn)算符 =、=、=、 文本運(yùn)算符（&) 引用運(yùn)算符，：空格 引用運(yùn)算符如何使用？ 【例4.1】有“公司員工工資表.xls”，使用公 式計(jì)算每位

7、員工的實(shí)發(fā)工資。 v使用函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù) 對于一些復(fù)雜的運(yùn)算(如開平方根、求標(biāo)準(zhǔn) 偏差等)， 如果由用戶自己設(shè)計(jì)公式來完成會(huì) 很困難，Excel 2003提供了許多功能完備易 于使用的函數(shù)，涉及財(cái)務(wù)、日期和時(shí)間、數(shù) 學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)庫、 文本、信息等多方面。 2、在展開的函數(shù)、在展開的函數(shù) 列表中進(jìn)行選擇列表中進(jìn)行選擇 1、在需要使用、在需要使用 函數(shù)的單元格中函數(shù)的單元格中 輸入輸入“”號號 函數(shù)功能說明函數(shù)功能說明 3 、選擇或輸入、選擇或輸入 函數(shù)參數(shù)函數(shù)參數(shù) 【例4.2】使用插入函數(shù)法統(tǒng)計(jì)“公司員工 工資表”中所有員工的基本工資、獎(jiǎng)金、扣款 額和實(shí)發(fā)工資的平均值。 v相

8、對引用 當(dāng)公式在復(fù)制或填入到新位置時(shí)，公式 不變，單元格地址隨著位置的不同而變化。 v絕對引用 指公式復(fù)制或填入到新位置時(shí)，單元 格地址保持不變。 v混合引用 指在一個(gè)單元格地址中，既有相對引用 又有絕對引用。 公式和函數(shù)中單元格的引用地址公式和函數(shù)中單元格的引用地址 ： 【例4.3】絕對引用地址示例。在【例4.2】的 工作表最后添加一列“評價(jià)”，如果員工的實(shí) 發(fā)工資低于平均值則顯示“低工資”，否則不 顯示任何信息。 4.3.24.3.2編輯工作表編輯工作表 工作表的編輯主要包括工作表中數(shù)據(jù)的編 輯，單元格、行、列的插入和刪除，以及工作 表的插入、移動(dòng)、復(fù)制、刪除、重命名等。工 作表的編輯遵守

9、“先選定，后執(zhí)行”的原則。 Excel中有清除和刪除兩個(gè)概念，它們的區(qū)別 在于： 1. 1.工作表中數(shù)據(jù)的編輯工作表中數(shù)據(jù)的編輯 v清除針對的是單元格中的數(shù)據(jù)，單元格本身 仍保留在原位置 v刪除針對的是單元格，是把單元格連同其中 的內(nèi)容從工作表中刪除 v要替換目標(biāo)單元格的數(shù)據(jù)，通過執(zhí)行“編輯| 剪切”或“編輯|復(fù)制”菜單命令，再執(zhí)行 “編輯|粘貼”菜單命令實(shí)現(xiàn)，也可以利用 “常用”工具欄中的相應(yīng)按鈕、編輯快捷鍵 或快捷菜單 v要保留目標(biāo)單元格的數(shù)據(jù)，在執(zhí)行“剪切” 或“復(fù)制”命令后，執(zhí)行“插入|剪切單元格” 或“插入|復(fù)制單元格”菜單命令 v“選擇性粘貼”命令 先選定數(shù)據(jù)，執(zhí)行 “編輯|復(fù)制”

10、菜單命 令，再單擊目標(biāo)單元 格，執(zhí)行“編輯|選擇 性粘貼”菜單命令， 在“選擇性粘貼”對 話框中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置 數(shù)據(jù)在輸入時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)遺漏，有時(shí)是漏掉一 個(gè)數(shù)據(jù)，有時(shí)可能漏掉一行或一列，這時(shí)可以 通過插入操作進(jìn)行修改。 2.2.單元格、行、列的插入和刪除單元格、行、列的插入和刪除 v單元格、行、列的插入操作可以通過“插入” 菜單中的相應(yīng)命令實(shí)現(xiàn) v刪除操作則可以通過執(zhí)行“編輯|刪除”菜單 命令，在“刪除”對話框中選擇相應(yīng)的命令 完成 如果一個(gè)工作簿中包 含多個(gè)工作表，可以使用 Excel提供的工作表管理 功能對工作表進(jìn)行管理。 常用的方法是：在工作表 標(biāo)簽上單擊右鍵，在出現(xiàn) 的快捷菜單中選擇相應(yīng)

11、的 命令。 3.3.工作表的插入、移動(dòng)、復(fù)制、刪除、重命名工作表的插入、移動(dòng)、復(fù)制、刪除、重命名 4.3.34.3.3格式化工作表格式化工作表 工作表的格式化主要包括格式化數(shù)據(jù)、調(diào) 整工作表的列寬和行高、設(shè)置對齊方式、添加 邊框和底紋、使用條件格式以及自動(dòng)套用格式 等。 要設(shè)置數(shù)據(jù)格式， 可以通過“格式|單元格” 菜單命令或右鍵快捷菜 單中的“設(shè)置單元格格 式”命令打開“單元格 格式”對話框，在“數(shù) 字”選項(xiàng)卡中完成。 1. 1.格式化數(shù)據(jù)格式化數(shù)據(jù) v如果數(shù)據(jù)格式比較簡單，可以直接通過“格 式”工具欄對應(yīng)的數(shù)據(jù)格式按鈕來實(shí)現(xiàn) v要取消數(shù)據(jù)格式可以通過執(zhí)行“編輯|清除|格 式”菜單命令完成 v

12、通過“單元格格式”對話框中的“字體”選 項(xiàng)卡來對數(shù)據(jù)進(jìn)行字符格式化 2.2.調(diào)整工作表的列寬和行高調(diào)整工作表的列寬和行高 v設(shè)置每列的寬度和每行的高度是改善工作表 外觀經(jīng)常用到的手段 v調(diào)整列寬和行高最快捷的方法是利用鼠標(biāo)來 完成 v要精確調(diào)整列寬和行高，可以通過“格式| 列”、“格式|行”菜單中的相應(yīng)命令執(zhí)行 3.3.設(shè)置對齊方式設(shè)置對齊方式 v輸入單元格中的數(shù)據(jù)通常具有不同的數(shù)據(jù)類 型，在Excel中不同類型的數(shù)據(jù)在單元格中以 不同的默認(rèn)方式對齊 v如果只需簡單地把數(shù)據(jù)設(shè)置成左對齊、居中、 右對齊，可以直接單擊“格式”工具欄字符 格式化的相應(yīng)按鈕 v如果數(shù)據(jù)的水平對齊方式和垂直對齊都要進(jìn)行

13、設(shè)置， 通過“格式|單元格”或右鍵快捷菜單中的“設(shè)置單 元格格式”命令打開“單元格格式”對話框，在 “對齊”選項(xiàng)卡中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置 v除了設(shè)置對齊方式，在選項(xiàng)卡中還可以對文 本進(jìn)行顯示控制，有效解決文本的顯示問題 4.4.添加邊框和底紋添加邊框和底紋 v選擇相應(yīng)的區(qū)域， 打開“單元格格 式”對話框，在 “邊框”選項(xiàng)卡 中進(jìn)行設(shè)置 v如果是添加簡單的邊框，可以直接單擊“格 式”工具欄的“邊框”按鈕 v通過“單元格格 式”對話框的 “圖案”選項(xiàng)卡 來為工作表加上 背景顏色或圖案 v如果只是添加簡單的背景顏色，可以直接單 擊“格式”工具欄的“填充顏色”按鈕 【例4.4】對【例4.3】中的“公司員工工資

14、表” 進(jìn)行格式化：設(shè)置實(shí)發(fā)工資列小數(shù)位為1，加 千位分隔符和人民幣符號“￥”；設(shè)置標(biāo)題行 高為25，姓名列寬為10；將A1：I1單元格區(qū) 域合并，標(biāo)題內(nèi)容水平居中對齊，標(biāo)題字體設(shè) 為華文彩云、20號、加粗；工作表邊框外框 為黑色粗線，內(nèi)框?yàn)楹谏?xì)線；姓名所在行底 紋為黃色 效果如圖所示： 5.5.使用條件格式使用條件格式 條件格式可以使數(shù)據(jù)在滿足不同的條件 時(shí)，顯示不同的格式。 【例4.5】對【例4.4】中的工作表設(shè)置條件格式： 將基本工資大于等于1500的單元格設(shè)置成藍(lán)色、 加粗、傾斜、淺灰色底紋；基本工資小于500的單 元格設(shè)置成紅色、加雙下劃線。其效果如圖 6.6.自動(dòng)套用格式自動(dòng)套用格

15、式 選定要應(yīng)用 格式的工作表區(qū) 域，執(zhí)行“格式| 自動(dòng)套用格式” 菜單命令，打開 “自動(dòng)套用格式” 對話框 4.4 4.4 制作圖表制作圖表 4.4.14.4.1創(chuàng)建圖表創(chuàng)建圖表 4.4.24.4.2編輯圖表編輯圖表 4.4.34.4.3格式化圖表格式化圖表 用圖表來描述電子表格中的數(shù)據(jù)是Excel 的主要功能之一。Excel能夠?qū)㈦娮颖砀裰?的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成各種類型的統(tǒng)計(jì)圖表，更直觀 地揭示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，反映數(shù)據(jù)的變化規(guī) 律和發(fā)展趨勢，使我們能一目了然地進(jìn)行數(shù) 據(jù)分析。 常用的圖表類型有柱形圖、條形圖、餅 圖、折線圖、XY散點(diǎn)圖等 創(chuàng)建圖表有2種方式： 4.4.14.4.1創(chuàng)建圖表創(chuàng)建圖表 v

16、對選定的數(shù)據(jù)源直接按F11鍵快速創(chuàng)建圖表 v利用圖表向?qū)?chuàng)建個(gè)性化圖表，通過執(zhí)行 “插入|圖表”菜單命令或單擊“常用”工具 欄中的“圖表向?qū)А卑粹o來完成 圖表向?qū)е唬簣D表類型圖表向?qū)е唬簣D表類型 1、選擇圖表類型、選擇圖表類型 2、選、選 擇子圖擇子圖 表類型表類型 3、單擊、單擊“下一步下一步” 進(jìn)入步驟二對話框進(jìn)入步驟二對話框 表向?qū)@示表向?qū)@示4個(gè)對話框分個(gè)對話框分4個(gè)步驟來創(chuàng)建圖表：個(gè)步驟來創(chuàng)建圖表： 圖表向?qū)е簣D表源數(shù)據(jù)圖表向?qū)е簣D表源數(shù)據(jù) 1、選、選 擇數(shù)據(jù)擇數(shù)據(jù) 源區(qū)域源區(qū)域 2、選擇、選擇 行或列作行或列作 為系列為系列3、單擊、單擊 “下一步下一步” 進(jìn)入步

17、驟進(jìn)入步驟3 對話框?qū)υ捒?圖表向?qū)е簣D表選項(xiàng)圖表向?qū)е簣D表選項(xiàng) 3、單擊、單擊 “下一步下一步” 進(jìn)入步驟進(jìn)入步驟4 對話框?qū)υ捒?1、輸、輸 入標(biāo)題入標(biāo)題 名稱名稱 2、輸入、輸入 分類軸分類軸 名稱名稱 1、選擇將圖表插入當(dāng)、選擇將圖表插入當(dāng) 前工作表中或是新的前工作表中或是新的 工作表中工作表中 2、單擊、單擊“完成完成” 按鈕，整個(gè)圖按鈕，整個(gè)圖 表創(chuàng)建過程完表創(chuàng)建過程完 畢畢 圖表向?qū)е模簣D表位置圖表向?qū)е模簣D表位置 【例4.6】根據(jù)【例4.5】工作表中的姓名、基本工資、獎(jiǎng) 金、實(shí)發(fā)工資產(chǎn)生一個(gè)簇狀柱形圖，如圖所示，并嵌入到 工資表中，圖表標(biāo)題為公司員工工資表，X軸標(biāo)題

18、為員工 姓名，Y軸標(biāo)題為元，顯示圖例靠上。圖表建立好后，適 當(dāng)改變大小，并移動(dòng)到工作表中空白處。 4.4.24.4.2編輯圖表編輯圖表 在創(chuàng)建圖表之后，還可以對圖表進(jìn)行修 改編輯，包括更改圖表類型和對圖表中各個(gè) 對象進(jìn)行編輯等。圖表中各個(gè)圖表對象如圖 所示。 對圖表的編輯工作主要包括： v調(diào)整圖表的位置和大小 v更改圖表類型 v添加和刪除數(shù)據(jù) v修改圖表項(xiàng) v添加趨勢線 v設(shè)置三維視圖格式 v建立圖表后，可以對圖表的各個(gè)對象進(jìn)行格 式化。最常用的方法是，雙擊要進(jìn)行格式設(shè) 置的圖表項(xiàng)，在打開的格式對話框中進(jìn)行設(shè) 置。 4.4.34.4.3格式化圖表格式化圖表 【例4.7】將【例4.6】中的簇狀柱

19、形圖的圖表標(biāo)題 “公司員工工資表”設(shè)置為黑體、紅色、12磅， 改變繪圖區(qū)的背景為白色大理石。效果如圖所示。 4.5 4.5 數(shù)據(jù)管理和分析數(shù)據(jù)管理和分析 4.5.14.5.1建立數(shù)據(jù)清單建立數(shù)據(jù)清單 4.5.24.5.2數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序 4.5.34.5.3數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)篩選 4.5.44.5.4分類匯總分類匯總 4.5.54.5.5數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)清單是Excel 工作表中單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域， 即一張二維表，又稱為數(shù)據(jù)列表。 它的特點(diǎn)有： 記錄：數(shù)據(jù)清單中的每一行，第一行稱為字段行。 字段：每一列稱為字段，每一個(gè)字段的數(shù)據(jù)類型必須 相同。 數(shù)據(jù)清單中不允許有空行或空列，否則會(huì)影響E

20、xcel檢 測和選定數(shù)據(jù)列表；不能有數(shù)據(jù)完全相同的兩行記錄 一個(gè)數(shù)據(jù)清單占一個(gè)工作表，格式的修改不影響數(shù)據(jù) 清單。 什么是數(shù)據(jù)清單？如何建立數(shù)據(jù)清單？ 4.5.14.5.1建立數(shù)據(jù)清單建立數(shù)據(jù)清單 v使用“數(shù)據(jù)| |記錄單” 命令以記錄為單位 來輸入數(shù)據(jù)及編輯 Excel可根據(jù)一列或多列數(shù)據(jù)按升序或降序?qū)?shù)據(jù) 清單排序。 1.簡單排序 在數(shù)據(jù)清單中任選一列數(shù)據(jù)中的某一單元格 根據(jù)需要單擊“常用”工具欄上的“升序” 或“降序”按鈕，即可完成操作 如何對數(shù)據(jù)排序？ 4.5.24.5.2數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序 2. 復(fù)雜排序 單擊數(shù)據(jù)區(qū)域的任意單元格。 單擊菜單“數(shù)據(jù)|排序”命令，打開 “排序”對話框。

21、選擇“主要關(guān)鍵字”,“次要關(guān)鍵 字”“第三關(guān)鍵字”。 單擊“確定”按鈕。 【例4.8】對“公司員工工資表”排序，按主要關(guān) 鍵字“部門”升序排列，部門相同時(shí)，按次要關(guān) 鍵字“基本工資”降序排列，部門和基本工資都 相同時(shí)，按第三關(guān)鍵字“獎(jiǎng)金”降序排列。 1. 自動(dòng)篩選 通過“數(shù)據(jù)| |篩選| |自動(dòng)篩選”命令實(shí)現(xiàn) 在所需篩選的字段名下拉列表中選擇符 合的條件，若沒有，單擊其中的“自定 義”輸入篩選條件。 如何進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選？ 4.5.34.5.3數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)篩選 【例4.9】在“公司員工工資表”中篩選出 銷售部基本工資大于等于1000，獎(jiǎng)金大于 等于1000的記錄。篩選結(jié)果如圖所示。 2. 高級篩選

22、 高級篩選能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)清單中多字段之間“邏 輯或”的篩選關(guān)系 先要在數(shù)據(jù)清單以外的任何位置建立條件區(qū) 域，條件區(qū)域至少是兩行，且首行與數(shù)據(jù)清 單相應(yīng)字段精確匹配 然后執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級篩選”命 令，在其對話框內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)區(qū)域和條件區(qū)域 的選擇；篩選結(jié)果可在原數(shù)據(jù)清單位置顯示， 也可以在數(shù)據(jù)清單以外的位置顯示 1、建立條件區(qū)域，、建立條件區(qū)域， 同一行上的條件關(guān)系同一行上的條件關(guān)系 為邏輯與，不同行之為邏輯與，不同行之 間的關(guān)系為邏輯或間的關(guān)系為邏輯或 2、執(zhí)行、執(zhí)行“數(shù)數(shù) 據(jù)據(jù)”“”“篩篩 選選”“”“高級篩高級篩 選選”命令命令 3、打開高級篩、打開高級篩 選對話框選對話框 4、選擇數(shù)據(jù)區(qū)、選擇數(shù)據(jù)區(qū) 域和條件區(qū)域域和條件區(qū)域 5、單擊、單擊“確定確定”按鈕按鈕 【例4.10】在“公司員工工資表”中篩選銷 售部基本工資1000或財(cái)務(wù)部基本工資 1000的記錄，并將篩選結(jié)果在原有區(qū)域顯 示。篩選結(jié)果如圖所示。 定義：是對數(shù)據(jù)清單按某個(gè)字段進(jìn)行分類，將字 段值相同的連續(xù)記錄作為一類，進(jìn)行求和、平均、 計(jì)數(shù)等匯總運(yùn)算；針對同一個(gè)分類字段，還可進(jìn) 行多種匯總 分類： 簡單匯總：指