會(huì)展旅游管理PPT課件-會(huì)議入場(chǎng)及其他服務(wù)

1、會(huì)議入場(chǎng)及其他服務(wù) 第八講 會(huì)議入場(chǎng)會(huì)議入場(chǎng) 會(huì)議特色服務(wù)會(huì)議特色服務(wù) 家屬活動(dòng)項(xiàng)目家屬活動(dòng)項(xiàng)目 Click to add title in here 4 1 2 3 Contents 一、會(huì)議入場(chǎng) 1. 會(huì)議報(bào)到 2. 會(huì)議安全保衛(wèi) 限制入場(chǎng) 票券 展品安全 1.會(huì)議報(bào)到 正式報(bào)到處正式報(bào)到處 旅游和特別旅游和特別 服務(wù)辦理處服務(wù)辦理處 文件包領(lǐng)取處文件包領(lǐng)取處 報(bào)到處報(bào)到處 文件包的三種分發(fā)辦法： 登記入住時(shí)在前臺(tái)領(lǐng)取 飯店在預(yù)先登記入住和分配客房 后，將文件包留在代表們的客房中 在會(huì)議辦公席分發(fā)文件包，不通 過(guò)客房登記處 迎接橫幅與報(bào)到處 正式報(bào)到處 文件包領(lǐng)取處 旅游及特別服務(wù)處旅行社

2、服務(wù)臺(tái) 文件包內(nèi)容 主辦機(jī)構(gòu) 會(huì)議活動(dòng)安排表 各類(lèi)代金券 陳述會(huì)議目的及目標(biāo)的 介紹信件 會(huì)議發(fā)言人員和表演人 員介紹 飯店 飯店為住客提供的設(shè)施 會(huì)議接待室和餐廳的開(kāi) 放時(shí)間及位置 飯店付賬及結(jié)賬手續(xù) 飯店紀(jì)念品，如筆記本 、鋼筆（飯店標(biāo)記） 二、會(huì)議安全保衛(wèi) 1.限制入場(chǎng) 參會(huì)登記（冊(cè)） 與會(huì)者登記，會(huì)議主辦者也可以獲得根據(jù)登記處資料獲得的 一份詳細(xì)的通訊目錄。 流程流程：在正式報(bào)到處，檢查身份，收取會(huì)務(wù)費(fèi)，發(fā)放會(huì)議證 明會(huì)議代表證。 會(huì)議代表證 普通 卡片式 條碼代表證 組合性代表證 姓名： 機(jī)構(gòu)： 2.票券售理 了解會(huì)議實(shí)際允許入場(chǎng)的人數(shù)，當(dāng)入場(chǎng)人數(shù)決定收費(fèi) 時(shí)，采用代金券的方式采用代

3、金券的方式。 代金券在收取后必須立即點(diǎn)數(shù)，數(shù)額要由一名會(huì)務(wù)組 授權(quán)人員來(lái)核實(shí)。 收取方式與地點(diǎn)： 坐宴：侍者在坐宴中收取 自助餐：工作人員在餐廳門(mén)口（會(huì)務(wù)組人員在門(mén)口接待，調(diào)節(jié) 糾紛，問(wèn)候貴賓。桌椅可用作它途。） 丟失等情況處理：會(huì)議主管，機(jī)動(dòng)票 銷(xiāo)售方式： 打包銷(xiāo)售，無(wú)法退款 展品安全 飯店保安人員 外援與計(jì)費(fèi)：參展商參會(huì)時(shí)。 四個(gè)關(guān)鍵時(shí)期： 展品遷入開(kāi)展閉展展品遷出 三、會(huì)議其他服務(wù) 打印、復(fù)印 會(huì)場(chǎng)裝飾 物品存放 有償 物品登記簿：記錄物品的接收日期，存放地點(diǎn)，存貨人與接貨人姓名。 關(guān)于展品存放的規(guī)定 本飯店不提前接受和存放任何展覽物品。 若有任何物品未能在指定日期遷出，我店可以存放或必

4、須存放 這些物品時(shí)，我店將向會(huì)議機(jī)構(gòu)或參展商收取一定金額的存放 費(fèi)用。 娛樂(lè)活動(dòng) 晚宴前的廚師拿手菜表演 海灘砌沙塔比賽和燒烤野餐晚會(huì) 鄉(xiāng)間集市游 群眾性體育活動(dòng) 品酒會(huì) 藝術(shù)展覽 娛樂(lè)促進(jìn)了另一個(gè)層面的交流：隨意的、開(kāi)娛樂(lè)促進(jìn)了另一個(gè)層面的交流：隨意的、開(kāi) 放的、低風(fēng)險(xiǎn)的、近距離的、更專(zhuān)注的甚至放的、低風(fēng)險(xiǎn)的、近距離的、更專(zhuān)注的甚至 是有關(guān)機(jī)密的交流，結(jié)果是更有效的溝通，是有關(guān)機(jī)密的交流，結(jié)果是更有效的溝通， 獲取超出會(huì)議的信息。獲取超出會(huì)議的信息。 優(yōu)選商家：為策劃者提供特殊服務(wù)的酒店“外援”。 通常飯店允許優(yōu)選商家在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立辦公室 。給飯店支付租金和一定比例的銷(xiāo)售額。飯店 可以通過(guò)推

5、薦這些商家獲取傭金。 飯店如果擁有本店的專(zhuān)門(mén)獨(dú)家服務(wù)商，或設(shè)有 自己的會(huì)務(wù)管理公司，應(yīng)在與會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)的 談判中講明這一點(diǎn)。 會(huì)議總部辦公室 電話(huà)服務(wù) 會(huì)議接待室 使用沖突（尤其是舉辦展覽期間） 主辦方的“訂房?jī)?yōu)先” 三、配偶計(jì)劃（spouse program） 許多飯店由于沒(méi)有提倡配偶參會(huì),而忽視了一個(gè) 潛在的相當(dāng)有利可圖的市場(chǎng)。一個(gè)普通的會(huì)議 代表每天在飯店的花銷(xiāo)大約是160美元。如果 他或她攜帶配偶,則兩人的花銷(xiāo)一天就要超過(guò) 200美元,這多出的部分對(duì)飯店來(lái)說(shuō)無(wú)疑是一筆 額外的收入,而且配偶又不需另外的客房。對(duì)于 一個(gè)有500名代表的會(huì)議來(lái)說(shuō),這就意味著飯店 的日收入可增加20000美元

6、,這對(duì)任何一家飯店 都不是小數(shù)目。 如今大部分會(huì)議都邀請(qǐng)代表們的配偶同來(lái)參加 。根據(jù)會(huì)議與例會(huì)中的最新會(huì)議市場(chǎng)報(bào)告, 每年約有1100萬(wàn)配偶出席各類(lèi)大會(huì)及公司會(huì)議 。對(duì)一些會(huì)議團(tuán)體來(lái)講,每年的會(huì)議已經(jīng)成了一 項(xiàng)家庭事務(wù)。會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)該預(yù)先準(zhǔn)備來(lái)招 待這額外增加的客人。飯店一般會(huì)專(zhuān)門(mén)為他們 安排一些活動(dòng)項(xiàng)目。而且像對(duì)待其他會(huì)議活動(dòng) 一樣重視這些項(xiàng)目。我們通常認(rèn)為,與會(huì)人員如 果有配偶在身邊,就會(huì)在飯店停留的時(shí)間長(zhǎng)一些 ，消費(fèi)多一些,而這些都對(duì)飯店有利。 1. 意義 2. 增加配偶出席人數(shù) 一旦會(huì)議策劃者認(rèn)同了邀請(qǐng)配偶出席會(huì)議的意義,飯店可以采取各種方式來(lái) 促進(jìn)配偶參會(huì)。會(huì)議部門(mén)經(jīng)理應(yīng)與會(huì)議主辦

7、單位密切配合,提出建議,提高 配偶的興趣,進(jìn)而增加參會(huì)人數(shù)。以下是一些值得借鑒的方法: 1、為會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)提供飯店的介紹說(shuō)明及內(nèi)部材料,并建議策劃者將 其隨邀請(qǐng)函一同寄出。材料可以包括飯店的菜單,照片以及城市景點(diǎn)等等。 2、此外,你或許可以從策劃者那里索取到一份完整的最新與會(huì)代表名 單,然后以個(gè)人名義給他們發(fā)送信函,描述配偶活動(dòng)安排。再者,告知他們當(dāng) 地的氣候以及合適的衣著。 3、建議會(huì)議主辦單位指定一位配偶計(jì)劃負(fù)責(zé)人,并與之合作,共同安排 節(jié)目,旅游觀(guān)光,以及其他娛樂(lè)活動(dòng)。 4、在一份比較受歡迎的該會(huì)議團(tuán)體的商業(yè)刊物上做廣告。你的廣告應(yīng) 該充分展示邀請(qǐng)代表的配偶同來(lái)參加會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)。 3.配偶

8、活動(dòng)項(xiàng)目 時(shí)裝表演時(shí)裝表演 配偶節(jié)目中時(shí)裝表演非常受歡迎,一個(gè)精心安排的 穿插雞尾酒會(huì),時(shí)裝表演將是一次令人回味無(wú)窮的經(jīng)歷 。這一表演也常常與午餐會(huì)共同舉辦。飯店可以在活 動(dòng)當(dāng)中分發(fā)本店的紀(jì)念品或小禮物。 會(huì)議部經(jīng)理應(yīng)該備有一份名單,記錄著愿意參加這 類(lèi)表演的百貨公司及時(shí)裝廠(chǎng)。在飯店與當(dāng)?shù)厣碳夜餐?主辦和組織這些時(shí)裝表演中,社區(qū)間的友好關(guān)系也就建 立來(lái)了?；蛘?飯店也可委派一個(gè)專(zhuān)門(mén)經(jīng)營(yíng)時(shí)裝的職業(yè) 公司來(lái)組織表演。無(wú)論用哪一種方式,飯店都應(yīng)確保展 示中的服裝是最新款式的,而且其價(jià)格也有明顯差異。 但是,時(shí)裝表演的次數(shù)也不能太頻繁。飯店可以咨 詢(xún)一下會(huì)議策劃者,看看時(shí)裝表演在過(guò)去幾年出現(xiàn)的頻 率。

9、如果出現(xiàn)次數(shù)太多,我們就得建議舉行其他的活動(dòng) 了。 購(gòu)物 購(gòu)物也可以促進(jìn)飯店與商家間的友好關(guān)系。合理的計(jì)劃安排非常 重要。通常,飯店可以包車(chē)送客人們前往購(gòu)物場(chǎng)所,并安排一名導(dǎo)購(gòu) 來(lái)迎接客人?？赡艿脑?huà),飯店還可以安排客人們進(jìn)行幕后參觀(guān)。 購(gòu)物時(shí),時(shí)間安排也非常重要,這些參加購(gòu)物的客人們常常會(huì)分 成小組去逛不同的商店,因此,他們必需清楚集合的時(shí)間。此外,還 要確保他們都能準(zhǔn)時(shí)返回飯店參加當(dāng)晚的活動(dòng)。 觀(guān)光及城市游覽 也較受配偶們的歡迎。導(dǎo)游是否稱(chēng)職至關(guān)重要,因此,會(huì)議部經(jīng)理應(yīng) 該有一份曾有過(guò)業(yè)務(wù)往來(lái)的旅行社的名單。 任何城市都有旅游景點(diǎn):大學(xué)校園、歷史古跡、園林等等,而最 受歡迎的游覽之一是參觀(guān)民

10、居及花園。當(dāng)?shù)匾恍┚用駷榱私o慈善 機(jī)構(gòu)籌集資金,歡迎會(huì)議代表們的配偶參觀(guān)自已的住宅。飯店一般 提供5戶(hù)居民供參觀(guān)就足夠了。同購(gòu)物游覽一樣,觀(guān)光的時(shí)間安排 也很重要。而且,游覽時(shí),最好包乘公共汽車(chē)以保證團(tuán)隊(duì)成員在一起 ,不要分乘多輛小汽車(chē)。 客座演講 其他 四、兒童活動(dòng)項(xiàng)目 案例：第24屆世界魔術(shù)大會(huì) 2009年7月26日至31日，第24屆世界魔術(shù)大 會(huì)在位于北京奧林匹克公園中心區(qū)的國(guó)家會(huì)議中 心成功舉辦。世界魔術(shù)大會(huì)由總部設(shè)在瑞士洛桑 的國(guó)際魔術(shù)聯(lián)盟負(fù)責(zé)組織，1948年創(chuàng)辦，每3年 一屆，因其參賽節(jié)目多，比賽門(mén)類(lèi)廣，水平高， 被譽(yù)為“世界魔術(shù)的奧林匹克”。2006年中國(guó)雜 技家協(xié)會(huì)申辦2009

11、年世界魔術(shù)大會(huì)成功，贏得 2009年世界魔術(shù)大會(huì)的舉辦權(quán)，當(dāng)時(shí)確定的舉辦 場(chǎng)地是國(guó)家大劇院。主辦方和承辦方經(jīng)過(guò)反復(fù)權(quán) 衡和現(xiàn)場(chǎng)考察，最終決定將舉辦地從國(guó)家大劇院 移至具備大型演出條件、分會(huì)場(chǎng)充足、24小時(shí)餐 飲服務(wù)和周邊酒店客房充裕、交通便利等綜合優(yōu) 勢(shì)明顯的國(guó)家會(huì)議中心。 錯(cuò)綜復(fù)雜的場(chǎng)地需求 開(kāi)幕式、閉幕式和每天都舉行的嘉賓表演和比 賽都使用了國(guó)家會(huì)議中心位于四層的大會(huì)堂。整個(gè) 6400平方米的大會(huì)堂被分割成兩個(gè)面積近乎相等的 會(huì)場(chǎng)，一個(gè)用來(lái)舉辦開(kāi)閉幕式和每晚的嘉賓表演， 一個(gè)用來(lái)進(jìn)行舞臺(tái)魔術(shù)專(zhuān)用比賽。推拉座椅大顯身 手，尤其是觀(guān)看比賽和演出時(shí)，良好的視線(xiàn)和舒適 的座位保證了觀(guān)眾觀(guān)賞比賽的滿(mǎn)

12、意度。 三層的10個(gè)會(huì)議室全部被“征用”，合計(jì)使 用面積超過(guò)了5500平方米，分別用作魔術(shù)沙 龍、新聞發(fā)布廳和道具展覽，商務(wù)中心全天 候開(kāi)放，還臨時(shí)提供快速?zèng)_洗照片業(yè)務(wù)。兩 排會(huì)議室中間的區(qū)域則臨時(shí)變成了一個(gè)獨(dú)具 特色的“美食區(qū)”，魔術(shù)會(huì)期間提供了法、 意、中、日四大風(fēng)味共20余種美味佳肴。每 天晚上十點(diǎn)開(kāi)始至凌晨?jī)牲c(diǎn)，魔術(shù)沙龍表演 廳和“美食區(qū)”是魔術(shù)師及魔術(shù)愛(ài)好者們狂 歡的樂(lè)園。學(xué)術(shù)報(bào)告廳有380個(gè)固定座位，呈 階梯狀，從三層一直延伸到四層，每天八點(diǎn) 半就在這里開(kāi)始進(jìn)行近臺(tái)魔術(shù)比賽。學(xué)術(shù)報(bào) 告廳裝有先進(jìn)的32道同聲傳譯系統(tǒng)和會(huì)議即 席發(fā)言和表決系統(tǒng)，過(guò)道兩排專(zhuān)門(mén)為身寬體 胖者設(shè)計(jì)的加寬座椅

13、，體現(xiàn)了細(xì)致周到的人 性關(guān)懷。 三層北側(cè)區(qū)域除了用作大會(huì)注冊(cè)區(qū)外 ，還有中國(guó)魔術(shù)圖片展和中國(guó)民族民間手工 藝制作展示，以圖片、手工藝品和現(xiàn)場(chǎng)制作 的形式，向所有參會(huì)者介紹中國(guó)魔術(shù)歷史發(fā) 展的歷程、中國(guó)京劇臉譜、北京剪紙、湖南 湘繡、山西布衣、遼寧草編工藝等具有中國(guó) 民族特色的藝術(shù)作品，吸引許多參賽選手和 愛(ài)好者駐足觀(guān)看。 氛圍，休閑愜意 慮到國(guó)外賓客的喜好，無(wú)論是三層魔術(shù)沙龍區(qū)域 ，還是四層大會(huì)議廳外，還是從會(huì)議中心主體到 酒店的室外連廊，國(guó)家會(huì)議中心都特意設(shè)置了大 片的休閑餐飲區(qū)，方便客人們交流休閑，可以一 邊品嘗美食，一邊欣賞大屏幕實(shí)況轉(zhuǎn)播，還能結(jié) 交世界各地的魔術(shù)大師們。在特意布置的魔幻

14、氛 圍（比如在三樓餐飲區(qū)有用魔術(shù)紙牌做的裝飾） 中，會(huì)議中心的服務(wù)人員也營(yíng)造了輕松愉快的氛 圍，幾乎每個(gè)人都掌握了2到3個(gè)小魔術(shù)，與來(lái)自 世界各地的魔術(shù)師們可謂有了“共同語(yǔ)言”，這 些來(lái)自各地的賓客們無(wú)不感到輕松愜意。 服務(wù)，無(wú)處不在 在酒店，在會(huì)議中心主體，處處覆蓋著無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)。只要客人打開(kāi)PDA 、手提電腦等無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)搜索功能，就會(huì)自動(dòng)彈出CNCC無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的頁(yè)面 ，告知客人如何上網(wǎng)、如何購(gòu)買(mǎi)網(wǎng)絡(luò)IC卡、以及付費(fèi)方式等信息，方 便及時(shí)。 在會(huì)議中心的三樓，除了功能強(qiáng)大的商務(wù)中心外，美食區(qū)的售卡 服務(wù)從早上8點(diǎn)開(kāi)始一直持續(xù)到凌晨2點(diǎn)，考慮到境外客人的需求，還 增設(shè)了外幣兌換。 國(guó)家會(huì)議中心大酒店雖

15、然與會(huì)議中心主體步行僅僅5分鐘路程， 但比賽期間天氣炎熱，國(guó)家會(huì)議中心仍然為住店客人提供了穿梭巴士 服務(wù)?！半m然穿梭巴士需要花費(fèi)一點(diǎn)錢(qián)，但為客人提供頂級(jí)的服務(wù)始 終是我們追求的最高目標(biāo)，而且他們一定會(huì)傳播國(guó)家會(huì)議中心的名聲 ?！?，國(guó)家會(huì)議中心總經(jīng)理劉?，撊绱擞?jì)算投入和產(chǎn)出。 國(guó)家會(huì)議中心大酒店的禮賓服務(wù)可是開(kāi)創(chuàng)了酒店禮賓服務(wù)的先河 ：有位魔術(shù)師要租鋼琴作比賽道具，另有一個(gè)魔術(shù)師急需3袋沙子，2 小時(shí)之內(nèi)就要拿去參加比賽，但國(guó)家會(huì)議中心大酒店的禮賓員都一一 完成了。當(dāng)然，魔術(shù)師也給了他們無(wú)比珍貴的回報(bào)手把手教會(huì)了他 們小魔術(shù)。 預(yù)防甲型HINI流感措施到位 7月25日，世界魔術(shù)大會(huì)開(kāi)幕式前一天，

16、根據(jù)中國(guó)新聞網(wǎng)報(bào)道，內(nèi)地新增甲型H1N1流感 確診病例80例，中國(guó)內(nèi)地累計(jì)報(bào)告1852例甲型H1N1確診病例。同期，世界衛(wèi)生組織報(bào) 告甲型H1N1流感目前已在全球160個(gè)國(guó)家造成感染，導(dǎo)致800人死亡。雖然中國(guó)目前沒(méi) 有因甲型H1N1流感所導(dǎo)致的重癥病例和死亡病例，但是世界魔術(shù)大會(huì)與會(huì)者絕大部分 都是外國(guó)人，而且大會(huì)期間人流量大、人群密集，一旦出現(xiàn)甲型H1N1流感，后果不堪 設(shè)想，準(zhǔn)備三年的魔術(shù)大會(huì)將臨場(chǎng)成為泡影，國(guó)家會(huì)議中心衛(wèi)生防疫弦繃了起來(lái)。 對(duì)此，國(guó)家會(huì)議中心采取了三個(gè)措施：一是制定國(guó)家會(huì)議中心衛(wèi)生防疫應(yīng)急工 作預(yù)案；二是對(duì)國(guó)家會(huì)議中心工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，每個(gè)部門(mén)確定衛(wèi)生防疫員，簽訂 責(zé)任書(shū)；三是購(gòu)買(mǎi)測(cè)溫儀。 國(guó)家會(huì)議中心衛(wèi)生防疫應(yīng)急工作預(yù)案要求總經(jīng)理?yè)?dān)任衛(wèi)生防疫應(yīng)急處理領(lǐng)導(dǎo) 小組組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組員，確立了“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)的人誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則 ，配備了充足的預(yù)防設(shè)備和防護(hù)用品，如醫(yī)用口罩、醫(yī)用橡膠手套、手消液、黃色垃 圾袋、消毒劑等物品。 安保部和人力資源部聯(lián)合制作了關(guān)于甲型H1N1流感防治的PPT教程對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn) ，強(qiáng)調(diào)了疫情發(fā)現(xiàn)、上報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)等須知事項(xiàng)。 此外，國(guó)家會(huì)議中心專(zhuān)門(mén)采購(gòu)了三臺(tái)測(cè)溫儀，安裝在與會(huì)者入口的安全門(mén)處，在 第一道關(guān)口嚴(yán)防死守。 世界魔術(shù)大會(huì)圓滿(mǎn)落幕，不論是會(huì)場(chǎng)還是酒店，沒(méi)有出現(xiàn)一例甲型H1N1流感，國(guó) 家會(huì)議中心的甲