公司內(nèi)部控制采購管理精細(xì)控制程序制度

1、公司內(nèi)部控制采購管理精細(xì)控制程序制度1.1 采購管理風(fēng)險與關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制1.1.1 采購管理風(fēng)險采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為，公司在采購管理方面至少應(yīng)關(guān)注采購業(yè)務(wù)涉及的以下七種風(fēng)險，如圖 11 所示。采購行為違反國家法律、法規(guī)和公司制度規(guī)定，可能遭受外部處罰風(fēng)險 1導(dǎo)致經(jīng)濟和信譽損失風(fēng)險 1風(fēng)險 3風(fēng)險 4風(fēng)險 5風(fēng)險 6風(fēng)險 7采購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能應(yīng)重大差錯、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失請購依據(jù)不充分、不合理，相關(guān)審批程序不規(guī)范、不正確，可能導(dǎo)致公司資產(chǎn)損失、資源浪費或發(fā)生舞弊行為采購計劃程序失控、依據(jù)不當(dāng)、分解不到位與其他計劃不協(xié)調(diào)，可能造成資源浪費盲目簽訂采購合同、采

2、購合同條款無效或不利以及違約，可能導(dǎo)致公司資金損失驗收程序不規(guī)范，可能造成賬實不符或資產(chǎn)損失付款方式不恰當(dāng)、支出有偏差，可能導(dǎo)致卻資金損失或信用受損51圖 11 采購管理中存在的風(fēng)險示意圖1.1.1 采購管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制公司在實施采購控制過程中，至少應(yīng)當(dāng)加強對下列關(guān)鍵方面或關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制，如圖 11 所示。關(guān)鍵環(huán)節(jié) 1關(guān)鍵環(huán)節(jié) 1關(guān)鍵環(huán)節(jié) 3關(guān)鍵環(huán)節(jié) 4關(guān)鍵環(huán)節(jié) 5建立采購業(yè)務(wù)崗位制造制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保相互分離制約依據(jù)購置商品和勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)請購權(quán)限并制定相應(yīng)的請購程序明確規(guī)定規(guī)范采購方式、供應(yīng)商選擇、驗收程序及計量方法，確保采購工程透明加強非財務(wù)

3、方面采購物資信息的收集，明確信息溝通方式明確規(guī)定付款方式和程序以及供應(yīng)商的對賬辦法，確保憑證和記錄的完整圖 11 采購管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)示意圖1.1 職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)1.1.1 采購管理崗位設(shè)置1.采購管理控制崗位職責(zé)公司應(yīng)當(dāng)建立采購管理的崗位職責(zé)制，明確相關(guān)部門和崗位的之前、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不兼容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。具體的采購管理控制崗位職責(zé)如表 11 所示。53采購管理控制崗位表 11 采購管理控制崗位職責(zé)一覽表主要職責(zé)不相容職責(zé)1.總裁1. 財務(wù)總監(jiān)3. 采購部經(jīng)理4. 采購員5. 財務(wù)部經(jīng)理6. 應(yīng)付款會計審批采購部門各項規(guī)章制度審批年度采購預(yù)算和采購計劃審議批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名

4、單審批預(yù)算及計劃外采購項目批準(zhǔn)請購單和重要購貨合同審核采購部門各項規(guī)章制度審核面讀采購預(yù)算和采購計劃審核預(yù)算及計劃外采購項目根據(jù)權(quán)限審批請購單和購貨合同制定采購部門各項規(guī)章制度和工作流程編制年度采購預(yù)算和采購計劃審核購貨合同和采購訂單在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂購貨合同辦理大宗物資及重要物資的采購組織進(jìn)行合格供應(yīng)商的選擇和評審進(jìn)行市場調(diào)查，填寫詢價比價單負(fù)責(zé)起草購貨合同和填制采購訂單提出付款申請實施采購，辦理退還貨事宜建立、更新與維護(hù)供應(yīng)商檔案參與對供應(yīng)商質(zhì)量、交貨情況等的評價審核購貨合同及付款申請審批會計提交的付款憑證參與合格供應(yīng)商評審參與商定對供應(yīng)商的付款條件核對原始憑證并入賬開具付款憑證擬定采購計劃

5、和購貨合同制定采購部門各項規(guī)章制度選擇供應(yīng)商審批年度采購預(yù)算和采購計劃審批預(yù)算及計劃外采購項目制定采購部門各項規(guī)章制度批準(zhǔn)采購計劃及預(yù)算批準(zhǔn)計劃外采購項目選定合格供應(yīng)商名單填寫采購訂單起草購貨合同制定采購部規(guī)章制度制訂年度采購計劃及預(yù)算審批購貨合同和付款申請實施采購編制采購預(yù)算和采購計劃執(zhí)行具體結(jié)算工作批準(zhǔn)付款547. 出納8. 采購物資使用部門9. 質(zhì)量管理部10. 技術(shù)部11. 倉儲部支付貨款編制本部門年度采購預(yù)算和采購計劃提交推薦供應(yīng)商名單提交請購單參與檢查采購物資質(zhì)量參與合格供應(yīng)商選擇評審對不合格及報廢物資提出處理意見事先檢驗樣貨質(zhì)量檢驗所購物資的質(zhì)量提供對所購物資的專業(yè)技術(shù)建議參與對

6、持有物資的技術(shù)檢驗工作參與外購物資的出入庫驗收外購物資的標(biāo)識、保管、收發(fā)提出外購物資的補倉申請編制付款憑證實施采購審批請購單決定供應(yīng)商名單實施詢價比價物資在庫管理采購物資的詢價比價具體實施采購1. 采購管理崗位工作職責(zé)（1）采購部經(jīng)理崗位工作職責(zé)，如表 11 所示。表 11采購部經(jīng)理崗位工作職責(zé)一覽表崗位名稱采購部經(jīng)理部門名稱/編號直接上級財務(wù)總監(jiān)工作聯(lián)系內(nèi)部外部總裁、財務(wù)總監(jiān)、質(zhì)量管理部、倉儲部、提出采購申請的各部門和本部門員工潛在供應(yīng)商、現(xiàn)有供應(yīng)商、政府質(zhì)監(jiān)部門等工作目標(biāo)序號完成公司年度采購計劃，降低采購成本名和利控制部門費用工作職責(zé)負(fù)責(zé)程度113制定采購部有關(guān)采購管理制度，報上級審批后監(jiān)

7、督執(zhí)行制訂采購部年度。季度、月度工作計劃及采購預(yù)算，報上級審批負(fù)責(zé)完成公司所需各類物資的采購任務(wù)全責(zé)全責(zé)全責(zé)55456789負(fù)責(zé)重大數(shù)量及重要物資的采購工作組織市場供貨信息調(diào)研和供應(yīng)商評審負(fù)責(zé)采購合同管理及合同糾紛的防范負(fù)責(zé)組織建立和完善供應(yīng)商檔案組織合格供應(yīng)商的選擇評審工作負(fù)責(zé)采購內(nèi)部管理的各項工作全責(zé)全責(zé)全責(zé)全責(zé)全責(zé)全責(zé)確認(rèn)生成日期我已經(jīng)準(zhǔn)確理解并完全接受以上職責(zé)安排，并承諾權(quán)力履行以上職責(zé)！確 認(rèn) 人：確認(rèn)日期：批準(zhǔn)日期（1）采購員崗位工作職責(zé)，如表 13 所示。表 13 采購員崗位工作職責(zé)一覽表崗位名稱采購員部門名稱/編號直接上級采購部經(jīng)理工作聯(lián)系內(nèi)部外部采購部經(jīng)理、倉庫負(fù)責(zé)人、倉庫管

8、理員、質(zhì)量管理部、提出采購申請的各部門潛在供應(yīng)商、現(xiàn)有供應(yīng)商、政府質(zhì)監(jiān)部門等工作目標(biāo)保證公司 物資的及時供應(yīng)，確保采購物資的數(shù)量和質(zhì)量符合公司相關(guān)規(guī)定11345678序號工作職責(zé)填寫采購訂單，并跟蹤訂單，保證物資及時供應(yīng)進(jìn)行市場供需調(diào)查，編寫市場調(diào)研報告，報上級領(lǐng)導(dǎo)審閱進(jìn)行詢價、比價，編寫詢價、比價記錄表，報上級領(lǐng)導(dǎo)審閱負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行接觸和談判，盡量降低采購成本負(fù)責(zé)草擬購貨合同的相關(guān)條款，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批負(fù)責(zé)辦理不符合公司要求的采購物資的退換貨工作審核購貨合同的付款條款及采購發(fā)票、結(jié)算憑證等相關(guān)憑證，并提交付款申請負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，并及時更新負(fù)責(zé)程度全責(zé)全責(zé)全責(zé)全責(zé)全責(zé)全責(zé)部分全責(zé)569參與

9、合格供應(yīng)商的評選工作部分確認(rèn)我已經(jīng)準(zhǔn)確理解并完全接受以上職責(zé)安排，并承諾權(quán)力履行以上職責(zé)！確 認(rèn) 人：確認(rèn)日期：生效日期1.1.1 采購授權(quán)審批制度批準(zhǔn)日期受控狀態(tài)制度名稱執(zhí)行部門第 1 條目的采購授權(quán)審批制度監(jiān)督部門文件編號考證部門為明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職權(quán)范圍和工作要求，特制定本制度。第 1 條進(jìn)行授權(quán)審批采購業(yè)務(wù)中審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。第 3 條嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)1采購員應(yīng)當(dāng)在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)辦理采購與付款業(yè)務(wù)。1對于審批人超越授權(quán)范圍審批的

10、采購與付款業(yè)務(wù)，采購員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。第 4 條專家論證適用情形對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，采購部應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實行集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。第 5 條請購使用部門、倉儲部門及其它相關(guān)部門根據(jù)公司采購預(yù)算、實際經(jīng)營需要等提出采購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，及時向采購部門提出采購申請。第 6 條審批采購經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總裁根據(jù)規(guī)定的職責(zé)權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M(jìn)行審核、審批。1采購預(yù)算內(nèi)采購額在u19975x元以內(nèi)的，采購經(jīng)理審批；采購額在萬元的，由財務(wù)總監(jiān)審57批；采購額在萬元以上的，由財務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批。1采購預(yù)算及計劃外采購項目均

11、由財務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批。3對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)當(dāng)要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。第 7 條采購1采購經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過審批的采購申請組織采購員進(jìn)行采購。1采購員進(jìn)行市場調(diào)查，進(jìn)行比質(zhì)、比價，擬定供應(yīng)商名單，經(jīng)采購經(jīng)理審核并提出參考意見，交總裁最終確定合格供應(yīng)商名單。3采購部根據(jù)合格供應(yīng)商名單進(jìn)行采購談判，采購員擬定采購合同后，交采購經(jīng)理審閱，報相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后簽訂購貨合同。（1）采購計劃范圍內(nèi)金額在u19975x元以內(nèi)的采購項目合同，由財務(wù)部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。（1）采購計劃范圍內(nèi)金額在u19975x元萬元的采購項目合同，須交財務(wù)部審核、財務(wù)總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合

12、同。（3）采購計劃范圍內(nèi)金額在萬元以上的采購項目合同，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核、總裁審批后交采購部簽訂合同。（4）采購計劃外的所有采購項目合同，須由財務(wù)部核對后，交財務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批后，簽訂購貨合同。第 8 條驗收質(zhì)量管理部門根據(jù)公司有關(guān)驗收規(guī)定對采購的商品進(jìn)行驗收，對于在驗收中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時報告采購部門，采購員根據(jù)驗收情況進(jìn)行辦理。1驗收過程中出現(xiàn)的采購商品或勞務(wù)數(shù)量不符合公司規(guī)定的情況，采購員需提出解決方案，報采購經(jīng)理審批。1采購的商品存在重大質(zhì)量問題，采購經(jīng)理組織由管理層人員、質(zhì)量管理部、財務(wù)部等部門開會共同討論解決，解決方案報總裁審批后，采購部負(fù)責(zé)處理。第 9 條付款1財務(wù)部應(yīng)付賬款會計對

13、采購業(yè)務(wù)的各種原始憑證進(jìn)行審核，具體審核采購的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實，手續(xù)是否齊全，計算是否正確。1應(yīng)付賬款在u19975x元以內(nèi)的，由財務(wù)總監(jiān)審批；應(yīng)付賬款在萬元的，由總裁審批。3預(yù)付款與定金在u19975x元以內(nèi)的，財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批即可，應(yīng)付賬款在萬元的，報財務(wù)總監(jiān)審批，在萬元以上的，由總裁審批。584審核無誤后交財務(wù)部應(yīng)收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應(yīng)商。第 10 條 賬務(wù)處理1財務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照會計核算規(guī)定及時、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。1將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及進(jìn)口物資的報關(guān)單等支持性憑證附在記賬憑

14、證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。3每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細(xì)賬中。第 11 條對賬1財務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對。1取得供應(yīng)商對賬單，審核其余額與公司“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。編制日期修改標(biāo)記1.3 請購與審批控制1.3.1 采購計劃編制流程審核日期修改處數(shù)批準(zhǔn)日期修改日期59部門步驟總經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)財務(wù)部采購經(jīng)理采購員相關(guān)部門收集并分析相關(guān)下達(dá)經(jīng)營目標(biāo)進(jìn)行相關(guān)信息分析制訂審批審批下達(dá)年度公司經(jīng)營目標(biāo)審核審核審核

15、匯總各部門采購計劃分析上年度經(jīng)營狀況及年度經(jīng)營目標(biāo)等相關(guān)信息確定采購種類、數(shù)量、種類、時間、方式等編制總體采購預(yù)算編制采購計劃信息編制本部門采購計劃采購計劃調(diào)整采購計劃審批審核審核審核執(zhí)行采購計劃定期編制采購差異分析報告及時更新采購計劃601.3.1 采購申請審批流程部門步驟提交申請進(jìn)行審批實施采購總經(jīng)理審核財務(wù)總監(jiān)審核財務(wù)部審核出納員會計匯總、整理、采購申請檢查庫存物資儲存情況呈交采購申請單按照申請單進(jìn)行采購內(nèi)部職能部門部部門提交采購申請單部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)1.3.3采購申請審批制度制度名稱采購申請審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門第 1 章總則考證部門第 1 條公司為明確商品或勞務(wù)采

16、購的申請與審批規(guī)范，特制定本制度。第 1 條本公司內(nèi)所有部門的請購，除另有規(guī)定外，均依本制度的規(guī)定辦理。第 3 條責(zé)權(quán)單位。1采購部負(fù)責(zé)公司所需物資的采購工作。611財務(wù)部負(fù)責(zé)采購物資的貨款支付工作。3物資使用部門和倉庫部門提出采購申請。4財務(wù)總監(jiān)、總裁根據(jù)權(quán)限審批采購項目。第 1 章請購審批規(guī)定第 4 條原材料或零配件的請購。1需求部門請購。（1）原材料或零配件由需求部門根據(jù)采購計劃或?qū)嶋H經(jīng)營需要提出請購單。（1）倉庫材料保管員接到請購單后，查看材料保管卡上記錄的庫存數(shù)，將庫存數(shù)與生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進(jìn)行比較。（3）當(dāng)生產(chǎn)所需材料和倉庫最低庫存量合計已超過庫存數(shù)量時，則同意請購。1倉儲部門請購

17、。（1）倉庫部門在庫存材料已達(dá)到最低庫存量時提出請購申請。（1）倉庫主管簽字的請購單需要通過兩方面的審批。采購員審查請購單，檢查該項請購是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出，以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量。如果采購員認(rèn)為請購申請合理，則根據(jù)所掌握的市場價格，編制采購預(yù)算。經(jīng)采購員簽署同意的請購單交財務(wù)部進(jìn)行審核，如果該項請購在經(jīng)營目標(biāo)和采購預(yù)算范圍內(nèi)，財務(wù)部簽字確認(rèn)后可交采購部門辦理采購手續(xù)。采購部應(yīng)將處理過的請購單歸檔備案。第 5 條臨時性商品的請購。1臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。1使用部門需要在請購單上對采購商品作出描述，解釋其目的和用途。3請購單須由使用部門負(fù)責(zé)人審批同意，并須經(jīng)財務(wù)部

18、、財務(wù)總監(jiān)和總裁簽字后，采購部方可辦理采購手續(xù)。第 6 條經(jīng)常性服務(wù)項目的請購。1經(jīng)常性服務(wù)項目指的是由同一服務(wù)機構(gòu)或公司所提供的某些經(jīng)常性服務(wù)項目，例如公用事業(yè)、期刊雜志、保安等服務(wù)項目。1使用部門需要這些服務(wù)時，提出請購單，由財務(wù)部、總裁進(jìn)行審核、審批。第 7 條特殊服務(wù)項目的請購。1特殊服務(wù)項目請購是指保險、廣告、法律和審計等服務(wù)采購申請。611總裁、董事會或股東大會進(jìn)行審議批準(zhǔn)。3審議人員參照過去的服務(wù)質(zhì)量和收費標(biāo)準(zhǔn)，分析申請人提供的需要內(nèi)容，包括選定的廣告商、事務(wù)所及費用水平是否合理等，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后，這些特殊服務(wù)項目才能進(jìn)行采購。第 8 條資本支出和租賃合同。1對于資本支出和租賃合同

19、，應(yīng)該由經(jīng)辦部門提出請購，總裁、董事會或股東大會進(jìn)行決策。1對重要的、技術(shù)性較強的請購項目，應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。第 3 章請購單規(guī)定第 9 條請購單的開列和遞送。1請購單的開列。（1）請購經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)庫存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算以及庫存情況開立請購單。（1）請購單分為計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單。（3）各部門在生產(chǎn)、基建、維護(hù)工作中需采購的各類物資、工具、儀器儀表以及房屋裝修、維修等各類開支，都必須按計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單所列內(nèi)容填報。（4）請購單經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后，依請購核準(zhǔn)權(quán)限報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并根據(jù)內(nèi)部管理要求編號，送采

20、購部門。1需用日期相同且屬同一供應(yīng)商提供的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)根據(jù)請購單附表，以一單多品方式，提出請購。3緊急請購時，由請購部門于請購單中注明原因，并加蓋“緊急采購”章。4材料檢驗必須經(jīng)過特定方式進(jìn)行的，請購部門應(yīng)于請購單上注明要求。5物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況填制請購單，提出請購申請。第 10 條免開請購單部分。1總務(wù)性用品免開請購單，并可以總務(wù)用品申請單委托總務(wù)部門辦理采購?？倓?wù)用品分類如下。（1）禮儀用品，如花籃和禮物等。（1）招待用品，如飲料和香煙等。（3）書報、名片、文具等。（4）打字、刻印、賬票等。1零星采購及小額零星采購材料項目。第 11 條請購事項的撤銷。631

21、撤銷請購事項時應(yīng)由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在請購單第 1、1 聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的標(biāo)記并注明撤銷原因。1采購部門撤銷請購時，注意辦理以下事項。（1）采購部門在原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。（1）原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門通知撤銷，并由物料管理部門將原請購單退回原請購部門。（3）原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門。第 4 章附則第 11 條本制度經(jīng)總裁審批，自頒布之日起執(zhí)行。第 13 條本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋。編制日期修改標(biāo)記審核日期修改處數(shù)批準(zhǔn)日期修改日期1.3.4采購預(yù)算管理制度制度名稱采購預(yù)算管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門第 1

22、 條目的監(jiān)督部門考證部門為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購資金合理的需要，特制定本制度。第 1 條采購預(yù)算管理的含義1采購預(yù)算是采購部門為配合公司年度銷售預(yù)測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃，以利于公司整體目標(biāo)的實現(xiàn)及其資源的合理配置。1預(yù)算管理就是指公司內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算考核來管理公司的經(jīng)濟活動，反映公司管理的成績，保證管理政策的落實和目標(biāo)的實現(xiàn)，促使公司不斷提高效率和效益。3采購預(yù)算管理是公司預(yù)算管理的一個分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其它系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。第 3 條編制采

23、購預(yù)算1編制采購預(yù)算是指根據(jù)公司經(jīng)營目標(biāo)確定采購預(yù)算項目，建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程64序，將公司在未來一定時期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具體采購目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。（1）根據(jù)公司年度銷售計劃，由相關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、開發(fā)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預(yù)算申請單，上交采購部。（1）采購員匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，由采購經(jīng)理補充完善后，交財務(wù)部和預(yù)算管理委員會逐一核準(zhǔn)，采購員調(diào)整、完善采購預(yù)算，上交總裁審批。第 4 條執(zhí)行采購預(yù)算1將審批的各項采購預(yù)算指標(biāo)及時地下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員。1對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。第 5 條分析和調(diào)整采購預(yù)算差異1在預(yù)算執(zhí)行過程中，采

24、購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計和財務(wù)部門核算的實際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，編制預(yù)決算分析報告。1如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。第 6 條采購預(yù)算資金控制1在采購預(yù)算資金控制中，必須對采購預(yù)算資金實行限額審批制度。1部門負(fù)責(zé)人只能在自己的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行審批，限額以上的采購申請應(yīng)按公司請購審批制度辦理請購，嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出。3對于預(yù)算內(nèi)的采購項目，請購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。4對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，采購部及財務(wù)部對需求部門提出的申請進(jìn)行審核，最終由總裁審批后才能給予辦理。編制日期修改標(biāo)記1.4 采購與驗收控制1.4.

25、1 采購詢價比價流程審核日期修改處數(shù)批準(zhǔn)日期修改日期65部門步驟進(jìn)行詢價進(jìn)行比價確定價格總裁審批審批財務(wù)總監(jiān)審核審核采購經(jīng)理審核審核采購員收集供應(yīng)商基本報價信息制作并發(fā)出詢價單匯總分析所有供應(yīng)商報價與供應(yīng)商進(jìn)一步洽談價格填寫詢價比價單初步選擇供應(yīng)商進(jìn)一步進(jìn)行洽談選擇價格最優(yōu)供應(yīng)商確定供應(yīng)商名單供應(yīng)商提供資料報價洽談價格洽談價格661.4.1 供應(yīng)商選擇流程部門步驟進(jìn)行市場調(diào)研初選供應(yīng)商評審供應(yīng)商確定供應(yīng)商總裁審批審核審核財務(wù)總監(jiān)審核采購經(jīng)理審核審核審核采購員采購員進(jìn)行市場調(diào)查收集潛在供應(yīng)商相關(guān)信息初步分析、評價供應(yīng)商提出候選名單根據(jù)采購種類組織現(xiàn)場評審匯總評審結(jié)果需要樣品檢查樣品并匯總質(zhì)量信息

26、確定供應(yīng)商名單建立供應(yīng)商檔案供應(yīng)商提供相關(guān)信息提供樣品674.3部門步驟制定評價標(biāo)準(zhǔn)評價階段溝通階段供應(yīng)商評定總裁審批審批流程財務(wù)總監(jiān)審核審核采購經(jīng)理審核審核采購員制定等級評價標(biāo)準(zhǔn)收集評價資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)評估初步建立等級評定結(jié)果供應(yīng)商等級更新供應(yīng)商檔案準(zhǔn)備溝通資料與供應(yīng)商進(jìn)行溝通相關(guān)部門相關(guān)部門提供資料相關(guān)部門參加評估681.4. 4部門步驟確定供應(yīng)商購貨合同總裁審批簽訂流程財務(wù)總監(jiān)審核采購經(jīng)理審核采購員選擇供應(yīng)商評審供應(yīng)商供應(yīng)商進(jìn)行談判編制購貨合同簽署合同審批審核根據(jù)公司采購權(quán)限規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的采購談判起草購貨合同審核形成正式購貨合同簽訂合同合同歸檔采購談判簽訂合同1.4.5 采購驗收控制流程69

27、部門步驟初步檢驗質(zhì)量財務(wù)總監(jiān)采購經(jīng)理檢驗相關(guān)部門采購員接收貨物清點核對問題組織供應(yīng)商按時發(fā)貨檢驗解決階段財務(wù)處理審核審批貨物質(zhì)量出具驗收報告審核驗收入庫財務(wù)處理質(zhì)量檢驗質(zhì)量問題提出解決方案聯(lián)系供應(yīng)商退換貨處理重新發(fā)貨701.1.6采購控制制度制度名稱采購控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門第 1 條目的監(jiān)督部門第 1 章總則考證部門明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應(yīng)商選擇等各項規(guī)定，確保采購過程透明化。第 1 條責(zé)權(quán)單位1采購部負(fù)責(zé)本制度的制定、修改、廢除等工作。1總裁負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢除等的審批。第 1 章采購方式控制第 3 條采購方式分類1訂單采購方式（1）采購部根據(jù)批準(zhǔn)的請購單簽發(fā)

28、訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的具體項目、價格、數(shù)量、交貨時間等，送交供應(yīng)商并表明購買意愿。（1）供應(yīng)商按照訂單上面的要求生產(chǎn)和供應(yīng)商品或勞務(wù)。（3）訂單在提交給供應(yīng)商之前應(yīng)由財務(wù)部門檢查訂單的合理性。1合同訂貨方式（1）采購部與供應(yīng)商通過談判就采購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容達(dá)成一致，并且以購銷合同的形式確定下來。（1）供應(yīng)商按合同提供貨物并取得貨款，公司按合同驗收貨物并支付款項。3直接采購方式采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的請購單，就其所列貨物直接向供應(yīng)商購買的一種采購方式。4比質(zhì)比價采購方式選擇三家以上的供應(yīng)商，就其質(zhì)量、價格、供貨期等進(jìn)行對比分析，在符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提

29、下，選擇價格最低的供應(yīng)商。5緊急采購方式因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發(fā)性需71要時方可采用。第 4 條采購方式選擇1根據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。1一般商品或勞務(wù)的采購應(yīng)采用采購訂單或合同訂貨等方式。3小額零星商品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。4重要的商品或勞務(wù)以及政策性采購等應(yīng)當(dāng)經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序后，采用訂單或合同方式或者比質(zhì)比價方式。5大宗原料、然料和輔料的采購、基建或技改項目主要物資的采購以及其它金額較大的大宗物資采購采用比質(zhì)比價采購方式。第 3 章采購數(shù)量控制第 5 條采購數(shù)量應(yīng)該嚴(yán)格按照采購計劃進(jìn)

30、行確定。第 6 條采購員應(yīng)審查每一份請購單的請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。第 7 條檢查使用商品和獲得勞務(wù)的部門負(fù)責(zé)人是否在請購單上簽字同意。第 8 條對于需大量采購的原材料、零配件等，必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析，將各種請購進(jìn)行有效的歸類，然后利用經(jīng)濟批量法來測算成本。第 9 條對于請購數(shù)量不大，或者零星采購的商品，采購批量的成本分析控制可對照資金預(yù)算來執(zhí)行。第 4 章采購時間控制第 10 條采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應(yīng)商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。第 11 條根據(jù)請購性質(zhì)和采購方式確定具體的采購時間。1現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務(wù)從實際使用或需要日期算起

31、，倒算出合理的采購時間。1以最佳成本為原則確定最經(jīng)濟的訂貨方式采購時間通常是按照庫存量控制的方法確定采購時間。3保險儲備量和定量當(dāng)某一商品達(dá)到訂貨點時就是采購時間。第 11 條對采購時間的控制是防止正常的業(yè)務(wù)活動被推遲，或者過早地使現(xiàn)金被使用而形成過大的存量資產(chǎn)。第 13 條采購時間的控制由倉庫管理部門運用經(jīng)濟批量法和分析最低存貨點來進(jìn)行，但當(dāng)請購單已經(jīng)71提出，采購員應(yīng)及時處理請購單，并將處理結(jié)果及時通知倉庫管理部門。第 5 章供應(yīng)商選擇第 14 條供應(yīng)商初步評價1采購部與使用部門根據(jù)公司實際需求尋找適合的供應(yīng)商，同時收集多方面的資料，如質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價格作為篩選的依據(jù)，并要求有合作意

32、向的供應(yīng)商填寫“供應(yīng)商基本資料表”。1采購員對“供應(yīng)商基本資料表”進(jìn)行初步評價，挑選出值得進(jìn)一步評審的供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商候選名單，交采購經(jīng)理審核。3選擇供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)（1）供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營許可證，應(yīng)有必要的資金能力。（1）供應(yīng)商按國家（國際）標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過認(rèn)證。（3）有良好的售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識。（4）具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本公司經(jīng)營需要。（5）同等價格擇其優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同價同質(zhì)擇其近。4采購員在對供應(yīng)商進(jìn)行初步評審時，需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求，對于有毒品、危險品，需要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。第 15 條供應(yīng)商現(xiàn)場評審1采購部會同使用部

33、門、請購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財務(wù)部門共同進(jìn)行供應(yīng)商的現(xiàn)場評審，并提出相應(yīng)的意見和建議。1供應(yīng)商評價內(nèi)容（1）采購部主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級及服務(wù)等方面。（1）財務(wù)部主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商要求的付款條件等。（3）使用部門、質(zhì)量管理部門主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量。（4）上述所有部門共同對采購的價格、交貨時間進(jìn)行評價。3適用范圍（1）根據(jù)所采購物資對公司經(jīng)營的重要程度，將采購的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個級別，不同級別實行不同的等級控制。（1）必須對提供關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評審。（3）對于普通物資的供應(yīng)商，無需進(jìn)行現(xiàn)場評審。（4）緊急、小額零星的采購，由使用部門直接提出申請，采購員進(jìn)行市場調(diào)查后，直接選擇供應(yīng)商，73經(jīng)采購經(jīng)理審批后，進(jìn)行采購。第 16 條“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽定1采購部負(fù)責(zé)與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和普通物資供應(yīng)商簽定“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”。1“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應(yīng)商提供合格物資的一種契約。第 17 條樣品需求與供應(yīng)商送樣1如有樣品需求，由采購員通知供應(yīng)商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出詳細(xì)的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。1樣品應(yīng)為供應(yīng)商正常經(jīng)營情況下的具有代表性的商品，數(shù)量應(yīng)多于兩件。