地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案

1、地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質(zhì)量，轉(zhuǎn)變機 關(guān)工作作風(fēng)，提高行政效率，自治區(qū)地方稅務(wù)局從* 年開始大力推廣使用中國計算機軟件與技術(shù)服務(wù)總公司和國家稅務(wù)總局聯(lián) 合研制的電子公文處理軟件，即公文處理系統(tǒng) (Official Documents Process System)軟件(以下簡稱 OA軟件)，使全區(qū)地 稅系統(tǒng)的辦公自動化建設(shè)步伐邁向新的臺階。 但是, 到目前為止， 各級地稅機關(guān)在推廣使用OA軟件的過程中，還存在許多不容忽視的問題，使OA軟件未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，亟待解決。一、OA軟件推廣使用過程中存在的問題OA軟件在推廣使用過程中遇到的問題分為兩

2、個方面，一方 面是OA軟件本身存在的問題；另一方面是使用 OA軟件的外部環(huán) 境存在的問題。（ 一 ）OA 軟件本身存在的問題1.0A軟件兼容性較差。隨著 0A軟件的推廣使用，目前 OA 軟件已成為地稅系統(tǒng)內(nèi)部縱向發(fā)送、接收電子公文，橫向分送、 閱處電子公文的主要工具， 從而大大地減少了紙質(zhì)公文的使用量， 提高了辦理公文的效率和質(zhì)量。但是，由于0A軟件開發(fā)時間比較早，目前在用的 0A軟件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版， 這個版本的OA軟件能夠正確識別并處理的電子文檔只有擴展名 為doc的 Word文檔、擴展名為txt的文本文檔和擴展名為 bmp 的位圖文檔， 而對外來的其他格式的電子文檔的

3、兼容性較差， 表 現(xiàn)為以下幾種情況。 一是不能兼容、 不能正確識別外來電子文檔。 例如，目前政府 OA（即辦公自動化）系統(tǒng)開始啟用的電子公文的 格式為不可修改的 PDF文檔，OA軟件不能直接接收、識別這種 格式的公文， 需要通過人工操作， 利用第三方軟件經(jīng)過多個步驟 的轉(zhuǎn)換后才能逐頁拷入 OA軟件進行處理，工作量大，速度緩慢， 與手工處理紙質(zhì)公文無異， 甚至比手工處理紙質(zhì)公文還慢， 而且 轉(zhuǎn)換的效果并不理想， 主要是文件版面和字體縮小， 清晰度下降， 閱讀比較困難。 就連國人使用比較多的有名的國產(chǎn)文字處理軟件 -金山軟件編輯的 WPS文檔，OA軟件也不能直接拷入并正確 識別。二是接收外來電子公

4、文后改變原公文的面貌。根據(jù)廣西 壯族自治區(qū)國家行政機關(guān)電子公文處理暫行辦法 （以下簡稱電 子公文處理辦法， *年 12月 9日印發(fā) ）第十一條規(guī)定： “電子公文的顯現(xiàn)格式和還原成紙質(zhì)公文的格式， 應(yīng)當(dāng)符合 國家行政機 關(guān)公文處理辦法、的要求?！眹倚姓C關(guān)公文公格式 明確規(guī)定，國家行政機關(guān)的公文從發(fā)文標(biāo)識到版記要區(qū)分不同的 部位使用不同型號的黑體、小標(biāo)宋體、仿宋體、楷體等字體，但 是，0A軟件在接收自治區(qū)政府、 市政府的電子公文時，有些公文 在電腦上顯示的文字雖然顏色、 型號不變， 但是大部分甚至是全 部的字體都變成了不符合規(guī)定的其它字體。根據(jù)國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略和我國電子政務(wù)建設(shè)的總體目標(biāo)，

5、以后地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間的工作聯(lián)系 應(yīng)該最大限度地利用信息技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)來完成。 隨著信息技術(shù)的 發(fā)展和辦公自動化技術(shù)在各行各業(yè)的普及推廣， 用于編輯制作電 子公文的新軟件、 新技術(shù)將不斷增多， 各級各部門根據(jù)自身的工 作特點和要求可以選擇不同的軟件、技術(shù)制作電子公文，因此， 地稅部門與外部之間工作聯(lián)系涉及到的電子公文的格式和種類 將進一步增加， 例如企業(yè)辦理申請享受稅收優(yōu)惠待遇手續(xù)時附送 的財務(wù)會計資料、 產(chǎn)品技術(shù)說明資料等的電子文檔的文件格式就 比較多。由此可見，0A軟件的兼容性問題已成為其進一步擴大和 深入推廣應(yīng)用的最大障礙。2. 輔助功能缺乏。隨著各級地稅部門辦公局域

6、網(wǎng)的建立和 擴大，地稅部門內(nèi)部的很多與辦文事務(wù)息息相關(guān)的工作如及時通 訊聯(lián)絡(luò)、資料傳遞等都可以通過網(wǎng)絡(luò)來完成，但0A軟件只能處理正式的公文、發(fā)布正式的通告，缺乏必要的輔助功能，影響辦 文速度和質(zhì)量。 為了解決這一問題， 一些市地稅局就在辦公局域 網(wǎng)內(nèi)加裝諸如騰迅通等這方面的軟件來彌補0A軟件的不足，但使用時與0A軟件脫節(jié)，仍不夠方便及時。3.0A 軟件缺少自我完善機制。計算機軟件的特點和開發(fā)目 的決定了任何計算機應(yīng)用軟件既不可能一蹴而就， 也不可能一成 不變，而是要在開發(fā)、 應(yīng)用過程中根據(jù)使用環(huán)境的變化和用戶的 需求不斷更新完善。 這就要求應(yīng)用軟件的開發(fā)商要有了解使用環(huán) 境變化和用戶需求變化的

7、渠道， 要么通過應(yīng)用軟件本身自動收集 反饋使用過程中的有關(guān)資料， 要么通過使用軟件的人群反饋訴求， 以便及時了解有關(guān)情況，并加以修改補充完善。而0A軟件恰恰缺少這種及時了解使用情況并加以解決的機制，這一點，從0A軟件的 4.0.1 版于* 年定型投入使用至今多年，雖然早就發(fā)現(xiàn)有許 多不足之處，但至今也沒有得到改進和提高，就可以得到證明。 這是軟件開發(fā)商售后跟蹤服務(wù)不到位造成的。此外，0A軟件還會出現(xiàn)一些不知緣由的錯誤，例如，有時 收文方接收到的文件與發(fā)文方發(fā)出的文件不一致， 主要是附件收 不到；有時擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附件， 而簽發(fā)人 簽發(fā)的文稿少一兩個表格附件； 有時發(fā)文方遠程封

8、發(fā)文件后， 通 過查詢功能查詢發(fā)文情況顯示已送達， 但一直未見收文方接收等（二）0A軟件應(yīng)用環(huán)境存在的問題1.0A 軟件的法律地位問題。由于國家還沒有制定統(tǒng)一的電 子公文處理辦法的法規(guī)， 根據(jù)自治區(qū)人民政府辦公廳印發(fā)的 電 子公文處理辦法 第七條規(guī)定： “通過認定的電子公文處理系統(tǒng) 生成、存儲及傳輸?shù)碾娮庸模?與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等 效力?！钡诙臈l規(guī)定： “各級國家行政機關(guān)建設(shè)的電子公文 處理系統(tǒng)， 經(jīng)自治區(qū)有關(guān)部門組成的專家審核組審核， 并經(jīng)自治 區(qū)人民政府批準(zhǔn)認定后，方具法定效力”。目前0A軟件還沒有通過自治區(qū)有關(guān)部門的審核認定，因此，0A 軟件制發(fā)的電子公文，根據(jù)全國稅務(wù)機關(guān)

9、公文處理實施辦法（ 國稅法 * 132號） 的規(guī)定，在稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部具有行政效力，可以作為本系統(tǒng)、 本機關(guān)內(nèi)部處理公務(wù)的依據(jù)。 但是，對系統(tǒng)外是沒有法律效力的。2.對0A軟件的認識比較片面、 膚淺。很多領(lǐng)導(dǎo)和干部職工都簡單地把OA軟件看作是將在紙質(zhì)上起草、審核、簽發(fā)公文的 過程改為在電腦上完成的一種補助工具，對0A軟件在改變公文處理方式方法上的重要作用及其產(chǎn)生的深遠影響的認識不深， 沒 有根據(jù)信息化、 網(wǎng)絡(luò)化的特點去改進、 創(chuàng)新處理電子公文的方式 方法，例如，辦理公文還是習(xí)慣于分人分步進行，不會利用網(wǎng)絡(luò) 實時協(xié)同進行； 只習(xí)慣于發(fā)現(xiàn)、 處理辦公桌上看得見的等待處理 的紙質(zhì)公文， 而不善于發(fā)現(xiàn)、

10、處理辦公桌上看不見而是在電腦的 0A 軟件里急著等待處理的電子公文，常常造成超時辦理公文。3. 推廣應(yīng)用工作發(fā)展不平衡。電子信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)高效、便 捷作用的發(fā)揮要求有通達的網(wǎng)絡(luò)、 運轉(zhuǎn)正常的設(shè)備和熟練的操作 人員。但是，目前整個廣西地稅系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)覆蓋面、設(shè)備的數(shù)量 和質(zhì)量以及工作人員操作技能水平方面存在發(fā)展不平衡的情況， 特別是同一個市內(nèi)的縣與縣之間和縣內(nèi)的單位與單位之間的發(fā) 展不平衡對0A軟件的推廣應(yīng)用影響最大；在工作人員操作計算 機技能水平方面， 各地的差別也比較大， 由于工作人員操作技術(shù)水平差， 人為造成網(wǎng)絡(luò)末端的梗滯、 降低了整個網(wǎng)絡(luò)的運行速度 的情況也時有發(fā)生。 這種發(fā)展不平衡對 0

11、軟件的不利影響很容易 被忽視，一時間也很難消除，應(yīng)引起高度重視。以百色市地稅系 統(tǒng)為例，根據(jù) * 年底統(tǒng)計，百色市城區(qū)和縣城以外的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機 構(gòu)（分局或稅所）共有48個，已聯(lián)網(wǎng)運行 0A軟件的23個，還有 25個因常住工作人員少而未聯(lián)網(wǎng)運行0A軟件，占鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機構(gòu)總個數(shù)的 52.06%，造成這些人員不能及時閱讀了解電子公文，成為0A軟件應(yīng)用的盲點。4. 公文安全隱患大。0A軟件的公文安全隱患主要來自兩方 面。一是計算機病毒。由于干部職工計算機信息安全意識差，不 按規(guī)定認真防范計算機病毒， 使得計算機病毒經(jīng)常破壞服務(wù)器和 工作站的計算機操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件， 不但降低了辦文的速度 和效率，還嚴重

12、威脅了 0A軟件里面的公文的安全。二是操作不 規(guī)范，主要是不按規(guī)定備份數(shù)據(jù)，如某縣地稅局* 年 9 月公文處理服務(wù)器操作系統(tǒng)發(fā)生嚴重故障后不得不重新安裝操作系統(tǒng)， 但 由于事前沒有按規(guī)定定期備份數(shù)據(jù)， 至使服務(wù)器重裝操作系統(tǒng)后 某一時段的電子公文的數(shù)據(jù)資料無法恢復(fù)。5. 管理制度不健全。 *年9月區(qū)局印發(fā)了廣西壯族自治區(qū) 地方稅務(wù)局計算機公文處理規(guī)則 （暫行） ，對計算機公文處理工 作做了一些比較原則性的規(guī)定， 但是，還缺乏剛性的具體的對利 用計算機處理公文結(jié)果的績效考評制度和責(zé)任追究制度， 導(dǎo)致一 些計算機處理公文的工作制度執(zhí)行不到位。 例如，為保障公文處 理網(wǎng)絡(luò)的安全而采取的內(nèi)部辦公網(wǎng)與外

13、部互聯(lián)網(wǎng)物理隔離后， 許 多工作人員在公文網(wǎng)上階段性地處理完電子公文后就轉(zhuǎn)到外部 互聯(lián)網(wǎng)，不按規(guī)定時間和次數(shù)轉(zhuǎn)回內(nèi)部辦公網(wǎng)查收、 處理電子公 文，經(jīng)常出現(xiàn)超時辦文。6. 濫用0A軟件發(fā)送公文。公文是具有法定效力和規(guī)范體式 的公務(wù)文書，公文具嚴密的程式性、撰擬的專任性和嚴格的時間 性等特點，因此制發(fā)公文應(yīng)當(dāng)嚴謹， 全國稅務(wù)機關(guān)公文處理實 施辦法（國稅發(fā)*132號）第四十四條規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有 必要，注重效用。對于可發(fā)可不發(fā)的公文，即無實質(zhì)內(nèi)容、無具 體措施、無針對性、無指導(dǎo)性、缺乏可操作性的公文，堅決不發(fā)。 對必須印發(fā)的公文嚴格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍， 杜絕亂發(fā)濫送， 避免重復(fù)行文?！?第一一

14、六條規(guī)定：“各級稅務(wù)機關(guān)應(yīng)當(dāng)通過 稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部建立的公文處理計算機應(yīng)用系統(tǒng)， 按照本實施辦法和有關(guān)規(guī)定進行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔。 自治區(qū) 地方稅務(wù)局辦公室關(guān)于明確公文處理有關(guān)問題的通知（ 桂地稅辦發(fā) * 118號）規(guī)定：“轉(zhuǎn)發(fā)公文確無具體要求和實際性貫徹 意見的， 承辦單位在收文承辦環(huán)節(jié)提出直接轉(zhuǎn)發(fā)意見， 報局領(lǐng)導(dǎo) 批示，如局領(lǐng)導(dǎo)同意直接轉(zhuǎn)發(fā)，則原文直接轉(zhuǎn)發(fā)（在公文處理系 統(tǒng)中采取遠程轉(zhuǎn)發(fā)方式） ，不再另行擬文轉(zhuǎn)發(fā)?！笨梢?，利用 OA 軟件制發(fā)公文也應(yīng)當(dāng)遵循嚴謹?shù)脑瓌t。 而目前的情況是， 由于 OA 軟件方便、 快捷的特點加上公文的嚴肅性， 使得很多工作人員產(chǎn) 生了依賴性， 把一些

15、無需以公文形式傳遞的事務(wù)性電子文檔也被 當(dāng)作電子公文用 OA軟件制發(fā)。這助長了文山會海和文牘主義， 既增加了領(lǐng)導(dǎo)、 文秘人員及其它工作人員閱處毫無實際意義的公 文的數(shù)量，降低工作效率，又占用公文處理服務(wù)器的存儲容量， 浪費設(shè)備資源。另外，使用0A軟件處理機密文件也是不妥當(dāng)?shù)?。二、解決存在問題的對策分析（一）解決0A軟件自身存在問題的設(shè)想0A軟件兼容性差的問題，已經(jīng)成為制約各級地稅部門與政府專網(wǎng)之間快速傳遞、 處理電子公文的嚴重問題， 必須引起高度重視，應(yīng)盡快加以解決，方法有兩種。一種方法是完全摒棄 0A軟件，重新開發(fā)基于政府電子公文 處理規(guī)范的電子公文處理軟件投入使用。 但是， 這會遇到很多問

16、 題，首先是需要投入大量的研發(fā)資金。其次是開發(fā)、試用時間較 長。第三是應(yīng)用培訓(xùn)工作量大。 第四是政府電子公文處理規(guī)范也 只是一個大致的原則性要求， 并沒有具體明確的標(biāo)準(zhǔn)， 而且這些 規(guī)范還會隨著社會政治經(jīng)濟形式和信息科技的發(fā)展而變化， 即便 重新開發(fā)新的電子公文處理軟件也不能保證始終完全適應(yīng)政府 電子公文處理規(guī)范。第五是 0A 軟件在全區(qū)各級地稅部門推廣使 用，長的已有 6 年，短的也有了 3 了，經(jīng)過其處理并保存下來的 公文也是一個不小的數(shù)目， 以百色市地稅局為例， 從 *年底至今， 經(jīng)過0A軟件處理并保存下來的公文，收文部分有12053份，發(fā)文部分有 3047 份，如果重新開發(fā)應(yīng)用新的電子

17、公文處理軟件， 如何銜接、兼容此前用 OA軟件處理過并保存下來的大量的電子 公文也是一個必須解決的難題。另一種方法就是改造升級 OA軟件，這即可節(jié)約資金投入， 又可保證OA軟件處理電子公文方式方法的前后連貫性，而且工 作人員使用舊版 OA軟件的時間較長，比較了解OA軟件的特點和 操作要領(lǐng)，學(xué)習(xí)使用新版 OA軟件自然更容易接受，避免全部從 頭開始學(xué)習(xí)培訓(xùn)，縮短開發(fā)試用的時間和學(xué)習(xí)使用的磨合時間，提高效率，這是比較可行的辦法。因此，建議區(qū)局向國家稅務(wù)總 局反映，請求國家稅務(wù)總局和軟件開發(fā)商盡快改造升級0A軟件。區(qū)局也可以組織技術(shù)力量，結(jié)合廣西實際情況改造升級 0A軟件。改造升級0A軟件應(yīng)注意解決以

18、下幾個問題： 首先，是擴大 0A軟件的兼容范圍，實現(xiàn)與政府專網(wǎng)的高效對接。 其次，是整合 系統(tǒng)功能， 如把通告欄的功能直接并入公文處理模塊， 使新的通 告和新文件一樣，只要登錄公文處理模塊就會自動顯示或提示。 第三，是要增加輔助功能。如，顯示所有在線人員的功能，點對 點、點對群組的實時通訊功能，普通電子文檔的傳遞功能等等， 以方便地稅部門內(nèi)部工作人員之間的各種工作聯(lián)系。 第四，要根 據(jù)電子公文處理辦法 結(jié)合實際工作需要增加和完善人性化的 功能：增加服務(wù)器端 0A軟件定時自動備份數(shù)據(jù)的功能，每天定 時自動備份兩次， 并定期存檔， 建立遠程的災(zāi)難備份中心統(tǒng)一保 管備份的數(shù)據(jù)，確保文件資料的安全；增

19、加工作站端0A軟件自動記錄、保存登錄 0A軟件的時間、次數(shù)的功能，以便開展績效 考評和責(zé)任追究；增加計算機開機時 0A軟件自動運行登錄的功 能，減少因疏忽而忘記登錄 0A軟件閱處文件的現(xiàn)象發(fā)生；改進 信箱欄目新文件到達的提醒功能和已閱文件的標(biāo)識功能。 這些功 能都是很有必要的， 如，目前使用的 0軟件的信箱欄目有新文件 到達時只在軟件屏幕下方狀態(tài)欄左側(cè)有面一小小的紅旗豎起， 既 不起眼，又悄無聲息，很難以引起使用者的注意。對尚未閱讀過 的文件，文件信息列表左端的已閱欄為空， 若是已閱讀過的文件， 已閱欄則標(biāo)有“V”，這在個人信箱還容易辨認文件是否已閱處， 但在部門信箱， 只要同部門有人閱讀過的

20、文件， 不管自己是否已 閱讀，都會在已閱欄上標(biāo)有“”， 這樣有時候等待閱處的文件 多了，部門信箱的管理人員就會分不清哪些文件已閱讀， 哪些文 件未閱讀。 這些都是容易造成文件超時辦理的原因， 應(yīng)當(dāng)使用既 醒目又悅耳方法的提醒有新文件到達， 使用實名標(biāo)識已閱的文件。 通過增加和完善0軟件的功能，充分利用機器設(shè)備和應(yīng)用軟件的 機械性能彌補人類健忘的缺點， 減少人為造成的失誤， 確保能夠 按時辦理公文。社會政治經(jīng)濟在不斷發(fā)展變化，電子計算機及其信息技術(shù) 的發(fā)展更是日新月異， 造成了電子公文處理軟件的應(yīng)用環(huán)境和用 戶的需求也在不斷發(fā)展變化之中。 因此，無論是重新開發(fā)新的電 子公文處理軟件還是改造升級

21、0軟件，都必須建立有效的軟件應(yīng) 用情況跟蹤服務(wù)體系， 及時發(fā)現(xiàn)并解決軟件應(yīng)用過程中遇到的問 題，不斷改進和提高軟件的性能，以滿足實際工作的需要。（二）改善0A軟件應(yīng)用環(huán)境的建議1. 盡快解決0A軟件的法律地位問題。隨著我國電子政務(wù)的發(fā)展，地稅部門與其它政府部門和社會組織的電子公文往來日益 頻繁，以沒有合法身份的軟件接收外來的電子公文和制作電子公 文對外傳輸都是不合法的，應(yīng)當(dāng)按照電子公文處理辦法規(guī)定 盡快為0A軟件申辦合法的身份。2. 提高思想認識，更新觀念。信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大 趨勢，是推動經(jīng)濟社會變革的重要力量。 地稅部門推廣使用 0A軟 件處理電子公文， 是地稅部門信息化建設(shè)的重要步驟， 是地稅部 門實現(xiàn)與政府其它部門間的信息共建共享的前提和基礎(chǔ)， 是地稅 部門建設(shè)電子政務(wù)的具體表現(xiàn)。 因此，必須從國家信息化發(fā)展戰(zhàn) 略的高度來看待地稅部門推廣使用0A軟件，從我國電子政務(wù)建設(shè)的總體目標(biāo)和要求來解決地稅部門推廣使用0A軟件存在的各種問題， 用信息化、 網(wǎng)絡(luò)化的理念對地稅部門公文處理工作進行 組織結(jié)