企業(yè)檔案管理

1、企業(yè)檔案管理實(shí)務(wù)工作 （金社春） 2010年06月28日 1實(shí)用精品PPT課件 什么是企業(yè)檔案什么是企業(yè)檔案 v企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，企業(yè)活動(dòng)企業(yè)活動(dòng) 是指企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、行政、科研、基建、設(shè)備是指企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、行政、科研、基建、設(shè)備 管理等各職能部門(mén)，管理等各職能部門(mén)，綜合運(yùn)用資源條件、勞動(dòng)力、 資本、科學(xué)技術(shù)、流通手段、企業(yè)信譽(yù)等經(jīng)濟(jì)要 素，制造產(chǎn)品獲取利潤(rùn)和創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企 業(yè)基本目標(biāo)的活動(dòng)。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)各種 因素相互作用的產(chǎn)物，它綜合反映和說(shuō)明企業(yè)的 基本面貌和全部活動(dòng)，是各種內(nèi)容和載體檔案的 總和。 企業(yè)檔案工作 1 2 什么是企業(yè)檔案工作什么是企業(yè)檔案工作

2、 怎樣做好企業(yè)檔案工作怎樣做好企業(yè)檔案工作 什么是企業(yè)檔案工作 什么是企業(yè)檔案工作什么是企業(yè)檔案工作 一是企業(yè)一是企業(yè) 檔案行政檔案行政 管理工作管理工作 二是企業(yè) 檔案業(yè)務(wù) 建設(shè)工作 企業(yè)檔案的構(gòu)成 總體劃分為 經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn) 技術(shù)管理 基本建設(shè)、 設(shè)備儀表 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、 人事管理 企業(yè)檔案的基本類(lèi)型企業(yè)檔案的基本類(lèi)型 文書(shū)檔案 其他載體檔案 會(huì)計(jì)檔案 企業(yè)檔案企業(yè)檔案 科技檔科技檔 案案 實(shí)物檔實(shí)物檔 案案 人事檔人事檔 案案 從而形成了以企業(yè)管理檔案為基礎(chǔ)， 以科技檔案為主體。 企業(yè)檔案行政管理企業(yè)檔案行政管理 1 2 檔案專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān) 企業(yè)檔案管理部門(mén) 怎樣做好企業(yè)檔案工作 2 爭(zhēng)取主動(dòng)，建

3、立網(wǎng)絡(luò)，為檔 案工作提供組織保證 建立健全檔案管理規(guī)章 制度 加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè) 管理不斷創(chuàng)新，全面提升檔案工管理不斷創(chuàng)新，全面提升檔案工 作作 收集、 整理 開(kāi)發(fā) 利用 編研 統(tǒng)計(jì)、 檢索 鑒定、鑒定、 保管保管 對(duì)企業(yè)在工作中活動(dòng)中形成的對(duì)企業(yè)在工作中活動(dòng)中形成的 文件的積累、整理、歸檔的管文件的積累、整理、歸檔的管 理、對(duì)直屬單位監(jiān)督指導(dǎo)理、對(duì)直屬單位監(jiān)督指導(dǎo) 企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作 了解企業(yè) 內(nèi)部各職 能的職責(zé) ，盡快熟 文件形成 的規(guī)律 建立健全建立健全 檔案管理檔案管理 歸檔工作歸檔工作 及時(shí)收集 企業(yè)重大 活動(dòng)的有 關(guān)檔案 企業(yè)檔案的收集工作 1 2 3 轉(zhuǎn)變收集

4、轉(zhuǎn)變收集 觀念，注觀念，注 重收集范重收集范 圍圍 4 企業(yè)分類(lèi)一級(jí)類(lèi)目企業(yè)分類(lèi)一級(jí)類(lèi)目 0129637458 黨 群 行 政 管 理 經(jīng) 營(yíng) 管 理 生 產(chǎn) 技 術(shù) 財(cái) 務(wù) 審 計(jì) 人 事 勞 資 產(chǎn) 品 科 學(xué) 技 術(shù) 基 本 建 設(shè) 設(shè) 備 管 理 保持文 件之 間的 有機(jī) 聯(lián)系 0黨群工作 5人事勞資 3生產(chǎn)技術(shù)管理 1行政管理 2經(jīng)營(yíng)管理 0-5文書(shū)檔案分類(lèi) 按年度-問(wèn)題-保管期限 4財(cái)務(wù)審計(jì)財(cái)務(wù)審計(jì) 0-5文書(shū)檔案整理、編目文書(shū)檔案整理、編目 全宗號(hào)年度 2007件號(hào) 1 類(lèi)別 生產(chǎn)管理 保管期限 永久 頁(yè)數(shù) 6 全宗 號(hào) 年度 2006件號(hào) 1 類(lèi)別 黨群 保管期限 永久 頁(yè)數(shù)

5、6 1 v 在文件右下角編頁(yè)碼 v 在文件的右上角蓋上歸檔 章 0-5文書(shū)檔案編號(hào)文書(shū)檔案編號(hào) v0-5類(lèi)編號(hào) v 2007 - 0 - 1 - 1 v v 件號(hào)（0-9） v 盒號(hào)（0-9） v 分類(lèi)號(hào)（0黨群） v 目錄號(hào)（年代） 文書(shū)檔案的編目文書(shū)檔案的編目 v 歸檔文件應(yīng)逐件編目。只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號(hào)、責(zé)任 者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目 v 歸檔文件目錄歸檔文件目錄 v 年度：2007年 保管期限：永久 序號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日 期 頁(yè)數(shù) 備 注1 v 瓊電 關(guān)于注冊(cè)海南電網(wǎng)海口分公司 2007 v1 ?？诠荆?007） 的請(qǐng)示 0108 2 12號(hào)

6、v 2 南方電網(wǎng) 南電字 關(guān)于同意注冊(cè)海南電網(wǎng)?？诜?2007 v （2007） 公司的批復(fù) 0521 1 v 28號(hào) 0-5文書(shū)檔案組卷、排列文書(shū)檔案組卷、排列 歸檔文件應(yīng)以歸檔文件應(yīng)以“件件”為單位，為單位， 按照其排列順序編寫(xiě)件號(hào)（室按照其排列順序編寫(xiě)件號(hào)（室 編件號(hào)），并以歸檔章的形式編件號(hào)），并以歸檔章的形式 在歸檔文件上注明。件號(hào)應(yīng)在在歸檔文件上注明。件號(hào)應(yīng)在 分類(lèi)的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文分類(lèi)的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文 件排列順序從件排列順序從“1”1”開(kāi)始標(biāo)注。開(kāi)始標(biāo)注。 同一年度的歸檔文件，永久、同一年度的歸檔文件，永久、 長(zhǎng)期、短期各排一個(gè)流水號(hào)。長(zhǎng)期、短期各排一個(gè)流水號(hào)。 不同保

7、管期的不能放一個(gè)合內(nèi)。不同保管期的不能放一個(gè)合內(nèi)。 檔案盒脊背設(shè)置各檢索項(xiàng)，檔案盒脊背設(shè)置各檢索項(xiàng)， 包括全宗號(hào)、年度、保管期限、包括全宗號(hào)、年度、保管期限、 機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu) (問(wèn)題問(wèn)題)、起止件號(hào)、盒號(hào)。、起止件號(hào)、盒號(hào)。 什么是企業(yè)檔案工作 什么是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案什么是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案 是指會(huì)計(jì)憑證、是指會(huì)計(jì)憑證、 會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)會(huì)計(jì)帳簿和財(cái) 務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì) 核算專(zhuān)業(yè)材料核算專(zhuān)業(yè)材料 是記錄和反是記錄和反 映單位經(jīng)濟(jì)映單位經(jīng)濟(jì) 業(yè)務(wù)的重要業(yè)務(wù)的重要 史料和證據(jù)史料和證據(jù) 了解企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi)了解企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi) v盡快熟悉文件形成的規(guī)律。企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電 算化后，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、載體、生成、傳

8、 輸、保管呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，這需要我們不斷 深入了解： v機(jī)制會(huì)計(jì)檔案；機(jī)制會(huì)計(jì)檔案； v機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案；機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案； v計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件 4 財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi) v 財(cái)務(wù)審計(jì)綜合41 財(cái)務(wù)管理 42 會(huì)計(jì)財(cái)務(wù) 43 審計(jì)工作 44 4 財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi) 會(huì)計(jì)報(bào)表：年 報(bào)、季報(bào)、月 報(bào)、各財(cái)務(wù)分 析報(bào)表； 會(huì)計(jì)帳本：日 記帳、明細(xì)帳 、輔助帳、總 帳 會(huì)計(jì)憑證：原始 憑證、記帳憑證 、匯總報(bào)； 其他：固定資產(chǎn) 卡、財(cái)務(wù)移交清 冊(cè)等 43 會(huì)計(jì)財(cái)務(wù) 430 會(huì)計(jì)報(bào)表 431 會(huì)計(jì)帳簿 432 會(huì)計(jì)憑證 433 其他： 會(huì)計(jì)檔案的編號(hào) 例二某企業(yè)2002年度的會(huì)計(jì)年報(bào)（200743

9、0001） 2007 4 3 00 0 1 v v 案卷號(hào)（案卷號(hào)（001-999） v 會(huì)計(jì)年報(bào)（三類(lèi)）會(huì)計(jì)年報(bào)（三類(lèi)） v 會(huì)計(jì)帳務(wù)（二類(lèi)）會(huì)計(jì)帳務(wù)（二類(lèi)） v 財(cái)務(wù)審行（一類(lèi)）財(cái)務(wù)審行（一類(lèi)） v 年度（目錄號(hào)）年度（目錄號(hào)） 會(huì)計(jì)檔案的編號(hào) 例二某企業(yè)2007年度的會(huì)計(jì)帳簿（2007431001， 4 財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)、財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)、3會(huì)計(jì)帳務(wù)、會(huì)計(jì)帳務(wù)、1帳簿、帳簿、001案卷號(hào)）案卷號(hào)） v2007 4 3 10 0 1 v v 案卷號(hào)（案卷號(hào)（001-999） v 會(huì)計(jì)帳簿（三類(lèi)）會(huì)計(jì)帳簿（三類(lèi)） v 會(huì)計(jì)帳務(wù)（二類(lèi)）會(huì)計(jì)帳務(wù)（二類(lèi)） v 財(cái)務(wù)審行（一類(lèi)）財(cái)務(wù)審行（一類(lèi)） v 年度年度(

10、目錄號(hào)目錄號(hào)) 會(huì)計(jì)檔案的編號(hào) v2007 4 320 0 1 v v 案卷號(hào)（案卷號(hào)（001-999） v 三級(jí)類(lèi)目（三級(jí)類(lèi)目（0-9） v 二級(jí)類(lèi)目（二級(jí)類(lèi)目（0-9） v 一級(jí)類(lèi)目（一級(jí)類(lèi)目（0-9） v 目錄號(hào)（年代）目錄號(hào)（年代） v 例一某企業(yè)例一某企業(yè)2007年年1 月會(huì)計(jì)現(xiàn)金收款憑證編號(hào)月會(huì)計(jì)現(xiàn)金收款憑證編號(hào) （2007年度、年度、4財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)、財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)、3會(huì)計(jì)帳務(wù)、會(huì)計(jì)帳務(wù)、2憑證、憑證、 001案卷號(hào)）案卷號(hào)） 會(huì)計(jì)檔案材料保管期限的劃分會(huì)計(jì)檔案材料保管期限的劃分 報(bào)表 帳簿 憑證 其他 年 報(bào) 月、 季 報(bào) 現(xiàn)金、 銀行 日記 帳 總 帳、 分 類(lèi) 帳 原 始 憑 證

11、記 帳 憑 證 匯 總 憑 證 銀 行 對(duì) 帳 單 銀 行 調(diào) 節(jié) 表 固 定 資 產(chǎn) 卡 會(huì)計(jì) 檔案 清冊(cè) 永 久 3 年25年15年15 年 15 年 15 年 5年5年5年永久 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案組卷企業(yè)會(huì)計(jì)檔案組卷 會(huì)計(jì)報(bào)表按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別組 卷，因保管期限不同；裝具大不一致。會(huì) 計(jì)帳本是一本一卷；會(huì)計(jì)憑證一般由經(jīng)辦 會(huì)計(jì)當(dāng)月憑證按形成時(shí)間先后分別裝訂若 干成冊(cè)，一般厚度不得超過(guò)3厘米，加封 面裝于憑證合內(nèi)，并編號(hào)。 人事檔案人事檔案 v人事檔案是人事部門(mén)按黨的人事政策，在 培養(yǎng)、選撥和任用人員等工作中形成的記 載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù) 能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件

12、 材料，是歷史地、全面地考察了解和正確 選撥使用人員的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的 重要組成部分。 人事檔案的收集工作人事檔案的收集工作 v收集的材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒別。歸檔材料收集的材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒別。歸檔材料 應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、 手續(xù)完備。需經(jīng)人事部門(mén)審查蓋章或本人手續(xù)完備。需經(jīng)人事部門(mén)審查蓋章或本人 簽字、簽字、蓋章后方能歸入人事檔案。 503人事檔案分類(lèi)人事檔案分類(lèi) 2 1 3 100 1 2001 第一層 人事檔案材料的分類(lèi)及編號(hào)人事檔案材料的分類(lèi)及編號(hào) v 一、履歷表（履歷表、個(gè)人簡(jiǎn)歷） v 二、自傳 v 三、鑒定、考察、考核 v

13、 四、學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料 v 五、政審材料 v 六、參加黨、團(tuán)材料 v 七、獎(jiǎng)勵(lì)材料 v 八、處分材料 v 九、錄用、任免、聘用、專(zhuān)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退休 v 十、其他（獨(dú)生子女登記、軍人結(jié)婚登記、下鄉(xiāng)證明等） 企業(yè)人事檔案材料組卷企業(yè)人事檔案材料組卷 錄用、錄用、 任免、任免、 待遇、待遇、 其他其他 入黨團(tuán)、獎(jiǎng)入黨團(tuán)、獎(jiǎng) 懲、處分懲、處分 鑒定表、鑒定表、 學(xué)歷、政審學(xué)歷、政審 履歷表履歷表 、自傳、自傳 人事檔案的編號(hào)人事檔案的編號(hào) v人事檔案的編號(hào)有音序編號(hào)法，許多種， 今天給大家介紹的一種編號(hào)方法是音序編 號(hào)法。音序編號(hào)法，比任何一種方法實(shí)用、 便捷。優(yōu)點(diǎn)是：1

14、、簡(jiǎn)單易學(xué)；2、字體無(wú) 要求；3、不易錯(cuò)號(hào)；5、簡(jiǎn)化歸檔手續(xù)；6、 提高工作效率；7、用途廣廣泛。 編號(hào)基本方法編號(hào)基本方法 v 第一步：把所有的人事檔案姓名用拼音拼寫(xiě)出來(lái)，取每一 個(gè)拼音的第一個(gè)字母； v 第二步：把同一個(gè)字母的放在一起，按姓的漢字聲母的 ABCD依次排列（單名中間空一個(gè)字符）；再按名的 漢字聲母的ABCD依次排列，依此類(lèi)推（見(jiàn)附表） v 第三步：按過(guò)索引的檔案號(hào)、姓名、籍貫進(jìn)行排序上架； v 第四步：每一個(gè)字母后留一定的空號(hào)，以備增加檔案之用。 v 第五步：箱柜右上角應(yīng)標(biāo)明檔案號(hào)的第一個(gè)字母。 科科 技技 檔檔 案案 v科技檔案是企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社 會(huì)組織及個(gè)人從事生

15、產(chǎn)、科研、基建及 管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保 存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。 科技檔案的特點(diǎn)科技檔案的特點(diǎn) v1、專(zhuān)業(yè)性 v2、成套性 v3、可更改性 v4、通用性 v5、現(xiàn)實(shí)性 科技檔案種類(lèi)科技檔案種類(lèi) v一、農(nóng)業(yè)科技檔案（農(nóng)、林、牧、副、漁） v二、地質(zhì)檔案、測(cè)會(huì)檔案、醫(yī)學(xué)科技檔案 v三、工業(yè)科技檔案（產(chǎn)品、科研、設(shè)備、 基建） 科技檔案收集歸檔科技檔案收集歸檔 v一、收集方法 v一列入、一同步、一參加、一把關(guān) 1、 明確基建、設(shè)備、科研、產(chǎn)品等業(yè)務(wù) 管理部門(mén)的崗位職責(zé)，即把科技檔案的收 集、積累、移交歸檔工作列入該科室的職 責(zé)范圍，并責(zé)任到人 一 列 入 一一 同同 步步

16、v 科技檔案的收集工作與基建、生產(chǎn)、科研、 設(shè)備管理活動(dòng)同步進(jìn)行。 v（1）事前介入。在與有關(guān)單位簽訂協(xié)議合同時(shí) （如勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位），應(yīng)對(duì)科 技檔案的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量要求、立卷人、移交 時(shí)間等提出明確要求，作為科技檔案接收時(shí)的依 據(jù)。 v（2）事中監(jiān)督。本單位要負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查 有關(guān)單位（如勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位） 科技檔案的形成、積累、整理、移交工作，做到 邊施工邊收集邊整理。 一一 參參 加加 v 檔案人員參加產(chǎn)品科研成果評(píng)優(yōu)、基建 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收會(huì)和設(shè)備開(kāi)箱，覆行簽字手 續(xù)，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)形成的文件材料和設(shè)備開(kāi)箱 后的隨機(jī)材料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)收集。 一一 把把 關(guān)關(guān) 把好外出人

17、員帶回材料的收集關(guān)圍繞 基建項(xiàng)目、設(shè)備選購(gòu)、科研、學(xué)述等活動(dòng) 外出開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)帶回的各種文件要及 時(shí)向本單位檔案室移交。并由檔案部門(mén)簽 字后，才能報(bào)銷(xiāo)差旅等有關(guān)費(fèi)用（此項(xiàng)規(guī) 定可納入本單位的規(guī)章制度，以把好文件 材料的收集關(guān)）。 科科 研研 文文 件件 歸歸 檔檔 范范 圍圍 v科研準(zhǔn)備階段：科研課題審批文件、任務(wù) 書(shū)、方案論證、課題計(jì)劃等 v研究實(shí)驗(yàn)階段：分析報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì) 算書(shū)、設(shè)計(jì)圖等 v總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段：鑒定書(shū)、科研報(bào)告、 總結(jié)、論文、技經(jīng)材料等 v成果推廣應(yīng)用階段：擴(kuò)大生產(chǎn)設(shè)計(jì)文件、 工藝 文件、技術(shù)轉(zhuǎn)讓文件等 產(chǎn)產(chǎn) 品品 文文 件件 歸歸 檔檔 范范 圍圍 v：產(chǎn)品研發(fā)階段（

18、開(kāi)發(fā)研制報(bào)告、可行性分析報(bào)告、 計(jì)劃任務(wù)書(shū)等） v 產(chǎn)品設(shè)計(jì)過(guò)程（各種部件圖、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、合格 證等） v 產(chǎn)品試驗(yàn)過(guò)程（試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量分析、產(chǎn)品研制 總結(jié)、產(chǎn)品鑒定書(shū)等） 基基 建建 項(xiàng)項(xiàng) 目目 文文 件件 歸歸 檔檔 范范 圍圍 v項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目前期文件:立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì) v項(xiàng)目管理文件項(xiàng)目管理文件:招投標(biāo)、合同、協(xié)議、征招投標(biāo)、合同、協(xié)議、征 地、地、 施工管理施工管理 v施工文件：施工文件：開(kāi)工報(bào)告、技術(shù)交底、材質(zhì)證明設(shè)開(kāi)工報(bào)告、技術(shù)交底、材質(zhì)證明設(shè) 計(jì)變更、質(zhì)量評(píng)定、工程記錄、設(shè)備調(diào)試記錄、計(jì)變更、質(zhì)量評(píng)定、工程記錄、設(shè)備調(diào)試記錄、 完工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等完工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等 v

19、項(xiàng)目竣工文件：項(xiàng)目竣工文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、項(xiàng)目 質(zhì)量評(píng)審材料、工程聲象材料等質(zhì)量評(píng)審材料、工程聲象材料等 設(shè)設(shè) 備備 文文 件件 歸歸 檔檔 范范 圍圍 v購(gòu)置設(shè)備申請(qǐng)及批復(fù)、協(xié)議及合同 v外購(gòu)設(shè)備的隨機(jī)文件 v設(shè)備安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程形成文件 v設(shè)備操作規(guī)程，運(yùn)行、維修記錄 v設(shè)備改進(jìn)、改裝、技術(shù)文件 v設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定及審批文件 歸檔要求歸檔要求 v 1、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。 v 2、歸檔的文件材料內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 v 3、文件材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)，不得使用 易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，否則必須復(fù)印。 v 4、文件材料應(yīng)字跡清楚，圖

20、樣清晰，圖表整潔，簽字蓋 章手續(xù)完備。 v 5、圖紙應(yīng)折疊或A4（297210mm）幅面，所有竣工圖 均應(yīng)在圖標(biāo)欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標(biāo)欄露在外面， 竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥。 v 6、組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律 采用檔案行政部門(mén)監(jiān)制的產(chǎn)品。 歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間 v（一）基建檔案 v1、工程前期文件（依據(jù)性、基礎(chǔ)性文件）： 工作完成后，一次性歸檔。 v2、施工、監(jiān)理、竣工文件： v（1）規(guī)模?。嚎⒐を?yàn)收后三個(gè)月內(nèi)一次性 立即歸檔。 v（2）規(guī)模大、周期長(zhǎng)：可按單位、分部工 程，通過(guò)單項(xiàng)驗(yàn)收后歸檔 v（二）設(shè)備、儀器：大型設(shè)備應(yīng)在設(shè)備、 儀器安裝、調(diào)試成功，交付使用

21、時(shí)歸檔， 小型設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)即可歸檔。 v（三）科研課題 v1、一般情況下：在研究結(jié)束并完成成果鑒 定后歸檔。 v2、研究周期長(zhǎng)的：可按階段歸檔或按年度 歸檔。 v（四）產(chǎn)品、工藝：應(yīng)在產(chǎn)品定型驗(yàn)收、 正式投產(chǎn)時(shí)歸檔，也可視周期長(zhǎng)短分階段 歸檔 歸檔份數(shù)歸檔份數(shù) v1、基建檔案一般不少于2套，一套（原件） 由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)?城建檔案館。 v2、其他檔案一般歸檔1套，較重要的和利 用頻繁的文件材料可根據(jù)實(shí)際情況增加歸 檔份數(shù)。 歸檔手續(xù)歸檔手續(xù) v檔案交接時(shí)，應(yīng)編制移交清單，一式兩份， 交接雙方簽字、蓋章后方可交接。 基本建設(shè)分類(lèi) v基本建設(shè)類(lèi)的二級(jí)及二級(jí)以下類(lèi)目按工程

22、專(zhuān)業(yè)性質(zhì)或建筑項(xiàng)目設(shè)置進(jìn)行分類(lèi) v步驟：大類(lèi)項(xiàng)目階段 v同一項(xiàng)目分：立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等 基建類(lèi)檔案分類(lèi)與編號(hào) v 目錄號(hào) 分類(lèi)號(hào) v DGB2 8 0 4 0 0001 v v 案卷號(hào)（0-999） v 單位工程 v 土建施工分類(lèi)號(hào) v 綜合 v 基建 v 目錄代號(hào)(前三位項(xiàng)目代號(hào)拼音 DGB字母， 后一位是項(xiàng)目期數(shù)) 檔號(hào)圖示檔號(hào)圖示 ：例：例:一、水利工程（一、水利工程（灌區(qū)工程：灌區(qū)工程： 大類(lèi)按專(zhuān)業(yè)職能，屬類(lèi)按問(wèn)題、合同項(xiàng)目劃分）大類(lèi)按專(zhuān)業(yè)職能，屬類(lèi)按問(wèn)題、合同項(xiàng)目劃分） 設(shè)備儀表分類(lèi) v設(shè)備儀表類(lèi)按專(zhuān)業(yè)、用途分類(lèi) ； v步驟：大類(lèi)項(xiàng)目（種類(lèi)）設(shè)備型號(hào) v 同一項(xiàng)目（種類(lèi)）分：立

23、項(xiàng)考察購(gòu) 置驗(yàn)收安裝調(diào)試使用維護(hù)等階段； 設(shè)備檔案的編號(hào) v 50001 9 2 1 2 0 1 v v 說(shuō)明書(shū)（01-99） v 桿上開(kāi)關(guān)（19） v 配電網(wǎng)設(shè)備(1-9) v 架空線路配電網(wǎng)設(shè)備（19） v 設(shè)備（19） v 500KV第1條線路(目錄號(hào)) 例：某供電公司架空線路配電網(wǎng)設(shè)備的說(shuō)明書(shū)的編號(hào)。 （按項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、種類(lèi)分） 科研分類(lèi) v1、“性質(zhì)課題”分類(lèi)法 v2、“專(zhuān)業(yè)課題”分類(lèi)法 產(chǎn)品檔案分類(lèi)產(chǎn)品檔案分類(lèi) v1、“系列型號(hào)”分類(lèi)法 v2、“品種問(wèn)題”分類(lèi)法 科技檔案組卷科技檔案組卷 v 根據(jù)文件材料的形成規(guī)律，將若干份互有聯(lián)系的文件組合 在一起，使之便于保管和利用的過(guò)程 案卷案

24、卷 是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位 排列案卷和卷內(nèi)文件順序排列案卷和卷內(nèi)文件順序 v科研類(lèi)：課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段研究實(shí)驗(yàn)階段 總結(jié)鑒定階段成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段推廣 應(yīng)用階段等。 v 基建類(lèi)：項(xiàng)目依據(jù)性文件材料基礎(chǔ)性文件 材料工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工 設(shè)計(jì))工程施工工程監(jiān)理工程竣工驗(yàn) 收等。 v 設(shè)備類(lèi)：設(shè)備依據(jù)性文件材料外購(gòu)設(shè)備開(kāi) 箱驗(yàn)收(自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)設(shè)備安 裝調(diào)試隨機(jī)文件材料設(shè)備運(yùn)行設(shè)備 維護(hù)等。 卷內(nèi)文件材料之間的排列順序卷內(nèi)文件材料之間的排列順序 vA管理性文件組合：按問(wèn)題的重要程度和事 項(xiàng)、事務(wù)發(fā)展過(guò)程的先后順序排列。 vB結(jié)論和依據(jù)性文件組合：按結(jié)論性文件在 前，依據(jù)性文件在后的順序排列。 vC文字和圖紙組合：按文字在前，圖紙?jiān)诤?的順序排列。 vD譯文和原文組合：按譯文在前，原文在后 的順序排列 科技檔案的編目科技檔案的編目 v 產(chǎn)品、科研、基本建設(shè)、設(shè)備儀器四類(lèi)的文件材料仍執(zhí)行 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求的規(guī)定，按“卷” 整理。不裝訂的卷內(nèi)文件右上角蓋上檔號(hào)章，文件的右下 角編上頁(yè)碼 檔 號(hào)序 號(hào) 50001-4211-011 1 科技檔案的編目科技檔案的編目2 v 案卷封面的編著案卷封面的編著 v 案卷目錄的