訴訟檔案歸檔整理軟件演示蘇州市吳江區(qū)人民檢察院

1、檢察訴訟檔案整理輔助系統(tǒng) 吳江市人民檢察院 v1.0版 作者：顧健 當(dāng)前檢察訴訟檔案整理中面臨的難點(diǎn) 一、訴訟檔案形成周期較長(zhǎng)，導(dǎo)致待歸案件積壓太多。一、訴訟檔案形成周期較長(zhǎng)，導(dǎo)致待歸案件積壓太多。 檢察訴訟檔案從產(chǎn)生到歸檔，少則2、3個(gè)月，多則一年有余。在 近一年半的歸檔周期內(nèi)，如果不能做到流水化處理，必然會(huì)積存大量待 歸案件，如果沒(méi)有信息化的解決方案，很難保證歸檔的時(shí)效和質(zhì)量。 二、查詢(xún)檢索工作量大，很難做到精確化。二、查詢(xún)檢索工作量大，很難做到精確化。 在捕訴合并的歸檔要求下，為了確定相互間的合并關(guān)系， 需要在“檢察機(jī)關(guān)案件管理系統(tǒng)”（aj2003數(shù)據(jù)庫(kù)）中進(jìn)行 大量的查詢(xún)檢索。 當(dāng)前檢

2、察訴訟檔案工作中存在的問(wèn)題 一、不能及時(shí)、準(zhǔn)確地確定待歸案件歸檔號(hào)，導(dǎo)致待歸案件積壓太多， 尤其是在同時(shí)需要電子歸檔的情況下，更是積壓了大量的工作量，往往 不得不組織人力物力進(jìn)行突擊整理，有的甚至通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)公司外包任 務(wù)的方式處理。 二、歸檔質(zhì)量不高，極易出現(xiàn)捕訴合并不合理、年度劃分不準(zhǔn)確等現(xiàn)象， 必然導(dǎo)致在以后檔案調(diào)閱時(shí)出現(xiàn)困難。如，經(jīng)過(guò)分案的案件，如果沒(méi)有 精確的合并歸檔，批捕卷必須從另外的檔號(hào)中調(diào)取。 三、存在大量的重復(fù)勞動(dòng)。過(guò)去手工整理的模式，使訴訟檔案的整理在 文件制作、案卷裝訂、交接、整理、入庫(kù)文件制作、案卷裝訂、交接、整理、入庫(kù)等各個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有建立協(xié)作化機(jī) 制，每個(gè)過(guò)程均要查詢(xún)檢

3、索，產(chǎn)生大量的重復(fù)勞動(dòng)。 檔案整理輔助軟件的價(jià)值 一、針對(duì)檔案整理的難點(diǎn)問(wèn)題，提供了一個(gè)科學(xué)合理的解決方案；一、針對(duì)檔案整理的難點(diǎn)問(wèn)題，提供了一個(gè)科學(xué)合理的解決方案； 二、針對(duì)枯燥乏味的重復(fù)勞動(dòng)，提供了電腦替代人力的自動(dòng)化解決方案；二、針對(duì)枯燥乏味的重復(fù)勞動(dòng)，提供了電腦替代人力的自動(dòng)化解決方案； 三、針對(duì)關(guān)系分裂的工作步驟，提供了一條高效、規(guī)范的協(xié)同化流水線；三、針對(duì)關(guān)系分裂的工作步驟，提供了一條高效、規(guī)范的協(xié)同化流水線； 四、針對(duì)信息時(shí)代的工作方法，重構(gòu)了一系列的流程與規(guī)范。四、針對(duì)信息時(shí)代的工作方法，重構(gòu)了一系列的流程與規(guī)范。 檢察機(jī)關(guān)檔案質(zhì)量的提升，是提升檢察服務(wù)質(zhì)量 的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，不

4、僅要提升工作效率，更要提升工 作的規(guī)范化程度。 一、檔案員排檔號(hào)：我們過(guò)去的做法 排檔號(hào)必須在收到案卷的前提下才能進(jìn)行，需要在案 件管理系統(tǒng)中逐個(gè)查詢(xún)，才能確定歸檔號(hào)。 難點(diǎn)： 1、案卷收集不到位。檔案員被動(dòng)接收，業(yè)務(wù)部門(mén)自身 催交案卷也不給力，導(dǎo)致案卷收集不到位； 2、合并案卷時(shí)，查詢(xún)檢索的工作量巨大，并且每當(dāng)有 新案卷移交時(shí)，原有案卷仍需重新查詢(xún)。 上述難點(diǎn)，很可能使檔案管理員無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確地排上述難點(diǎn)，很可能使檔案管理員無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確地排 出訴訟檔案的歸檔號(hào)，使該項(xiàng)工作在平時(shí)處于一種無(wú)序狀出訴訟檔案的歸檔號(hào)，使該項(xiàng)工作在平時(shí)處于一種無(wú)序狀 態(tài)，只能通過(guò)集中突擊完成。態(tài)，只能通過(guò)集中突擊完

5、成。 一、檔案員排檔號(hào)：我們現(xiàn)在的做法 排檔號(hào)的案卷數(shù)據(jù)直接從aj2003中讀取，與是否收到案 卷無(wú)關(guān)，軟件通過(guò)一定的算法，批量計(jì)算出歸檔號(hào)。 與過(guò)去工作方法的比較： 1、無(wú)需依賴(lài)紙質(zhì)案卷即可確定每個(gè)案卷在檔案室的具體 歸檔號(hào)，每個(gè)月的25號(hào)以后，軟件可自動(dòng)排出可歸檔案件的 歸檔號(hào)。 2、查詢(xún)檢索的工作量全部由程序預(yù)設(shè)的方法批處理執(zhí)行， 合并案卷時(shí)，完全實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。 以上功能，輕而易舉地實(shí)現(xiàn)了訴訟檔案在歸檔體系中的以上功能，輕而易舉地實(shí)現(xiàn)了訴訟檔案在歸檔體系中的 “對(duì)號(hào)入座對(duì)號(hào)入座”，為后續(xù)工作提供了具體的可操作平臺(tái)。如同，為后續(xù)工作提供了具體的可操作平臺(tái)。如同 一個(gè)影院，盡早一個(gè)影院，盡早

6、“對(duì)號(hào)入座對(duì)號(hào)入座”是保證良好秩序的最根本的辦是保證良好秩序的最根本的辦 法。法。 二、催收案卷：我們過(guò)去的做法 1、檔案員和案管部門(mén)：被動(dòng)接收，基本不會(huì)參與催收。 你交我收，你不交我不問(wèn)； 2、業(yè)務(wù)部門(mén)：既無(wú)法獲知內(nèi)卷移交的具體信息，又沒(méi) 有外部催交信息，案卷催交只停留在口頭上，不能落到實(shí) 處。內(nèi)卷欠交成為一種常態(tài)化現(xiàn)象。內(nèi)卷欠交成為一種常態(tài)化現(xiàn)象。 由于案卷催收的不到位，造成檔案室無(wú)法開(kāi)展正常的由于案卷催收的不到位，造成檔案室無(wú)法開(kāi)展正常的 流水化作業(yè)，當(dāng)欠交的案卷數(shù)量達(dá)到一定數(shù)量時(shí)，檔案室流水化作業(yè)，當(dāng)欠交的案卷數(shù)量達(dá)到一定數(shù)量時(shí)，檔案室 將會(huì)面臨無(wú)從下手的局面。將會(huì)面臨無(wú)從下手的局面。

7、 二、催收案卷：我們現(xiàn)在的做法 軟件可以實(shí)時(shí)計(jì)算出部門(mén)或承辦人 的欠交案件名稱(chēng)和數(shù)量，從而使案件催 收工作落到實(shí)處，這是檔案工作流水化 的基本條件。 三、移交案卷：我們過(guò)去的做法 特點(diǎn)： 1、除表頭可以復(fù)制外， 表內(nèi)所有內(nèi)容均需要打 字輸入，效率低、錯(cuò)誤 率高； 2、移交清單上的信息， 僅用于紙質(zhì)件上的交接 簽字，后續(xù)無(wú)法再應(yīng)用。 3、在移交后的流轉(zhuǎn)環(huán) 節(jié)中，一旦與其他批次 的案卷混合，移交清單 將失去核對(duì)價(jià)值。 三、移交案卷：我們現(xiàn)在的做法 特點(diǎn)：1、一個(gè)案件只需鍵入一個(gè)姓名，即可完成調(diào)取案件，大大減少移交時(shí)打字輸入 工作量，而且避免了所有輸入性錯(cuò)誤。2、移交時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，如移送編號(hào)、案卷數(shù)

8、、 頁(yè)數(shù)等信息，在后續(xù)環(huán)節(jié)得到共享應(yīng)用。3、帶條形碼的簡(jiǎn)易封面增加了可查詢(xún)性。 三、移交案卷：我們現(xiàn)在的做法 簡(jiǎn)易封面 移送案件時(shí)，除 了打印移送交接表外， 每一個(gè)案卷都打印出 一張帶條形碼的簡(jiǎn)易 封面。 簡(jiǎn)易封面增加了 案卷查詢(xún)的便捷性。 在后續(xù)的整理環(huán)節(jié)中， 即使與其他案卷混在 一起，也可以很方便 地通過(guò)條形碼掃描， 從系統(tǒng)中調(diào)出該案卷 的所有信息，并在此 基礎(chǔ)上進(jìn)行所有操作。 四、打印案卷封面四、打印案卷封面 我們過(guò)去的做法我們過(guò)去的做法 在word文本的模板下， 通過(guò)改寫(xiě)右邊紅色方框內(nèi)的內(nèi) 容，再進(jìn)行排版，逐個(gè)打印。 特點(diǎn)： 1、手工錄入的內(nèi)容較多， 不僅效率低下，而且輸入性錯(cuò) 誤在所

9、難免； 2、部分內(nèi)容仍需在后續(xù)環(huán) 節(jié)，通過(guò)手寫(xiě)方式補(bǔ)入，既增 加查詢(xún)檢索工作量，又出現(xiàn)打 印與手寫(xiě)并存，影響美觀。 四、打印案卷封面：我們現(xiàn)在的做法四、打印案卷封面：我們現(xiàn)在的做法 單個(gè)打印 批量打印 特點(diǎn) 效率高 數(shù)據(jù)全 質(zhì)量好 四、打印案卷封面四、打印案卷封面 我們現(xiàn)在的做法我們現(xiàn)在的做法 在程序的設(shè)定下，可單個(gè) 打印、可批量打印。 特點(diǎn)： 1、無(wú)需手工錄入，數(shù)據(jù)由 前面環(huán)節(jié)積累而成，杜絕輸入 性錯(cuò)誤； 2、無(wú)需人工排版，程序智 能化排版，省時(shí)省力，而且美 觀； 3、案卷封面打印的工作量， 比之以往，減少了成百倍。 四、裝卷四、裝卷-合并合并-上架：我們過(guò)去的做法上架：我們過(guò)去的做法 裝卷

10、（裝訂卷宗）、合并（捕訴合并）、上架： 1、以上三個(gè)行為過(guò)程是各自獨(dú)立的，相互之間沒(méi)有聯(lián) 系，全部需要通過(guò)組織人員集中加班才能完成； 2、捕訴合并是一個(gè)非常艱難的過(guò)程，既需要在aj2003 中頻繁查詢(xún)檢索，又需要在大量的紙質(zhì)卷中查找配對(duì)，工作 繁瑣、枯燥； 3、以上工作量，均不能做到在日常的流水化作業(yè)中完 成，效率、質(zhì)量、秩序均難如人意。 四、裝卷四、裝卷-合并合并-上架：我們現(xiàn)在的做法上架：我們現(xiàn)在的做法 在檔案室接收 公訴卷時(shí)，打印案 卷封面、裝卷，同 時(shí)打印“捕訴案卷 對(duì)照表”，準(zhǔn)確定 位批捕卷，同時(shí)完 成并卷、上架。整 個(gè)過(guò)程一氣呵成。 在相應(yīng)的“批 捕移送編號(hào)”中， 可以輕而易舉地找

11、 出需要合并的批捕 卷。合并以后，根 據(jù)歸檔號(hào)直接上架。 五、電子歸檔 電子歸檔三要素： 1、文件東軟歸檔系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的文件格式，通過(guò)“批 量上載案卷”將該文件上傳，完成電子歸檔的案卷目錄； 2、目錄東軟歸檔系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的文件格式，通過(guò)“批 量上載文件”將該文件上傳，完成電子歸檔的卷內(nèi)目錄； 3、圖片東軟歸檔系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的圖片格式，通過(guò)“批 量上載原件”將該圖片文件上傳，完成電子歸檔的圖片上傳。 電子歸檔的電子歸檔的3個(gè)工作步驟，我們是這樣完成的個(gè)工作步驟，我們是這樣完成的 電子歸檔3要素之一：案卷文件 以一個(gè)歸檔年度1500個(gè)案卷為例，原來(lái)需要 在一個(gè)3000多行的表格中，進(jìn)行同案信息合并 （將多

12、個(gè)共同犯罪記錄合并為一條記錄），檔案 員需要花費(fèi)10個(gè)以上的工作日才能完成。 現(xiàn)在，我們只需要點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)，現(xiàn)在，我們只需要點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)， 即可完成即可完成 電子歸檔3要素之二：目錄文件 如果采用手工改寫(xiě)，一年2000多個(gè)案卷，工作量非常巨 大。必須多人多天才能完成。 現(xiàn)在，我們采用程序轉(zhuǎn)換的方式現(xiàn)在，我們采用程序轉(zhuǎn)換的方式 格式轉(zhuǎn)換格式轉(zhuǎn)換 電子歸檔3要素之三：圖片合并與重命名 采用手工方式，平均1個(gè) 案卷需要12分鐘的處理時(shí)間。 現(xiàn)在，采用程序批處理，現(xiàn)在，采用程序批處理， 1分鐘可完成分鐘可完成12個(gè)以上個(gè)以上 格式轉(zhuǎn)換格式轉(zhuǎn)換 為保證軟件的高效運(yùn)行，我們 改進(jìn)了以下幾項(xiàng)工作規(guī)范 工作規(guī)

13、范一：關(guān)于t090表中歸檔號(hào)項(xiàng)的填寫(xiě)規(guī)范 在檢察統(tǒng)計(jì)軟件中， t090表（批捕案卡）中未 涉及文書(shū)號(hào)字段，由于該 字段在日后的文書(shū)查詢(xún)、 檔案整理中具有后續(xù)的利 用價(jià)值，因此，我們提出 了將t090表中歸檔號(hào)字 段內(nèi)，同時(shí)填寫(xiě)“審捕號(hào)” 和“文書(shū)號(hào)”，案管部門(mén) 予以采納。自2012年起， 我們實(shí)現(xiàn)了從t090案卡中 自動(dòng)提取文書(shū)號(hào)。 工作規(guī)范二：關(guān)于t140表中附注項(xiàng)的填寫(xiě)規(guī)范 在檢察統(tǒng)計(jì)軟件中， t140表（公訴案卡）中 ch刑罰字段填寫(xiě)的是判 決結(jié)果，但只是一個(gè)范圍 值，如“三年以下”、 “十年以上”等。而我們 很多時(shí)候需要準(zhǔn)確的判決 結(jié)果，因此需要將該項(xiàng)記 入另外的文件中。我們將 其中的附注字段加以利用， 填入準(zhǔn)確的判決結(jié)果。從 此，我們便可以在t140表 的案卡中自動(dòng)提取到準(zhǔn)確 的判決結(jié)果。 工作規(guī)范三：關(guān)于檢察內(nèi)卷的移送規(guī)范 過(guò)去，由于我們不涉及到電子歸檔，因