企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度財(cái)務(wù)檔案管理制度

1、北京全聚德烤鴨股份有限公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀工作，根據(jù)財(cái)政 部、國家檔 案局頒布的“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”及本公司的實(shí)際情況， 特制定本辦法。第二條 本辦法適用股份公司本部及所屬分店（分公司） 、全資子公司、控 股公司及所 屬市場部（辦事處）等的各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料。第三條 本制度規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、銀行 對帳單、銀 行存款余額調(diào)節(jié)表、會(huì)計(jì)軟盤、內(nèi)外部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、審計(jì)規(guī)章制度、預(yù) 算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告及其他 會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料等。1、會(huì)計(jì)憑證。 包括原始憑證和記帳憑證。 原始憑證包括外來及自制的各種 原始憑證 及原始

2、憑證匯總單（表） 。2、會(huì)計(jì)帳簿。包括總分類帳、明細(xì)分類帳、日記帳及各種輔助帳簿（包括應(yīng)收票據(jù)貼現(xiàn)登記簿、股份公司股東登記簿等） 。3、會(huì)計(jì)報(bào)表。包括月份、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表，會(huì)計(jì)報(bào)表的編制說明和所屬子公司、分公司、控股公司、市場部（辦事處）等上報(bào)及對外公布的各種報(bào)表 及報(bào)表說明、 財(cái)務(wù)分析等。4、統(tǒng)計(jì)、稅務(wù)報(bào)表及勞動(dòng)工資報(bào)表。5、其他資料：包括銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，各種財(cái)產(chǎn)物資清查盤點(diǎn)表、清產(chǎn)核資或公司改制材料，各種抵押、質(zhì)押、擔(dān)保、保函、借款、長期 投資立項(xiàng)審批文件、財(cái)產(chǎn)物資產(chǎn)權(quán)及使用權(quán)文件、企業(yè)購并（合資）及項(xiàng)目的可 行性研究報(bào)告 及實(shí)施方案、 工商稅務(wù)（企業(yè)代碼證書） 等的年

3、檢資料、 臨時(shí)公告、 重大公告、上市輔導(dǎo) 及申報(bào)材料（包括驗(yàn)收材料） 、招股（增發(fā)、配股）說明書、 發(fā)行公司債券（可轉(zhuǎn)換債券） 說明書、證管辦及證監(jiān)會(huì)巡檢材料、股東大會(huì)、董 事會(huì)、經(jīng)理會(huì)會(huì)議決議、 盈利分配及虧損 彌補(bǔ)方案、 股東及股份變動(dòng)明細(xì)情況表、 審計(jì)報(bào)告（包括盈利預(yù)測審核報(bào)告、內(nèi)部控制制度 評價(jià)報(bào)告及管理建議書） 、券 商巡檢專項(xiàng)意見、財(cái)務(wù)顧問公司的專項(xiàng)意見、法律意見書、會(huì) 計(jì)崗位交接清冊、 檔案保管、銷毀清冊、 會(huì)計(jì)軟盤、 國家財(cái)稅證券等方面的法律法規(guī)及公司 內(nèi)部財(cái) 務(wù)規(guī)章制度、財(cái)務(wù)系統(tǒng)發(fā)文以及其他具有保存價(jià)值的有關(guān)會(huì)計(jì)核算資料。第二章 會(huì)計(jì)檔案的整理立卷第四條 會(huì)計(jì)憑證： 檔案保管

4、員必須忠于職守、嚴(yán)守公司的保密制度，維護(hù) 會(huì)計(jì)檔案的 完整和安全。在每月初結(jié)帳后 15 天內(nèi)，檔案保管員應(yīng)將記帳憑證連 同所附原始憑證和原始憑 證匯總表（單） 、科目匯總表按記帳憑證號(hào)前后順序加 以整理，并加具封面、封底、裝訂成 冊。在封面上注明所附記帳憑證的日期、編 號(hào)，同時(shí)在原始憑證上注明“附件另訂”，隨同記 帳憑證一并保管，會(huì)計(jì)憑證一旦 裝訂成冊，不得任意撤頁、換頁、加頁或涂改，以防舞弊的產(chǎn) 生。會(huì)計(jì)帳簿。 按年立卷， 在辦完年終決算后一個(gè)月內(nèi)將手工帳簿或所打印的各種帳 簿，按種類 、/幾立卷。第五條 會(huì)計(jì)帳冊：1、總分類帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款、銀行借款日記帳、債權(quán)債務(wù)明細(xì)帳、 長期投

5、資明細(xì)帳等帳簿 , 應(yīng)把帳簿首頁、封底各項(xiàng)填齊、印簽和蓋章齊全。銀行 對帳單應(yīng)與銀行存款余額調(diào)節(jié)表一起歸檔。2、各種活頁帳簿 、卡片帳，除了按會(huì)計(jì)制度規(guī)定可以跨年度繼續(xù) 使用的以外，都應(yīng)歸 檔， 并應(yīng)撤出空白帳頁， 并將最后一頁未用完的欄目劃掉封 死，分類編寫連續(xù)頁號(hào)，裝訂成 冊，每本帳簿要加具封面及目錄表。在封面上注 明企業(yè)名稱、帳簿名稱、所屬期限、分冊號(hào)和 共計(jì)本數(shù)及其總頁數(shù)、會(huì)計(jì)主管及 經(jīng)管人員簽章，在目錄表上按會(huì)計(jì)科目的順序號(hào)寫明會(huì)計(jì)科 目和起止 頁數(shù)。3、有關(guān)的輔助帳、登記簿也應(yīng)按規(guī)定整理裝訂、編制清單、統(tǒng)一歸檔。第六條 會(huì)計(jì)報(bào)表：會(huì)計(jì)報(bào)表按年立卷，年度報(bào)表與季度、月份報(bào)表要分 別組

6、卷。全資 子公司、控股公司、股份有限公司或一、二級(jí)市場部等上報(bào)的各種 會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)分別裝訂或合訂 成卷。各種報(bào)表裝訂時(shí)都應(yīng)加上封面，注明年、季、 月，蓋好有關(guān)人員名章。在目錄表內(nèi)要逐 項(xiàng)寫清報(bào)表名稱、起訖頁數(shù)。會(huì)計(jì)報(bào)表 說明應(yīng)與會(huì)計(jì)報(bào)表一起組卷歸檔保管。第七條 其他會(huì)計(jì)核算材料。對其他如有保存與參考價(jià)值的會(huì)計(jì)資料如： 財(cái)產(chǎn)物資產(chǎn)權(quán) 及使用權(quán)文件、抵押、質(zhì)押、擔(dān)保、保函、借款、長期投資立項(xiàng)及 審批文件、各種內(nèi)外部財(cái)務(wù) 會(huì)計(jì)及審計(jì)規(guī)章制度、財(cái)務(wù)系統(tǒng)發(fā)文等分別種類、 按 年整理，加具封面，按要求填寫 卷內(nèi)資 料目錄、統(tǒng)一編號(hào)、歸檔保管。財(cái)務(wù)人 員工作調(diào)動(dòng)或崗位變動(dòng)時(shí)，其工作交接清單按單編號(hào)裝 訂、歸檔

7、。第三章 會(huì)計(jì)檔案的保管第八條 會(huì)計(jì)檔案按期歸檔時(shí)，由經(jīng)辦人將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料填寫歸檔清 單一式兩份， 一份由經(jīng)辦人存查， 一份隨案卷交財(cái)會(huì)檔案保管員審查點(diǎn)數(shù)無誤后要求填列會(huì)計(jì)檔案保管登記簿，進(jìn)行歸檔保管第九條 財(cái)務(wù)部應(yīng)在通風(fēng)并保持一定溫度、干濕度的地方設(shè)置獨(dú)立的檔案 室。檔案室內(nèi) 存放檔案的箱柜應(yīng)是鐵柜。 要對各類檔案定期進(jìn)行檢查， 做到不散、 不亂、不丟、不壞，發(fā) 現(xiàn)問題要及時(shí)匯報(bào)、認(rèn)真處理。檔案室內(nèi)要配備必要的防 盜、防火設(shè)備。第十條 為便于了解會(huì)計(jì)檔案的存放及查閱， 要對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)歸類。 歸檔的會(huì) 計(jì)資料登記后， 即應(yīng)固定位置并及時(shí)填寫檔案保管標(biāo)簽， 貼在存放檔案 的箱柜上，做到

8、存放 整齊，系統(tǒng)排列。第十一條 機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原檔案保管 員編制移交清 冊，將全部案卷逐一點(diǎn)交，并由監(jiān)交人、移交人、接交人簽字并蓋 章。第十二條 各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限， 根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類。 定期保管 期限分為 3、5、10、 15、25 年 5 種。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì) 計(jì)年度終了后第一天 算起。具體期限見附表。第十三條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀 意見，經(jīng)部門 經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)， 報(bào)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。 由會(huì)計(jì)檔案 管理人員編制編制銷毀清冊， 銷毀時(shí)應(yīng)有審計(jì)部和財(cái)務(wù)部有關(guān)人員參加， 并在銷 毀單上簽名或

9、蓋章。第十四條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿銷毀：1、由財(cái)務(wù)檔案保管員提出銷毀意見，由財(cái)務(wù)部同公司審計(jì)部、 檔案部門、 辦公室共同鑒定， 嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊， 并寫出銷毀書面申請報(bào)告， 說明需銷毀的情況 和理由， 并經(jīng)公司總會(huì)計(jì)師及總經(jīng)理審查， 報(bào)董事會(huì)進(jìn)行審批。 對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的記帳憑證及所附的原始憑證， 以及有可能產(chǎn)生或有 負(fù)債的財(cái)務(wù)文件，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由財(cái)務(wù)部檔案室保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。2、在會(huì)計(jì)檔案銷毀書面申請報(bào)告批準(zhǔn)后，根據(jù)“銷毀會(huì)計(jì)檔案審批單”有 會(huì)計(jì)檔案保管員負(fù)責(zé)執(zhí)行。銷毀時(shí)應(yīng)由財(cái)務(wù)部、審計(jì)部及辦公室共同派員進(jìn)行監(jiān)銷。監(jiān)銷員在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前， 應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行

10、清點(diǎn)核對。 銷毀后，監(jiān)銷員要在“銷 毀清冊”上注明“已銷毀” 字樣和銷毀日期并在“銷毀清冊”和“銷毀審批單”上蓋章 , 一并歸入會(huì)計(jì)檔案備案，并將銷 毀情況書面報(bào)公司財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)。第四章會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱第十五條 本單位財(cái)務(wù)人員、分店（分公司）、子公司、控股公司等部門財(cái)務(wù)人員（應(yīng)持該部門領(lǐng)導(dǎo)簽字）及外單位人員（應(yīng)持正式介紹信及身份證等）借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需先經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員的同意，方可進(jìn)行。辦理借閱時(shí)，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿上填寫必要的內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿格式如下：會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿序號(hào)檔案名稱借閱數(shù)量及編號(hào)室內(nèi)閱覽室外閱覽借閱單位及借閱人借閱日期歸還日期簽字備注第十六條借閱人員一般不得將檔案的原件

11、攜帶外出，只限室內(nèi)閱覽防檔案被撤頁、換頁、加頁或更改后發(fā)生舞弊。特殊情況必須外借使用時(shí)，須經(jīng)財(cái)務(wù)部書面批準(zhǔn)，填寫會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿，由借閱人簽字或蓋章。 借閱檔案的 必須是財(cái)務(wù)人員（檢察院、法院人員、證管辦、證監(jiān)會(huì)例外）并必須做到妥善保 管，對丟失、泄密者應(yīng)追究責(zé)任；歸還時(shí)， 檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)無誤后注銷登記。第十七條 外單位人員對借閱的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制應(yīng)出具證明及持正式介紹信中提出所要復(fù)制的材料名稱、分?jǐn)?shù)、用途，經(jīng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)簽 字后由本公司有關(guān)財(cái)務(wù)人員復(fù)制交外單位人員后方可進(jìn)行。第七章附則第十八條 本制度由公司董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋。第十九條 本制度自發(fā)布之日起施行。會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱保管期限備注、會(huì)計(jì)憑證1原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年2銀行存款余額調(diào)節(jié)表、收入小票、發(fā)票及收據(jù)存根3年二、會(huì)計(jì)帳簿類3日記帳15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳、25年4明細(xì)帳15年1如巴山屮以115年包括5 :丿匕1八1 7 11少 J古定資產(chǎn)卡片輔助帳簿-45A 1 1二、會(huì)計(jì)報(bào)表類8主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括9月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表5年包括10年度會(huì)計(jì)報(bào)表（決算）、決算永久包括&宀批復(fù)及年度申計(jì)報(bào)告 兀、其他類文字11會(huì)計(jì)移父清冊15年