職業(yè)技術學院行政公文處理實施細則

1、職業(yè)技術學院行政公文處理實施細則第一章 總 則第一條 為使我院行政公文處理工作規(guī)范化、 制度化、 科學 化，根據(jù)中華人民共和國國務院 2000 年 8 月 24 日發(fā)布， 2001 年1月 1日起施行的國家行政機關公文處理辦法 ，結合我院 實際，制定本實施細則。第二條 中山火炬職業(yè)技術學院行政公文（以下簡稱“公 文”），是學院行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和 規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷） 、歸 檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則， 做到及時、準確、安全。第五條

2、 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、 法規(guī)和其他 有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。第六條 各單位負責人應當高度重視公文處理工作， 加強對 本單位公文處理工作的領導和檢查。第七條 學院辦公室是公文處理的管理機構， 主管學院行政 機關的公文處理工作并指導全院行政單位的公文處理工作。第八條 學院內(nèi)各部門應當有專 （兼） 職人員負責公文處理 工作。第二章 公文種類第九條 我院行政公文的種類主要有：（一）決定 適用于對學院重要事項或者重大行動做出安排， 獎懲有關單 位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。（二）通告 適用于公布全院各有關方面應當遵守或者周知的事項。（三）通知 適用于批轉下級單位的公

3、文， 轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關 的公文， 傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的 事項，任免人員。（四）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（五）報告 適用于向上級機關匯報工作， 反映情況，答復上級機關的詢問。（六）請示 適用于向上級機關請求指示、批準。（七）批復 適用于答復下級單位的請示事項。（八）意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。詢問和答復問題， 請求（九）函 適用于不相隸屬單位之間商洽工作，批準和答復審批事項。（十）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第三章 公文格式第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、 緊急程度、 發(fā)文 機關標識、發(fā)文字號

4、、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說 明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機 關和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限， 其中， “絕密、”“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。（二）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急” 、“急件?！保ㄈ┌l(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡 稱；聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。以學院名義印發(fā)的公文，使 用“中山火炬職業(yè)技術學院文件”紅色公文首頁；以學院名義印發(fā) 的一些平行文、 下行文， 視實際情況酌情使用“中山火炬職業(yè)技術 學院”信函式紅色公文首頁。以學院下屬行政單位名義印發(fā)的公 文，均不得使用“XXXX

5、文件”的紅色公文首頁。（四）發(fā)文字號由機關代字、年份、序號組成。聯(lián)合行文， 只標明主辦機關發(fā)文字號。以學院名義印發(fā)的公文，由院長辦公 室負責統(tǒng)一編號。 機關代字一般由發(fā)文機關代字和發(fā)文機關主辦 文件的部門代字組成。 以中山火炬職業(yè)技術學院名義印發(fā)的上行 文，發(fā)文字號為“中火職院20 xxx號以中山火炬職業(yè)技術學院名義印發(fā)的平行、下行文，機關代字應包括“中火職院”和主辦文件部門代字，如院辦起草的文件發(fā)文字號為“中火職院辦20 xxx號”人事處起草的文件為“中火職院人20 xxx號”等；以 中山火炬職業(yè)技術學院名義印發(fā)的信函式公文， 發(fā)文字號為“中火 職院函20 xxx號”以學院下屬行政單位名義印

6、發(fā)公文的發(fā)文 字號，機關代字不得使用“中火職院”四字，如院人事處的發(fā)文字 號為“人事20 xxx號”圖書館的發(fā)文字號為“圖書20 xxx 號”后勤保衛(wèi)處的發(fā)文字號為“后勤20 xxx號”等。（五）請示、報告等上行文應當注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明 公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名 稱加書名號外，一般不用標點符號。（七）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。以學院名義下發(fā)全院的公文，主送機關的統(tǒng) 稱為：院各部、處、室、系（或簡稱為院內(nèi)各單位） 。（八）公文如

7、有附件，應當注明附件順序和名稱。（九）公文除會議紀要外， 應當加蓋印章。 聯(lián)合上報的公文， 由主辦機關加蓋印章； 聯(lián)合下發(fā)的公文， 發(fā)文機關都應當加蓋印章。（十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準， 聯(lián)合行文以最后 簽發(fā)機關負責人簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項） ，應當加括 號標注。十二） 公文應當標注主題詞。 上行文按照上級機關的要求標注主題詞。（十三）抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其 他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）文字從左至右橫寫、橫排。第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則， 參照國家質(zhì)量技 術監(jiān)督局 1999 年 1

8、2 月 27 日修訂并發(fā)布的國家行政機關公文 格式執(zhí)行。第十二條 公文用紙采用國際標準A4型（210mm X297mm ），左側裝訂。 張貼的公文用紙大小， 根據(jù)實際需要確定。第三章 行文規(guī)則第十三條 學院所屬行政單位一般不得越級向學院或上級 部門請示和報告，需向學院或上級部門請示和報告工作的，擬稿 單位應填寫“中山火炬職業(yè)技術學院公文呈批表” ，連同“請示”或“報 告”原件送交院長辦公室辦理，不宜直接送領導個人。第十四條 學院機關各行政處室依據(jù)處室職權可以相互行 文和向學院下屬行政單位的相關業(yè)務部門行文； 除以函的形式商 洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級單位 正式行文。學

9、院機關各行政處室、 各下屬行政單位一般不得對外正式行文。第十五條 屬于學院下屬行政單位職權范圍內(nèi)的事務， 應當 由學院下屬行政單位自行行文或聯(lián)合行文。 聯(lián)合行文應當明確主 辦部門。須經(jīng)學院審批的事項，經(jīng)學院同意也可以由下屬行政單 位行文，文中應當注明經(jīng)學院同意。第十六條 屬于學院主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題， 應當 直接報送學院主管部門處理。第十七條 學院各行政處室、 各下屬行政單位之間對有關問 題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，學院將責令 糾正或撤銷。第十八條 向下級部門或者本系統(tǒng)的重要行文， 應當同時抄 送直接上級部門。第十九條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關， 不

10、要同時多頭報送，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式， 但不得抄送其下級單位?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。第二十條 除上級單位負責人直接交辦的事項外， 不得以單 位名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報。告”第二十一條 受雙重領導的單位向上級機關行文， 應當寫明 主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級部門行文， 必要時應當抄送其另一上級機關。第四章 發(fā)文辦理第二十二條 發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程， 包 括草擬、審核、簽發(fā)、復核、用印、登記、分發(fā)等過程。以中山火炬職業(yè)技術學院名義印發(fā)的公文制作流轉程序主 要包括：主辦單位擬稿、院辦登記審核、學院領導審批簽發(fā)、文 印室排印

11、樣稿、擬稿單位一校、院辦二校、文印室印刷、加蓋印 章、擬稿單位分發(fā)等。第二十三條 草擬公文應當做到：（一）符合國家法律、 法規(guī)及其他有關規(guī)定。 如提出新的政 策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清 楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應當根據(jù)行文的目的、 發(fā)文機關的職權和 與主送機關的行文關系確定。（四）擬制緊急公文， 應體現(xiàn)緊急的原因， 并根據(jù)實際需要 確定緊急程度。 “特急件”應提前一個工作日、“急件”應提前二個工 作日送達院長辦公室。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標 題，后引發(fā)文字號。引用外文

12、應當注明中文含義。日期應當寫明 具體的年、月、日。（六）結構層次序數(shù)，第一層為“一、 ，” 第二層為“（一），”第 三層為“1.”，第四層為“（1）”。（七）應當使用國家法定計量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式， 應當在第一次出現(xiàn)時注明 準確的中文譯名。（九）公文中的數(shù)字， 除成文日期、 部分結構層次序數(shù)和在 詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù) 字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。第二十四條 草擬以中山火炬職業(yè)技術學院名義印發(fā)的公 文，擬稿單位應按要求填寫“中山火炬職業(yè)技術學院發(fā)文稿紙”相 關內(nèi)容， 連同按公文規(guī)

13、范格式打印的文稿和電腦軟盤一并送院長 辦公室，由院長辦公室按程序辦理。第二十五條 擬制公文，對涉及其他單位職權范圍內(nèi)的事 項，主辦單位應當主動與有關單位協(xié)商，取得一致意見后方可行 文；如有分歧，主辦單位的主要負責人應當出面協(xié)調(diào)，仍不能取 得一致時，主辦單位可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與 有關單位會簽后報請上級機關協(xié)調(diào)或裁定。第二十六條 學院各行政處室、 各下屬行政單位擬制的以中 山火炬職業(yè)技術學院名義印發(fā)的公文送院領導簽發(fā)前， 由院長辦 公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥 當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符 合本實施細則和有關規(guī)定等。第二十七

14、條 以本單位名義制發(fā)的上行文、下行文或平行 文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。第二十八條 公文正式印制前， 文秘部門及有關人員應當進 行復核， 重點是： 審批、 簽發(fā)手續(xù)是否完備， 附件材料是否齊全， 格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序復審。第五章 收文辦理第二十九條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽 收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第三十條 收到下級單位上報的需要辦理的公文， 學院辦公 室應當進行審核。審核的重點是：是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否 符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門職權的事項 是否已協(xié)商、會簽；文種

15、使用、公文格式是否規(guī)范。第三十一條 經(jīng)審核， 對符合本實施細則的公文， 送辦公室 負責人批示或者交有關部門辦理， 需要兩個以上部門辦理的應當 明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本實施 細則的公文，經(jīng)辦公室負責人批準后，可以退回呈報單位并說明 理由。第三十二條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理， 不 得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應 當及時予以說明。 對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦 理的，應當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。第三十三條 收到上級機關下發(fā)或交辦的公文以及院外單位發(fā)來的公文， 由學院辦公室提出擬辦意見， 送負責人批示后辦理。第三

16、十四條 公文辦理中遇有涉及其他單位職權的事項， 主 辦單位應當主動與有關單位協(xié)商；如有分歧，主辦單位主要負責 人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致， 可以報請上級機關協(xié)調(diào)或裁定。第三十五條 審批公文時， 對有具體請示事項的， 主批人應 當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意。沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第三十六條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文， 學 院辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催 辦，一般公文定期催辦。第六章 公文歸檔第三十七條 公文辦理完畢后， 應當根據(jù) 中華人民共和國 檔案法和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷） 、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文

17、。第三十八條 歸檔范圍內(nèi)的公文根據(jù)其相互聯(lián)系、 特征和保 存價值等整理（立卷） ，要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反 映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。第三十九條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立 卷）、歸檔，其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。第四十條 本單位負責人兼任其他職務， 在履行所兼職務職 責過程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷） 、歸檔。第四十一條 歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限， 按照有 關規(guī)定定期向學院檔案館移交。第四十二條 擬制、 修改和簽批公文， 書寫及所用紙張和字 跡材料必須符合存檔要求。第七章 公文管理第四十三條 公文由文秘部門或專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第四十四條 全院各行政單位應當建立健全本單位公文處理的有關制度。第四十五條 公開發(fā)布行政公文，必須經(jīng)發(fā)文機關批準。第四十六條 公文復印件作為正式公文使用時， 應當加蓋復 印機關證明章。第四十七條 公文被撤銷， 視作自始不產(chǎn)生效力； 公文被廢 止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四十八條 不具備歸檔和存查價值的公文， 經(jīng)過鑒別并經(jīng) 辦公室負責人批準，可以銷毀。公文的保密按有關規(guī)定辦理。第四十九條 部門合并時， 全部公文應當隨之合并管理。 部 門撤銷時，需要歸檔的公文整