公司經(jīng)營合同管理細(xì)則(doc16頁)

1、jIHodcc k實(shí)監(jiān)理受控號(hào)：JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定文件編號(hào)：JTS-QHSE-03-G023版次/修改狀態(tài)：B/01編制：紀(jì)寶來審核：王煥軍批準(zhǔn)：仇俊岳2008-05-10 實(shí)施2008-04-20 發(fā)布天津天實(shí)工程建設(shè)監(jiān)理公司天津天實(shí)工程建設(shè)監(jiān)理公司編號(hào)：JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 1頁共 8頁1目的22適用范圍23職責(zé)24投標(biāo)管理35合同簽訂56合同過程管理67合同文檔管理78相關(guān)表格8天津天實(shí)工程建設(shè)監(jiān)理公司編號(hào)：JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 2頁共 8

2、頁1目的為規(guī)范公司合同的管理，保證合同的依法簽訂、履行、變更和解除，最終保障經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制訂本規(guī)定。2適用范圍本規(guī)定適用于本公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與法人、自然人或其他經(jīng)濟(jì)組織之間發(fā)生的所 有書面合同的全過程的管理。3職責(zé)市場部是公司合同管理和控制的主責(zé)部門，項(xiàng)目部是合同履行的主責(zé)部門。3.1 市場部市場部作為公司合同管理的歸口部門，主要職責(zé)如下：3.1.1市場部設(shè)專職合同管理人員，在公司主管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下具體負(fù)責(zé) 經(jīng)營合同管理；3.1.2負(fù)責(zé)組織公司的投標(biāo)工作；3.1.3負(fù)責(zé)合同的起草、談判和簽訂；3.1.4對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤管理，負(fù)責(zé)合同保函開具、

3、要款、索賠、尾款催要， 并定期向總經(jīng)理匯報(bào)；3.1.5建立合同管理臺(tái)帳，對合同文件進(jìn)行日常管理。3.2 項(xiàng)目部項(xiàng)目部除按照合同進(jìn)行履行外，還要完成部分合同管理工作，主要職責(zé)如下：3.2.1在投標(biāo)階段，協(xié)助市場部完成資格預(yù)審、投標(biāo)文件的編制等工作；3.2.2協(xié)助市場部完成合同談判和簽訂；3.2.3項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要熟悉合同條款并就項(xiàng)目部的主要職責(zé)向項(xiàng)目部員工宣講；3.2.4在合同履行過程中，要注重自身行為履約、提醒公司不違約，當(dāng)發(fā)現(xiàn)顧客有違 約行為時(shí)，要及時(shí)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)溝通并及時(shí)進(jìn)行索賠；天津天實(shí)工程建設(shè)監(jiān)理公司編號(hào)：JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 3

4、頁共 8頁325協(xié)助市場部完成合同變更、要款、結(jié)算等工作。3.3其他職能部門3.3.1技術(shù)部協(xié)助市場部完成資格預(yù)審、投標(biāo)文件的編制工作；3.3.2行政部協(xié)助市場部完成資格預(yù)審、投標(biāo)文件的編制和出版，協(xié)助完成各類保函 的開據(jù)、催款等。4投標(biāo)管理4.1資格預(yù)審招標(biāo)人在發(fā)出招標(biāo)邀請之前，會(huì)對潛在的投標(biāo)人進(jìn)行資格預(yù)審，公司收到資格預(yù)審文 件后，合同管理人員應(yīng)及時(shí)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理閱批，對同意參加的資格預(yù)審進(jìn)行回 復(fù)，回復(fù)應(yīng)完全按照資格預(yù)審文件的要求進(jìn)行編制，資格預(yù)審文件必須經(jīng)過公司主管領(lǐng)導(dǎo) 審核、批準(zhǔn)后發(fā)出。4.2招標(biāo)邀請管理4.2.1接到招標(biāo)邀請函后，合同管理人員立即認(rèn)真填寫投標(biāo)邀請?jiān)u審表中的“

5、評 審內(nèi)容”并通過網(wǎng)絡(luò)或其它渠道查找出有關(guān)建設(shè)方、招標(biāo)方及項(xiàng)目相關(guān)的材料后，作為 評審的參考內(nèi)容附后，通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加投標(biāo)邀請?jiān)u審。4.2.2按照會(huì)議精神，填寫投標(biāo)邀請?jiān)u審表中“評審意見及結(jié)果”，在招標(biāo)邀請 規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行回函：(1) 參加投標(biāo)：參照招標(biāo)邀請中的回函方式完成“投標(biāo)邀請回復(fù)函”，表示愿意參加 投標(biāo)活動(dòng)，并跟蹤確認(rèn)邀請單位已經(jīng)收到回復(fù)；(2) 放棄投標(biāo)：在“投標(biāo)邀請回復(fù)函”中說明放棄事由。4.2.3購買標(biāo)書：認(rèn)真閱讀招標(biāo)邀請函，按照規(guī)定獲取條件(時(shí)間、地點(diǎn)、相關(guān)證明 材料、付款方式等)進(jìn)行購買。4.3 投標(biāo)管理4.3.1招標(biāo)文件評審：購買招標(biāo)文件后，合同管理人員應(yīng)復(fù)印多份文件發(fā)給相

6、關(guān)領(lǐng)導(dǎo)， 并認(rèn)真研讀招標(biāo)文件，填寫標(biāo)書評審表中的“評審內(nèi)容”部分，組織召開標(biāo)書評審會(huì)天津天實(shí)工程建設(shè)監(jiān)理公司編號(hào)：JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 4頁共 8頁議432根據(jù)會(huì)議精神，填寫標(biāo)書評審表中的“評審意見及結(jié)論”，按照招標(biāo)文件 的要求，回復(fù)參加意向，注意回復(fù)的時(shí)效性，一般為24小時(shí)或48小時(shí)。433投標(biāo)保證金的交付：在招標(biāo)文件規(guī)定的有效時(shí)間內(nèi)，按照規(guī)定的交付方式進(jìn)行 投標(biāo)保證金的交付。4.3.4招標(biāo)文件的澄清：認(rèn)真閱讀招標(biāo)文件，將需要澄清的問題匯總，按照招標(biāo)人要求的時(shí)間提出澄清問題，以便更好的理解、響應(yīng)招標(biāo)文件，注意澄清的時(shí)效性。4.3.5踏

7、勘：認(rèn)真閱讀招標(biāo)文件了解踏勘時(shí)間，確定是否需要參加踏勘。4.3.6制定編制計(jì)劃：做好進(jìn)度計(jì)劃與人員分工，必須經(jīng)過校對、審核；4.3.7招標(biāo)文件的編寫(1) 認(rèn)真、細(xì)致閱讀招標(biāo)文件、澄清文件，嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的內(nèi)容、先后順序要求創(chuàng)建目錄、編寫投標(biāo)文件；(2) 需要提前開具資信證明、投標(biāo)保函(銀行需要時(shí)間)；(3) 盡早確定項(xiàng)目投入人員，根據(jù)招標(biāo)文件的要求派出合格的人員；(4) 全面理解商務(wù)報(bào)價(jià)方式，報(bào)出合理的、具有競爭力的價(jià)格；(5) 嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的要求進(jìn)行排版，包括字體、字體大小、頁邊距、尺寸、裝訂方式、打印份數(shù)、正副本份數(shù)以及簽字、蓋章方式等；(6) 包裝、密圭寸方式；(7) 遞交的時(shí)間

8、、地點(diǎn)。4.3.8按照招標(biāo)文件的要求，委托授權(quán)人簽字和進(jìn)行投標(biāo)。4.4 開標(biāo)4.4.1公司派專人在規(guī)定的時(shí)間抵達(dá)指定地點(diǎn)參加開標(biāo)會(huì)議；4.4.2代表公司參加開標(biāo)會(huì)的委托代表人需要出示身份證、授權(quán)書；4.4.3確定投標(biāo)保證金是否已經(jīng)在開標(biāo)前交付；4.4.4根據(jù)招標(biāo)文件的要求，確定需要攜帶的證明文件：如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、 人 員各類執(zhí)業(yè)資格、合同和監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊等證明資料的原件；4.4.5必要的唱標(biāo)資料;天津天實(shí)工程建設(shè)監(jiān)理公司編號(hào)：JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 5頁共 8頁446表態(tài)發(fā)言準(zhǔn)備；447在開標(biāo)過程中，詳細(xì)記錄相關(guān)標(biāo)段和單位的報(bào)價(jià)。

9、4.5 中標(biāo)4.5.1中標(biāo)：(1) 接到中標(biāo)通知書后，填寫文件閱批表，由公司領(lǐng)導(dǎo)閱批；(2) 按照中標(biāo)通知書的要求，做好合同簽訂、現(xiàn)場進(jìn)駐的準(zhǔn)備工作；(3) 經(jīng)掃描后電子版與紙板中標(biāo)通知書存檔。4.5.2未中標(biāo)：(1) 接到未中標(biāo)通知書后，填寫文件閱批表，由公司領(lǐng)導(dǎo)閱批；(2) 組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加分析會(huì)議，按照會(huì)議內(nèi)容填寫未中標(biāo)評審表，對本次丟標(biāo) 進(jìn)行分析、總結(jié)；(3) 經(jīng)掃描后電子版與紙板未中標(biāo)通知書存檔；(4) 注意投標(biāo)保證金的退回期限。5合同簽訂5.1合同文本的起草5.1.1招標(biāo)人按照招標(biāo)文件中的合同文本進(jìn)行合同簽訂，中標(biāo)人在編制投標(biāo)文件，已經(jīng)對合同條款進(jìn)行了研究，在投標(biāo)報(bào)價(jià)時(shí)應(yīng)該將風(fēng)險(xiǎn)考

10、慮進(jìn)來；5.1.2招標(biāo)人可能推翻原招標(biāo)文件的合同內(nèi)容或?qū)χ饕贤瑮l款進(jìn)行重大變更，此種情況中標(biāo)人應(yīng)積極與招標(biāo)人進(jìn)行協(xié)商，力爭進(jìn)行合同談判，通過對前后兩個(gè)文本的對比， 向招標(biāo)人明示重大變化給中標(biāo)人帶來的問題和困難，應(yīng)尋求解決辦法；5.1.3招標(biāo)人委托中標(biāo)人提供合同文本，進(jìn)行討論、談判，這種情況對中標(biāo)人比較有 利。5.2 合同談判在招標(biāo)人規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，派出談判代表與招標(biāo)人進(jìn)行合同談判， 參加談判人員應(yīng)要求 招標(biāo)人對整個(gè)談判過程進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并對每次達(dá)成的共識(shí)進(jìn)行簽字確認(rèn)，對于重要分天津天實(shí)工程建設(shè)監(jiān)理公司編號(hào)：JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 6頁共

11、 8頁歧，無法達(dá)成一致的，必須書面向公司總經(jīng)理匯報(bào)。5.3合同簽訂在招標(biāo)人規(guī)定的時(shí)間內(nèi)簽訂雙方認(rèn)可的合同文本。5.4 合同評審合同簽訂后，組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加合同評審會(huì)，按照會(huì)議內(nèi)容填寫合同（中標(biāo)）評審表6合同過程管理6.1 合同的履約管理6.1.1按照合同規(guī)定方式，采用現(xiàn)金、支票或銀行保函形式向顧客提供履約保證金；6.1.2定期進(jìn)行追蹤，了解項(xiàng)目是否發(fā)生違約，履約保函是否被扣除或部分扣除；6.1.3注意履約保函的解凍日期及條件，到期后通知財(cái)務(wù)人員及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。6.2 合同跟蹤管理6.2.1錄入合同條件：認(rèn)真閱讀合同文件，按照合同摘要與管理大全（Excle 版）的內(nèi)容添加本合同的相關(guān)內(nèi)容：合同

12、編號(hào)、合同名稱、合同類型、合同工作內(nèi)容、項(xiàng)目名 稱、合同簽訂日期、合同生效日期、工程開工日期、實(shí)際開工日期、合同中交日期、合同 開車日期、合同總價(jià)、付款條件、累計(jì)收款、履約保證金、質(zhì)量保證金；6.2.2全面了解合同付款方式，定期了解工程進(jìn)度情況，對即將到期的付款項(xiàng)目，提 前通知主管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；6.2.3合同變更：合同在執(zhí)行過程中發(fā)生變更的，應(yīng)及時(shí)簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議，將變更及時(shí)反應(yīng)到合同摘要與管理大全中；6.2.4完善合同管理：根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況和付款情況，完成目錄中的實(shí)際中交 日期、實(shí)際開車日期、尚未結(jié)清監(jiān)理費(fèi)等內(nèi)容；6.2.5合同索賠：在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，協(xié)助項(xiàng)目完成索賠工作，索

13、賠金額計(jì)入到合同 總價(jià)并及時(shí)在合同摘要與管理大全中反應(yīng)，索賠發(fā)生主要有以下幾種情況：天津天實(shí)工程建設(shè)監(jiān)理公司編號(hào)：JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 7頁共 8頁(1) 顧客委托工作范圍以外，通過雙方書面協(xié)議另外增加的工作內(nèi)容，應(yīng)向顧客進(jìn) 行索賠；(2) 由于顧客或承包人原因，使受托人工作受阻礙或延誤，因增加工作量或持續(xù)時(shí) 間而增加的工作，應(yīng)向顧客進(jìn)行索賠；(3) 正常工作和附加工作外，根據(jù)合同規(guī)定受托人必須完成的工作，或非受托人自 己的原因而暫?；蚪K止工作，其善后工作及回復(fù)的工作，應(yīng)向顧客進(jìn)行索賠；626根據(jù)付款情況，通知財(cái)務(wù)人員開據(jù)發(fā)票提交顧客；

14、627款項(xiàng)到帳后，財(cái)務(wù)人員填寫合同收款確認(rèn)表后，交付合同管理人員，管理 人員與公司主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，并將該表返回財(cái)務(wù)人員，合同管理人員保留復(fù)印件備案，完 成確認(rèn)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行合同摘要與管理大全的修訂，；6.2.8對公司合同總額度、年度簽訂合同額度、年收款情況、未到款情況進(jìn)行匯總、 統(tǒng)計(jì)；6.2.9每月初將完成修訂的合同摘要與管理大全報(bào)送公司主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理；6.2.10 項(xiàng)目工程結(jié)束，按合同規(guī)定的條件追蹤工程尾款、質(zhì)量保證金、各項(xiàng)變更 和索賠的按期支付。6.2.11 直至全部款項(xiàng)全部收齊，跟蹤結(jié)束。7合同文檔管理7.1合同文檔的種類7.1.1投標(biāo)過程文件：包括資格預(yù)審、資格預(yù)審回復(fù)、招標(biāo)邀請、邀

15、請回復(fù)、招標(biāo)文件、招標(biāo)澄清往來文件、各種保函、投標(biāo)文件等。按照項(xiàng)目單獨(dú)成冊，其中投標(biāo)文件應(yīng)保存WOR版的光盤2套；7.1.2中標(biāo)通知書：按照中標(biāo)的先后順序單獨(dú)成冊；7.1.3合同文本：按照項(xiàng)目，單獨(dú)成冊。7.2合同文檔的管理7.2.1按照7.1原則成冊，在文件夾的目錄頁上應(yīng)明確標(biāo)識(shí)合同文檔名稱、正副本數(shù)量等信息。天津天實(shí)工程建設(shè)監(jiān)理公司編號(hào)：JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 8頁共 8頁722合同管理人員應(yīng)當(dāng)保持合同文檔的安全、 整潔、不被污損，注意文檔保管室的 防火、防水、防盜等問題。7.3合同文檔的借閱與歸還7.3.1合同文件一般不允許借閱，如因工作需要，需要短時(shí)間借閱時(shí)，必須經(jīng)公司主 管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)（可與經(jīng)辦人簽在同一欄），經(jīng)辦人填寫好文件/資料借閱登記表，由 借閱人簽字確認(rèn)歸還時(shí)間后借出，一般只出借合同的副本。7.3.2公司員工借閱合同文檔應(yīng)注意保持合同文檔的清潔、安全、完整，并且注意保密，不得隨意向外透露有關(guān)合同條款；7.3.3公司員工借閱合同文檔后應(yīng)在約定的歸還時(shí)間前歸還，若需要續(xù)借，需報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并經(jīng)合同管理人員備案登記。7.4 合同管理軟件維護(hù)7.4.1合同管理人員應(yīng)為每個(gè)項(xiàng)目在合同