現(xiàn)代公文寫(xiě)作與處理：公文處理

1、現(xiàn)代公文寫(xiě)作與處理：公文處理來(lái)源現(xiàn)代公文寫(xiě)作與處理：公文處理公文的處理一、公文處理的概念公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。二、公文處理的作用公文處理具有十分重要的作用。（一）是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)管理職能的前提和基本方式。（二）是國(guó)家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。（三）是機(jī)關(guān)聯(lián)系的紐帶。三、公文處理的任務(wù)行政公文處理的主要任務(wù)有：擬制、傳遞、辦理、管理。（一）行政公文的擬制行政公文的擬制，是任何行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位 處理公務(wù)的必須工作。擬制行政公文，首先，擬制者要認(rèn)真學(xué)習(xí)和深刻領(lǐng)會(huì)黨和國(guó) 家的方針政策。其次，擬制者要熟悉本地區(qū)、本部門(mén)的客觀 實(shí)際情況，將黨和國(guó)家

2、的方針政策與本地區(qū)、本部門(mén)的實(shí)際 結(jié)合起來(lái)。再次，擬制者要熟練地掌握公文寫(xiě)作的基本知識(shí)（二）行政公文的傳遞行政公文的傳遞，是行政公文處理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。因?yàn)?任何公文只有通過(guò)傳遞這一環(huán)節(jié)，才能送達(dá)受文機(jī)關(guān)，發(fā)揮 公文的效用。傳遞公文的要求，一要準(zhǔn)確，二要快速，三要保密。傳遞公文的方法，一般采用外郵、內(nèi)傳和電傳三種。（三）行政公文的辦理公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、 登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀 等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、 用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。（四）行政公文的管理1. 分發(fā)與閱讀。分發(fā)的公文，要經(jīng)過(guò)

3、嚴(yán)格的登記手續(xù)，一般只發(fā)組織，不發(fā) 個(gè)人。要注意時(shí)限與密級(jí)。時(shí)限性強(qiáng)的公文，要及時(shí)分送； 密級(jí)高的公文，要控制發(fā)送機(jī)關(guān)，并編號(hào)備查。公文的閱讀有一定的范圍。要按有關(guān)規(guī)定辦事。不得自行擴(kuò) 大閱讀和傳達(dá)范圍。對(duì)傳閱的公文要隨時(shí)了解公文去向，加 強(qiáng)催閱、清退制度。2. 翻印與復(fù)制。行政機(jī)關(guān)的文件，未經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)或授權(quán)，不得自行翻 印與復(fù)制。經(jīng)批準(zhǔn)翻印或復(fù)制時(shí)，要注明翻印或復(fù)制機(jī)關(guān)的 名稱(chēng)、翻印或復(fù)制的時(shí)間及份數(shù)，并向原發(fā)文機(jī)關(guān)備案。秘 密文件的復(fù)制，須按規(guī)定履行批準(zhǔn)手續(xù)，并建立嚴(yán)格的登記 管理制度。復(fù)制的文件要有復(fù)制機(jī)關(guān)的標(biāo)記，并按原本文件樣子和要求管理。3. 利用與保管。加強(qiáng)公文的管理，其根本

4、目的是為了利用，充分發(fā)揮公文的 效用。而公文的利用，又對(duì)公文保管工作提出了更高的要求。文秘人員要對(duì)本機(jī)關(guān)現(xiàn)有公文、存檔公文、余存和準(zhǔn)備銷(xiāo)毀的公文，分門(mén)別類(lèi)地妥加保管， 不斷健全保管制度。機(jī)關(guān)撤、 并，干部和文秘人員調(diào)動(dòng)時(shí)，有關(guān)公文都應(yīng)按規(guī)定保管和移 交。4. 清退和銷(xiāo)毀。行政機(jī)關(guān)文秘部門(mén)，都應(yīng)定期對(duì)收進(jìn)和發(fā)出的公文列出清單 進(jìn)行清理和清退，并將清理和清退情況向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告。應(yīng) 清退的文件，要按規(guī)定和有關(guān)手續(xù)清退，不得自行處理。凡 是不需要立卷和超過(guò)保管期限的文件，要定期銷(xiāo)毀，不得散 失。銷(xiāo)毀秘密文件，必須履行登記手續(xù)，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批 準(zhǔn)，并由二人以上監(jiān)銷(xiāo)。四、公文處理的原則（一）執(zhí)行政策（二

5、）實(shí)事求是（三）集中統(tǒng)一（四）優(yōu)質(zhì)精簡(jiǎn)五、公文處理的管理機(jī)構(gòu)辦法第七條規(guī)定：“各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān) 的公文處理工作?！惫牡陌l(fā)問(wèn)辦理程序（略）公文的收文辦理程序收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。一、簽收簽收是公文發(fā)送方與接收方的交接手續(xù)。公文發(fā)送一般以信件形式套封送達(dá)。送出文件時(shí)，應(yīng)在公文送達(dá)簿上填寫(xiě)以下 項(xiàng)目：發(fā)文單位、送達(dá)日期（月、日，急件需具體到時(shí)、分）、 收件人（單位）、收文號(hào)、件數(shù)、密級(jí)等。收件人應(yīng)在公文送 達(dá)簿上簽收。二、登記收文登記是公文進(jìn)入收文處置過(guò)程的重要環(huán)節(jié)。收到的公文 經(jīng)過(guò)拆圭寸、清

6、點(diǎn)、分類(lèi)后，應(yīng)立即登記在收文登記簿上（用微機(jī)處理的公文也不例外）。登記的內(nèi)容包括：收文日期（月、日，急件需具體到時(shí)分 ）、來(lái)文字號(hào)、收文號(hào)（即順序 號(hào)）、來(lái)文單位、來(lái)文標(biāo)題、份數(shù)、密級(jí)、緊急程度、處置 過(guò)程及結(jié)果等。還要在登記完畢文件首頁(yè)的固定位置（一般在右上方）蓋上本機(jī)關(guān)的收文章。收文章內(nèi)容有：機(jī)關(guān)名稱(chēng)、 收文號(hào)和收文年、月、日三項(xiàng)。一份文件在收文登記簿上和收文章上的收文順序號(hào)、日期要一致，以方便日后查找。來(lái)文字號(hào)的登記，可以全登 （包括機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào) ）， 也可以只登序號(hào)。收文號(hào)為本機(jī)關(guān)收文登記的順序號(hào)，不應(yīng) 有漏號(hào)或重號(hào)。收文號(hào)須同時(shí)登記在文件加蓋的收文章之 內(nèi)。來(lái)文登記注意的事項(xiàng)

7、：一是隨到隨登，應(yīng)于收文當(dāng)日進(jìn)行登 記。二是要準(zhǔn)確無(wú)誤，特別要防止隨意簡(jiǎn)化或省略，特別是 使用計(jì)算機(jī)管理公文，這一點(diǎn)尤為重要。三是幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合 發(fā)的公文，可只登記主要部門(mén)和聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)數(shù)。四是對(duì) 沒(méi)有標(biāo)題的來(lái)文，可根據(jù)公文內(nèi)容自擬標(biāo)題，不應(yīng)只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對(duì)標(biāo)題太長(zhǎng)的，可 做摘要式登記或使用主題詞。機(jī)密以上密級(jí)的公文，應(yīng)注明 密級(jí)，保密期可不注。登記以上內(nèi)容，應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，用語(yǔ)簡(jiǎn)明扼要。三、審核審核的重點(diǎn)有以下幾點(diǎn)：一是先審核來(lái)文是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦 理，對(duì)不應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理的公文要選出，待下一步做退辦件 處理。二是審核來(lái)文是否符合行文規(guī)則，如發(fā)現(xiàn)有越級(jí)請(qǐng)示、 一文多

8、事、報(bào)告中夾帶請(qǐng)示內(nèi)容的，視為違背規(guī)則之處，要 予指出。三是審核來(lái)文是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān) 規(guī)定，這項(xiàng)工作是審核中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，應(yīng)十分謹(jǐn)慎。四是 涉及其他部門(mén)和地區(qū)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)了協(xié)商和會(huì)簽。五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。審核重點(diǎn)一般是“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”文種方面；格式上注意“簽發(fā)人”、“附注”等是否標(biāo) 注齊全。四、公文摘編摘編是對(duì)重要公文在辦理前做的加工處理，目的是為節(jié)省辦 理公文的時(shí)間提供便利條件。文摘是公文內(nèi)容的摘要， 它對(duì)篇幅較長(zhǎng)、內(nèi)容較復(fù)雜的公文， 做了簡(jiǎn)單而精確的再表達(dá)。文摘應(yīng)該準(zhǔn)確地反映出原文的精 神，不遺漏重要內(nèi)容，不能做補(bǔ)充解釋或評(píng)論，力求簡(jiǎn)要而 明確，要使讀者不需

9、看原文就能知道公文的重點(diǎn)內(nèi)容與概 貌。提要是公文的內(nèi)容提要，對(duì)公文內(nèi)容有簡(jiǎn)要介紹和評(píng)價(jià)，作 用是向讀者概要提示公文內(nèi)容。編寫(xiě)提要時(shí)對(duì)內(nèi)容做出的分 析和評(píng)價(jià)，要言之有據(jù)，客觀而準(zhǔn)確，篇幅簡(jiǎn)短。綜述是針對(duì)某一問(wèn)題，對(duì)一段時(shí)間內(nèi)收到的有關(guān)公文進(jìn)行全 面系統(tǒng)的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需 要評(píng)論和提建議，只是客觀地綜合敘述各份公文中涉及的情 況和問(wèn)題即可。數(shù)據(jù)資料匯集是根據(jù)一定的需要和題目，對(duì)分散在多份公文 中的有關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料加以匯編集合而成的系統(tǒng)材料。它的 內(nèi)容可以是針對(duì)某一地區(qū)、系統(tǒng)、機(jī)關(guān)單位的全面情況，也 可以是集中反映一個(gè)方面或一個(gè)具體問(wèn)題。其形式有文章式的、報(bào)表式的等多種。

10、文摘、提要可以附在公文上供有關(guān)人員閱處，還可刊登在公文信、來(lái)文摘報(bào)、今日來(lái)文摘要等刊物上。綜述、數(shù) 據(jù)資料匯集一般是單獨(dú)成文，也可刊登在信息快報(bào)、大事紀(jì)要等刊物上。五、擬辦擬辦是公文的處理人員在對(duì)公文認(rèn)真閱讀和分析之后，提出 自己的見(jiàn)解和建設(shè)性意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)人審核決策。（一）摘寫(xiě)“內(nèi)容提要”。對(duì)篇幅長(zhǎng)、內(nèi)容較復(fù)雜的公文， 要用準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練的文字表達(dá)出來(lái)，為領(lǐng)導(dǎo)閱文提供便利。做 好此點(diǎn)，首先要細(xì)讀全文，然后把核心內(nèi)容提煉出來(lái)加以“壓縮”，做到“言簡(jiǎn)意賅”。（二）提出具體的處理意見(jiàn)，也稱(chēng)辦文預(yù)案。這是秘書(shū)人員 在辦文中根據(jù)文件內(nèi)容和要求，預(yù)先為領(lǐng)導(dǎo)提出的辦理意見(jiàn) 或設(shè)想的方案，并附上有關(guān)的背景材料，供

11、領(lǐng)導(dǎo)人審批時(shí)選 擇、參考，如果所提的方案有兩個(gè)或兩個(gè)以上時(shí)，應(yīng)將傾向 性意見(jiàn)放在最前面。如果對(duì)公文中的問(wèn)題處理認(rèn)為有把握 時(shí)，可以草擬出復(fù)文文稿一并供領(lǐng)導(dǎo)審核等。（三）傳閱。傳閱是公文擬辦的一部分。在多種傳閱活動(dòng)中 若想取得好的效果，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是科學(xué)合理地安排 傳閱路線。二是適當(dāng)分流。一份公文的閱讀者有既閱又辦的， 也有只閱不需要辦的。三是創(chuàng)新傳閱方式。如開(kāi)辟閱文室； 設(shè)置內(nèi)部閱文欄窗；利用有關(guān)會(huì)議集中傳達(dá)文件；四是要有 一套嚴(yán)格而又簡(jiǎn)便的傳閱登記管理制度，既使閱文者便于閱 讀，又能?chē)?yán)格管理。六、批辦批辦就是將公文批交承辦部門(mén)辦理。對(duì)上級(jí)來(lái)文需要遵照辦理和長(zhǎng)期執(zhí)行的，要明確主辦部門(mén)，

12、轉(zhuǎn)請(qǐng)辦理。批辦意見(jiàn)要明確，不能只閱不批。請(qǐng)承辦部門(mén)如 何辦理，是研究提出意見(jiàn)還是遵照?qǐng)?zhí)行，或是綜合協(xié)調(diào)；是 正常辦還是限時(shí)急辦， 都應(yīng)該有明確的意見(jiàn)，不能模棱兩可 涉及兩個(gè)以上部門(mén)共同承辦的，要確定主辦部門(mén)，這是為了 明確承辦中的責(zé)任。應(yīng)該注意的是，在公文送批時(shí)，文秘人員要嚴(yán)格按照程序辦 理，那就是先將公文送分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后才能送主要領(lǐng)導(dǎo) 者閱批。如果把送批程序弄顛倒了，會(huì)帶來(lái)很多麻煩，甚至 影響到工作。七、承辦公文批辦后到達(dá)承辦部門(mén)，即進(jìn)入了承辦過(guò)程。承辦部門(mén)收 到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)處理，不得延誤或推諉。緊急公文應(yīng) 按時(shí)限要求辦理，確有困難的，要及時(shí)說(shuō)明情況。對(duì)不屬本 單位或不宜本單位辦理

13、的，要及時(shí)退回交辦部門(mén)并說(shuō)明理 由。八、催辦 催辦的方式有以下幾種：一是電話催辦。也是最為常用的一 種方式，用電話詢(xún)問(wèn)公文辦理的情況方便快捷，可以反復(fù)使 用多次，有利于隨時(shí)掌握新情況、 新進(jìn)展。二是發(fā)催辦函（單、 件），此時(shí)需要對(duì)方按要求填寫(xiě)催辦內(nèi)容，這樣便于催辦方 掌握日后有可查的資料。三是會(huì)議催辦，召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議催促 和了解承辦方的辦理進(jìn)度及有關(guān)情況。對(duì)牽涉到諸多部門(mén)的 事項(xiàng)，適宜采用會(huì)議催辦的方式。四是上門(mén)催辦，針對(duì)十分 緊迫的重要事項(xiàng)，有關(guān)人員到承辦事項(xiàng)所在地現(xiàn)場(chǎng)催辦，這 種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時(shí)不宜過(guò)多 使用上門(mén)催辦方式。九、查辦查辦是公文處理的管理機(jī)關(guān)或其他專(zhuān)門(mén)組

14、織對(duì)一些重要公 文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。查辦與催辦都帶有 監(jiān)督性質(zhì)，但又有明顯區(qū)別：催辦是對(duì)承辦公文過(guò)程的監(jiān)督 控制，重點(diǎn)在于使公文“按時(shí)”完畢；查辦不僅監(jiān)控公文的 承辦過(guò)程，重點(diǎn)要管公文產(chǎn)生實(shí)效的全部過(guò)程，按時(shí)、按質(zhì)、按量地將有關(guān)事務(wù)辦畢。催辦是以一份公文展開(kāi)活動(dòng)；查辦 則是以一類(lèi)事情展開(kāi)活動(dòng)。在若干份公文都反映同一類(lèi)事情 的情況下，查辦往往針對(duì)這類(lèi)情況展開(kāi)活動(dòng)。十、注辦由公文的承辦人在承辦公文的過(guò)程中，將承辦活動(dòng)中的情況 記錄在文件處理單上，其主要內(nèi)容有：是否辦復(fù)，復(fù)文 號(hào)和日期，召開(kāi)會(huì)議的名稱(chēng)和與會(huì)人員，決議和結(jié)果，電話 聯(lián)系時(shí)受話人姓名和通話內(nèi)容，現(xiàn)場(chǎng)辦公的人員、解決問(wèn)題 的方法和結(jié)果，主要閱卷人、簽注日期等。辦畢公文的處置一、清退清退即經(jīng)過(guò)清理將有關(guān)辦畢的收文按期退歸原發(fā)文機(jī)關(guān)或 由其指定的有關(guān)單位。需要清退的公文包括：絕密公文、有 重大錯(cuò)漏的公文，被明令撤消的公文，僅供征求意見(jiàn)或?qū)忛?的公文，一些未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的講話稿，其他發(fā)文機(jī)關(guān)指 定需要清退的公文。清退公文的辦法，或按規(guī)定成批定期進(jìn) 行，或隨時(shí)清退。但不論以何種方式清退，都應(yīng)該辦理一定 的手續(xù)。對(duì)要清退的