各項管理規(guī)章制度及檔案管理情況

1、第九章 各項管理規(guī)章制度及檔案管理情況提要：建立切合實際、可操作性強的檔案管理制度。 檔案建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化，以全國物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn)為藍(lán)本，融匯各規(guī)章制度的精 華，實行“雙檔”管理（電腦檔案、文本檔案）?，F(xiàn)代企業(yè)管理重視企業(yè)理念和企業(yè)文化的建設(shè)， 但更需要科學(xué)化、 規(guī)范化的管理制度和檔案管 理系統(tǒng)作支持。 完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運作的必要條件； 科學(xué)化、 規(guī)范化的檔案 管理，能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。 完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、 規(guī)范 化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ)， 能有效地為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、 維修以 及各項物業(yè)管理服務(wù)工作提

2、供引導(dǎo)和服務(wù)。 龍城物業(yè)在管理制度和檔案管理建設(shè)方面積累了豐富的 經(jīng)驗，我們將以已有的規(guī)章制度和 ISO9001 質(zhì)量管理體系為基礎(chǔ)， 根據(jù)全國物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn) 和國家、 省、市有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)以及我公司多年物業(yè)管理的成功經(jīng)驗， 提煉形成貴州廣播電視大 學(xué)物業(yè)管理規(guī)章制度體系和檔案管理規(guī)范。一、檔案資料的建立 貴州廣播電視大學(xué)物業(yè)管理檔案的建立與管理主要是圍繞執(zhí)行規(guī)章制度而進行的。 嚴(yán)格執(zhí)行規(guī) 章制度，就需要通過檔案管理手段對相關(guān)記錄進行規(guī)范、整理、歸檔。做到每一項管理工作都有計 劃、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄，并配備檔案管理人員，對所有檔案資料進行嚴(yán)格的、科學(xué)的、 系統(tǒng)的管理，為整個管理工作

3、的分析、改進、預(yù)防和提高提供可靠的依據(jù)。（一）建立物業(yè)管理檔案資料的重要性1 物業(yè)管理檔案是所做工作的見證。 推行整合型管理體系， 對所開展的每一項工作進行記錄， 作為分析前期工作成效、改進后期工作的依據(jù)。2有利于規(guī)范管理，理順管理關(guān)系。物業(yè)管理的對象是物業(yè)，包括房屋主體建筑、配套公共 設(shè)施、機電設(shè)備、環(huán)境衛(wèi)生、社區(qū)服務(wù)等，服務(wù)對象是物業(yè)使用人，服務(wù)范圍廣泛，管理對象多而 復(fù)雜，監(jiān)督困難。建立一套完善、規(guī)范的物業(yè)管理檔案，既便于有條不紊地開展工作，又方便客戶 對管理工作進行監(jiān)督， 使我們的服務(wù)始終能滿足客戶的要求。 這樣，就不僅僅要求我們開展實實在 在的工作，而且要求我們能想客戶之所想，客戶未

4、想到的我們也已想到，客戶想到的我們已做好， 真正做到“超前”服務(wù)。在實際工作開展過程中或之后必須做好記錄，并及時對客戶進行回訪，根 據(jù)客戶反饋的意見不斷完善我們的服務(wù)工作。做到管理規(guī)范化，決策科學(xué)化， 工作程序化，最終達 到客戶滿意。3有利于收集有關(guān)法律、法規(guī)，及時引進管理的新方法、新理念，做好來往文件、信息、意 見的記錄、歸檔和處理工作。使我們的工作做到有法可依、有法必依，并不斷改進和提高，始終保 持管理的科學(xué)性、規(guī)范性和高效率。綜前所述，檔案資料管理工作作為物業(yè)管理的軟件部分，與硬件的管理同等重要，缺一不可， 兩方面的工作必需齊頭并進才能達到規(guī)范化管理的要求。（二）物業(yè)管理檔案資料的建立1

5、 我公司在建立完善檔案資料過程中，為使其更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效，已成功導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理體系， 結(jié)合貴州廣播電視大學(xué)的具體情況， 根據(jù)公司的檔案員崗位責(zé)任制度、 檔案管理規(guī) 定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制等程序，使物業(yè)管理檔案的建立有章可循，有據(jù)可查。2在具體執(zhí)行過程中，我公司采用三個層次的檔案資料管理模式。因為整合型管理體系并不 是包羅萬象的，許多規(guī)章制度的建立與實施在管理體系的控制之外（如財務(wù)管理等）。另外，須接 受行業(yè)主管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督， 并執(zhí)行相關(guān)法律規(guī)范， 結(jié)合這一特點， 管理處檔案管理的三個層次 如下：（1）以建設(shè)部頒發(fā)的全國物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn)建立管理檔案框架，整個公司的檔案

6、資料架 構(gòu)都采用統(tǒng)一格式，此為檔案管理的第一層次；（2 ）結(jié)合貴州廣播電視大學(xué)的實際情況，對公司 ISO9001 質(zhì)量管理體系文件及公司行政、 公共事務(wù)、 公眾管理制度進行適應(yīng)性修改， 并融入到架構(gòu)中形成貴州廣播電視大學(xué)檔案資料的第二 層次；（3）在物業(yè)管理實際運作中，以執(zhí)行整合型管理體系文件及相關(guān)規(guī)章制度形成的各種現(xiàn)場、 實際記錄為內(nèi)容，補充到管理檔案架構(gòu)中，形成檔案資料管理第三層次。公司質(zhì)量管理部根據(jù)這三個層次建立出一套檔案資料范本 （包括目錄和具體內(nèi)容樣本） ，然后 由各部門依此范本完善本部門整個管理檔案體系。3按資料載體的類型采用恰當(dāng)且安全的保存方式。貴州廣播電視大學(xué)物業(yè)管理資料的涉及

7、面 既多且廣，因此， 許多原始文件資料必須以分類別、 分層次并以保密方式保存，對經(jīng)常使用的日常 管理檔案采用定期歸檔方式保存，嚴(yán)格按檔案管理相關(guān)制度進行。4所有資料實行“雙檔”（電腦檔案、文本檔案）管理。（三）檔案資收集編號登輸入電整理分A料的建立流程 竣工驗收資料，接管驗收資料，維修、改造資料，日常巡視維護記錄、運行記錄，投訴與回訪記錄，各種活動記錄及客戶有關(guān)檔案資 料。依據(jù)建設(shè)部頒布的全國物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn)建立檔案管理資料。保存資料，按分類順序編號、登記造冊，形成文件目錄，為方便管理工作，除部分保密文件、永久 性文件外，檔案實行開架管理。入柜按規(guī)定設(shè)置子目錄進行分類文件整理，定期輸入資料并維

8、護。根據(jù)管理條例分類保存：A 定期性管理檔案；B保 密、永久性管理檔案。利用檔案出室必須由具備資格的人員登記后方可借閱，按借閱時限，及時回收檔案復(fù)位,對各個環(huán)節(jié)進行記錄。查復(fù)信信印息息根據(jù)公司行政管理制度中的相關(guān)檔案制度、管理體系信公處中的相關(guān)文件規(guī)定進行利用。息布理檢查定期、不定期的對檔案管理工作進行檢查、監(jiān)督。檔案資料建立流程圖閱 信 息（四）檔案資料分類貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表（若我公司獲得管理權(quán)，屆時將根據(jù)實際情況進行調(diào)整）類別資料內(nèi)容基礎(chǔ) 管 理前期移交資料工程建筑產(chǎn)權(quán)資料： A 項目批準(zhǔn)文件； B 用地批準(zhǔn)文件； C.規(guī)劃許可證； D .施工許可證； E 拆遷資料。工程建筑技

9、術(shù)資料：A .竣工圖包括總平面、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、附屬工程有隱蔽管線的全套圖紙；B. 地質(zhì)勘察報告；C. 工程合同及開、竣工報告；D .工程預(yù)決算；E. 圖紙會審記錄；F. 工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單位（包括質(zhì) 量事故處理記錄）；G. 隱蔽工程驗收簽證；H .沉降觀測記錄；1.竣工驗收證明書；J規(guī)劃綜合驗收證書；K.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書；L. 新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書；M .水、電、通、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合 格證書；N .砂漿、混凝土試塊試壓報告；0.供水、官道煤氣的試壓報告。接管驗收資料A .固定資產(chǎn)交接證明；B. 物業(yè)項目驗收交接表；C. 物業(yè)項目驗收記錄；D .

10、物業(yè)項目驗收單項（綜合）報告； E.移交清單。專業(yè)化管理A 公司簡介；B 公司組織機構(gòu)；C.公司營業(yè)執(zhí)照；D .公司稅務(wù)登記；E. 公司資質(zhì)證書；F. 管理處組織機構(gòu)及人員分布圖。管理合同資料A .前期物業(yè)管理協(xié)議； B.物業(yè)管理委托合同。貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表（續(xù)一）類別資料內(nèi)容基礎(chǔ) 管 理基金管理資料A 維修基金的建立、管理、使用相關(guān)管理規(guī)定； B.維修基金使用申請審批表。公眾制度資料A 裝修管理規(guī)定等公眾管理制度；B 房屋使用手冊；C.管理（業(yè)主）公約。業(yè)主管理委員會資料A .籌備成立期間的資料； B.成立后運行資料。管理目標(biāo)及實施方案A .爭創(chuàng)物業(yè)管理“示范大廈”規(guī)劃； B.物

11、業(yè)管理實施方案。培訓(xùn)、考核等 管理規(guī)章制度A .員工培訓(xùn)程序文件；B. 員工聘用和考核程序文件；C. 各崗位職責(zé)；D .公司員工考核制度及評分細(xì)則；E. 管理處工作流程圖；F. 員工培訓(xùn)資料（培訓(xùn)大綱、培訓(xùn)計劃、培訓(xùn) 記錄表、培訓(xùn)效果評估表、培訓(xùn)簽到表、考試試 卷等）。員工資質(zhì)檔案A .管理處員工資質(zhì)情況統(tǒng)計表； B.員工個人檔案。計算機管理資料A .物業(yè)管理系統(tǒng)軟件及使用說明； B.秩序維護監(jiān)控、消防報警等系統(tǒng)簡介。客戶資料及權(quán)屬清冊A .客戶登記表；B. 房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊；C. 設(shè)備臺帳。值班、報修、維修、回訪資料A 管理處值班制度；B 回訪制度；C.客戶投訴處理程序；D 管理處值班

12、記錄表；E 客戶投訴登記表；F 報修、維修服務(wù)工作規(guī)定；G.報修登記表；H 維修登記表；1 服務(wù)工作單；J回訪記錄表；K管理處常用電話聯(lián)系表。貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表（續(xù)三）類別資料內(nèi)容基礎(chǔ) 管 理客戶意見征詢A .客戶意見調(diào)查和分析程序文件；B. 客戶意見調(diào)查方案；C. 客戶意見調(diào)查表；D .客戶意見調(diào)查表發(fā)放、回收情況一覽表；E. 客戶意見調(diào)查表發(fā)放、回收率統(tǒng)計表；F. 客戶意見調(diào)查統(tǒng)計表；G. 客戶意見調(diào)查分析報告；H .意見處理措施及回訪記錄。維修服務(wù)承諾A .服務(wù)承諾；B. 質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計表；C. 質(zhì)量目標(biāo)年度統(tǒng)計表。行政管理A .文件目錄；B. 文件控制單；C. 文件發(fā)放（

13、借閱）登記表； D .員工登記表；E. 用車申請單；F. 會議簽到表；G. 上班簽到表。房 屋 管 理 及 維 修 養(yǎng) 護裝修管理A. 物業(yè)裝修管理程序文件；B. 裝修管理規(guī)定；C. 裝修申請審批表；D .監(jiān)督檢查記錄表；E. 整改通知；F. 裝修人員登記表。房屋維修養(yǎng)護管理A .區(qū)域分布圖；B. 樓層號、單兀號、棟號、房號、導(dǎo)向標(biāo)志；C. 建筑物的管理程序文件；D .建筑物巡視維護規(guī)定；E. 建筑物維修養(yǎng)護服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；F. 樓宇管理規(guī)定；G. 建筑物完損等級評定標(biāo)準(zhǔn)；H .建筑物巡視維護表；1.建筑物年度養(yǎng)護計劃； 丄監(jiān)督檢查記錄表；K.服務(wù)工作單；L. 零星工程驗收評審表；M.房屋完損等

14、級評定表；N .質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計表。別 類容 內(nèi) 料 資共 用 設(shè) 備 管 理類 合 綜；責(zé)維 :#職視文員巡； 序 人 、定程位程現(xiàn)a; 理崗刼r:t各作1 ft記。 漩理操般牯一知 設(shè)管統(tǒng)管檢通 備備系案督改 設(shè)設(shè)各檔監(jiān)整 AB.Q D UJF.供電系統(tǒng)孰理應(yīng)圖程;m。 定；表 規(guī)定；案錄 理規(guī)表昉記 管理請理理 電管申處處 停電電急件 、用用應(yīng)事 電時時電急 限臨臨停緊 AB.Q D 巳機 電 發(fā)O麻統(tǒng)能行鋅 供 日 與書導(dǎo)指. 74 ； 一O 管序電制,;!記;t巡視 鴕程清理方a表M.龜月統(tǒng)巡 系鋁42站呂|;需少乍岸Ga 電系設(shè).管記房LX動目電系 配雷備能班電Ar量配雷 供避設(shè)配

15、節(jié)值配電伽Ml供避 ab.qdujf.gh:丄K.統(tǒng) 控 監(jiān)書導(dǎo)指 ；/T O 、像;視 臨清臨J紂消防系統(tǒng)設(shè)理 防管 消備貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表（續(xù)四）類別資料內(nèi)容共 用 設(shè) 備 管 理消防系統(tǒng)消防設(shè)備管理D 滅火器合格證；E 消防電話一覽表；F 消防通訊工具一覽表；G.值班安排表；H 值班記錄表；1 消防報警系統(tǒng)管理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；J消防報警系統(tǒng)巡視維護表；K氣體消防系統(tǒng)巡視維護表；L.質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計表。消防演習(xí)A 義務(wù)消防隊員名單； B 消防標(biāo)準(zhǔn)用語；C 消防演習(xí)方案；D 消防演習(xí)記錄；E消防演習(xí)報告。消防學(xué) 習(xí)責(zé)任劃 分A 組織消防法規(guī)學(xué)習(xí)計劃；B 消防學(xué)習(xí)報告；C.防

16、火區(qū)域管理規(guī)定；D 區(qū)域防火責(zé)任人劃分表；E消防宣傳圖片。消防安 全與應(yīng)急處 理A 火災(zāi)等事故應(yīng)急處理方案及指揮流程圖；B. 消防疏散示意圖；C. 疏散通道暢通、應(yīng)急照明設(shè)施、引路標(biāo)志； D .客戶主要聯(lián)系人名單；E. 食堂液化氣體使用的安全防范措施；F. 重點安全防火部位登記表；G. 緊急事件處理記錄表；H .動火作業(yè)申請表；1.無火災(zāi)事故證明。電梯系統(tǒng)電梯運 行及維護A 電梯準(zhǔn)用證；B.電梯合格證；C 保養(yǎng)合同；D 電梯系統(tǒng)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；E.設(shè)備設(shè)施清單；F 電梯系統(tǒng)巡視維護表；G.質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計表。貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表（續(xù)六）類別資料內(nèi)容共 用 設(shè) 備 管 理電梯系統(tǒng)

17、應(yīng)急處 理A 電梯應(yīng)急處理方案及流程圖； B 緊急事件處理記錄表。給排水系統(tǒng)給排水 系統(tǒng)運 行及維 護A 給排水系統(tǒng)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書； B 設(shè)備設(shè)施清單；C 用水、供水管理制度；D 用水、節(jié)水計劃；E 節(jié)能管理方案；F 供水系統(tǒng)巡視維護表；G 排水系統(tǒng)巡視維護表；H 質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計表。水池、水箱管理A 供水系統(tǒng)月測試記錄表； B 水池、水箱清洗記錄表； C.水池、水箱消毒記錄表；D 水池、水箱藥品投放情況記錄表； E 二次供水衛(wèi)生許可證；F 操作人員健康合格證； G.水質(zhì)化驗單。給排水 系統(tǒng)應(yīng) 急處理A .高壓水泵、水池、水箱管理措施；B. 限水、停水管理規(guī)定；C. 停水通知單；D .給

18、排水系統(tǒng)事故應(yīng)急處理方案及流程圖； E.緊急事件處理記錄表。共用設(shè)施管理A .公共設(shè)施管理制度。類別資料內(nèi)容保 安 及 車 輛 管 理治安保衛(wèi)管理A .物業(yè)的秩序維護服務(wù)程序文件； B二十四小時值班制度及巡邏制度； C.秩序維護員巡邏制度； D .秩序維護員培訓(xùn)大綱；E. 警械、警具配備、使用、保管及檢查規(guī)定；F. 警械、警具檢查記錄表；G. 秩序維護值班安排表； H .值班記錄表；1.來訪人員登記表； 丄秩序維護訓(xùn)練計劃表；K.秩序維護訓(xùn)練記錄表；L. 巡邏簽到表； M .巡邏記錄表；N 佰舍值日安排表；0.監(jiān)督檢查記錄表。車輛管理A .車輛管理程序文件；B. 車輛出入登記表；C. 車輛保管

19、區(qū)分規(guī)定； D .停車場管理規(guī)定；E. 車輛出入登記表；F. 摩托車、自行車管理制度。應(yīng)急處理A .安全警告標(biāo)志；B. 危及人身安全的防范措施；C. 突發(fā)事件應(yīng)急處理方案及流程圖； D .緊急事件處理記錄表；E.無因物業(yè)公司管理責(zé)任發(fā)生重大刑事案件證 明。環(huán) 境 衛(wèi) 生 管 理清潔設(shè)備管理A .垃圾中轉(zhuǎn)站清潔制度； B.設(shè)備設(shè)施清單。清潔衛(wèi)生日常管理及消殺A .清潔消殺管理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B. 消殺管理制度；C. 日常衛(wèi)生保潔承包合同；D .清潔衛(wèi)生工作責(zé)任制；E. 責(zé)任分工表；F. 監(jiān)督檢查記錄表；G. 整改通知。綠化管理A .園林綠化管理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B. 綠化平面圖及說明；

20、C. 大廈內(nèi)部、天臺、屋頂綠化管理措施。 D .責(zé)任分工表；E.園林綠化維護表：貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表（續(xù)七）類別資料內(nèi)容精神文明建設(shè)管理（供參考）A. 精神文明建設(shè)公約；B. 社區(qū)文化管理程序文件；C. 社區(qū)文化活動實施計劃表；D .社區(qū)文化活動場所使用申請表；E. 社區(qū)文化活動記錄表；F. 社區(qū)文化活動年度計劃及實施情況；G. 社區(qū)文化活動年度總結(jié)；H .好人好事記錄表；1.客戶感謝信；J公共娛樂場所未發(fā)生重大違紀(jì)違法案件。管 理 效、人益經(jīng)濟效益A .收支情況表；B. 年度財務(wù)明細(xì)表；C. 有償服務(wù)價目表； D .有償服務(wù)記錄表。社會效益A .本物業(yè)管理項目所獲取的榮譽稱號； B

21、.輿論相關(guān)報導(dǎo)。、檔案資料的管理（一）檔案資料管理的原則和方法1 做到全而細(xì)的原則：“全”指全面，包括物業(yè)管理工作的各個方面，不能有漏項；“細(xì)” 指細(xì)致、細(xì)心，檔案資料的收集、檢查、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)工作要細(xì)心。2 切合實際的原則：所有記錄是我們實實在在開展的工作，與實際要對應(yīng)一致。3 連續(xù)性原則：要求檔案資料管理工作要堅持不懈，要注意工作中各個環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)性，中途 不能脫節(jié)，否則，就不符合切合實際的原則。4 .按崗位進行分工，落實各項工作的責(zé)任人并開展培訓(xùn)。5 .各部門根據(jù)公司質(zhì)量管理部的范本建立出整套檔案后，根據(jù)公司質(zhì)量管理體系中編制的質(zhì) 量記錄控制等程序定期并及時對本部門的檔案進行收集、

22、檢查，做到項項工作有計劃，實施及時， 監(jiān)督有力，最后有反饋意見，如果某一個環(huán)節(jié)實施不好，就必須重新制定措施，并實施、監(jiān)督、反 饋，使每一個環(huán)節(jié)都在一個閉環(huán)的控制中。（二）檔案資料的管理方式管理處檔案管理室檔案管理方式圖（三）檔案資料的管理措施1 檔案資料歸檔。大體分為兩類：即 ISO9001 質(zhì)量體系受控范圍的檔案資料、公司內(nèi)部管 理相關(guān)檔案資料（非受控范圍），受控范圍的檔案資料的歸檔、借閱、鑒定和銷毀執(zhí)行體系文件之 文件和資料控制程序、 質(zhì)量記錄控制程序及對應(yīng)的作業(yè)指導(dǎo)書和質(zhì)量記錄；非受控范圍的 檔案資料的歸檔、借閱、鑒定和銷毀執(zhí)行行政管理制度之檔案管理規(guī)定。最終達到崗位責(zé)任分 工細(xì)化、明確

23、，分類清晰，使用合理，管理完善。2檔案資料的借閱。需借用人填寫文件發(fā)放 / 借閱登記表，由使用人簽字和綜合管理部資 料負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理借閱手續(xù)； 對重要、保密資料的借閱需經(jīng)過管理處經(jīng)理的批準(zhǔn)。 一般的 借閱時間為三天，三天后，資料負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)追回，如需續(xù)借，需部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案資料應(yīng) 注意要愛護檔案， 不得丟失；不得隨意涂寫、 勾畫；不得折疊和拆散； 對保密的資料不得泄露機密， 如有泄密、丟失或損毀，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。資料的復(fù)印程序與借閱等同。3檔案資料的保密管理（1）在日常管理中，物業(yè)的檔案資料管理由綜合管理部統(tǒng)一管理保存。對重要的原始資料和 保密資料采取按保密等級分為絕密、機

24、密、秘密三級儲存保管，其他資料為普通檔案， 不同密級的 檔案資料的運用和保管將區(qū)別對待， 絕密和機密資料直接由管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)保管， 秘密資料由綜合 管理部部長負(fù)責(zé)保管， 普通資料由資料管理員負(fù)責(zé)保管。 所有保密資料隨時接受公司領(lǐng)導(dǎo)或質(zhì)量管 理部的檢查。（2）檔案資料管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司的保密制度，增強保密意識，接受保密教育 和檢查， 嚴(yán)禁任何人以任何方式索取、 泄露或擅自向外公布保密檔案的內(nèi)容。 檔案資料管理人員定 期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報后妥善處理解決，嚴(yán)防一切泄密漏洞情況的發(fā)生。4檔案資料的監(jiān)督檢查（1）各部門負(fù)責(zé)人會同資料管理員定期（按要求的日、周、月檢查時間）對

25、本部門的資料管 理情況進行監(jiān)督檢查。（2）公司質(zhì)量管理部日常定期組織人員對各部門的檔案管理工作進行檢查，每半年進行一次 質(zhì)量大檢查， 其檢查結(jié)果直接與各崗位的浮動工資掛鉤； 公司及質(zhì)量管理部本身每年接受第三方認(rèn) 證機構(gòu)的監(jiān)督審核。（3）通過參加各級物業(yè)管理考評工作來驗證其檔案管理工作的有效性。管理檔案作為軟件建 設(shè)在考評工作中分?jǐn)?shù)占據(jù)過半比例， 現(xiàn)在，各級物業(yè)管理考評均等同采用建設(shè)部頒發(fā)的 全國物業(yè) 管理示范標(biāo)準(zhǔn)， 該標(biāo)準(zhǔn)考評面廣，在貴州廣播電視大學(xué)的物業(yè)管理中， 我們將積極參加物業(yè)管理 考核評比，并在資料管理工作中力求創(chuàng)新。三、檔案管理制度（一）檔案員崗位責(zé)任制度為了保證檔案管理工作規(guī)范、

26、高效，結(jié)合貴州廣播電視大學(xué)管理處的實際， 特制定檔案員崗位 責(zé)任制度。1 熱愛檔案事業(yè)、忠于職守、努力鉆研業(yè)務(wù)。 2認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級關(guān)于檔案工作的方針政策。3制定檔案工作計劃和檔案管理長遠(yuǎn)規(guī)劃。 4制訂、完善檔案管理制度。5負(fù)責(zé)文件材料的收集、分類整理和立卷歸檔工作，編制檔案檢索工具。 6參與購進設(shè)備的開箱驗收、工程竣工驗收、科研成果評審等工作，并驗收其檔案。 7加強對檔案庫房管理，定期對檔案庫房進行檢查。8做好檔案利用工作。9 檔案員崗位職責(zé)（1）忠于職守，嚴(yán)守機密，嚴(yán)格遵守檔案法規(guī)及檔案管理的有關(guān)制度，積極開展工作。（2）負(fù)責(zé)收集、接收本部門經(jīng)營業(yè)務(wù)、管理、科技等檔案資料。作好積累、補充、

27、配套、保 管和提供查閱。（3）及時立卷歸檔，編制總目錄、卷內(nèi)目錄及檔案形成說明書，編排入柜。熟悉所管理的檔 案，協(xié)助查閱檢索。（4）熟練掌握計算機數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運用。（5）妥善管理檔案。嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，建立借閱登記，對借出資料按期催還。（6）定期清查、鑒定檔案。每年進行全部檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查。作到帳物相符， 及時修補和復(fù)制已破損或變質(zhì)的檔案。（7）確保檔案安全，對檔案庫要做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲 的“七防”工作，保持檔案庫房整齊清潔。（8）對各部門兼職資料人員進行資料和檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（9）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。（二）檔案管理規(guī)定1目的規(guī)范

28、檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。2 職責(zé)（1）經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。（2）綜合管理部部長負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)檔案管理的實施工作。（3）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。3 程序要點（1 ）編碼規(guī)定A 各部門編寫完一項制度、記錄表格后，由檔案管理員按照本規(guī)定的要求進行登記、編碼, 每一份文件只允許有唯一的一個編碼。B 公司的各類文件（質(zhì)量體系文件除外）由行政部統(tǒng)一編號C.部門名稱與部門代號公司各職能部門：行政部（XZB）;質(zhì)量管理部（ZLB）; 財務(wù)室（CWS）;秩序維護部（CXWH）; 技術(shù)委員會（JWH ）; 經(jīng)營部（JYB）; 人力資源部（RZB）。公司各管理處：根據(jù)管理拼音字母而

29、定。（2 ）編碼方法A 質(zhì)量手冊的編碼由文件類別代號和要求編號組成，如下圖：QM- I 此文件在該要求中的順序號（從 1、2、3） 對應(yīng)IS09001標(biāo)準(zhǔn)中的要求號（從 1、2、20）質(zhì)量手冊代號B 程序文件的編碼由文件類別代號、對應(yīng) SI09002標(biāo)準(zhǔn)中的要求號、文件順序號三部 分組成，表達形式如下圖：QP- 此文件在該要求中的順序號（從 1、2、3）對應(yīng)IS09001標(biāo)準(zhǔn)中的要求號（從 1、2、20） 程序文件代號例：合同評審程序編碼為C.作業(yè)指導(dǎo)書的編碼方式管理處工作規(guī)程的編碼由文件類別代號、部門代號、作業(yè)指導(dǎo)書對應(yīng)程序文件的代號、文件順序號四部分組成，表達形式如下圖:此類文件在該作業(yè)指

30、導(dǎo)書中的順序號0從 03） 該作業(yè)指導(dǎo)書對應(yīng)程序文件除程序文件代號外的編碼 部門代號作業(yè)指導(dǎo)書對應(yīng)代號:WI-規(guī)定、辦法OR-操作規(guī)程SM-巡視維護規(guī)定QS-服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)SW-維修保養(yǎng)規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書代號D .質(zhì)量記錄表格的編碼分二種: 通用質(zhì)量記錄的編碼一般由文件類別代號、對應(yīng)代號、順序號組成，如發(fā)生修改，則加上 修改序號，表達形式為:QR- ()此項記錄表格修改順序號（從 01、02、03）相關(guān)文件中有多個通用質(zhì)量記錄的順序號02從）記錄表格對應(yīng)在程序文件中相關(guān)文件的編碼 質(zhì)量記錄代號QR-。例：電氣工作票編碼為：QR-;如進行了第一次修改，則其編碼為: .各部門專用質(zhì)量記錄表格的編碼形式為

31、:此項記錄表格修改順序號1從、3）相關(guān)文件中有多個質(zhì)量記錄的順序號1（從2）記錄表格對應(yīng)在程序文件中相關(guān)文件的編碼部門代號質(zhì)量記錄代號各部門專用質(zhì)量記錄表格代號為：SMR-巡視維護表 SWR-維修保養(yǎng)表 QD-設(shè)施清單 .其他的不在質(zhì)量體系文件控制中的記錄表格編碼形式為: 此項記錄表格修改順序號（從2、3） 相關(guān)制度中有多個質(zhì)量記錄的順序號2（從） 本關(guān)制度在該類制度中的編號0從02） 部門代號制度編碼（見4. 2. 6） 例：執(zhí)行規(guī)章制度時所使用的記錄表格用此形式編碼。E.往來文件的編碼由文件代號、部門代號、文件類別代號、文件順序號四部分組成，表達形 式如下圖：文件順序號（從 001、002

32、、003 -各部門對各類文件進行分類的類別號部門代號往來文件代號往來文件代號為：與外單位去文用“ GF”代號；外單位來文用“ CF”代號；本部門內(nèi)部文件 用“ OF”代號；公司文件的編碼方式參照文書管理規(guī)定。F.ISO9001質(zhì)量體系文件外的規(guī)章制度編碼3)01、0202、03各種制度類別代號為：PB-公眾制度其它規(guī)章制度編碼由制度代號、制度類別號、制度順序號組成，表達形式如下圖：CP-公共事務(wù)管理制度AM-行政管理制度 TP-臨時管理制度（3）編碼其他注意事項A 文件編碼中的部門代號是指該文件的使用部門的代號。B .各部門可根據(jù)實際需要在上述各類文件編碼后增加適當(dāng)后綴；如有其他類型文件需要編

33、號也可自行規(guī)定編碼方法，但均應(yīng)報質(zhì)量管理部備案。（4）文件的版本號和修改編號A 文件的版本號用大寫字母“ A、B、C”表示，每修改一次文件后根據(jù)質(zhì)量管理體系要 求，需要對版號進行更改進，以此方法遞增下去對版號進行更改。B 質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書文件每頁均設(shè)有“更改人”等一行，其后的更改號用阿 拉伯?dāng)?shù)字表示，從開始每修改一次某章節(jié)，遞加 1，依次順序為1、2、3 ;質(zhì)量記錄表格，如 發(fā)生修改，在質(zhì)量記錄表格編碼后增加修改編號，從 1 開始，每修改一次，遞加 1 。（5）章節(jié)編號A .文件章節(jié)編寫米用阿拉伯?dāng)?shù)字編排，如；依次表示第一章；第一章第一節(jié)；第一章第一 節(jié)第一條，到第三層次為止。B

34、 .章節(jié)以下內(nèi)容是并的關(guān)系時，可采用英文大寫字母編排如A ； B； C； 表示。C.在A、B、C中如仍需分段敘述，則用先用“一”；再用、表示。（6）檔案的保管期限A .檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。B .各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程，對檔案的保存價值進行鑒 定（詳見質(zhì)量記錄檢索目錄） ，在處理檔案記錄時，按程序文件的 質(zhì)量記錄控制程序 進行（7）檔案的保管A.檔案保管的工作任務(wù)是： 便于查閱； 保證檔案的安全； 防止檔案的損壞； 采取修復(fù)技術(shù)，延長檔案壽命。B .檔案保管的責(zé)任部門： 管理處綜合管理部保管學(xué)院的工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資 料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)和管理處各職能部門需要保管的其他檔案；C.檔案的保管程序： 各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后（原則上要求在活動結(jié)束后一周內(nèi)將資料 整理好），移交