七檔案查借閱、保密、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)、修改補(bǔ)充管理制度

1、七 檔案查借閱、保密、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)、修改補(bǔ)充管理制 度檔案查借閱、保密、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)、修改補(bǔ)充管理制度 一、 檔案查借閱制度（一）凡持有合法證件的校內(nèi)外單位或個(gè)人，在說(shuō)明利 用檔案的目的和范圍后，均可查閱、摘抄和復(fù)制屬于開放范 圍的檔案。（二）凡借閱利用屬尚未開放的檔案，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)。需查閱黨委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)會(huì)議記錄者， 必須經(jīng)黨委、校長(zhǎng)辦公室主任批準(zhǔn)，由記錄人或檔案工作人 員代查；查閱利用的檔案涉及到檔案形成部門和個(gè)人規(guī)定限 制的，需經(jīng)檔案形成部門和個(gè)人同意；涉及技術(shù)保密的，須 經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和本人同意，涉及重大問(wèn)題的，須報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)。（三）查閱檔案原則上在本館進(jìn)行，閱

2、后立即歸還，確 因工作需要借出利用的，需辦理借閱手續(xù)。（四）需借出利用的檔案必須有專人保管，不得丟失、 涂改、抽頁(yè)、折拆、劃線、圈注、翻印和轉(zhuǎn)借他人，違者按 檔案法第二十四條規(guī)定處理，期間停止借閱檔案。五）借閱、查閱檔案者，應(yīng)填寫 檔案利用效 果登記表 。（六）需要復(fù)制檔案的， 必須由本館人員辦理， 復(fù)印件、 摘抄件須經(jīng)核對(duì)加蓋檔案館印章后方可有效。（七）借閱檔案人員如調(diào)離本?；螂x退休時(shí)，應(yīng)將所借 檔案全部歸還，經(jīng)檔案館簽字蓋章后，人事處方可辦理離校 或離退休手續(xù)。（八）檔案工作人員在接受借閱后歸還的檔案時(shí)，必須 認(rèn)真檢查、核對(duì)無(wú)誤后，方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)和 損壞，應(yīng)及時(shí)采取措施，并追

3、究借閱者責(zé)任，按規(guī)定處理。（九）校外單位或個(gè)人利用檔案，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定合理 收費(fèi)。（十）離退休人員不得借閱科技保密檔案，確因需要查 閱者需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按規(guī)定收費(fèi)。二、檔案保密制度（一）檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行中華人民共和國(guó)保守 國(guó)家秘密法，嚴(yán)格保守檔案材料的機(jī)密，切實(shí)保證檔案材 料的安全。二）凡屬密級(jí)的文件、材料、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、摘抄、復(fù)制和公布（三）檔案工作人員不得將機(jī)密文件帶出館外，不得以 談話、通信或任何方式泄露檔案機(jī)密。（四）工作中形成的帶有字跡的廢紙不得隨便亂丟，要 集中存放、銷毀。（五）檔案銷毀要嚴(yán)格執(zhí)行銷毀制度，不得將檔案當(dāng)廢 紙私自處理出售。（六）嚴(yán)格遵守保密制度，

4、如發(fā)生失密、泄密事件，應(yīng)立即 向?qū)W校保密委員會(huì)報(bào)告，以便采取措施。三、檔案鑒定銷毀制度（一）按照檔案保管期限表的規(guī)定，對(duì)保管期限已滿的 各類檔案（人事檔案按照 干部檔案鑒別銷毀制度 執(zhí)行），定期進(jìn)行鑒定銷毀。（二）鑒定銷毀檔案，必須成立鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，其成員 由主管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)職能部門和檔案館負(fù)責(zé)人組成。（三）鑒定銷毀檔案，由檔案館會(huì)同有關(guān)部門嚴(yán)格按照 該門類檔案的 保管期限表 逐卷（件）進(jìn)行鑒 定，準(zhǔn)確判定檔案的存、毀，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案，以便 銷毀。（四）各門類檔案原則上按照保管期限表進(jìn)行鑒定銷 毀，如有特殊情況，可適當(dāng)延長(zhǎng)其保管期限。（五）銷毀檔案要有嚴(yán)格的手續(xù)， 首先要寫出書面報(bào)告， 逐

5、卷（件）填寫 檔案銷毀清冊(cè) ，經(jīng)保密委員 會(huì)審查，報(bào)主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可銷毀。（六）銷毀檔案必須注意安全保密，由檔案、保密、保 衛(wèi)部門派人參加監(jiān)銷，銷毀后應(yīng)在清冊(cè)上簽名蓋章，以示負(fù) 責(zé)。（七）已銷毀的檔案，應(yīng)在案卷目錄上注銷。（八）鑒定銷毀的各種記錄材料應(yīng)妥善保管，作為檔案 管理的歷史記錄備查。四、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）嚴(yán)格執(zhí)行中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法 ，認(rèn)真做好 檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)報(bào)送本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。（二）建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、銷毀 和實(shí)存等各種情況數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（三）對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如年度查閱、借閱 檔案人次、卷次、張（底片、照片）次。（四）對(duì)檔案

6、的利用效果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如用戶利用檔案所 產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益以及對(duì)利用檔案的滿意程度等。（五）根據(jù)編研工作的需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如在校學(xué)生、教 職工、科研成果、公司等情況。（六）各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)每年進(jìn)行一次，起止時(shí)間為每年 的1月1日至 12月31日，在校學(xué)生數(shù)應(yīng)按照當(dāng)年的高等學(xué) ?；鶎訄?bào)表為準(zhǔn)。五、檔案修改補(bǔ)充管理制度（一）對(duì)已歸檔的各類檔案文字材料和圖紙，凡與實(shí)際 不相符并有必要進(jìn)行修改補(bǔ)充的，均應(yīng)進(jìn)行修改補(bǔ)充。（二）檔案需要修改補(bǔ)充時(shí)，必須寫明修改補(bǔ)充內(nèi)容和 原因，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，方能進(jìn)行修改補(bǔ)充。（三）檔案修改補(bǔ)充內(nèi)容涉及多個(gè)專業(yè)或部門時(shí)，應(yīng)由 修改補(bǔ)充內(nèi)容較多的部門主持，與有關(guān)部門（人員 ）協(xié)商并會(huì)簽。四）檔案修改補(bǔ)充內(nèi)容少的可直接在原件上修改，修 改處要加蓋 修改核定 章。（五）檔案經(jīng)修改補(bǔ)充后，將修改內(nèi)容填寫在卷內(nèi)備考 表中，及時(shí)交回檔案館，檔案人員應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，并做好 記錄。（六）要定期對(duì)館