工作流管理與ERP系統(tǒng)應用方案

1、工作流管理與erp 系統(tǒng)應用方案蔣明煒、戴寶純、吳英一現行 erp 系統(tǒng)存在的問題用信息技術改造傳統(tǒng)產業(yè)， 用信息化帶動工業(yè)化， 實現跨越式發(fā)展， 己成為我們的國策。制造業(yè)信息化，特別是管理信息化，受到國家和企業(yè)的高度重視。應用erp系統(tǒng)實現制造業(yè)企業(yè)的管理信息化這也成為人們的共識。傳統(tǒng)erp為制造業(yè)企業(yè)產供銷人財物的管理提供了一整套優(yōu)化企業(yè)資源利用，集物流、信息流、資金流為一體的現代化管理工具。但是它在過程集成和企業(yè)間集成方面存在不足。具體表現在：1 .傳統(tǒng)erp是一個面向功能的事務處理系統(tǒng)。它為業(yè)務人員提供了豐富的業(yè)務處理功能， 但是每個業(yè)務處理都不是孤立的， 它一定與其它部門、 其它人、

2、其它事務有關，這就構成了一個業(yè)務流程。傳統(tǒng)erp對這個業(yè)務流程缺乏有效的控制和管理。 一些業(yè)務流程被寫死在程序里， 非此及彼， 必須按其執(zhí)行，否則就要修改程序。許多流程是由人工離線完成的。 erp產生了許多報表、文件被打印裝訂成冊，按流程規(guī)定交給有關領導審批。這樣的工作方式把企業(yè)領導放在了系統(tǒng)之外。他們進不進入系統(tǒng)都無所謂， 即使進入系統(tǒng)也只是查詢企業(yè)生產經營信息， 而不是用系統(tǒng)來行使領導職能。其后果之一是，領導置于系統(tǒng)之外，他們不關心系統(tǒng)的運行，使系統(tǒng)的實施效果大打折扣。 其二， 信息化本該向無紙化方向發(fā)展， 一切信息都己存放在系統(tǒng)之中，完全可以通過在線電腦進行查詢和處理辦公業(yè)務。 但是由于

3、沒有業(yè)務流程的控制， 業(yè)務人員必須把需要領導審批的報表、報告、文件經過打印裝禎成冊，呈送有關領導審批。從而使得現行erp系統(tǒng)不是省紙化、無紙化，而是多紙化、好紙化。這不僅增加了系統(tǒng)的運行成本， 而且大大降低了辦公效率， 降低了業(yè)務流程標準化、 規(guī)范化的管理和控制。2 .固化的業(yè)務流程，非常不利于業(yè)務流程的改變。大家都知道，我國企業(yè)正在從計劃經濟向市場經濟轉變， 從區(qū)域經濟向世界經濟轉變， 由傳統(tǒng)制造向敏捷制造、 虛擬制造發(fā)展。 為了應對激烈的競爭環(huán)境， 企業(yè)要不斷地改進自己的管理， 實施流程再造。 這一切都意味著企業(yè)的業(yè)務流程是不斷改變的。所以傳統(tǒng)erp系統(tǒng)必須是功能可重構、流程可改變、高度柔

4、性的系統(tǒng)。為此將工作流管理技術引入erp系統(tǒng)就成為必然的結果。二工作流管理的相關基本概念工作流的概念起源于生產組織和辦公自動化領域。 他是針對日常工作中具有固定程序的活動而提出的一個概念。 目的是通過將一個具體的工作分解成多個任務、角色，通過一定的規(guī)則和過程，約束這些任務的執(zhí)行和監(jiān)控，達到提高企業(yè)生產經營管理水平。在20 世紀 80 年代中期發(fā)展起來的工作流技術為企業(yè)更好地實現經營目標提供了先進的手段。 90 年代隨著計算機和網絡技術的發(fā)展，該技術得到了快速地發(fā)展，特別是在生產制造業(yè)領域，結合先進的 erp 應用系統(tǒng)得到較好地應用。1.工作流的基本概念和定義2. 1993 年工作流管理聯盟成立

5、， 制定了相關的系列標準， 同時給出了工作流的定義是： 工作流是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經營過程，它根據一系列過程規(guī)則、 文檔、 信息或任務能夠在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞與執(zhí)行 。當然，還有其他的一些定義，但基本上都說明 工作流是經營過程的一個計算機實現， 而工作流管理系統(tǒng)則是這一實現的軟件環(huán)境 。3. 使用工作流來作為經營過程的實現技術，首先要求工作流系統(tǒng)能夠反映經營過程的如下幾個方面的問題：經營過程是什么（活動、任務）、怎么做（條件、規(guī)則）、由誰來做（組織、角色）、做的怎樣（監(jiān)控）。4. 工作流管理系統(tǒng)的定義是： 工作流管理系統(tǒng)是一個軟件系統(tǒng)，它完成工作流的定義和管理， 并按照在計算

6、機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執(zhí)行”。工作流系統(tǒng)不同于erp系統(tǒng)。erp系統(tǒng)是面向功能的事務處理系統(tǒng)，更大程度上要滿足企業(yè)的業(yè)務操作功能 （帶有部分固定流程模式，靈活性欠缺），具體解決某個或某些領域的問題，提高事務處理的效率和水平；工作流管理系統(tǒng)的著眼點是面向市場、客戶，是在企業(yè)的整個業(yè)務層提高企業(yè)的業(yè)務處理水平， 強化企業(yè)的市場意識。 在工作流管理系統(tǒng)的支撐下， 通過集成具體的業(yè)務應用軟件系統(tǒng)（ erp、 crm 、 scm等），才能良好地完成對企業(yè)經營過程運行的支持，在更廣的范圍內，不同的時間跨度上做好企業(yè)的經營管理，提高企業(yè)的整體水平和競爭力。6. 為了實現工作流技術的標準化

7、和開放性，異構的工作流管理系統(tǒng)與其他應用系統(tǒng)之間的集成，工作流管理聯盟提出了工作流管理系統(tǒng)體系結構的參考模型，該模型中規(guī)范了功能組成部件和接口。參考圖如圖1。7. 從圖1的體系結構中，我們可以看出，工作流管理系統(tǒng)主要內容分三部分。生成工候引用用用工做護需哨據工作流相工拒據調用12.系統(tǒng)的軟件構件朋尸界面8.圖j工作流管里系統(tǒng)蜂系結構圖9. 軟件構件：完成相應功能的實現，包括流程過程定義，流程的發(fā)起、審批、監(jiān)控、結束等。10. 系統(tǒng)控制數據：存儲本系統(tǒng)和其他系統(tǒng)進行邏輯處理、流程控制、規(guī)則、約束條件、狀態(tài)、結果等數據。11. 其他應用與應用數據：供工作流系統(tǒng)調用的外部應用和數據。13. 通過分析

8、， 我們可以看到， 工作流管理系統(tǒng)的軟件構件是實現工作流管理的基本構件， 負責整個工作流管理的基本功能實現。 它包括： 工作流模型建立，工作流執(zhí)行服務，客戶應用管理。14. 工作流模型建立： 工作流模型描述了能夠由工作流執(zhí)行服務、 執(zhí)行的過程所需要的所有信息， 它是工作流管理系統(tǒng)的基礎。 它可以利用第三方的建模工具， 形象化建立流程模型， 并通過接口關系， 建立系統(tǒng)所需要的控制數據； 也可以通過系統(tǒng)本身的流程定義， 直接生成控制數據。 在流程定義中，要包括：流程、活動、轉換條件、相關數據、角色、需要的應用等實體。15. 工作流執(zhí)行服務： 工作流執(zhí)行服務是工作流管理系統(tǒng)的核心。 它是企業(yè)經營過程

9、的任務調度器。 在過程建立完畢后， 將由工作流執(zhí)行服務進行全面管理、監(jiān)控和調度具體的實例執(zhí)行。包括：過程的實例化和執(zhí)行、為過程和活動進行調度、與外部資源交互、處理相關數據。16. 客戶應用管理： 是客戶操作具體任務和活動的管理模塊， 負責工作流任務表中任務的分發(fā)管理。 可以將一個工作流管理系統(tǒng)中的任務管理器提供給客戶； 同時， 也可以針對多個工作流產品或者是多個應用系統(tǒng)產品， 編寫通用的任務管理器，進行系統(tǒng)的集成；17. 系統(tǒng)的數據分類18. 工作流管理系統(tǒng)中存儲的數據可以分成： 工作流控制數據， 它是工作流執(zhí)行服務對其進行控制， 用于處理過程或活動實例； 相關數據， 控制過程實例狀態(tài)轉換的條

10、件， 并決定相關的邏輯走向， 可以被應用所修改； 應用數據， 是指由應用程序操作的數據， 反映的是具體業(yè)務的實際內容信息，它是在整個流程中進行流動。 實際上， 前兩個數據是工作流管理系統(tǒng)中本身需要的數據， 第三類數據是其他系統(tǒng)中的業(yè)務數據。 在進行業(yè)務處理的過程中，能夠將erp系統(tǒng)結構化的數據在進行流程控制的過程中，通過一次性的數據輸入、 流程的控制， 到最后自動產生到具體的應用系統(tǒng)， 將會提高整個系統(tǒng)的最大效能；同時，erp系統(tǒng)中的相關信息的訪問，將有助于一個過程實例的最終決策。 因此， erp 應用系統(tǒng)中的數據能夠在工作流系統(tǒng)中被有效的訪問和更新，將是至關重要的。19. 其它應用的調用20

11、. 工作流管理系統(tǒng)在設計和實施中， 都必須提供足夠的柔性， 來滿足不同應用的需要。在與不同的應用系統(tǒng)進行交互時，要提供足夠的靈活性?？梢越媒涌谝?guī)范和提供標準的api 函數在不同的系統(tǒng)間進行交互；可以建立靈活的調用通道，直接調用erp系統(tǒng)中的應用進行事務處理，這種調用可以在分布和異構的系統(tǒng)間進行。三、工作流技術的發(fā)展與應用現狀工作流技術的發(fā)展， 經過十幾年的努力， 取得一定的結果。 但在實際應用中，應用的企業(yè)還是較少，應用的范圍窄，效果不理想。這里與產品的全面性、集成性有關，也有企業(yè)應用的狀況有關，具體有以下幾點：1.工作流底層環(huán)境的建立2.工作流管理系統(tǒng)必須建立在底層通信的基礎上，才能實

12、現分布計算，這要額外付出經費和精力進行構筑， 這是企業(yè)所不希望的， 從而限制了在企業(yè)中的廣泛應用。3 .標準化程度差4 . 不同的廠商所提供的工作流產品具有自己獨立的一套工作流模型、工作流定義語言、 api 函數。但難于在不同系統(tǒng)之間進行交互，集成的效果不理想， 不能方便地在不同系統(tǒng)間進行應用對像的重復利用和數據的方便交流。5 .系統(tǒng)的集成性不理想6 . 工作流管理系統(tǒng)沒有達到真正地集成，還是在自己獨立地運行，處理一些行政上的簡單的流程業(yè)務，不能很好將oa、 erp、 crm 、 scm 等具體事務處理系統(tǒng)緊密地聯系在一起，達到數據錄入一次即可有效的目的。7 .實現的復雜性8 . 實施一個完整

13、的工作流管理系統(tǒng)，是一個復雜的過程，要了解其它應用系統(tǒng)的業(yè)務、 進行流程處理分析、 業(yè)務流程的改造、 管理規(guī)程和操作規(guī)范建立等。 并且還必須有不同軟件供應商的全力配合， 原因是企業(yè)不可能在短的時間內了解所有系統(tǒng)的來龍去脈，并得以實現。9 .系統(tǒng)的安全性10.系統(tǒng)中對于并發(fā)訪問和異常錯誤缺乏正確和可靠的支持。一旦系統(tǒng)出現非正常退出，如何恢復數據并保證數據的一致性還需要解決。11. 企業(yè)管理者的觀念改變12. 一個系統(tǒng)實施的好與壞， 與企業(yè)的管理者有密切的關系。 要改變手工管理中不合理的流程方式， 充分借助計算機應用系統(tǒng)來指導工作。 設想一個管理者都不經常進入企業(yè)的計算機應用系統(tǒng)， 那末， 如何能

14、夠使該系統(tǒng)發(fā)揮作用和提高管理水平。任何一個應用系統(tǒng)實施成功標記就是：成功 =使用。13. 目前工作流技術的研究日益受到人們的重視， 不僅有大學和研究機構在開展多項研究、 產品供應商也在不斷地推出新的產品， 來補充應用中存在的不足。研究的主要問題包括三個方面：工作流的理論基礎，包括：體系、模型、語言、接口等；工作流實現技術，包括：性能、可靠性方面的研究；工作流技術的應用，包括：實施方法、應用集成等。四工作流與erp 系統(tǒng)的應用工作流在erp系統(tǒng)的發(fā)展中，是一個相當重要的里程碑，對企業(yè) it的應用帶來的變化是極其強烈的。以工作流為基礎可配置可重構的erp系統(tǒng)，可以將工作流和 erp 的事務處理結合

15、在一起進行考慮，將具有更好的集成性，具有更長的生命周期。國家863 計劃提出的新一代 erp 系統(tǒng)的標準中，明確要求以工作流引擎為基礎，加強流程控制與事務處理系統(tǒng)的集成。通過我們的實際研發(fā)，總結出工作流與erp系統(tǒng)在實際應用中的關系：1.以工作流實現erp和oa集成2. 企業(yè)過程管理非常重要，經常有些業(yè)務是貫穿erp和oa兩個系統(tǒng)的。例如采購流程包括：采購申請、中批、定單、驗收單、入庫單等，他涉及 到組織、角色、任務和過程的定義和管理。工作流管理系統(tǒng)恰如其分地將 辦公審批、流轉、發(fā)布等流程控制與 erp系統(tǒng)結合在一起，讓企業(yè)過程 管理隨時得到監(jiān)控。以圖2采購費用用款申請流程為例。苴狗.宗梟胞用

16、我申請三:至不同茸同意011d用我1萬元作 比 證3.圖2春城用用款中麗4. 在圖2中的采購用款申請流程的定義、審批、傳送是 oa系統(tǒng)完成，采購用款申請、付款、作憑證是 erp系統(tǒng)功能，通過oa系統(tǒng)直接調用 erp的中采購用款申請錄入、付款錄入、憑證錄入功能完成。用戶同時應 用erp和oa系統(tǒng)共同完成采購用款申請流程。5. erp和oa的集成，使erp的每個功能業(yè)務通過工作流，按照業(yè)務流 程模式執(zhí)行，改變傳統(tǒng)erp系統(tǒng)按功能模塊組織的形式，例如：采購管 理、銷售管理、庫存管理等等，他把 erp中零散的功能通過業(yè)務流程連 接在一起，共同完成一個任務。在 oa系統(tǒng)中可以調用erp的功能，在 erp系統(tǒng)也可以調用oa的信息，他對企業(yè)業(yè)務加強監(jiān)督和控制起了很大的作用6. 工作流和bpr7. 工作流與 bpr 的概念，已經被幾乎所有的研究者聯系在一起研究和應用。 激烈競爭的市場環(huán)境， 需要企業(yè)不斷地改變自己以適應外部環(huán)境的變化。企業(yè)兼并、內部重組、工作流程改變是經常發(fā)生的事情。一個基于工作流、可配置、可重構的erp系統(tǒng)對于bpr十分重要。8. 企業(yè)組織的運營都包含了許多的業(yè)務流程。建設 erp系統(tǒng)的重要工作之一就是對用戶的工作流程的分析、 建模和實施。 工作流是支持企業(yè)業(yè)務過程重組和e