辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定

1、辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定第一條為使公司辦公物資采購及發(fā)放工作規(guī)范化， 依據(jù)公司 預算計劃制度和倉儲管理制度特制訂本規(guī)定。第二條辦公物資的采購及發(fā)放須遵從“保證供應(yīng)、方便工作、節(jié)省開支”的原則。采購要從實際需要出發(fā)， 嚴格按預算執(zhí)行。 員工使用辦公用品和設(shè)備時要珍惜愛護，杜絕破壞和浪費。第三條本規(guī)定所指辦公物資是指文具、 紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等家俱器具，電話機、傳真機、計算機、打印機等辦公機具設(shè)備，電扇、空調(diào)等家電設(shè)備。第四條各部門所需的辦公物資要統(tǒng)籌計劃， 納入年度預算計劃當中， 經(jīng)批準后，按月制訂具體計劃。第五條辦公物資的采購及發(fā)放實行集中管理， 由總務(wù)部負責， 具體細則如下：（一

2、）辦公物資的月度采購。各部門負責人根據(jù)批準的月度費用預算， 結(jié)合本部門的實際需要，填寫“月度采購申請單” ，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，并于每月 30 日報至管理會計部，管理會計部審查是否在預算之內(nèi)。如在預算外， 管理會計部要求各部門重新填單，如在預算內(nèi)， 管理會計部簽署意見后轉(zhuǎn)總務(wù)部后勤組， 后勤組根據(jù)庫存情況和各部門的緩急需要編制“月度采購計劃” ，報總務(wù)部經(jīng)理審核和行政總監(jiān)審批后，由采購員實施采購，同時“月度采購計劃”報財務(wù)會計部一 份，由財務(wù)會計部負責采購資金的準備。（二）辦公物資的臨時采購。各部門因臨時或預算外需要而申請采購時，應(yīng)填寫“采購申請單” （本單一式四聯(lián)，一聯(lián)本

3、部門留存，一聯(lián)報財務(wù)會計部，一聯(lián)交采購員，一聯(lián)交物資管理員。 ） ，經(jīng)本部門負責人簽準， 然后視采購所需金額報相應(yīng)批準人批準。 財務(wù)會計部負責采購資金的準備及對某些物品的比價工作。（三）申請采購的審批權(quán)限。1 、預算內(nèi)單項資金使用審批權(quán)限： 1000 元（含）以內(nèi)由部門經(jīng)理批準；1000 元以上 2000 元（含）以內(nèi)由系統(tǒng)總監(jiān)批準； 2000 元以上由總 經(jīng)理批準。2 、預算外單項資金使用審批權(quán)限：2000 元（含）以內(nèi)由總經(jīng)理批準；2000 元以上由董事長批準。3 、動用 1000 元（含） 以下資金由財務(wù)會計部經(jīng)理核準； 1000 元以上由 財務(wù)總監(jiān)核準。第六條采購工作細則。（一）采購物

4、資單價在100 元（含）以下的，由采購員直接采買。采購物資單價超過100 元的， 采購員須事先進行市場尋價， 填寫 “尋價單” 。單價在 200 元以下的尋價結(jié)果由后勤組組長確認； 單價在 200 元（含）以上尋價結(jié)果由總務(wù)部經(jīng)理確認。 采購員根據(jù)確認的尋價結(jié)果， 辦理 具體的采購業(yè)務(wù)。（二）采購員在實施采購業(yè)務(wù)時， 應(yīng)充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求， 要做到貨比三家，保證物美價廉。 采購后要及 時辦理入庫手續(xù)并登記采購臺帳。第七條物資管理員負責辦理采購物資的驗收入庫手續(xù)，并搞好庫房管理物資管理員應(yīng)根據(jù)“采購申請單”進行認真核對，仔細檢查品名、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量是否符合要求

5、，如不符合要求， 有權(quán)拒絕入庫并督辦采購員辦理退貨如果符合要求，應(yīng)填寫“入庫單” （本單一式兩聯(lián)，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)交采購員辦理請款或報銷手續(xù)并留存于會計室 ） ， 辦理入庫手續(xù)， 并登記庫存數(shù)量帳（二）物資管理員應(yīng)確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，要做到“八防四檢” ：1 、八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電2、四檢：上班必須檢查倉庫門鎖有無異常，物品有無丟失。下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患經(jīng)常檢查庫內(nèi)溫度、濕度，保持通風檢查易燃、易爆物品是否單獨存儲、妥善保管分門別類碼放物品， 保證出入方便、整齊有序倉庫保管工作紀律內(nèi)容如下：1 、嚴

6、禁在倉庫內(nèi)吸煙、動用明火2、嚴禁無關(guān)人員進入倉庫 3 、嚴禁在倉庫堆放雜物4、嚴禁在倉庫內(nèi)存放私人物品。5 、嚴禁私領(lǐng)、私分倉庫物品。6 、嚴禁在倉庫內(nèi)談笑、打罵。7 、嚴禁隨意挪動倉庫的消防器材。8 、嚴禁在倉庫內(nèi)私拉亂接電源電線。（五）物資管理員對庫存物資要經(jīng)常盤點， 做到日清月結(jié)。 發(fā)現(xiàn)盈余、 短少、殘損必須查明原因， 分清責任，寫出書面報告，呈報總務(wù)部經(jīng)理和財會部門。第八條辦公物資的發(fā)放采用集中時間辦理：定于每周二、四下午2 時至 5時。第九條各部門要指定專人負責辦公物資的領(lǐng)用、 內(nèi)部發(fā)放及統(tǒng)計工作， 需要時負責同管理會計部核對。領(lǐng)用時由指定專人填寫“物品領(lǐng)用單” （本單一式三聯(lián)，一聯(lián)

7、領(lǐng)用部門存根，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)報會計室。 ）如系以舊換新或?qū)兕A算內(nèi)或經(jīng)申購采買的物品，由部門經(jīng)理簽準。如系預算外則視具體領(lǐng)用物品金額報相應(yīng)批準人批準，領(lǐng)用批準權(quán)限同申請采購時的規(guī)定。第十條物資管理員要認真核對 “物品領(lǐng)用單”所列項目和審批手續(xù)，準確無誤辦理發(fā)放，并登記庫存數(shù)量帳。每月最末一日填寫“月度庫存報表” （本表一式三份，一份自存，一份報后勤組組長， 一份報總務(wù)部經(jīng)理。 ） ， 同時按部門別匯總統(tǒng)計各部門本月辦公物資的領(lǐng)用情況，編制“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表” （本表一式兩份，一份自存，一份 報管理會計部）管理會計部根據(jù)物資管理員上報的 “月度辦公物資領(lǐng)用匯總表” 審核各部門的辦公物資領(lǐng)用是否超出了預算，視情況采取相應(yīng)的措施。第十一條對家俱器具、 辦公設(shè)備和家電設(shè)備的登記與管理，按公司財產(chǎn)管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十二條凡純屬人為原因致使辦公用具、 設(shè)備損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償修理費的 70%-100% ，造成報廢或丟失的視情況由責任人賠償原值的 70%-100% 。如責任人不清，由該部門負責人承擔賠償額的 50% ，保管人承擔另 50%