SS檔案管理制度

1、檔案管理制度 檔案管理實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分節(jié)管理”的原則，維持檔案的真實、完善與安全，便于將 來使用。 一、員工個人檔案 1、目的 為規(guī)范人力資源檔案管理，提高檔案管理水平和檔案利用效果，特制定本程序。 2、范圍 適用于各分公司人力資源檔案管理。 3、職責(zé)劃分 3.1人力資源部負責(zé)此程序的制定、修改、實施和解釋； 3.2各分公司總辦負責(zé)本部門人力資源檔案管理體系的建立和維護； 3.3人事文員具體負責(zé)人力資源檔案的建立、保管、借閱登記； 3.4人力資源部負責(zé)各分司各部門負責(zé)人的人事檔案的管理 4.1歸檔范圍 4.1.1入職登記表 4.1.2個人履歷表 4.1.3身份證、畢業(yè)證以及相關(guān)證件的復(fù)印件

2、4.1.4獎懲材料 4.1.5職務(wù)變動材料 4.1.6薪資調(diào)整材料 4.1.7考核材料 4.1.8勞動關(guān)系材料 4.1.9其他可供公司參考的材料。 4.2保管期限 4.2.1永久 在職人員的人力資源檔案，屬永久期限，只要員工在職，就須建檔保管；當(dāng)員工離職 時，視不同情況轉(zhuǎn)為長期或短期檔案； 4.2.2長期 1）自動離職者，指辦理了入職手續(xù)，但未辦理離職手續(xù)而離職者； 2）因失蹤而導(dǎo)致離職者； 3）被公司開除、辭退、解雇； 以上人員檔案保管期限為5年。 4.2.3短期 正常辦理離職手續(xù)員工的人力資源檔案，保管期限為1年； 424臨時正常辦理入職手續(xù)，但尚處于試用期人員的檔案，保管期限不定；試用期

3、滿 轉(zhuǎn)正則納入永久檔案管理；試用期不合格，辦理離職手續(xù)者，納入短期檔案管理。 4.3歸檔時間 4.3.1新入職員工，在入職 3天內(nèi)，須建立臨時檔案； 4.3.2員工試用期滿轉(zhuǎn)正后，一周內(nèi)須納入永久檔案管理； 4.3.3員工離職后，須在一周內(nèi)納入長期檔案或短期檔案管理。 4.4檔案分類 4.4.1員工個人檔案按分公司分部門進行管理 4.5檔案檢索 4.5.1分公司一各部門一人員序號規(guī)則進行編號； 4.5.2檔案檢索目錄，按檔案編號規(guī)則進行排序后，須形成檔案目錄，項目包含資料名 稱編號/存放地點/保存日期，并打印裝訂成冊； 4.5.3電腦檢索，檔案目錄除以紙介質(zhì)打印裝訂外，須在電腦中進行保存，以便

4、查詢檢 索。 4.6檔案保管 檔案保管須防潮、防蟲、防高溫、防火、防霉、防塵。 4.7檔案借閱 4.7.1凡檔案借閱，須按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)，總經(jīng)理可查閱公司所有檔案，部門負 責(zé)人需查閱時須經(jīng)人力資源部負責(zé)人批準(zhǔn)，保安部在了解、調(diào)查時可經(jīng)人力資部負責(zé)人同意 后查閱。其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案，并于人力資源部做好登記； 4.7.1檔案借閱，只允許在辦公場所進行，不得擅自帶離辦公場所； 4.7.3檔案借閱，須當(dāng)天借當(dāng)天還，次日還需借閱者，須再次申請； 4.7.4檔案借閱，僅限借閱者閱讀，絕不能向任何人傳閱，不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露或向外 公布檔案內(nèi)容，違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必將對借閱者與傳閱者進行嚴肅處理。

5、 4.8檔案鑒定與銷毀 4.8.1保管期限已滿的檔案，可集中進行鑒定銷毀； 4.8.2銷毀前，銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須造冊登記，送 部門負責(zé)人審批后銷毀。 4.8.3經(jīng)審批同意銷毀的檔案，須由負責(zé)檔案保管的文員進行銷毀，絕不允許審批同意 銷毀而未銷毀檔案存在。機密文件用碎紙機進行處理。 4.9檔案清查：每年要清理一次檔案，對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查, 發(fā)現(xiàn)問題及時尋找補救措施，確保檔案的安全。 4.10檔案核心管理： 為有效控制集團核心人力資源，各分公司總經(jīng)辦須將分公司各部 門負責(zé)人檔案建立副本以文體形式報集團人力資源部保管備案，當(dāng)各部門負責(zé)發(fā)生變更時，

6、 分公司總經(jīng)辦須及時上報新的部門負責(zé)人人事檔案。 4.11員工調(diào)動檔案管理：員工進行跨分公司調(diào)動時，所在分公司總經(jīng)辦應(yīng)將員工檔案副 本交調(diào)入分公司總經(jīng)辦保管 4.12人事檔案保密規(guī)定 分公司人員檔案由總經(jīng)辦妥善保管，不得隨意向員工泄露人事檔案，若因此造成影響的 將給予總經(jīng)辦主任行政處罰。 4.13離職員工檔案記錄： 分部門、按年度記下其在酒店工作時的編號、姓名、職位、 職級、工資、入職日期、離職日期、離職性質(zhì)（辭職或除名等）、離職原因及離職 手續(xù)完善與否等項，作長期記錄以便隨時查閱。離職人員的檔案將保存 1年后取 消。 二、部門工作檔案 人力資源部工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培

7、訓(xùn)檔案和行政人事檔 案等四個部分，分別記錄人力資源部的工作。 （1）人力資源檔案 有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料， 勞動合同資料（包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關(guān)資料），崗位變更資料 等。 （2）工資福利檔案 有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料, 福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。 （3）教育培訓(xùn)檔案 有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動中產(chǎn) 生的，經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像 資料等。 （4）行政人事檔案

8、 有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃，衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查 材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。 （5）人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。 三. 各種人事資料保存期的規(guī)定 ?按“檔案管理制度”將在職員工的各種人事資料要妥善保管好。 ?及時更換有變動的人事資料（如身份證、未婚證等） ?對所有離職員工的人事資料保存期的規(guī)定。 資料名稱 保存期 考勤卡/考勤表 -年 工資表 兩年 員工獎勵/處罰資料 五年 非正常離職員工檔案 五年 正常離職員工檔案 -年 不再使用的文件 視保留價值而定 花名冊 十年 對已經(jīng)離職但與酒店有勞動糾紛員工的人事資料應(yīng)保存到糾紛解決

9、為止 各種人事資料統(tǒng)計分析制度 ?人力資源部于每月/年最后一天提供員工有關(guān)人事資料的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，并做出合理、科 學(xué)地分析。 ?統(tǒng)計項目包括： -性別情況：每月/年各部門男/女員工的人數(shù)。 -生日情況：每月各部門過生日的員工人數(shù)及姓名。 -學(xué)歷情況：每月/年各部門屬高中、中專、大專、大學(xué)、碩士、博士學(xué)歷的員工 人數(shù)統(tǒng)計。 -戶籍情況：每月/年各部門/酒店各省人數(shù)統(tǒng)計。 -職級情況：每月/年各部門/酒店各職級員工人數(shù)統(tǒng)計。 -職位/職級變更情況：每月/年各部門職級變更（升、降、調(diào)人數(shù)統(tǒng)計。 -試用期滿情況：每月各部門試用期滿員工人數(shù)統(tǒng)計及姓名。 -合同期滿情況：每月/年各部門/酒店合同期滿員工人數(shù)統(tǒng)

10、計及姓名。 -入住宿舍情況：每月酒店男/女員工入/退住酒店宿舍的人數(shù)統(tǒng)計。 -假期情況：每月 /年各部門員工休假（病假、事假、年假、其他假）情況統(tǒng)計。 -違紀情況：每月 /年各部門違紀員工人數(shù)統(tǒng)計。 -嘉獎情況：每月 /年各部門嘉獎員工人數(shù)統(tǒng)計。 -離職情況：每月 /年各部門離職員工人數(shù)統(tǒng)計。 -入職情況：每月 /年各部門入職員工人數(shù)統(tǒng)計。 -員工人數(shù)：每月 /年各部門員工總?cè)藬?shù)統(tǒng)計。 -保險情況：每月 /年酒店及各部門各級員工父納保險（養(yǎng)老、失業(yè)、工傷、醫(yī)療） 人數(shù)統(tǒng)計及費用明細/總額統(tǒng)計。 -暫住證、健康證辦理情況：每月/年各部門員工暫住證、健康證辦理情況及費用 統(tǒng)計。 因為我們就這么一輩

11、子，幾十年的光景，無法重來，開心也好，不開心也罷，怎么都是活著，那么何不讓自己開開心心的過好每一天呢! 生活雖辛苦，但我們一定要笑著過，以積極樂觀的心態(tài)讓日子過得有滋有味，這樣才不白來人世走一遭，才會無怨無悔。 因為生活沒有真正的完美，只有不完美才是最真實的美。 不要總是悲觀地認為自己很不幸，其實比我們更不幸的人還有很多；要學(xué)會適應(yīng)，學(xué)會調(diào)整自己的心態(tài)，學(xué)會寬容和理解，許多的苦、許多的累，都要坦然面對。 只有經(jīng)歷了，體驗過了，才能明白了生活的不易。因為經(jīng)歷就是收獲 要知道世上沒有什么不能割舍，人生沒有過不去的坡，當(dāng)你調(diào)整好了心態(tài)，一切都會風(fēng)清云談。 人活著，活的就是一種心情。 誰都有不如意的時候，這就要求我們做任何事情上都要持有一顆平常心。 只要做到不攀比，不虛榮，待人誠懇、做事踏實，以知足樂觀的心態(tài)釋懷所有，做事盡量站在別人的角度去考慮別人的感受，常懷感恩的心態(tài)待人，哪怕平庸，也會贏得世人對你的認可 和尊重！ 因為人活著，就需要一份積極向上的樂觀和感恩的好心態(tài)來對待所有。 只要心中有景，何處都是彩云間；只要有一份好的心態(tài)，所有的陰霾都將會煙消云散 人生在世，免不了磕磕絆絆，不如意在所難免，因為很多事情都不是我們所預(yù)料的，也不可能按你的設(shè)想去發(fā)展。 正所謂生活豈能百般如意，