用新一代高管信息系統(tǒng)支持最高管理層

1、用新一代高管信息系統(tǒng)支持最高管理層首席信息官作為業(yè)務需求和IT能力之間的調(diào)節(jié)者，有機會擴大自己的影響力。將數(shù)據(jù)轉化成為有助于企業(yè)管理的洞見，這一能力屬于企業(yè)商業(yè)情報的范疇，而這一范疇包括了為高管決策提供支持的流程、應用以及實踐。由于這類知識奇缺，這使得主管該項事務的首席信息 官有幸成為舞臺的主角。通過正確地溝通企業(yè)內(nèi)部的各個方面，首席信息官幫助機構調(diào)節(jié)業(yè)務需求與IT能力之間的關系，他的角色變得比以前更為重要。這是一項具挑戰(zhàn)性的任務，因為高管經(jīng)常竭盡全力在企業(yè)內(nèi)部的各類數(shù)據(jù)流中尋找他們所需的信息，以便正確地進行決策。有潛在價值的資料常常受困于組織壁壘中，或在系統(tǒng)間的傳輸過程中遺失，或是由于數(shù)據(jù)采

2、集系統(tǒng)設計不周而被遺漏，或以對用戶不友好的形式呈現(xiàn)， 令用戶難以使用。雖然系統(tǒng)部署了多層次的信息采集技術，但企業(yè)仍很難做到將有用的數(shù)據(jù)提交給需要的人。問題的核心在于高管信息系統(tǒng)的不足，設計這一系統(tǒng)的初衷是幫助最高管理層輕松獲得相關的內(nèi)部和外部數(shù)據(jù)，以利于更好地管理企業(yè)。我們的研究發(fā)現(xiàn)了一系列長期困擾著這一系統(tǒng) 的常見問題。因此，部分有遠見的企業(yè)授權首席信息官對系統(tǒng)進行重新設計，重樹這些系統(tǒng)在企業(yè)決策中的重要性。老蝦評語：IT提供商務智能的功能，進而為高層決策服務，看似很好的一個解決方案藍圖。 但是，在中國國情下，長期歷史傳承使得很多高管都不太重視數(shù)據(jù)，退一步說，即使高管比 較倚重數(shù)據(jù)，系統(tǒng)能否

3、堪當重任也是一個問題。再者，決策復雜性決定了數(shù)據(jù)的緯度的復雜性，很多時候都是綜合結構化數(shù)據(jù)、非結構化數(shù)據(jù)，宏觀戰(zhàn)略和背景環(huán)境信息、組織資產(chǎn)等方面。但是，不管怎么說，科學化決策，數(shù)據(jù)化支撐決策是一個很好的概念。交付失敗企業(yè)業(yè)績會因功能失常的信息系統(tǒng)而受到影響。 例如，一家大型化工企業(yè)的高管發(fā)現(xiàn)， 高管 信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)只有一半與企業(yè)決策相關。 高管需要關于每一個戰(zhàn)略業(yè)務單元、 產(chǎn)品和經(jīng) 營業(yè)務的精確數(shù)據(jù)，但不一致的數(shù)據(jù)為公平合理地對收入與成本進行橫向比較制造了難題。完全基于財務會計規(guī)則的僵化設計結構，將系統(tǒng)的輸出結果局限于有限的若干報表格式。這致使系統(tǒng)無法生成按需定制的分析一一例如，按照產(chǎn)品與地

4、區(qū)劃分的存貨周轉率。而雜亂無章的前端界面使問題變得更加復雜。一旦高管需要審核關鍵業(yè)績指標（KPI），則不得不在屏幕上混亂的數(shù)據(jù)中進行搜索和歸類。因此，首席信息官每月都需要抽調(diào)IT分析人員，梳理數(shù)據(jù)，提交所需的各類分析。企業(yè)董事會頗感困惑，敦促首席信息官解釋，為什么集團報告成本日益攀升且耗用了如此之多的IT支持資源。老蝦評語：數(shù)據(jù)整合是一大難題，同樣，決策數(shù)據(jù)需要一種高效率、高可見性的展示方式。在IT解決方案方面， BW、BI、PORTAL、KM。還有什么呢？首席信息官應在新一代高管信息系統(tǒng)的設計中起到主要作用，新系統(tǒng)應該能夠幫助企業(yè)高管從沒頂?shù)臄?shù)據(jù)中提取出有價值的信息。通常，有三大因素會阻礙成

5、功。不一致且不可靠的內(nèi)容不同的部門在處理信息時，使用不同的術語和符號，相互沒有達成一致，這限制了許多高管 信息系統(tǒng)能力的發(fā)揮。從多個來源采集的數(shù)據(jù)常常帶有不同的注釋、意義和用途，因此，難于將它們準確地統(tǒng)計歸類，并服務于決策。集團管理會計有管理會計的數(shù)字處理方式，而運營管理有運營管理的方式一一這些不同使高管對所使用數(shù)據(jù)的可靠性產(chǎn)生質疑。有時，數(shù)據(jù)因缺失了上下文聯(lián)系， 而不能為高管提供分析所需的背景資料。即使系統(tǒng)界面貌似方便， 但當高管對數(shù)字的真實性、及時性以及準確性表示懷疑時，他們也不愿使用。老蝦評語：信息化很重要一塊就是數(shù)據(jù)整合，首先是基礎數(shù)據(jù)，如貨品信息、供應商信息、客戶信息、庫存地信息、人

6、員信息等，當然也包含一些專有術語；其次，業(yè)務數(shù)據(jù)的標準化也是一個很重要的課題； 然后，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享是關鍵， 要真正達到一次錄入， 多次共享使用；最后圍繞信息、數(shù)據(jù)的生命周期過程管理是重中之重，過程受控才能保證信息的權威性和一致性。監(jiān)督和系統(tǒng)處理不力因業(yè)務與IT之間溝通脫節(jié)而導致的高管信息系統(tǒng)設計缺陷屢見不鮮。編制報表并不簡單。 有時推動導航系統(tǒng)的是 IT邏輯，而不是業(yè)務分析。當習慣了某種數(shù)字表達格式的某些部門 抵制改變、力求自己控制時，沖突就會發(fā)生。治理的核心是清晰的權屬分配，但管轄問題仍然常見。曾有高管向我們透露：“數(shù)據(jù)權屬之爭有時會個人化。我的數(shù)據(jù)我做主的想法很常見?！崩衔r評語：IT和業(yè)務

7、在信息系統(tǒng)中角色和發(fā)揮的作用是不同的，特別是IT除了正常的履行其技術翻譯角色外，還要有很強的溝通能力和完成事情能力。 一般來說，業(yè)務定藍圖和結果， IT設置邏輯。業(yè)務/IT架構靈活性不夠為了滿足動態(tài)的業(yè)務需求，企業(yè)業(yè)務情報同樣需要是動態(tài)的。但很多高管信息系統(tǒng)的設計架構是靜態(tài)的，因此，這限制了數(shù)據(jù)的捕捉、處理和獲取。像監(jiān)管規(guī)則的變化、國際財務報告準則的采用或現(xiàn)場提出業(yè)績數(shù)據(jù)的要求等，通常要耗費很長的時間來調(diào)整系統(tǒng)。更早期的系統(tǒng)已基本上不具備自動更新的能力，因此，IT人員必須手工創(chuàng)建與 Excel表格和其他數(shù)據(jù)表之間的鏈接，但這種做法會導致混亂。由于設計本身限制了系統(tǒng)集成新數(shù)據(jù)的能力，因此，各種平

8、行數(shù)據(jù)結構在IT平臺上如同雜草叢生。功能實用的高管信息系統(tǒng)應具備提供多層次細節(jié)的能力，但很多dashboards績效表僅提供業(yè)務的綜合概覽；而能夠出入于多層報表數(shù)據(jù)的導航系統(tǒng)則是對現(xiàn)有IT能力的過高要求。老蝦評語：IT支撐業(yè)務發(fā)展，柔性隨需而變是IT面臨的一個挑戰(zhàn)，涉及到系統(tǒng)架構、IT人員開發(fā)和實施能力、企業(yè)發(fā)展速度等。現(xiàn)實情況是信息系統(tǒng)分析功能不足，特別是報表功能，于是產(chǎn)生大量類似“打印到EXCEL ”的功能，用戶再在 EXCEL里面大量的加工，產(chǎn)生非常個性化而又靜態(tài)的數(shù)據(jù)報表。產(chǎn)生這種問題的核心，就是IT的架構不完善問題。從信息到情報某全球企業(yè)認為，解決這類問題的最好辦法就是重新設計IT藍

9、圖，以此為高管層提供支持。這家百億美元級的全球物流企業(yè)擁有橫跨全球的端對端物流能力，卻發(fā)現(xiàn)難于合理配置企業(yè)的內(nèi)部高管信息系統(tǒng)。雖然公司能夠跟蹤在物流網(wǎng)絡中任何一個環(huán)節(jié)上的貨物流，但卻看不清數(shù)據(jù)流。多年的迅猛增長以及分散式甚至是放任自流的信息管理造成了部門間雜亂無章縫 縫補補式的報表流程。管理層無法形成對公司核心業(yè)績數(shù)據(jù)的統(tǒng)一觀點，因此，分不清哪些產(chǎn)品賺錢。老蝦評語：很多企業(yè)信息化停留在業(yè)務自動化，不能不說這是一種悲哀。 信息系統(tǒng)的價值被大打折扣，我認為這種局面主要是因為企業(yè)高層對IT的短視，認為IT上線就大功告成， 殊不知上線僅僅是萬里長征的第一步。對于信息系統(tǒng)價值來說，IT管控、各級別的決策

10、支持非常重要，就如管理學上說的“二八法則”，這就是重要的少數(shù)。同時，很多企業(yè)忽視IT作為信息系統(tǒng)甚至企業(yè)管理的“警察”角色，信息流不完整、不可控，大大降低了系統(tǒng)的價值。首席信息官認為必須采取措施，因此，便從業(yè)務部門與IT部門調(diào)集人員成立了工作組，工作組很快發(fā)現(xiàn)，業(yè)務部門與IT部門之間的關系在某些方面不協(xié)調(diào)。來自總部、業(yè)務單元、職能部門和中央IT部門的高管都以自己的方式記錄業(yè)績，并從不同的數(shù)據(jù)源提取資料以支 持自己的分析結果。這些數(shù)字被用在了一系列的集團報表中，但由于衍生出這些數(shù)字的源數(shù)據(jù)不同，以及不一致的分類標準，高管們對報表中的數(shù)據(jù)無從下手，不知道那組數(shù)字更為可靠。旨在演示關鍵業(yè)績數(shù)據(jù)的管理

11、層界面也被太多不同、甚至于沖突的KPI數(shù)據(jù)所堵塞，數(shù)據(jù)幾乎無法使用。而一個對用戶不友好的前端系統(tǒng)將問題更加復雜化。因此，高管們要求提供新的高管信息系統(tǒng)，以便在不同細節(jié)層次上評估企業(yè)業(yè)績（詳見圖示）。新的企業(yè)導航器必須在設計以及功能方面有大幅提高（詳見附文,企業(yè)的下一代高管信息系統(tǒng)藍圖 ）。對數(shù)據(jù)及新信息結構實行標準化管理首席信息官必須處理很多核心問題以確保系統(tǒng)條理化。首當其沖的就是將不一致的信息標準化。在首席信息官的領導下，工作組對一套集團通用的關鍵業(yè)績指標定義達成共識，包括業(yè)務方認為最重要的 KPI 例如，按照產(chǎn)品劃分的庫存周轉率、循環(huán)周期以及利潤率。 此后，他創(chuàng)建了企業(yè)通用分類表，將各單元

12、之間的解釋方式統(tǒng)一。對于企業(yè)管理中最重要的KPI信息元素之間的關系也進行了重新定義。新的IT橋解決了系統(tǒng)之間用手工轉換數(shù)據(jù)的問題。設計一個新業(yè)務情報架構為提高系統(tǒng)的反應能力，首席信息官重新定義了技術藍圖，并創(chuàng)建了儲存、標記和安排不同數(shù)據(jù)流的集中業(yè)務情報數(shù)據(jù)儲存庫。為使數(shù)據(jù)流動更為通暢，新的架構基于業(yè)務領域或團組而非IT能力。這一設計包括了獲取并轉換數(shù)據(jù)的靈活工具一一這些工具將集團的系統(tǒng)與如 財務和管理會計等多個上游數(shù)據(jù)庫相連。修改后的業(yè)務應用程序新設了一套通用的月報和季報格式，以及讓不具備高深IT經(jīng)驗和知識的高管也能夠使用分析工具，深入了解股東價值、預算和資本規(guī)劃等信息。最后，重新設計的改進版

13、界面讓高管們能夠輕松地在界面間穿行， 以能夠處理的格式獲得他們所需要的資料。諸如顏色編號等功能建立了更為直觀的群組，引導用戶獲得不同類別的報表數(shù)據(jù)。合理簡化報表層級在這些IT問題得到解決后，首席信息官與各業(yè)務主管并肩協(xié)作，幫助他們更清晰地獲取企 業(yè)核心運營數(shù)據(jù)。在多次的會議中，他要求業(yè)務領導們確定他們最為重要的KPI和報表，以將它們合理簡化，并設定先后順序。更為符合邏輯的、信息更周全的且遵守規(guī)則的報表和 數(shù)據(jù)幫助高管們設立更好的目標，在業(yè)績出現(xiàn)偏差時提出問題，并更高效地監(jiān)控進展狀態(tài)。以業(yè)務為導向的動態(tài)架構使報表修改變得更加輕松一一除去了阻礙流程的、昂貴的、臨時性分析，故而節(jié)省了維護系統(tǒng)的IT資

14、源。由于所使用的數(shù)據(jù)更為可靠，因此，首席財務官等高管能夠將重新設計的界面作為演示工具，來應對分析師來電或董事會答辯。持續(xù)的機構變動、不斷上升的競爭壓力以及全球擴張使很多企業(yè)更加重視能夠幫助高管管理 企業(yè)的信息。各利益主體和監(jiān)管方對透明經(jīng)營的要求也增大了對更佳（且常常是更加及時） 信息的需要。將數(shù)據(jù)轉化成為實用的洞見是創(chuàng)造價值的關鍵，且最終也是企業(yè)競爭優(yōu)勢的關鍵。作為引領業(yè)務要求和 IT能力之間溝通的渠道，首席信息官們在支持企業(yè)實現(xiàn)目標的同 時，面臨著擴大自己影響力的機遇。因為我們就這么一輩子，幾十年的光景，無法重來，開心也好，不開心也罷，怎么都是活著，那么何不讓自己開開心心的過好每一天呢！生活

15、雖辛苦，但我們一定要笑著過，以積極樂觀的心態(tài)讓日子過得有滋有味，這樣才不白來人世走一遭，才會無怨無悔。因為生活沒有真正的完美，只有不完美才是最真實的美。不要總是悲觀地認為自己很不幸，其實比我們更不幸的人還有很多；要學會適應，學會調(diào)整自己的心態(tài)，學會寬容和理解，許多的苦、許多的累，都要坦然面對。只有經(jīng)歷了，體驗過了，才能明白了生活的不易。因為經(jīng)歷就是收獲”.要知道世上沒有什么不能割舍，人生沒有過不去的坡，當你調(diào)整好了心態(tài)，一切都會風清云談。人活著，活的就是一種心情。誰都有不如意的時候，這就要求我們做任何事情上都要持有一顆平常心。只要做到不攀比，不虛榮，待人誠懇、做事踏實，以知足樂觀的心態(tài)釋懷所有，做事盡量站在別人的角度去考慮別人的感受，常懷感恩的心態(tài)待人，哪怕平庸，也會贏得世人對你的認可 和尊重！因為人活著，就需要一份積極向上的樂觀和感恩的好心態(tài)來對待所有。只要心中有景，何處都是彩云間；只要有一份好的心態(tài)，所有的陰霾都將會煙消云散人生在世