物資、資金、費(fèi)用管理制度

1、物資管理制度為保證公司資產(chǎn)的安全完整，降低庫(kù)存、減少毀損浪廢，特制定本制度。1. 定義1.1 本制度所述物資范圍包括公司所持有的全部物資，包括原輔材料、 包裝物、在產(chǎn)品、 產(chǎn)成 品、低值易耗品、工程物資、固定資產(chǎn)等。1.2 物資分類：1.2.1 由庫(kù)房保管的物資。1.2.2 各使用部門領(lǐng)用出庫(kù)并管理或使用的材料物資、設(shè)備、低值易耗品等。1.2.3 辦公用品。2. 請(qǐng)購(gòu)2.1 各部門每月填制當(dāng)月“物資采購(gòu)計(jì)劃表” ，并于每月 10 日前經(jīng)簽批后上報(bào)采購(gòu)部門采購(gòu)。 采購(gòu)周期較長(zhǎng)的物資，使用部門應(yīng)合理預(yù)計(jì)并提前知會(huì)采購(gòu)部。2.2 如無特殊情況，盡量避免零星采購(gòu)。2.3 無請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)的，采購(gòu)人員不得購(gòu)買

2、。3. 由庫(kù)房保管物資的管理辦法3.1 所有物資在收、 發(fā)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)同時(shí)辦理入庫(kù)單及出庫(kù)單。 入庫(kù)單經(jīng)采購(gòu)人員簽字確認(rèn)后生 效，出庫(kù)單經(jīng)領(lǐng)用人簽字后生效。3.2 入庫(kù)單3.2.1 不需質(zhì)檢、驗(yàn)收物資，收貨時(shí)直接辦理入庫(kù)單。3.2.2 需經(jīng)質(zhì)檢、驗(yàn)收物資先辦理“到貨單” ，待質(zhì)檢、驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)單。未經(jīng)質(zhì)檢、 驗(yàn)收合格物資不得辦理入庫(kù)單。3.2.3 需過磅物資以過磅單數(shù)量為準(zhǔn)。3.2.4 原則上采用最小計(jì)量單位進(jìn)行數(shù)量計(jì)量，不能采用最小計(jì)量單位的可以采用常用管理 計(jì)量單位，但以不發(fā)生歧義為準(zhǔn)。涉及計(jì)量單位換算的，以換算后的單位為準(zhǔn)。3.2.5 對(duì)于入庫(kù)前確定不合格的物資直接退回，不能立即退回

3、的由采購(gòu)部門聯(lián)系供應(yīng)商及時(shí) 處理。入庫(kù)后又判定不合格物資在退回時(shí)辦理紅字入庫(kù)單。保管設(shè)立不合格品區(qū)域及 臺(tái)賬專門管理該部分物資。3.2.6 入庫(kù)單經(jīng)采購(gòu)人員簽字確認(rèn)后作為費(fèi)用報(bào)銷依據(jù)。3.2.7 采購(gòu)應(yīng)嚴(yán)密跟蹤購(gòu)進(jìn)、質(zhì)檢、安裝、驗(yàn)收、使用中所出現(xiàn)的不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的情況， 及時(shí)與供應(yīng)商確定解決方案。3.3 出庫(kù)單3.3.1 保管憑各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的“領(lǐng)料申請(qǐng)單”發(fā)料。 “領(lǐng)料申請(qǐng)單”應(yīng)注明領(lǐng)用部門和詳 細(xì)的用途。屬“低值易耗品” 、“固定資產(chǎn)”管理的單獨(dú)注明。3.3.2 發(fā)料時(shí)根據(jù)“領(lǐng)料申請(qǐng)單”并按實(shí)際發(fā)料數(shù)量辦理“出庫(kù)單” ，經(jīng)領(lǐng)料人簽字后交財(cái)務(wù) 進(jìn)行賬務(wù)處理，“材料出庫(kù)單”應(yīng)注明經(jīng)核實(shí)的用途

4、和使用部門。3.3.3 領(lǐng)用后又退回的物資辦理紅字“材料出庫(kù)單” 。3.4 物資在庫(kù)房之間調(diào)撥的需辦理調(diào)撥手續(xù)。3.5 各公司之間不得串領(lǐng)物資。3.6 庫(kù)房隨時(shí)保證材料物資賬實(shí)相符。4. 各使用部門管理或使用的材料物資、設(shè)備、低值易耗品管理5. 各部門自行建立“低值易耗品” 、“固定資產(chǎn)”臺(tái)賬，記錄領(lǐng)入、調(diào)拔、報(bào)廢等相關(guān)情況。 報(bào)廢時(shí)，及時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行資產(chǎn)減少處理，待查明原因后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。使用 或管理不善造成毀損或提前報(bào)廢的，追究相關(guān)人員責(zé)任。5.1 生產(chǎn)部門領(lǐng)用的材料物資由其自行管理，按工藝流程要求組織生產(chǎn)，努力降低單耗。5.2 工程部門對(duì)領(lǐng)用 “工程物資“進(jìn)行管理， 屬甲供材料

5、的由施工單位在領(lǐng)料單上加蓋其在甲 方備案的材料領(lǐng)用專章、 指定的施工單位領(lǐng)料人、 甲方工程師簽字后發(fā)料。 工程部門應(yīng)嚴(yán) 格按定額標(biāo)準(zhǔn)控制領(lǐng)料數(shù)量。屬超領(lǐng)甲供材料的，從施工單位工程款中扣除。6. 辦公用品6.1 辦公用品由綜合部負(fù)責(zé)管理。6.2 紙、筆、本等單價(jià)較低辦公用品不需辦理入庫(kù)手續(xù)，以下辦公用品需要辦理入庫(kù)手續(xù)：6.2.1 電腦、打印機(jī)等數(shù)碼產(chǎn)品。6.2.2 桌、椅、屏風(fēng)、文件柜等辦公家俱。6.2.3 其他單價(jià)在 500 元以上的辦公用品。6.3 不辦入庫(kù)的由辦公用品管理人員根據(jù)送貨清單清點(diǎn)入庫(kù)， 并在送貨清單注明收到的日期與 數(shù)量。該部分辦公用品由辦公室設(shè)立臺(tái)賬進(jìn)行管理，臺(tái)賬與實(shí)物隨時(shí)

6、保持一致。7. 盤點(diǎn)7.1 主要原料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品等每月進(jìn)行盤點(diǎn)，以準(zhǔn)確核算成本。7.2 其他物資每月適當(dāng)抽查。7.3 每年進(jìn)行 1 次大盤點(diǎn)。7.4 財(cái)務(wù)部或公司根據(jù)需要可隨時(shí)進(jìn)行盤點(diǎn)。7.5 盤點(diǎn)差異由保管或使用管理部門及時(shí)查明原因、 提出初步處理意見、 改善方案， 經(jīng)財(cái)務(wù)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批處理。8. 公司設(shè)立資產(chǎn)管理人員對(duì)固定資產(chǎn)、低值易耗品進(jìn)行管理費(fèi)用報(bào)銷制度為指導(dǎo)各經(jīng)辦部門按國(guó)家法律法規(guī)及財(cái)務(wù)核算要求進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，特制定以下制度。1. 原則1.1 費(fèi)用支出應(yīng)本著“厲行節(jié)約、綜合考慮性價(jià)比”的原則處理。1.2 及時(shí)取得合法合規(guī)發(fā)票、發(fā)票填開符合發(fā)票管理辦法要求。1.3 及

7、時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。日常費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)于業(yè)務(wù)完成 7 個(gè)工作日內(nèi)報(bào)銷完畢，購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù) 應(yīng)及時(shí)催收發(fā)票并報(bào)銷。增值稅專用發(fā)票應(yīng)于到期前 3 個(gè)月報(bào)銷，特殊情況應(yīng)及時(shí)知會(huì) 財(cái)務(wù)安排臨時(shí)認(rèn)證。非因財(cái)務(wù)原因超過認(rèn)證期的，經(jīng)辦部門負(fù)全責(zé)。1.4 超標(biāo)費(fèi)用應(yīng)經(jīng)專門批準(zhǔn)。1.5 為減少現(xiàn)金使用，優(yōu)先使用網(wǎng)銀支付，特殊需使用支票的需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。1.6 發(fā)票的開具單位應(yīng)與收款單位的保持一致。如確實(shí)需要支付他人的，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意 后由發(fā)票開具單位出具“付款委托書” 。2. 原輔材料、設(shè)備、工程物資等購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)辦理費(fèi)用報(bào)銷。2.1 有經(jīng)保管、采購(gòu)簽批的入庫(kù)單。2.2 發(fā)票數(shù)量與實(shí)收數(shù)量不符時(shí)處理辦法。2.2.1 發(fā)

8、票數(shù)量大于入庫(kù)單數(shù)量：2.2.1.1屬票到貨未到的記入在途物資。2.2.1.2屬合理?yè)p耗的，調(diào)增入庫(kù)部分的單價(jià)。2.2.1.3屬供貨方、承運(yùn)人原因的，注明解決辦法。2.2.2 發(fā)票數(shù)量小于入庫(kù)單數(shù)量：2.2.2.1屬合理磅差的，調(diào)減入庫(kù)部分的單價(jià)。2.2.2.2屬未開發(fā)票的，按實(shí)際收到的發(fā)票的部分進(jìn)行結(jié)算。2.2.2.3采購(gòu)人員在 U8 系統(tǒng)錄入結(jié)算發(fā)票。2.3 提供合同2.3.1 合同中必須明確約定發(fā)票類型、開具時(shí)間。未約定發(fā)票事項(xiàng)且財(cái)務(wù)認(rèn)為應(yīng)提供發(fā)票而 未提供的，財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕付款。涉及安裝、質(zhì)保手續(xù)的，發(fā)票應(yīng)該在安裝完成時(shí)開具 全額發(fā)票。2.3.2 實(shí)際到貨數(shù)量、單價(jià)應(yīng)與合同保持相符。2.

9、3.3 實(shí)際到貨數(shù)量超過合同數(shù)量 5%的，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批同意多購(gòu)的明確意見。2.3.4 單筆采購(gòu)金額在 5000 元（含）以下的可以不簽定購(gòu)貨合同。超過 5000 元未簽訂合同 的，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批同意。采購(gòu)部門不得化整為零，以規(guī)避合同簽訂程序2.4 款項(xiàng)支付2.4.1 報(bào)銷人員在報(bào)銷單上注明沖銷預(yù)付款、發(fā)貨款、支付到貨款、安裝款、質(zhì)保金的金額。 報(bào)銷時(shí)不支付的注明欠賬。2.4.2 申請(qǐng)預(yù)付款的，提供合同。支付發(fā)貨款的，業(yè)務(wù)部門提供供應(yīng)商加蓋公章的待發(fā)貨通 知。2.4.3 支付到貨款的，屬設(shè)備的提從相關(guān)部門共同簽字的到貨驗(yàn)收單。屬原輔材料的提供檢 驗(yàn)合格證明。需要過磅物資后附過磅單。2.4.4

10、支付安裝款的，提供相關(guān)部門共同簽字的安裝驗(yàn)收單。2.4.5 支付質(zhì)保金的，提供相關(guān)部門共同簽字的質(zhì)保驗(yàn)收單。2.4.6 安裝、質(zhì)保驗(yàn)收單需要使用部門簽屬使用或驗(yàn)收意見。公司開辟專門通道，接受一線 員工提供的物資設(shè)備使用意見或建議。3. 辦公用品3.1 屬入庫(kù)范圍的提供入庫(kù)單。不辦入庫(kù)手續(xù)的憑辦公用品管理人員確認(rèn)簽收的送貨清單代 替入庫(kù)單。4. 其他費(fèi)用報(bào)銷4.1 業(yè)務(wù)真實(shí)、且遵循節(jié)約夠用原則花費(fèi)。4.2 須取得合法合規(guī)發(fā)票。發(fā)票丟失的，請(qǐng)總經(jīng)理簽批后準(zhǔn)予報(bào)銷。5. 費(fèi)用報(bào)銷簽批流程5.1 經(jīng)辦人（報(bào)銷人） 部門主管（經(jīng)理） 總經(jīng)理 主管副總經(jīng)理 財(cái)務(wù)復(fù)核 出納5.2 出納負(fù)責(zé)在報(bào)銷單據(jù)上加蓋“

11、附件” 、“發(fā)票”等戳記表明該費(fèi)用已報(bào)銷，已付款的加蓋 “現(xiàn)金付訖”、“銀行付訖”、“網(wǎng)銀付訖”等印章。資金管理辦法為保證公司資金安全、及時(shí)準(zhǔn)確收付款項(xiàng)，特制定以下管理辦法。1. 款項(xiàng)支付憑據(jù)，指經(jīng)各有權(quán)人簽批齊全的單據(jù)，具體包括：1.1 “借款單”：用做公司內(nèi)部員工個(gè)人借款，支付其他客商款項(xiàng)時(shí)不得使用此單據(jù)。1.2 “（預(yù)）付款申請(qǐng)單” ：支付供應(yīng)商、施工單位、其他單位預(yù)付款項(xiàng)、已開發(fā)票并在財(cái)務(wù) 欠賬未付的余款時(shí)使用。1.3 “費(fèi)用報(bào)銷單”：費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，需直接支付報(bào)銷人或客商的款項(xiàng)，直接在“費(fèi)用報(bào)銷單”上注明支付金額。2. 款項(xiàng)收取2.1 出納收款后，立即開具“收據(jù)” ，并分別加蓋“現(xiàn)金收訖

12、” 、“銀行收訖”。2.2 報(bào)銷費(fèi)用沖個(gè)人借款的，開具“收據(jù)”并加蓋“轉(zhuǎn)帳收訖” 。2.3 會(huì)計(jì)人員每日對(duì)前一日的收據(jù)使用情況進(jìn)行審核并加注“已審”標(biāo)記。3. 現(xiàn)金管理3.1 現(xiàn)金限額？萬元。3.2 現(xiàn)金收付嚴(yán)格按“現(xiàn)金結(jié)算管理辦法”執(zhí)行。3.3 減少現(xiàn)金直接收付，優(yōu)先使用網(wǎng)上銀行。3.4 日清月結(jié)。每日款項(xiàng)收付結(jié)束后，保證出納登記的現(xiàn)金日記賬、 U8 系統(tǒng)生成的現(xiàn)金日記賬與實(shí)存現(xiàn)金相符。不符的立即查明原因并上報(bào)。4. 網(wǎng)上銀行管理4.1 公司在各行開通網(wǎng)上銀行。4.2 網(wǎng)上銀行必須申領(lǐng)多級(jí)密鑰，我公司暫定為二級(jí)。4.3 制單人密鑰由出納保管并負(fù)責(zé)提交付款，審核人密鑰由負(fù)責(zé)責(zé)任稽核的會(huì)計(jì)人員持

13、有并進(jìn)行授權(quán)。4.4 出納根據(jù)建立“客商賬戶信息登記表” ，列明客商全稱、開戶行、賬號(hào)等信息?？蜕藤~戶發(fā)生變更的，需提供“賬戶變更通知” 。4.5 稽核人員進(jìn)行網(wǎng)銀授權(quán)時(shí)，審核“收款人全稱”與“金額”兩項(xiàng)主要內(nèi)容。4.6 日清月結(jié)，每日業(yè)務(wù)結(jié)束后，出納查詢網(wǎng)銀余額，確保與單位銀行日記賬相符。不符的立即查明原因，并做出銀行存款余額調(diào)節(jié)表。5. 資金日?qǐng)?bào)5.1 每日上午 9： 30 前，由出納填制資金日?qǐng)?bào)表報(bào)會(huì)計(jì)人員審核發(fā)生額、余額等內(nèi)容。審核后報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)5.2 資金日?qǐng)?bào)按現(xiàn)金、各開戶行分別列示當(dāng)日資金的收付存情況，并列示支付明細(xì)。6. 支票管理6.1 建立支票登記簿，按開戶行反映支票的購(gòu)買、退

14、回情況。6.2 建立支票使用登記簿，按開戶行逐張支票登記填開日期、收款人、金額、用途、簽收人 簽字等內(nèi)容。支票作廢的，注明本筆作廢。作廢支票經(jīng)會(huì)計(jì)人員審核后填制作廢支票明 細(xì)表，一同裝訂在當(dāng)月最后一本憑證后。6.3 支票由出納保管，密碼支付器由負(fù)責(zé)審核的會(huì)計(jì)人員保管并提供密碼。財(cái)務(wù)專用章由負(fù) 責(zé)審核的會(huì)計(jì)人員保管。支票上加蓋的個(gè)人名章由辦公室負(fù)責(zé)保管。6.4 不得簽發(fā)“收款人”、“金額”、“開具日期”空白的支票。7. 銀行管理7.1 出納設(shè)立銀行賬戶信息登記簿，列明開戶行全稱、賬號(hào)、賬戶開立時(shí)間、經(jīng)辦人，預(yù)留 銀行的印鑒卡、網(wǎng)上銀行開通時(shí)間、銷戶時(shí)間及原因等。7.2 每月 5 日取得各銀行對(duì)賬單、由會(huì)計(jì)核對(duì)并編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表” ?！般y行存款余 額調(diào)節(jié)表”由編制人、出納、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后存檔。出現(xiàn)未達(dá)賬項(xiàng)的，由出納查 明原因上報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。8. 其他票據(jù)管理：8.1 其他票據(jù)包括電匯單、匯票、收據(jù)