展覽業(yè)務(wù)的操作流程圖(20210416210924)

1、一個展覽業(yè)務(wù)的操作流程 一. 接洽階段 獲取參展客戶信息 上門拜訪客戶取得客戶參展相關(guān)資料 明確展覽設(shè)計圖交付日期 二. 設(shè)計階段 與設(shè)計師溝通并即時同客戶進行展位設(shè)計 的交流 向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程報 價 研究客戶反饋意見并再次修改 交付最后定稿之設(shè)計圖及工程報價 三. 簽約階段 同客戶確定工程價格 明確同客戶的相互配合要求 簽定合同 四. 制作階段 根據(jù)部門工作單完成制作及準備工作 安排客戶到工廠實地察看制作及準備情況 完成主辦、主場、展館等各項手續(xù) 五. 現(xiàn)場施工階段 現(xiàn)場展位搭建 處理現(xiàn)場追加、變更項目 配合客戶展品進場 客戶驗收 六. 展會期間及撤場階段 安排展會期間現(xiàn)場

2、應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù) 配合客戶展品離場 現(xiàn)場拆除 七. 后續(xù)跟蹤服務(wù) 展會的后續(xù)總結(jié)報告 為客戶提供行業(yè)會展信息和分析 邀請客戶參觀公司其他服務(wù)案例 一.項目接洽階段 1 獲取參展客戶信息：以下一些渠道是有 可能幫助獲得最初步的客戶信息的。 上屆展覽會的會刊一一一般比較成熟和已 經(jīng)固定的展會，行業(yè)中的主要廠商基本上 會繼續(xù)參展，所以上屆會刊是很好的渠 道。會刊資料往往登載有平面圖（可以看 出是否展位屬于特裝，一般面積在36平米 以上是需要特別布置的）、展商的聯(lián)系方 式和簡介（有些展會也會把公司的展會負 責人姓名登在上面）。會刊資料可以配合 現(xiàn)場實景照片進行比較，重要展會進行拍 攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)

3、一存放路徑電腦備 份、相片紙打印編號存檔以方便查閱 ）。 展會專設(shè)網(wǎng)站一一比較有規(guī)模的展會基本 上建有專門的網(wǎng)頁，一般有對下屆 展會的 宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會列出 上屆的展商，為顯示其展會效益，網(wǎng)上也 上傳一些布置得挺美觀的展位照片 。 行業(yè)資訊媒體一一行業(yè)資訊媒體比較熟悉 其行業(yè)的展會和廠商，有些專門的采訪類 欄目，類似展會快報的性質(zhì)，里面有參展 商市場宣傳方面的負責人信息 。 正在服務(wù)客戶的參展商手冊和平面圖 一一 如果在每次展會上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶參 展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖 （在為新客戶服務(wù)時也要盡可能獲得所有 展商的平面圖），上面是最新的參展商， 該屆展會的特裝客

4、戶可以一目了然。 2 .上門拜訪客戶：會展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在 于它的客戶基本是確定的，只是客戶需要 選擇不同的供應(yīng)商而已。很多的客戶會進 行邀稿競標,這些是很多展覽公司都可以 進入的，有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶 需要通過其他機會再進入。很多時候，確 實要參展的特裝客戶是需要展覽服務(wù)的， 可以進行登門拜訪的。 通過對客戶的交談，詳細了解客戶的意 圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色 調(diào)，是否開辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。 有些客戶會提供他們的公司介紹給展覽公 司，但即便有對方的公司介紹，通過交 流，業(yè)務(wù)人員需要得知其以往的展臺情 況，特別是為什么會放棄原有的合作關(guān) 系，有哪些地方是不滿意的。 有些

5、客戶通常邀請很多家比稿，但最后選 中的方案是幾個方案的集合，對于這種客 戶事先很難分辨。也有個別客戶已經(jīng)有了 搭建商，只是為了形式，或是為了通過比 稿得到一份現(xiàn)成的設(shè)計圖，最后自己另外 找人做。目前會展行業(yè)比較混亂，該種情 況希望可以通過與客戶交流能夠提前得以 發(fā)覺。？ 3.取得客戶參展相關(guān)資料：如果得到客戶 的認可，同意為其展覽提供策劃設(shè)計，通 常需要得到客戶的以下資料 一一展館平面 圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹 資料、客戶公司全稱、客戶標準司標、客 戶標準字體、客戶標準色標、參展產(chǎn)品名 稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重 點參展產(chǎn)品、展位制作預算。 通常不管是何種情況，客戶都會提

6、供設(shè)計 本身需要的資料，但對于展覽服務(wù)公司來 說，獲得客戶的費用運算是最關(guān)鍵的 ，在 投標比稿中尤為重要。有些客戶會給一個 大概的范圍，但有些客戶不愿透露，甚至 本身也沒有事先有預算。我們可以收集該 客戶的以往同行業(yè)展位照進行比較，或者 把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其 大致費用，請其選擇參考。客戶一般會選 擇其風格和價格都比較接近的展臺圖 參展商手冊和客戶要求關(guān)系到設(shè)計師的方 案是否能夠達到入圍中標，應(yīng)該盡可能齊 全地從客戶那邊獲得。展商手冊涉及到了 展館的技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等?？蛻粢?可從以下幾個方面明確：展位結(jié)構(gòu)、展位 材質(zhì)要求、色彩要求、設(shè)計重點、照明要 求、展板數(shù)量、展位高度等

7、。 4 .明確設(shè)計圖交付日期，制定工作計劃: 同客戶明確首稿的交付時間和要求，會同 設(shè)計師進行安排。對于大的項目，應(yīng)該制 定一份工作時間明細表，有需要可以提交 給客戶。 二. 設(shè)計階段 1 .向設(shè)計師轉(zhuǎn)交客戶設(shè)計要求并隨時與客 戶進行展位設(shè)計的相關(guān)溝通交流 為形成設(shè)計部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該 把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設(shè)計要 求和可能的需求風格，填寫設(shè)計明細表， 轉(zhuǎn)交給設(shè)計部的負責人 在設(shè)計師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客 戶的隨時聯(lián)系，把握其可能的變化。如果 有必要，應(yīng)該把設(shè)計師介紹給客戶，讓雙 方可以有直接的聯(lián)系。 對于需要親自去考察測量的場地 ，可以由 業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計師安排去現(xiàn)場。

8、設(shè)計師 應(yīng)注意同工程施工人員保持聯(lián)系 ，了解最 新的展示材料，避免設(shè)計采用的材料陳舊 或者有些設(shè)計無法實地施工。 2 .向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程 報價 學習資料 展臺初稿定下以后，會同供應(yīng)商得到成本 價，制作明晰的報價單。一般展臺設(shè)計的 報價有一個比較細分的順序，既是為了方 便具體列項也有助與讓客戶明了并樂于接 受，往往按照設(shè)計圖從天到地或者從外到 里按順序羅列，防止漏掉項目。在報價中 要對材料、顏色、形狀及尺寸進行盡可能 完整的描述。一份完整的報價就是一份詳 細的工單，便于把握施工成本核算及施工 的準確性。 展覽設(shè)計承建中，有一部分費用是可以由 客戶自己向展館支付的，但往往實踐中都

9、 是展覽公司代交的，應(yīng)在報價中凡代場館 收費的項目一定要注明，比如電箱申請、 場地管理費等。 學習資料 有些客戶要求在提交設(shè)計圖時同時附上設(shè) 計說明，但有些要求比較簡單，只要看到 實際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企 業(yè)比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求 設(shè)計圖附有說明，但從今后正規(guī)化考慮， 應(yīng)該提倡設(shè)計師寫設(shè)計說明。一般可以就 展位風格、材質(zhì)說明、展位功能、色彩說 明、照明說明、設(shè)計重點等幾個方面進行 闡述。交圖時，如果能夠安排設(shè)計師一起 同客戶見面的就好，可由設(shè)計師向客戶說 圖，解釋該方案的賣點和最大的與眾不 同。 3 .研究客戶反饋意見并進行再次修改 客戶如果是多家比稿的話，就會有一番篩

10、 選。如果要求我們繼續(xù)修改，那么應(yīng)仔細 了解其真實意圖。有些客戶經(jīng)過第一次接 觸后，即便是原來對展覽陌生的要說出個 一二來。應(yīng)仔細同其溝通。如果客戶要求 重新以不同風格再次出圖，應(yīng)該綜合具體 情況。 4 .交付最后定稿之設(shè)計圖及工程報價 三. 簽約階段 1 .同客戶確定工程價格？ 在報價確定價格時，一定要保證所有的材 料和特別要求公司是能夠做到的。否則一 旦客戶確認而現(xiàn)場無法達到要求的話，將 造成不好影響。 2 .明確同客戶的相互配合要求 展館現(xiàn)場搭建的時間一般都比較緊張，只 有2-3天的安排，這其中還有客戶的展覽產(chǎn) 品需要布置，有時涉及到需要提前申報的 事宜，應(yīng)同客戶協(xié)調(diào)好雙方負責的范圍 。

11、 3. 簽定合同 四. 制作階段 1 .根據(jù)部門工作單完成制作及準備工作 根據(jù)具體項目的需要，安排AV設(shè)備、木工 結(jié)構(gòu)制作、地毯供應(yīng)商、美工制作等部分 按照設(shè)計圖的要求和客戶的制定進行制 作。注意在制作過程中如果有變動，應(yīng)及 時同設(shè)計師聯(lián)系，有需要業(yè)務(wù)人員應(yīng)照會 客戶。 2 .安排客戶到工廠實地察看制作及準備情 況 一般客戶確認最后的效果圖后就只是等待 到時進場，有些項目較大或者是客戶特別 注重的項目會在制作中進行監(jiān)督 ，我們應(yīng) 做好安排其到公司或工廠間參觀的準備 。 3.完成主辦、主場、展館等各項手續(xù) 有些項目應(yīng)該是要于開展前向展館或者主 辦方進行申報的，如果該部分工作是由我 們來完成就要就

12、定水、電、氣與客戶確 認，并向主辦方提供必要的材料，如電圖 等進行審批。對于某些特殊用材如霓虹 燈、高空氣球等等還要進行特別的審批 。 五. 現(xiàn)場施工階段 1 .現(xiàn)場展臺搭建 現(xiàn)場施工的好壞決定了項目設(shè)計是否得到 了實現(xiàn)。現(xiàn)在有很多的展覽公司只注重設(shè) 計不注重搭建，造成了客戶的不滿，這也 是展覽服務(wù)中經(jīng)常有客戶更換供應(yīng)商的原 因。一般在搭建中客戶也會在現(xiàn)場布置展 品，此時最好具體負責該項目的業(yè)務(wù)服務(wù) 人員能到現(xiàn)場陪同，有必要，設(shè)計師也可 以到現(xiàn)場監(jiān)督施工，并同客戶即時交流。 盡管實際的效果不能馬上體現(xiàn) ，但是很多 客戶希望能得到這樣的服務(wù)。如果業(yè)務(wù)人 員確實有原因不能在現(xiàn)場，應(yīng)該把負責搭 建布

13、置的聯(lián)系人介紹給客戶。 2. 處理現(xiàn)場追加、變更項目 現(xiàn)場中經(jīng)常會有一些設(shè)計中本身沒有預料 到的情況出現(xiàn)，而且客戶也會臨時提出一 些要求。如果是由于公司本身的原因造成 的，應(yīng)即時進行更改，如果是客戶額外提 出的，應(yīng)保證首先滿足其合理的要求，同 時對追加的部分要求客戶簽收補充到總項 目款項中 3. 配合客戶展品進場 實踐中往往是先把展臺結(jié)構(gòu)布置好以后再 安排展品入場的，現(xiàn)場的工作人員一定要 注意為客戶服務(wù)，配合其展品進場。 4. 客戶驗收 所有的搭建工作完成后，要進行展位的衛(wèi) 生清潔，該項工作主要能安排我們的工作 完成好，直到客戶驗收完，確保次日的開 幕。（應(yīng)注意有些時候自己展臺搭建完成 的較早

14、，所有工作都結(jié)束后，大家都以為 沒事了，但隔壁展位的施工會造成展臺衛(wèi) 生和展品擺放等受到影響） 六. 展會期間及撤場階段 1 .安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù) 在開展期間，主要是客戶的接待工作，但 很多時候會需要對展臺進行維護和臨時配 置東西。業(yè)務(wù)負責人員和一二個工人應(yīng)在 現(xiàn)場進行應(yīng)急服務(wù)。從客戶方來講，他很 是希望能夠在展覽期間有展覽公司的人在 場，并且最好是他熟悉的，能夠有需要的 時候隨時可以得到解決?？蛻粼诂F(xiàn)場的工 作人員應(yīng)該有我們的現(xiàn)場服務(wù)人員的最直 接的聯(lián)系方法。 增值服務(wù)方面可以很廣泛，有些業(yè)務(wù)人員 在現(xiàn)場幫助客戶做接待工作，外語水平好 的可以充當翻譯服務(wù)，甚至可以幫助客戶 發(fā)送資料、安排客戶間見面等。 2 .配合客戶展品離場和現(xiàn)場拆除 展覽結(jié)束后，應(yīng)首先配合客戶把展品撤離 現(xiàn)場，再進行展位的拆除，如果客戶對有 些材料需要再次使用的，應(yīng)幫助其大包運 輸；如果是需要我們保存的，應(yīng)主要拆 裝。 3退回前期預付的相關(guān)費用 完成工程后，應(yīng)即時進行成本總結(jié)，向展 館或主辦方退回事先預付的電箱申請 、通 訊押金等費用。 七. 后續(xù)跟蹤服務(wù) 作好后續(xù)服務(wù)是贏得回頭客的重要原因 。 許多公司認為展會有些要間隔半年一年的 才舉辦一次，展會結(jié)